ชั่วโมงของการประชุมในสำนักงานที่ทำให้ร่างกายทรุดโทรมไม่ใช่ตำนาน ไม่ใช่พิลึก และไม่ใช่วีรบุรุษของเรื่องตลก ความเป็นจริงของชีวิตทุกวันนี้นั้นใช้เวลาทำงานมากถึง 50% ไปกับการพูดพล่อย ๆ ที่ไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ใดๆ ชีวิตที่เร่งรีบกำหนดกฎเกณฑ์ใหม่ของวัฒนธรรมสำนักงาน การประชุมที่รวดเร็วและมีประสิทธิผลเป็นส่วนหนึ่งของจริยธรรมขององค์กร

การประชุมทางธุรกิจคืออะไร?

การประชุม 5 นาที การประชุมวางแผน การประชุม จัดเป็นการประชุมสำนักงานได้หรือไม่ อะไรคือเป้าหมายของรูปแบบของงานระดับวิทยาลัยนี้? มีวิธีใดบ้างที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในการดำเนินการและวิธีบรรลุผลสูงสุดหลังสิ้นสุดการประชุม

การประชุมทางธุรกิจเป็นรูปแบบการทำงานในบริษัท โดยมีเป้าหมายคือการวางแผนอย่างสม่ำเสมอและติดตามการปฏิบัติงานตามแผนของบริการทั้งหมดขององค์กร มัน เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพการบริหารงานบุคคลและได้รับการตอบรับอย่างรวดเร็วจากพนักงาน จริงอยู่เครื่องมือนี้ทำงานสำเร็จได้เฉพาะในมือที่มีความสามารถของผู้นำที่มีความสามารถเท่านั้น

ก่อนที่จะแนะนำรูปแบบการสื่อสารดังกล่าวกับพนักงานให้เข้าสู่โหมดการทำงาน มักจะมีการออกคำสั่งที่เหมาะสม ซึ่งผู้เข้าร่วมแต่ละคนในการประชุมจะได้รับลายเซ็นเพื่อทบทวนและดำเนินการ เนื้อหาของคำสั่งระบุเป้าหมาย วัตถุประสงค์ เวลาและวันที่ของการประชุมทางธุรกิจ ตลอดจนรายชื่อผู้เข้าร่วม กฎเกณฑ์ และโครงสร้างของวาระการประชุม

วัตถุประสงค์ทั่วไปของการจัดประชุมทางธุรกิจคือเพื่อให้พนักงาน บริการและแผนก ทั้งผู้จัดการและบุคลากรในสายงาน เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการจัดการและตัดสินใจ

การประชุมทางธุรกิจรวมถึงการวางแผนการประชุม การประชุมเชิงปฏิบัติการ การประชุมห้านาที ซึ่งเป็นการตกลงตามเวกเตอร์ของการพัฒนาของบริษัทโดยรวม และพัฒนากลยุทธ์และกลยุทธ์ขององค์กร มีการกำหนดงานเฉพาะ ในการประชุมวางแผน ปัญหาปัจจุบันได้รับการแก้ไขแล้ว เป็นการเตือนความจำ การกระทบยอดของหลักสูตรทั่วไป Operativka - การประชุมด่วนเพื่อแก้ไขปัญหาหรือ สถานการณ์ความขัดแย้งในกลุ่ม วัตถุประสงค์หลักการประชุมทางธุรกิจ - การกำหนดและการแก้ปัญหาใหม่

หากบริษัทเริ่มสับสนเกี่ยวกับแนวคิดเหล่านี้ ประสิทธิภาพของชั่วโมงทำงานจะลดลงเรื่อยๆ

ข้อผิดพลาดหลักระหว่างการประชุมทางธุรกิจ

การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นการทรยศต่อความไม่บรรลุนิติภาวะของผู้นำและ / หรือผู้จัดงานรูปแบบการสื่อสารของพนักงานนี้ ในธุรกิจใด ๆ จำเป็นต้องมีประสบการณ์และทักษะที่สามารถถ่ายทอดสายงานทั่วไปของบริษัทให้กับพนักงานและใช้ประโยชน์สูงสุดจากพวกเขา

สัญญาณหลักของการดำเนินการที่ไม่เหมาะสมของการประชุมคือความไม่พอใจร่วมกันกับผลลัพธ์: ผู้นำกำลังรอการตอบสนองจากผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งในทางกลับกันต้องการได้รับสิ่งที่ดีที่สุด เงื่อนไขการทำกำไรสำหรับตัวฉันเอง แต่ในขณะเดียวกันในที่ประชุมก็ไม่มีใครเห็นพ้องต้องกันในสิ่งใด

ในเวลาเดียวกัน โรคในสำนักงานก็พัฒนาขึ้น - ภาพหลอกลวงของการมีส่วนร่วมที่สนใจในการประชุมทางธุรกิจซึ่งอันที่จริงแล้วเป็นการพูดคุยที่ว่างเปล่าการอภิปรายเรื่องซุบซิบในสำนักงาน สำหรับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างงานดังกล่าวเป็นกิจกรรมที่ให้ความบันเทิงตามธรรมชาติ มีโอกาสอื่นที่จะไม่ทำงานไม่ทำกิจวัตรประจำวัน

บ่อยครั้งหลังจากการพูดคุยที่มีการควบคุมดังกล่าว ผู้จัดการเริ่มเรียกร้องผลลัพธ์จากพนักงาน เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ตามมาด้วยการเลิกจ้าง พนักงานบางครั้งทั้งแผนก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งในระหว่างการประชุมทางธุรกิจคือการนำเสนอการตัดสินใจของหัวหน้าที่ไม่มีโครงสร้าง แทนที่จะระดมสมอง ผู้จัดการระดับสูงจะกำหนดข้อกำหนดที่มากเกินไป และทีมไม่สามารถทำตามได้ ในทางกลับกัน กลับให้เหตุผลว่าเหตุใดข้อเสนอจึงไม่สามารถทำได้ จะได้พบกับ

สิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะบ่อยครั้งที่ผู้นำเองไม่รู้ว่าเขาต้องการอะไร และไม่ได้มองหาวิธีที่จะบรรลุผลตามที่ต้องการ

ความลับ การประชุมที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดและให้ผลลัพธ์ที่สำคัญ ผู้ริเริ่มงานรูปแบบวิทยาลัยนี้จำเป็นต้องรู้ความลับบางประการ

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม ทุกธุรกิจเริ่มต้นด้วย การตั้งค่าที่ถูกต้องเป้าหมาย ก่อนรวบรวมพนักงานสำหรับการประชุมทางธุรกิจ ผู้จัดงานต้องตอบคำถามหลายข้อ:

ความเป็นไปได้ของการจัดประชุม

ข้อบังคับที่ถูกต้องและหัวข้อที่ถูกต้อง

เครื่องหมายซึ่งจะสามารถตัดสินประสิทธิภาพของงานได้

ผู้นำคือนักยุทธศาสตร์ที่สามารถกำหนดงานที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงได้ ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นผู้เชี่ยวชาญที่รู้ว่าต้องใช้เครื่องมือใดในการทำงาน

การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการประชุม การประชุมทางธุรกิจใด ๆ เกิดขึ้นตามกฎหมายมาตรฐานของประเภท - ขั้นแรกมีการเตรียมการอย่างละเอียดการแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการเชิญพนักงานเพื่อรวบรวมความคาดหวังและข้อเสนอแนะนำแต่ละรายการในวาระการประชุมนักแสดงและเลขานุการแก้ไข ขั้นตอนการประชุม กรอกรายงานและรายงาน

การคัดเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุด ความสำเร็จของการประชุมขึ้นอยู่กับผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมทางธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะมีส่วนร่วมกับพนักงานที่ไร้ความสามารถในเหตุการณ์ดังกล่าวซึ่งสามารถนำเหตุการณ์ไปในทิศทางอื่นได้ การคัดเลือกผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมจะหารือเกี่ยวกับประเด็นที่หยิบยกขึ้นมาในการประชุมทางธุรกิจต้องได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดวางกลยุทธ์ที่มีความสามารถ

การจัดตั้งระเบียบ การประชุมทางธุรกิจ ขึ้นอยู่กับประเด็นที่กำลังแก้ไขและขนาดของบริษัท มักจะพอดีกับระยะเวลามาตรฐาน - จากสามสิบนาทีถึงสองชั่วโมง การประชุมวางแผนควรสิ้นสุดในห้าถึงสิบนาที และฝ่ายปฏิบัติการ - ภายในสี่สิบนาที - หนึ่งชั่วโมง

จัดทำแผนการประชุม ก่อนเปิดการประชุมทางธุรกิจ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะได้รับ แผนรายละเอียดระเบียบวาระ เอกสารรายงาน ตามที่สามารถจัดทำคำถามและ/หรือรายงานได้

โครงสร้างวาระการประชุมตัวอย่าง เอกสารนี้อาจรวมถึงรายการสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน ยุทธวิธี และ/หรือ การจัดการเชิงกลยุทธ์ใน บริษัท. โครงสร้างของวาระการประชุมมักจะมีรายการเฉพาะของงานที่กำหนดโดยแผนขององค์กรและวิธีแก้ไข นอกจากนี้ อาจมีงานเพิ่มเติมในวาระที่อยากให้ดำเนินการให้แล้วเสร็จในอนาคตอันใกล้

จัดประชุม. เพื่อให้การประชุมทางธุรกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดและไม่กลายเป็นการละเลยกฎหมายที่ยืดเยื้อ คุณต้องเริ่มตรงเวลาอย่างแน่นอน เปลี่ยนจากคำถามหนึ่งไปอีกคำถามหนึ่งอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องควง จำเป็นต้องสรุปผลลัพธ์ขั้นกลางหลังจากแต่ละประเด็นที่อภิปราย โดยระบุเวลาและวันที่ที่แน่นอน พนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการ ในเวลาเดียวกัน จำเป็นต้องลดการอภิปรายให้เหลือน้อยที่สุด ให้มีเพียงความกระจ่างในการพัฒนาแนวทางแก้ไขเท่านั้น

การวัดประสิทธิภาพ การประชุมแต่ละครั้งควรมีการวิเคราะห์เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ประสิทธิภาพของการประชุมวัดจากสัดส่วนของผลลัพธ์ที่ต้องการซึ่งสัมพันธ์กับต้นทุนที่จำเป็นในการดำเนินการ

การควบคุมและการวิเคราะห์ หลังจากบรรลุประสิทธิผลของการประชุมทางธุรกิจแล้ว จำเป็นต้องควบคุมผลลัพธ์และดำเนินการวิเคราะห์อย่างละเอียดถี่ถ้วน ความสามารถในการวัด วิเคราะห์ และควบคุมข้อมูลทั้งหมดคือคุณภาพของผู้นำที่ชาญฉลาดที่สามารถนำบริษัทไปสู่ผู้นำตลาดได้

หมายเหตุถึงผู้นำที่ชาญฉลาด

การประชุมทางธุรกิจจะจัดขึ้นได้ดีที่สุดในตอนเริ่มต้นของวัน เมื่อพนักงานสามารถสร้างโซลูชันที่มีความสามารถ

จรรยาบรรณขององค์กรควรมีอัลกอริธึม กำหนดการประชุมและความถี่ ข้อบังคับ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ เป็นการดีที่สุดที่จะจัดการประชุมดังกล่าวในวันจันทร์ เมื่อคุณจำเป็นต้องตั้งค่างานย่อยสำหรับสัปดาห์และตรวจดูรอบระยะเวลาการรายงานที่ผ่านมา

พนักงานแต่ละคนต้องทราบเวลา สถานที่ และวันที่ของการประชุมทางธุรกิจตามปกติและเตรียมพร้อมสำหรับพวกเขา รายการนี้สะท้อนให้เห็นได้ดีที่สุดในความรับผิดชอบในงานของพนักงานแต่ละคน โดยระบุระดับความรับผิดชอบและการมีส่วนร่วมของเขา นั่นคือจรรยาบรรณของความสัมพันธ์การบริการ การละเมิดซึ่งก่อให้เกิดการเจ็บป่วยที่รุนแรงของทีม

ในส่วนหนึ่งของการประชุม พนักงานมักมีการต่อต้าน ซึ่งต้องได้รับการวินิจฉัยอย่างทันท่วงทีและกำจัดออกไปอย่างชำนาญ โดยไม่ก่อให้เกิดการก่อวินาศกรรมและผลประโยชน์ทับซ้อนภายใน หากในบริษัทที่มีรูปแบบการจัดการแบบเผด็จการการต่อต้านดังกล่าวไม่เกิดขึ้นในที่ประชุมเนื่องจากความกลัวหรือความไม่แน่นอน ก็จะต้องถูกยั่วยุให้เกิดขึ้นจริง มิฉะนั้น ในกระบวนการดำเนินการและแก้ไขงานที่กำหนดไว้ อาจเกิดปัญหาร้ายแรงขึ้นเนื่องจากการไม่ซื่อสัตย์ของพนักงานต่อบริษัท

เพื่อป้องกันการปฏิบัตินี้ จำเป็นต้องลดปัญหาในขั้นตอนการเลือกเป้าหมายและกำหนดงานสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชา ในการทำเช่นนี้จำเป็นต้องแจกจ่าย "ต่างหูให้กับพี่สาวน้องสาวทุกคน" นั่นคือเพื่อครอบครองพนักงานด้วยสิ่งที่สำคัญ: มอบหมายให้ใครบางคนมีขั้นตอนที่ยากลำบากในการพัฒนาและดำเนินโครงการเพื่อมอบหมายการควบคุมการดำเนินการให้ผู้อื่น จูงใจผู้อื่นให้ “ประสบความสำเร็จ” โดยการเพิ่มอำนาจในทีม แต่งตั้งทำหน้าที่เป็นผู้จัดการสายงานชั่วคราว หรือลดระดับพนักงานที่กระตือรือร้นโดยเฉพาะ

ความรับผิดชอบของพนักงานในการปฏิบัติตามงานที่ได้รับมอบหมายจะต้องกระจายในลักษณะที่สามารถควบคุมได้อย่างสะดวกสบาย ในการประชุมแต่ละครั้ง จำเป็นต้องสรุปและเฉลิมฉลองโดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานที่มีชื่อเสียง และลงโทษผู้ที่มีความผิดและก่อวินาศกรรมต่อหน้าทีมงานทั้งหมด เบื้องหลังพนักงาน ไม่ควรอนุญาตให้มีการอภิปรายและการตัดสินใจ เนื่องจากอันตรายจากการระบาดของความขัดแย้งภายในบริษัทจะปรากฏขึ้นทันที

เป็นประโยชน์สำหรับผู้นำแต่ละคนในการทราบความแตกต่างระหว่างการประชุมในสำนักงาน การประชุมวางแผนและการประชุมเชิงปฏิบัติการจากการระดมความคิด การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การอภิปราย รูปแบบการจัดการทั้งสองเกี่ยวข้องกับการรับข้อเสนอแนะ แต่ในรูปแบบที่แตกต่างกัน การประชุมทางธุรกิจเป็นเทคโนโลยีสำหรับจัดการคนและกำหนดภารกิจเชิงกลยุทธ์และเชิงกลยุทธ์ และรูปแบบของการอภิปรายคือการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ซึ่งเป็นเครื่องหมายที่ผู้นำไม่มีประสบการณ์และไม่ทราบวิธีจัดการการประชุม ชี้นำให้ไปในทิศทางที่ถูกต้อง

นอกจากนี้ การประชุมทางธุรกิจยังแบ่งออกเป็น:

สอนเมื่อผู้นำแจกจ่ายคำแนะนำที่ถูกต้องและรับ ข้อเสนอแนะจากผู้ใต้บังคับบัญชา

การปฏิบัติงานซึ่งงานปัจจุบันได้รับการแก้ไข

มีปัญหาเมื่อปัญหาบางอย่างของทีมถูกแยกออกและมีแผนที่จะเอาชนะสถานการณ์วิกฤตในปัจจุบันเป็นระยะ

บริษัทสมัยใหม่หลายแห่งทำบาปด้วยความสับสนของรูปแบบธุรกิจ ลากทีมไปสู่ห้วงเหวแห่งความสับสน ความขัดแย้ง และการอภิปรายในประเด็นที่ไม่ทำงานโดยสิ้นเชิง การจัดโครงสร้างรูปแบบเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมที่อยู่ภายใต้มาตรฐานองค์กรที่เข้มงวด

การประเมินประสิทธิผลของการประชุมทางธุรกิจ

จะเข้าใจได้อย่างไรว่าการประชุมทางธุรกิจจัดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง? ต้องตอบคำถามต่อไปนี้:

ตั้งเป้าหมายก่อนงานจะสำเร็จหรือไม่?

ได้พิจารณาวาระทั้งหมดแล้วหรือยัง? มีการอภิปรายประเด็นทั้งหมดหรือไม่?

คุณทำตามกฎที่ตั้งไว้หรือไม่?

มีการสื่อสารการตัดสินใจทั้งหมดไปยังผู้บริหารหรือไม่?

นักแสดงเข้าใจงานและกำหนดเวลาถูกต้องหรือไม่?

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ องค์ประกอบเชิงปริมาณจะเกิดขึ้น - มีกี่คนที่มีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหา จำนวนชั่วโมงทำงานที่พวกเขาต้องทำงานให้เสร็จ ต้องใช้เงินเท่าไหร่สำหรับสิ่งนี้ และอื่นๆ เครื่องหมายเชิงปริมาณเป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพในช่วงเวลาหนึ่งและเปรียบเทียบกับช่วงเวลาที่ผ่านมา

ตามกฎแล้ว ดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อบรรลุเป้าหมายทั้งหมดใน ถูกเวลานำมาซึ่งผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม

การจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพสูงเป็นศิลปะที่แท้จริง โดยที่ผู้นำจะเข้ามาเป็นวาทยกร เลขานุการเป็นไวโอลินคนแรก และทั้งทีมในฐานะวงออเคสตราทั้งหมด การเตรียมการอย่างรอบคอบและการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพของการประชุมทางธุรกิจเป็นตัวกำหนดว่าสิ่งมีชีวิตนี้จะแสดงคะแนนใด - ดนตรีคลาสสิกที่สามารถกระตุ้นอารมณ์ที่กระตือรือร้นและสร้างแรงบันดาลใจให้กับชัยชนะในอนาคต หรือเสียงขรมที่คร่าชีวิตทุกสิ่งรอบตัว

การจัดการที่ชาญฉลาดจะเข้ามาหาคุณสุภาพบุรุษ!

Zhanna Pyatirikova พิเศษสำหรับพอร์ทัลธุรกิจ BZZN.ru

เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ จะต้อง การเตรียมการอย่างระมัดระวัง ควรจำไว้ว่าค่าใช้จ่ายในการประชุมเป็นสัดส่วนกับจำนวนผู้เข้าร่วมและระยะเวลา น่าเสียดายที่ค่าใช้จ่ายในการประชุมไม่ชัดเจน ดังนั้นจึงไม่ได้นำมาพิจารณาโดยผู้จัดการเสมอไป เป็นผลให้ในการปฏิบัติการจัดการของบางองค์กรสามารถสังเกตการประชุมที่ยาวนานบ่อยครั้งกับผู้เข้าร่วมจำนวนมากที่ได้รับเชิญ "ในกรณี" บ่อยครั้งในทางปฏิบัตินี้ เกิดขึ้น บังคับ จากมุมมองของผู้นำ การปรากฏตัวของผู้ใต้บังคับบัญชาหลายคนในการประชุมแต่ละครั้งแสดงถึงข้อกังวลต่อไปนี้:

• “จะเกิดอะไรขึ้นหากคำถามเกิดขึ้นซึ่งมีเพียงพนักงานคนนี้เท่านั้นที่สามารถตอบได้ ท้ายที่สุด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับสาขากิจกรรมของเขา จากนั้น ให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่อยู่ห่างไกลจากการสนทนาปรากฏตัวในที่ประชุม” ผู้จัดการตัดสินใจ
• “จะเกิดอะไรขึ้นหากระหว่างการอภิปรายปัญหาและความไม่สอดคล้องกันในการทำงานของแผนกต่างๆ ออกมา ดังนั้นจึงจำเป็น” หัวหน้าคิด “ให้หัวหน้าของทุกหน่วยงานเข้าร่วมประชุมไม่ว่าประเด็นภายใต้ การอภิปรายเกี่ยวข้องกับแผนกของตนหรือไม่”;
• “แล้วถ้าปัญหาที่ไม่คาดคิดในการทำงานเกิดขึ้นซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขในขณะเดินทางล่ะก็ขอให้มีพนักงานมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้” อยู่ในมือ” ผู้จัดการประกันต่อ

สิ่งเหล่านี้และอื่น ๆ "อย่างกะทันหัน" ส่งผลให้เกิดการประชุมหลายครั้งในโอกาสใด ๆ เป็นเวลานานทำให้ผู้คนพลัดพรากจากงานปัจจุบัน ประสิทธิผลของการประชุมในทางปฏิบัติอาจลดลงด้วยเหตุดังต่อไปนี้ เหตุผล.

• - วัตถุประสงค์ของการประชุมไม่ได้มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและความจำเป็นในการถือครองนั้นไม่ได้รับการพิสูจน์
• – ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ของตนอย่างเหมาะสม
• - หัวหน้าแสดงความคิดเห็นอย่างเป็นหมวดหมู่จึงป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในที่ประชุมแสดงความคิดเห็น
• - ไม่รักษากฎและทิศทางของการอภิปราย ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้าในการประชุมและการเบี่ยงเบนความสนใจไปยังหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง

แก้ไขข้อบกพร่องดังกล่าวในการประชุมทางธุรกิจสามารถเป็นองค์กรที่มีเหตุผลเบื้องต้นได้ การประชุมต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบ องค์กรของพวกเขามีกิจกรรมมากมาย:

• การตัดสินใจจัดประชุม
• คำจำกัดความของงานและหัวข้อการประชุม
• ตั้งหมายกำหนดการ;
• การกำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม
• กำหนดวัน เวลาเริ่ม และระยะเวลาการประชุมโดยประมาณ
• การจัดทำรายงานและร่างคำวินิจฉัยของที่ประชุม
• การเตรียมผู้เข้าร่วมประชุมเบื้องต้น
• การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์สำนักงาน

อย่างไรก็ตาม ควรสังเกตว่ากิจกรรมการเตรียมการที่ระบุไว้เกี่ยวข้องกับปัญหาและการประชุมสรุปเป็นหลัก การประชุมเชิงปฏิบัติการไม่จำเป็นต้องมีการเตรียมการที่ยาวนานและถี่ถ้วนเช่นนี้ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องตัดสินใจทุกครั้งเกี่ยวกับความจำเป็นในการจัดประชุม - ได้มีการตัดสินใจล่วงหน้าแล้วและกำหนดวันถือครองไว้ในองค์กร หัวข้อ งาน องค์ประกอบของผู้เข้าร่วม สถานที่ ก็ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าเช่นกัน การเตรียมผู้เข้าร่วมประชุมมักจะมาจากการรวบรวมและการวิเคราะห์เบื้องต้นเกี่ยวกับผลงานปัจจุบันของหัวหน้าหน่วยงาน

มาพิจารณากันให้ละเอียด ประเด็นการเตรียมตัวการประชุมที่มีปัญหาและการบรรยายสรุป

การเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมเริ่มต้นด้วย การตัดสินใจ เกี่ยวกับ การนำไปปฏิบัติ ประการแรกมีการประเมินความเป็นไปได้ ข้อยกเว้นคือเมื่อการประชุมเป็นปกติและจัดขึ้นตามกำหนดเวลาที่ได้รับอนุมัติ เช่น สัปดาห์ละครั้งในวันที่กำหนด

ความได้เปรียบของการจัดประชุมถูกกำหนดโดยความจำเป็นในการอภิปรายร่วมกันและการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนบางอย่างที่ไม่สามารถแก้ไขได้เป็นอย่างอื่น (เช่น ในการทำงานปัจจุบัน ในการสนทนาทางธุรกิจ ฯลฯ) หรือความจำเป็นในการจัดประชุม แจ้งหรือสั่งการให้พนักงานทราบโดยด่วน

ในเวลาเดียวกัน ผู้นำประเมินทางเลือกอื่นเพื่อจัดการประชุม ได้แก่ ระดับ.

• - ควรนำประเด็นนี้ไปประชุมปกติบางประเภท (เช่น ดำเนินการ) และไม่จัดประชุมแยกกันหรือไม่
• - คุณสามารถ จำกัด ตัวเองให้อยู่ที่การโทรหรือการประชุมทางโทรศัพท์ได้หรือไม่?
• - เป็นไปได้ไหมที่จะมอบวิธีแก้ปัญหาให้กับผู้นำคนอื่น (รองหัวหน้าแผนกเฉพาะทาง);
• - ผู้จัดการจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการประชุมครั้งนี้เป็นการส่วนตัวหรือไม่?

ดังนั้น ก่อนตัดสินใจจัดการประชุม ผู้นำจึงพิจารณาถึงความเป็นไปได้และความเป็นไปได้ที่จะแทนที่ด้วยงานรูปแบบอื่น

มันสำคัญมากที่จะต้องกำหนด งาน การประชุม เมื่ออยู่ในขั้นตอนเตรียมการแล้ว ผู้นำต้องเข้าใจ: ผลการประชุมควรได้รับผลแบบไหน คำจำกัดความและความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมช่วยในการจัดระเบียบงานต่อไป

ดังนั้นในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม ผู้จัดการจำเป็นต้องกำหนดงานที่ต้องแก้ไขในระหว่างการประชุมและวางแผนผลลัพธ์ที่คาดหวังของงาน จากข้อมูลนี้ a ธีม การประชุมที่จะเกิดขึ้น

ขึ้นอยู่กับงานและหัวข้อของการสนทนา อาจมีการส่งคำถามหนึ่งข้อขึ้นไปในการประชุม ข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคำถามเหล่านี้เป็นแผนงานของการประชุมซึ่งโดยทั่วไปเรียกว่า กำหนดการ.

วาระการประชุมเป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นสำคัญที่จะหารือ

วาระกำหนดไม่เพียงแต่ ชนิดไหน จะอภิปรายในที่ประชุม แต่ ในลำดับใด ที่เหมาะสมที่สุดคือการจัดวางคำถามตามระดับความสำคัญและความสำคัญ แม้ว่าจะมีมุมมองอื่น นักจิตวิทยาจึงกล่าวว่าสิ่งแรกที่ต้องพูดถึงคือคำถามที่น่าสนใจและเถียงไม่ได้ โดยปกติจะใช้เวลาเล็กน้อย แต่ในขณะเดียวกัน ผู้เข้าร่วมการประชุมก็มีอารมณ์ทางจิตใจที่ดี ดังนั้นเมื่อจบปัญหาเดียวก็พร้อมจะแก้ปัญหาที่เหลืออย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ระเบียบวาระการประชุมกำหนดขึ้นอย่างเฉพาะเจาะจงที่สุด ประกอบด้วยรายการหัวข้อรายงาน รายงานร่วม ข้อความในแต่ละประเด็น ระบุชื่อและตำแหน่งของวิทยากร

ระเบียบวาระการประชุมประสานงานกับวิทยากรและอนุมัติโดยหัวหน้าที่รับผิดชอบในการประชุม

ขั้นตอนต่อไปในการเตรียมการประชุมทางธุรกิจคือ การกำหนดองค์ประกอบของสมาชิก

การกำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมจะถูกกำหนดโดยวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของการประชุม หากการประชุมมีปัญหา กล่าวคือ ตั้งเป้าที่จะหาทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด แล้วเชิญเฉพาะพนักงานที่มีความสามารถด้านนี้เท่านั้น นอกจากนี้อาจเชิญพนักงานให้ดำเนินการตัดสินใจ ไม่แนะนำให้เชิญพนักงานคนอื่น ๆ แม้ว่าพวกเขาจะดำรงตำแหน่งสำคัญในองค์กรก็ตาม เพราะพวกเขาจะไม่สามารถพูดคุยถึงประเด็นที่ยกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในทางกลับกัน พวกเขาสามารถดำเนินการอภิปรายในทิศทางที่ไม่คาดคิดและทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียสมาธิด้วยคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง

หากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือการนำข้อมูลไปให้พนักงานทุกคนที่ได้รับข้อมูลนี้จะได้รับเชิญให้เข้าร่วม

หากการประชุมมีลักษณะที่ให้ความรู้ องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมจะถูกกำหนดโดยความจำเป็นในการนำแนวทางและคำแนะนำไปยังหัวหน้าผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานระดับล่าง

ควรจำไว้ว่าในกรณีใด ๆ จำนวนผู้เข้าร่วมควรน้อยที่สุดที่จำเป็น

จุดสำคัญในการเตรียมการประชุมคือคำจำกัดความ วันที่ เวลาเริ่มต้น และระยะเวลาโดยประมาณ

ประสิทธิผลของการประชุมโดยตรงขึ้นอยู่กับระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานในการอภิปรายประเด็นที่หยิบยกขึ้นมา การจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็น และการจัดหาให้กับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการอภิปราย ดังนั้นจึงไม่สมควรที่จะจัดการประชุมที่มีปัญหาโดยไม่คาดคิดสำหรับผู้เข้าร่วมโดยไม่ให้เวลาพวกเขาคิดเกี่ยวกับปัญหา

ข้อยกเว้นคือการประชุมเกี่ยวกับประเด็นการดำเนินงาน ปัญหาเฉียบพลันอย่างกะทันหัน รวมถึงปัญหาการกำจัด เหตุฉุกเฉิน. ปัญหาที่ต้องการวิธีแก้ไขอย่างรวดเร็วทำให้สามารถเชิญพนักงานเข้าร่วมการประชุมได้ในทันที

การประชุมที่ให้ข้อมูลและการบรรยายสรุปไม่จำเป็นต้องมีการเตรียมผู้เข้าร่วมในระยะยาว จึงสามารถกำหนดเวลาได้ในเวลาอันสั้น

ดังนั้นเมื่อกำหนดวันประชุมควรคำนึงถึงลักษณะของประเด็นที่จะหารือและสถานการณ์ปัจจุบันด้วย โดยทั่วไป วันที่ของการประชุมที่มีปัญหาจะถูกกำหนดโดยคำนึงถึงเวลาที่จำเป็นสำหรับการเตรียมผู้เข้าร่วม ซึ่งอาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ สามารถกำหนดเวลาการประชุมที่ให้ข้อมูลและสรุปได้ภายในระยะเวลาอันสั้น รวมถึงภายในหนึ่งวันทำการ

วันที่ดีที่สุดสำหรับการจัดประชุมถือเป็นวันกลางๆ สัปดาห์การทำงานเนื่องจากกราฟประสิทธิภาพรายสัปดาห์ลดลงอย่างเห็นได้ชัดในวันจันทร์และวันศุกร์

ตามกฎแล้วการประชุมเชิงปฏิบัติการจะพบกันในบางวันของสัปดาห์ ส่วนใหญ่มักจะอยู่ที่จุดเริ่มต้น

เพื่อไม่ให้พนักงานต้องเปลี่ยนจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่ง ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การจัดกำหนดการประชุมในตอนเริ่มต้น สิ้นสุดวันทำงาน หรือหลังช่วงพักกลางวันจะดีกว่า เมื่อเลือกเวลา ควรระลึกไว้เสมอว่าปัญหาที่ซับซ้อนที่สุดที่ต้องใช้ความพยายามและสมาธิจิตจะแก้ไขได้ง่ายกว่าในตอนเริ่มต้นวันทำงาน

ในการจัดเตรียมการประชุม จำเป็นต้องกำหนดระยะเวลาตามแผนด้วย ซึ่งจะทำให้พนักงานใช้เวลาที่เหลือของวันทำงานอย่างมีเหตุผล

จัดทำรายงานและร่างคำวินิจฉัยของที่ประชุม ซึ่งเป็นงานจำนวนมากรวมถึงการศึกษาเบื้องต้นของปัญหาที่ส่งให้ที่ประชุม ผู้เชี่ยวชาญในการจัดทำรายงานรวบรวมข้อมูล นำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจได้ - กำหนดปัญหา วิเคราะห์ข้อเท็จจริง ให้ข้อโต้แย้งและคัดค้าน เตรียมภาพประกอบของรายงาน - ภาพถ่าย วิดีโอ การนำเสนอ ฯลฯ ในเวลาเดียวกัน ผู้พูดต้องให้ข้อมูลที่เป็นกลาง เพื่อพิจารณามุมมองต่างๆ ในการแก้ปัญหา และสรุปให้แสดงความคิดเห็นต่อประเด็นที่ศึกษา

ในบางกรณี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเรื่องที่จะนำเสนอในที่ประชุมค่อนข้างซับซ้อน รายงานอาจมีการแจกจ่ายให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมในอนาคตสามารถกำหนดมุมมอง เตรียมคำถามและข้อเสนอแนะได้ ในกรณีนี้จะไม่มีการอ่านรายงานฉบับสมบูรณ์ในที่ประชุม ผู้พูดจะแนะนำสั้น ๆ เพื่อเริ่มการสนทนาและดำเนินการตอบคำถามและการอภิปรายต่อไป ควรสังเกตว่ากิจกรรมของผู้เข้าร่วมในการอภิปรายในกรณีดังกล่าวนั้นสูงกว่าเพราะพวกเขามีความรู้และพร้อมที่จะตัดสินใจแล้ว

โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแจกจ่ายสื่อการสอนตั้งแต่เนิ่นๆ มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในการเตรียมการประชุมสรุป สิ่งนี้ทำเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมาที่การประชุมคุ้นเคยกับข้อมูลและสามารถไปยังการอภิปรายปัญหาที่ยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในทันที

ร่างคำวินิจฉัยของที่ประชุมได้จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า เนื่องจากการตัดสินใจต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและชัดเจน ไม่ควรขัดแย้งกับกฎหมายปัจจุบันและเอกสารกำกับดูแลภายในขององค์กร มันต้องมีเหตุผลจากมุมมองที่ต่างกัน ในระหว่างการประชุมต่อหน้าผู้คนจำนวนมาก เป็นการยากที่จะรับรองความถูกต้องและถี่ถ้วนของถ้อยคำ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะเตรียม "ร่าง" ของโซลูชันไว้ล่วงหน้า เวอร์ชันที่ใช้งานได้อาจมีรูปแบบการตัดสินใจที่หลากหลาย หรือเว้นบรรทัดว่างไว้สำหรับใช้ถ้อยคำที่ก่อให้เกิดความขัดแย้ง ในกรณีส่วนใหญ่ ร่างจะยังคงได้รับการสรุปผลหลังจากสิ้นสุดการประชุม เมื่อมีการตัดสินใจขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับประเด็นที่อยู่ระหว่างการอภิปราย

เตรียมผู้เข้าร่วมประชุม คือการแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการประชุมที่วางแผนไว้ ทำความคุ้นเคยกับระเบียบวาระการประชุมและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่กล่าวถึงในที่ประชุมล่วงหน้า

การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์สำนักงาน ห้องที่จัดประชุมต้องมีฉนวนกันเสียงที่ดี อุณหภูมิและความชื้นปกติ การระบายอากาศ เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์สำนักงานที่สะดวกสบาย

การดำเนินการที่ระบุไว้สำหรับการเตรียมการประชุมดำเนินการโดยพนักงานที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นพิเศษ ในกรณีที่ง่ายที่สุด เมื่อมีผู้เข้าร่วมจำนวนน้อยในการประชุม การจัดเตรียมการประชุมสามารถมอบหมายให้เลขานุการหรือผู้ช่วยผู้จัดการ เมื่อจัดการประชุมขนาดใหญ่ในประเด็นที่ซับซ้อนซึ่งมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก สามารถสร้างคณะทำงานได้ ซึ่งควรเตรียมวาระการประชุม ร่างการตัดสินใจของการประชุม จัดประชุมสั้นเบื้องต้นในแผนกต่างๆ จัดเตรียมการจัดเตรียมทางเทคนิคและทำซ้ำวัสดุที่จำเป็น สำหรับการทำงาน.

สิบเอ็ดคำถามสำหรับผู้จัดประชุม

• 1. จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่?
• 2. ฉันจะเปลี่ยนการประชุมได้อย่างไรและอย่างไร
• 3. ฉันต้องดำเนินการประชุมด้วยตนเองหรือไม่?
• 4. เป็นไปได้ไหมที่จะลดการมีส่วนร่วมของฉันให้น้อยที่สุด?
• 5. จะทำอย่างไรเพื่อลดจำนวนผู้เข้าร่วมให้เหลือน้อยที่สุด?
• 6. เวลาสะดวกหรือควรเลื่อนนัดประชุม?
• 7. ห้องปิดรับคนแปลกหน้าหรือไม่?
• 8. มีเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุมทั้งหมดหรือไม่?
• 9. วัตถุประสงค์ของแต่ละวาระคืออะไร?
• 10. มีการระบุเวลาสำหรับหัวข้อสนทนาแต่ละหัวข้อหรือไม่ และพนักงานคนใดต้องมีส่วนร่วมอย่างแน่นอน
• 11. วิธีที่ดีที่สุดในการนั่งผู้เข้าร่วมประชุมคืออะไรและเทคนิคใดในการสร้างบรรยากาศที่สร้างสรรค์ให้ใช้?

ด้านหนึ่งที่สำคัญที่สุด วัฒนธรรมองค์กรเป็นการสื่อสารทางธุรกิจที่ถูกต้อง การสื่อสารทางธุรกิจเป็นศิลปะที่ช่วยให้คุณติดต่อกับคู่ค้าทางธุรกิจ เอาชนะอคติส่วนบุคคล การปฏิเสธคู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง และบรรลุผลทางการค้าที่ต้องการ การสื่อสารทางธุรกิจเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นการสื่อสารใดๆ ที่มีส่วนช่วยในการแก้ปัญหาทางการค้า ตามหลักการ การสื่อสารทางธุรกิจรวมถึง: การรับรู้ถึงความเท่าเทียมกันและเอกลักษณ์ของคู่ค้าแต่ละราย การรับรู้ถึงการมีอยู่ของ "เม็ดแห่งความจริง" อย่างใดอย่างหนึ่งหรืออย่างอื่นในแต่ละมุมมอง การเพิ่มคุณค่าร่วมกันของผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร

การประชุมทางธุรกิจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพวิธีหนึ่งในการมีส่วนร่วมของพนักงานในกระบวนการตัดสินใจ ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือในการจัดการการมีส่วนร่วมของพนักงานในกิจการของหน่วยงานหรือองค์กรโดยรวม

ในโลกของการบริหารงานบุคคล การเปิดกว้างของระบบข้อมูลขององค์กรและการมีส่วนร่วมของพนักงานในการแก้ปัญหากลายเป็นปัจจัยจูงใจที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง กิจกรรมแรงงาน. การจัดการประชุมในสำนักงานถือได้ว่าเป็นอีกวิธีหนึ่งในการจัดการแรงจูงใจ ดังนั้น การละเลยการประชุมจึงเป็นความผิดพลาดทั่วไปของผู้นำ ในสภาพปัจจุบัน การประชุมทางธุรกิจที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ทั้งหมดข้างต้นเป็นตัวกำหนดความเกี่ยวข้องของหัวข้อนี้ ควบคุมงาน.

วัตถุประสงค์ของการวิจัยในงานคือการประชุมทางธุรกิจ (บริการ) หัวข้อการศึกษา: คุณสมบัติของการเตรียมการและการดำเนินการประชุมทางธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของงานคือการพิจารณาหลักเกณฑ์การจัดเตรียมและดำเนินการประชุมทางธุรกิจ ตามเป้าหมายนี้มีการตั้งค่างานต่อไปนี้เมื่อทำงานควบคุม:

1. ให้คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับการประชุมทางธุรกิจ แนวคิด ประเภท และหลักการขององค์กร

2. พิจารณารายละเอียดการจัดเตรียมการประชุมทางธุรกิจ

3. วิเคราะห์ประเด็นหลักของกระบวนการจัดประชุมทางธุรกิจ พฤติกรรมของผู้นำในการประชุม

วิธีการต่อไปนี้ถูกใช้ในงานควบคุม:

การศึกษาและวิเคราะห์วรรณกรรมทางการศึกษา วิทยาศาสตร์

วิธีการวิเคราะห์การสังเกต

โครงสร้างของงานควบคุมมีดังนี้ บทแรกนำเสนอ ลักษณะทั่วไปด้านการประชุมสำนักงาน ในบทที่สองจะกล่าวถึงคุณสมบัติของการเตรียมการประชุมทางธุรกิจ บทที่สามเกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการประชุมบริการ

ในวรรณคดีสมัยใหม่ ปัญหาในการเตรียมและจัดการประชุมในสำนักงานกำลังพัฒนาอย่างแข็งขัน ความทะเยอทะยานและลำดับความสำคัญของผู้แต่งขึ้นอยู่กับประเภท ในบางแหล่งข้อมูล มีแบบจำลองเชิงนามธรรมและเชิงทฤษฎีในระดับสูง ซึ่งตามกฎแล้วจะมีข้อจำกัดในการปฏิบัติ ในส่วนอื่นๆ - คำอธิบายของประสบการณ์ในชีวิตประจำวัน คำแนะนำ กฎเกณฑ์และยุทธวิธีเฉพาะ งานเหล่านี้อ้างว่ามีการใช้งานจริงอย่างกว้างขวางการพัฒนาความสามารถในการประสบความสำเร็จในธุรกิจ ในงานเหล่านี้ผู้เขียนเช่น Kurbatov V.I. , Mokshantsev R.I. , Morozov A.V. , Rudensky E.V. , Semenov A.K. , Sheinov V.P. et al. ศึกษาเนื้อหาเชิงทฤษฎีและปฏิบัติเกี่ยวกับการเตรียมการและการประชุมทางธุรกิจ (บริการ) อย่างมีประสิทธิผล

1. ลักษณะทั่วไปของการประชุมทางธุรกิจ (บริการ)

1.1 แนวคิดของการประชุมบริการและหลักการขององค์กร

นอกจากการสนทนาทางธุรกิจและการเจรจาทางการค้าในการดำเนินธุรกิจแล้ว การประชุมทางธุรกิจ (บริการ) ยังแพร่หลายอยู่ ซึ่งเป็นวิธีการเปิดอภิปรายร่วมกันในประเด็นบางประเด็น การตัดสินใจในกิจกรรมเหล่านี้มักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการตัดสินใจของผู้จัดการวงแคบ สาระสำคัญของการประชุมทางธุรกิจคือการจัดให้มีการอภิปรายฟรีและพัฒนาแนวทางแก้ไขร่วมกันโดยพิจารณาจากความคิดเห็นที่หลากหลาย

ดังนั้นการประชุมทางธุรกิจ (บริการ) จึงเป็นการอภิปรายเกี่ยวกับองค์กรการผลิต การจัดการ บริษัท กิจกรรมการตลาดที่ดำเนินการโดยบุคคลแรกหรือผู้เชี่ยวชาญที่มาแทนที่เขา

ข้อกำหนดบังคับที่ทำให้การประชุมทางธุรกิจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างทีมของคนที่มีใจเดียวกัน ได้แก่:

ความสม่ำเสมอในการถือครอง

การรวมกันของการอภิปรายเชิงกลยุทธ์และการดำเนินงาน

การยุติปัญหาความสัมพันธ์ภายในองค์กรในการประชุม (ประเด็นดังกล่าวรวมถึงการเปลี่ยนลำดับความสำคัญของความสัมพันธ์ภายในบริษัท การชี้แจงหน้าที่และอำนาจของนักแสดง การพัฒนาแนวคิดใหม่ การประเมินผลลัพธ์ของโปรแกรมก่อนหน้า)

ผู้นำควรจำไว้ว่าการประชุมมีผลกระทบอย่างมากต่อภาพลักษณ์และรูปแบบความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเขา

ในเรื่องของการจัดประชุมในสำนักงาน เราควรระวังเรื่องสุดโต่ง - จำนวนและระยะเวลาที่มากเกินไป ดังที่คุณทราบ ความคิดที่ดีใดๆ ก็ตามสามารถถูกทำให้เสียชื่อเสียงได้ด้วยทัศนคติที่เป็นทางการต่อการนำไปปฏิบัติ

ประสิทธิผลของการประชุมควรถูกมองว่าเป็นบรรทัดฐานทางจริยธรรมของการทำงานเป็นทีม ซึ่งเป็นการกระทำที่สำคัญของการเอาใจใส่และเคารพต่อพนักงานในส่วนของผู้จัดการประชุม ซึ่งในทางกลับกัน ควรจะ: - กำหนดทิศทางเป้าหมายและหัวข้ออย่างชัดเจน ของการประชุม - เลือกข้อบังคับที่เหมาะสมที่สุด (และในกรณีนี้ แนวคิดของ "กฎเกณฑ์" สามารถตีความได้ค่อนข้างกว้าง รวมทั้งเรื่อง เวลา องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมประชุมและผู้รับผิดชอบในการถือครอง) - ไม่ลดการประชุมเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะที่สามารถแก้ไขได้ "ในลำดับการทำงาน" ในขณะเดียวกันก็ควรจำไว้ว่าการประชุมทางธุรกิจนั้นเป็นงานของจิตใจส่วนรวม ดังนั้นจึงควรนำคำถามที่ต้องใช้ความพยายามทางปัญญาร่วมกันของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการพิจารณาปัญหาเฉพาะ

ผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญที่เตรียมการประชุมควรได้รับคำแนะนำจากหลักการทั่วไปของการจัดประชุมทางธุรกิจ:

ไม่มีเรื่องเล็กในกิจกรรมขององค์กร

ด้านเทคนิคขององค์กร (สถานที่ทำงานของผู้เข้าร่วม, วัสดุ, การสนับสนุนด้านเทคนิค) จะต้องไร้ที่ติ

ผู้นำต้องเตรียมพร้อม (เปลี่ยน ผู้ช่วยผู้นำ และบุคลากรสนับสนุนอื่นๆ)

ลักษณะเฉพาะของการเตรียมการประชุมภายใน - การสื่อสารของเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับปัญหาทั่วไปสำหรับทั้งทีม - เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรดังนั้นก่อนที่จะเริ่มเตรียมการประชุมเชิงปฏิบัติการระยะสั้น (หากไม่ใช่การประชุมวางแผนปกติ ) ควรตอบคำถาม: จำเป็นต้องจัดประชุมนี้หรือไม่ ซึ่งรวมอยู่ในกลุ่มบุคคลที่ไม่มีเหตุการณ์นี้จะเป็นไปไม่ได้ ประเด็นที่จะใส่ในวาระการประชุม; จำเป็นต้องมีรายงานของผู้จัดการหรือไม่ และควรปรึกษาแผนกใดหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะบุคคลในการเตรียมรายงาน

เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม ควรหลีกเลี่ยงการกำหนดที่คลุมเครือและไม่เฉพาะเจาะจง สิ่งนี้ทำให้ความสนใจในปัญหาที่เสนอลดลงและนำไปสู่ความรู้สึกว่าไม่จำเป็นต้องแก้ปัญหาที่สำคัญ คำแถลงเป้าหมายควรสะท้อนถึงคุณลักษณะของผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ของการอภิปรายประเด็นต่างๆ

ผู้ดำเนินรายการมักจะเลือกรูปแบบการดำเนินการใดรูปแบบหนึ่งจากสองรูปแบบหลัก ได้แก่ การทูตหรือเผด็จการ

รูปแบบทางการทูตต้องคำนึงถึงความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ตลอดจนความสอดคล้องของความคิดที่แตกต่างกัน ในขณะเดียวกัน การประนีประนอมย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้

ด้วยรูปแบบการเป็นผู้นำแบบเผด็จการ ผู้เข้าร่วมบางคนมักจะ "ผลักดัน" โครงการของพวกเขา แสดงออกอย่างแน่วแน่ ด้วยการประชุมดังกล่าว ผู้นำฯ กุมบังเหียนรัฐบาล ยื่นข้อเสนอหลายรายงาน ข้อมูลใหม่, สร้างความคิดเห็นของเขาอย่างเด็ดขาดไม่อนุญาตให้มีการคัดค้าน

นักจิตวิทยากล่าวว่าพฤติกรรมทั้งสองแบบ - ทางการทูตและเผด็จการ - สามารถนำไปสู่ความสำเร็จได้ อย่างไรก็ตาม การดำเนินการแบบเผด็จการของการประชุมควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นข้อยกเว้นที่ไม่พึงประสงค์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องทำงานร่วมกับผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม

1.2 ประเภทของการประชุมสำนักงาน

ก่อนอื่น ก่อนการประชุม ผู้นำแต่ละคนต้องกำหนดเป้าหมายหลักที่เขาจะบรรลุโดยใช้วิธีการนี้ สามารถจัดการประชุมเพื่อแก้ปัญหาการผลิต ฝึกอบรมและให้ความรู้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา การมองเห็นงานหนัก (ซึ่งอาจเห็นได้จากการประชุมบ่อยครั้ง) การแสดงคุณลักษณะของผู้นำของผู้นำ (องค์กร การเข้าสังคม ความมีจุดมุ่งหมาย ฯลฯ) ของผู้นำได้ การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนนั้นรับประกันความสำเร็จได้เพียงครึ่งเดียว ประการที่สอง ผู้นำต้องกำหนดประเภทของการประชุมที่เขาวางแผนจะจัด

ตามการปฐมนิเทศเป้าหมายทั่วไป การประชุมสามารถให้ความรู้ ดำเนินการ และเป็นปัญหาได้

การประชุมบรรยายสรุป (ข้อมูล) มีวัตถุประสงค์เพื่อนำข้อมูลใดๆ มาสู่ผู้เข้าร่วม กำหนดและร่วมกันชี้แจงงานที่เกิดขึ้นจากข้อมูลนี้ เช่น กำหนดเวลาและเงื่อนไขกรอบงานสำหรับการพัฒนาโปรแกรมของกิจกรรมใดๆ หากเวลาเอื้ออำนวย ควรให้ข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร เนื่องจากใช้เวลาน้อยกว่าในการเรียนรู้ นอกจากนี้ข้อมูลที่อ่านจะถูกดูดซึมได้ดีกว่าที่รับรู้ด้วยหู

การประชุมเชิงปฏิบัติการมีวัตถุประสงค์เพื่อชี้แจงสถานะปัจจุบันของกิจการในองค์กรการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับข้อดีของปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่าง กระบวนการผลิต. นอกจากนี้ยังสามารถมุ่งเป้าไปที่การพัฒนากลวิธีทั่วไปสำหรับการกระทำของลิงก์ต่างๆ โครงสร้างองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานการผลิตในปัจจุบัน

การประชุมที่มีปัญหาเป็นประเภทที่ยากที่สุด การประชุมปัญหาเป็นการประชุมที่มุ่งหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม นำปัญหาเศรษฐกิจมาอภิปราย พิจารณาประเด็นการพัฒนาที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น และอภิปรายโครงการที่เป็นนวัตกรรมใหม่ ในกระบวนการของการประชุมดังกล่าว การตัดสินใจร่วมกันได้รับการพัฒนาในประเด็นที่ซับซ้อนซึ่งส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงในหน้าที่การทำงานของหน่วยโครงสร้างหรือการปรับให้เข้ากับพื้นที่ใหม่ของกิจกรรมขององค์กร การประชุมที่มีปัญหามักจะอุทิศให้กับการก่อตัวของโปรแกรมทั่วไปที่มีองค์ประกอบของกลยุทธ์และระยะเวลาการใช้งานที่ยาวนาน

ดังนั้น การประชุมทางธุรกิจ (บริการ) เป็นรูปแบบหนึ่งของกิจกรรมการจัดการที่สำคัญที่สุดและใช้เวลาส่วนใหญ่ในธุรกิจสมัยใหม่ การประชุมทางธุรกิจไม่ได้นำมาซึ่งผลตามที่ต้องการเสมอไป เนื่องจากผู้จัดการหลายคนไม่ได้จินตนาการถึงเทคโนโลยีขององค์กรและความประพฤติอย่างชัดเจน ประเด็นเหล่านี้จะกล่าวถึงในบทต่อไปของการทดสอบ

2. คุณสมบัติของการจัดประชุมบริการ

การจัดเตรียมการประชุมเริ่มต้นด้วยการกำหนดความจำเป็นและความเหมาะสมในการจัดประชุมทางธุรกิจ ในระหว่างเหตุผลของความจำเป็นในการประชุม ผู้จัดการต้องกำหนดงานที่ต้องการวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมและทันท่วงที

ในการเตรียมการประชุม ก่อนอื่นจำเป็นต้องกำหนดระดับความจำเป็นและพยายามลดระยะเวลาการประชุมให้มากที่สุด ในการทำเช่นนี้ เราสามารถแนะนำให้ดำเนินการเตรียมงานหลายขั้นตอน ซึ่งจะระบุระดับของรายละเอียดเบื้องต้นของปัญหาที่ส่งมาเพื่ออภิปราย ขั้นตอนเหล่านี้รวมถึง:

การจัดทำร่างคำวินิจฉัยหลายฉบับในประเด็นที่เสนอเพื่อพิจารณาในที่ประชุม

การกระจายร่างการตัดสินใจไปยังหน่วยงานและผู้เชี่ยวชาญที่สนใจและมีความสามารถในประเด็นที่เสนอพร้อมคำขอให้แสดงความคิดเห็นภายในกำหนดเวลา ข้อสรุปนี้ควรรวมถึงการยอมรับการตัดสินใจฉบับร่างฉบับใดฉบับหนึ่งหรือข้อเสนอเพื่อแก้ไขทางเลือกที่ยอมรับได้หรือการตีความการตัดสินใจใหม่ของตัวเอง

ประมวลผลข้อสรุปเกี่ยวกับร่างการตัดสินใจที่ได้รับจากหน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะรายและดำเนินการเกี่ยวกับความจำเป็นในการจัดประชุม

การประชุมด้วยวิธีนี้ควรได้รับการยอมรับตามความเหมาะสมหากความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้มีอำนาจส่วนใหญ่ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งที่เสนอในการแก้ปัญหา

การประชุมมีความเหมาะสมหากจำเป็นต้องแลกเปลี่ยนข้อมูล การระบุความคิดเห็นและทางเลือกอื่น การวิเคราะห์สถานการณ์ที่ซับซ้อน (ที่ไม่ได้มาตรฐาน) การตัดสินใจในประเด็นที่ซับซ้อน ผู้จัดการต้องวิเคราะห์ทางเลือกทั้งหมดสำหรับการจัดประชุม: การตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูง ความเป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหาทางโทรศัพท์ ความสามารถในการประชุมทางโทรศัพท์ร่วมกับการประชุมอื่นๆ (ตามกำหนดเวลา) และถ้าหลังจากนั้นผู้จัดการเห็นประโยชน์ของการประชุมก็จัดได้ มิฉะนั้นจะต้องยกเลิกการประชุม หลังจากการตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการประชุมแล้วจะมีการกำหนดวาระและองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมประชุม

ในระหว่างการจัดทำวาระ จำเป็นต้องกำหนด:

1) หัวข้อการประชุมที่เกี่ยวข้องและเนื้อหาของประเด็นที่อภิปราย

2) เงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตาม ผลสุดท้ายการประชุมเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม

3) ใครและควรเตรียมงานประเภทใด (แนะนำให้สร้างคณะทำงานเพื่อสร้างวาระการประชุมเบื้องต้นในแผนก)

กุญแจสู่ความสำเร็จในการประชุมคือการพัฒนาระเบียบวาระและตารางเวลาโดยละเอียด การส่งระเบียบวาระเบื้องต้นไปยังผู้เข้าร่วมประชุมโดยระบุช่วงของปัญหาที่วางแผนไว้สำหรับการอภิปราย ผู้รับผิดชอบในการจัดเตรียมและกฎระเบียบโดยประมาณควรกลายเป็นกฎสำหรับการจัดการการจัดการและจริยธรรมของความสัมพันธ์บริการ นอกจากนี้ บรรทัดฐานของจรรยาบรรณทางธุรกิจควรพิจารณาการกระจายข้อมูลเบื้องต้นเป็นลายลักษณ์อักษรโดยสังเขปเกี่ยวกับข้อดีของประเด็นที่พิจารณาในที่ประชุม

ข้อผิดพลาดหลักที่เกิดขึ้นเมื่อจัดทำระเบียบวาระการประชุม: การไม่มีหัวข้อหลักของการประชุม (ไม่อนุญาตให้มีการแบ่งแยกที่ชัดเจนและสนับสนุนการวิเคราะห์ที่เหมาะสม) ผู้เข้าร่วมไม่เคยอธิบายสาระสำคัญของปัญหาภายใต้การสนทนา การรวมในวาระของประเด็นที่แตกต่างกันในปริมาณและเนื้อหาอันเป็นผลมาจากการประชุมกลายเป็นการอภิปรายหรือแม้กระทั่งการสบถระหว่างผู้เข้าร่วมแต่ละราย จำนวนผู้เข้าร่วมในตำแหน่งผู้ฟังแบบพาสซีฟเพิ่มขึ้น การเบี่ยงเบนไปจากวาระ การพิจารณาหัวข้อข้างเคียงที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ หรือปัญหา "ชั่วนิรันดร์" บางอย่าง (เช่น ปัญหาด้านอุปทาน เป็นต้น)

ประสิทธิภาพของการประชุมทางธุรกิจนั้นพิจารณาจากการเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุด งานหลักในเรื่องนี้คือการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญที่มีความสนใจและมีความสามารถในประเด็นที่พิจารณาในที่ประชุม ส่วนหนึ่งการแก้ปัญหานี้ขึ้นอยู่กับความพร้อมของผู้เข้าร่วมในอนาคตที่จะอภิปรายประเด็นในวาระการประชุม ความพร้อมดังกล่าวถูกกำหนดโดยการกระจายข้อมูลเบื้องต้นที่มีรายละเอียดเพียงพอเกี่ยวกับการประชุมที่จะเกิดขึ้น

ผู้จัดงานต้องการตามกฎการมีส่วนร่วมของบุคคลที่หนึ่งในแผนกของโครงสร้างองค์กร อย่างไรก็ตาม พนักงานที่ไม่ใช่ผู้บริหารคนหนึ่งอาจมีความสามารถมากกว่าในการแก้ปัญหาเฉพาะ ดังนั้นจึงควรให้สิทธิหัวหน้าในการพิจารณาว่าใครเป็นตัวแทนหน่วยของตนในที่ประชุม

เมื่อตัดสินใจเกี่ยวกับองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม จำเป็นต้องเข้าหาการก่อตัวของรายการอย่างรอบคอบในแง่ขององค์ประกอบเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ จำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการประชุม เจ้าหน้าที่ผู้ที่มีอำนาจมากที่สุดในปัญหาภายใต้การสนทนาและตามที่แสดงในทางปฏิบัติพวกเขาไม่ได้เป็นหัวหน้าแผนกเสมอไป สำหรับจำนวนผู้เข้าร่วมในการประชุม คุณไม่ควรเชิญคนมากเท่ากับที่มีเก้าอี้ในห้องประชุม ทางเลือกที่ดีที่สุดคือจับคู่จำนวนผู้เข้าร่วมในการประชุมกับจำนวนผู้ที่มีส่วนร่วมในการอภิปรายประเด็นนี้ เกณฑ์หลักในการคัดเลือกผู้เข้าร่วมสำหรับการประชุมทางธุรกิจในอนาคตคือ ความสามารถในการกำหนดประเด็นในวาระการประชุมได้อย่างแม่นยำ

เนื่องจากการประชุมทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการอภิปรายโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย จำเป็นอันดับแรกในการเลือกผู้โต้แย้ง กล่าวคือ คนค่อนข้างสงบและมีความมั่นใจในตนเองซึ่งสามารถตอบสนองต่อความคิดเห็นและผู้เขียนของฝ่ายตรงข้ามได้อย่างเพียงพอ การปรากฏตัวของคนหลังควรถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบเชิงบวกที่ปฏิเสธไม่ได้ในการอภิปราย ท้ายที่สุด ความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันของกลุ่มมีผลเสียต่อประสิทธิภาพของการตัดสินใจของทีม

ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นเมื่อกำหนดระยะเวลาของการประชุม: ไม่ได้กำหนดระยะเวลาของการประชุม ไม่เคารพกำหนดเวลาการประชุม การประชุมมีกำหนดจะยาวเกินไป ไม่มีการหยุดพัก ไม่จำกัดเวลาในการรายงานและกล่าวสุนทรพจน์ ไม่สามารถแสดงความคิดได้กระชับและชัดเจน

ตามกฎแล้วการประชุมทางธุรกิจส่วนสำคัญ (มากกว่า 70%) จะจัดขึ้นที่สำนักงานของหัวหน้าองค์กร อย่างไรก็ตาม ควรจัดการประชุมในห้องที่มีอุปกรณ์พิเศษเพื่อการนี้โดยเฉพาะ โดยพื้นฐานแล้ว ผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมจะนั่งที่โต๊ะที่มีรูปทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้า สิ่งนี้ไม่สะดวกอย่างมากสำหรับทั้งผู้นำและผู้เข้าร่วมประชุม อีกรูปแบบหนึ่งที่สะดวกกว่าของตารางคือสี่เหลี่ยมคางหมู

ที่โต๊ะดังกล่าวไม่มีใครเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับใคร ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีมุมมองที่ดีต่อทุกคน และประธานและเลขานุการนักชวเลขก็มีมุมมองที่ดีของผู้เข้าร่วมแต่ละคนในการประชุมทางธุรกิจ

หลักสูตรการประชุมที่กระตือรือร้นและมีประสิทธิภาพได้รับการอำนวยความสะดวกโดยการปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการสำหรับอุปกรณ์ของสถานที่สำหรับการถือครอง โดยธรรมชาติแล้วควรกว้างขวางและมีอากาศถ่ายเทได้ดี นอกจากนี้เมื่อติดตั้งแล้ว ห้องพิเศษเฟอร์นิเจอร์ควรได้รับคำแนะนำจากหลักการที่ว่าตำแหน่งสัมพัทธ์ของผู้เข้าร่วมในระหว่างการประชุมไม่เน้นความแตกต่างในสถานะลำดับชั้นการบริการของพวกเขา ในกรณีนี้ แนวคิดของ "โต๊ะกลม" มีความหมายโดยตรงและเป็นรูปเป็นร่างเพื่อให้เกิดความมั่นใจในการติดต่อซึ่งกันและกันระหว่างผู้คนและการจัดพื้นที่ที่เหมาะสมที่สุดของพวกเขา

ห้องต้องมีฉนวนกันเสียงที่ดี อุณหภูมิปกติ และความชื้นสัมพัทธ์ เฟอร์นิเจอร์ที่สบาย การระบายอากาศ ฯลฯ ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นเมื่อกำหนดสถานที่ประชุม: มีการประชุมมากเกินไปในสำนักงานของเจ้านาย ในระหว่างการประชุมจะมีการสนทนาทางโทรศัพท์และแม้แต่ผู้เยี่ยมชมจะได้รับ ห้องประชุมมีอุปกรณ์ไม่เพียงพอและมีแสงสว่างน้อย

การจัดเตรียมผู้เข้าร่วมประชุม - ขั้นตอนสุดท้ายงานเตรียมการในขั้นตอนการจัดประชุมทางธุรกิจเมื่อมีการทำความรู้จักเบื้องต้นของผู้เข้าร่วมทั้งหมดด้วยวาระการประชุม วัสดุที่จำเป็น. ทุกคนควรรู้ล่วงหน้าเกี่ยวกับหัวข้อและวัตถุประสงค์ของการประชุม

ผู้นำแต่ละคนต้องกำหนดขั้นตอนการจัดประชุมให้ถูกต้อง ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย แต่ถึงแม้จะมีการกำหนดไว้อย่างดี แต่ก็ยังมีระดับเป้าหมายที่ซ่อนอยู่ซึ่งตามกฎแล้วไม่ได้พูดถึง แต่ต้องคำนึงถึง

ตัวอย่างเช่น หากตัวแทนของหน่วยงานเข้าร่วมการประชุม ผลประโยชน์ของแต่ละคนจะกลายเป็นเป้าหมายที่ซ่อนอยู่ ฝ่ายขายไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่อาจส่งผลเสียต่อกิจกรรมการขาย ฝ่ายผลิตพยายามป้องกันไม่ให้ฝ่ายขายมีโอกาสที่ดีในการกำหนดตารางและแผนการผลิต ฯลฯ หลังการประชุม ดังนั้นแต่ละแผนกจึงพิจารณางานหลักในการรักษาหรือเพิ่ม "การพิชิต": สิทธิ สิทธิพิเศษและอำนาจ

แรงจูงใจที่ซ่อนเร้นกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมการประชุมใช้กลวิธีถัดไป พวกเขาอาจพยายามทำให้วัตถุประสงค์ของการประชุมสับสนตั้งแต่เริ่มต้น อีกวิธีหนึ่งที่แน่นอนในการบล็อกการสนทนาคือการเสนอประเด็นข้างเคียงใหม่ ๆ ที่ซับซ้อน และทำอย่างสม่ำเสมอเมื่อการประชุมใกล้ถึงเป้าหมายที่ชัดเจน พลังทำลายล้างอีกประการหนึ่งคือความต้องการคำอธิบายดังกล่าวจากผู้พูดที่พูดในแง่ทั่วไปเพื่อความเรียบง่ายในการนำเสนอ กลวิธีนี้ทำให้ปัญหาซับซ้อนและยากจะแก้ไขจนมีข้อเสนอในทันทีสำหรับการอภิปรายเพิ่มเติม และนั่นก็เพียงพอแล้วที่จะพูดถึงประเด็นนี้

ระยะเวลาที่เหมาะสมของกิจกรรมจิตร่วมกันของคนจำนวนมากคือเพียง 40-45 นาที 40-60 นาทีหลังจากเริ่มการประชุม ความสนใจของผู้เข้าร่วมจะลดลง: เสียงรบกวน การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น การสนทนาเริ่มต้นขึ้น หากคุณยังคงประชุมต่อไปโดยไม่หยุดพัก ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่จะเหนื่อย หลังจากพัก 30-40 นาที สถานะของสุขภาพจะดีขึ้นในปัจจุบัน สถานะปกติของพวกเขากลับคืนมา และการอภิปรายปัญหาสามารถดำเนินต่อไป

หลังจากทำงาน 90 นาที ความสนใจและความสนใจในปัญหาที่กล่าวถึงจะหายไป ผู้เชี่ยวชาญเรียกระยะการประชุมนี้ว่าช่วงเวลาของกิจกรรมเชิงลบ ในขณะนี้บุคคลไม่สามารถควบคุมได้ปฏิบัติต่อทุกอย่างอย่างประหม่าและไม่น่าเชื่อ การตัดสินใจในช่วงเวลาดังกล่าวมักมีลักษณะเป็นแนวคิดสุดโต่ง หากการประชุมดำเนินต่อไปโดยไม่หยุดพักเป็นเวลา 2 ชั่วโมง แสดงว่าผู้เข้าร่วมมากกว่า 90% เห็นด้วยกับการตัดสินใจใดๆ หากทุกอย่างจบลงเร็วขึ้น

ดังนั้น ระยะเวลาที่เหมาะสมของการประชุมคือไม่เกิน 1 ชั่วโมง หากสถานการณ์ต้องใช้เวลานานขึ้น หลังจากการประชุม 40 นาที จะต้องประกาศพัก 10-15 นาที

ทุกคนรู้ว่ากฎคืออะไร แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ปฏิบัติตาม หากไม่มีการกำหนดกฎเกณฑ์ก่อนเริ่มการประชุม แสดงว่าต้องมีข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับบรรยากาศที่ไม่เป็นธุรกิจสำหรับการประชุม บทบาทพิเศษในการปฏิบัติตามข้อบังคับเป็นของประธานที่ประชุม อย่างไรก็ตาม ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนไม่ว่าจะดำรงตำแหน่งใดต้องเคารพระเบียบข้อบังคับ รายงานการประชุมเป็นเอกสารหลักอย่างเป็นทางการ ซึ่งผู้จัดการมีสิทธิ์กำหนดให้พนักงานปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย เลขานุการการประชุมบันทึกช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดในรายงานการประชุม: การบรรลุเป้าหมายของการประชุม โซลูชั่น; นักแสดงและกำหนดเวลา

ดังนั้น โดยทั่วไป การเตรียมตัวสำหรับการประชุมรวมถึงการดำเนินการดังต่อไปนี้: กำหนดหัวข้อ กำหนดวาระ กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและระยะเวลารวม วันที่และเวลาเริ่ม องค์ประกอบของผู้เข้าร่วม ตารางการทำงานโดยประมาณ สรุปเบื้องต้น ผลลัพธ์ การกำหนดการดำเนินการติดตามผล สำคัญ กฎทั่วไปจริยธรรมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจเป็นสิ่งที่ไม่สามารถยอมรับได้ในการจัดประชุมที่ไม่ได้เตรียมไว้ - ผลของการประชุมจะทำให้เสียเวลาและความไว้วางใจในผู้จัดงาน นอกจากนี้ ผู้เข้าร่วมในการประชุมดังกล่าวจะรู้สึกว่าถูกละเมิดศักดิ์ศรีและสถานะส่วนตัวของตนเอง ซึ่งเป็นเหตุให้การเตรียมตัวสำหรับการประชุมทางธุรกิจมีความสำคัญมาก

3. ขั้นตอนการจัดประชุมบริการ

3.1 คุณสมบัติของกระบวนการจัดประชุมบริการ

คุณต้องเริ่มการประชุมตรงเวลาและเห็นด้วยกับผู้เข้าร่วมทันทีเกี่ยวกับกฎในการทำงานร่วมกัน เช่น การจำกัดเวลาในการกล่าวสุนทรพจน์หรือวิธีตัดสินใจ หลังจากนั้น หนึ่งในผู้เข้าร่วมควรได้รับความไว้วางใจให้รักษาระเบียบการไว้

หลักสูตรการประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นพิจารณาจากลำดับการกล่าวสุนทรพจน์เป็นส่วนใหญ่: จากตำแหน่งต่ำสุดของผู้เข้าร่วมไปจนถึงระดับสูงสุด เพื่อให้ความคิดเห็นของผู้พูดคนก่อนไม่ครอบงำสุนทรพจน์ที่ตามมา

กุญแจสู่กิจกรรมในการประชุมคือกฎที่ผู้เข้าร่วมทุกคนต้องพูด สิ่งนี้มีส่วนทำให้ความสนใจเพิ่มขึ้นในการอภิปรายปัญหา

สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามบทบาทของคุณอย่างชัดเจนในฐานะผู้ดูแลการประชุม บทบาทของเขาควรรวมถึงการป้องกันการเบี่ยงเบนไปจากวัตถุประสงค์ของการประชุม การอภิปรายประเด็นที่ไม่ได้เตรียมไว้ เจ้าภาพต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานทางจริยธรรมของพฤติกรรมของผู้เข้าร่วม มีอิทธิพลต่อความถูกต้องและทิศทางธุรกิจของสุนทรพจน์

หากผู้นำการประชุมเป็นประธาน เขาควรเริ่มการประชุมด้วยคำพูดแนะนำสั้นๆ (3-5 นาที) จะกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการประชุมอย่างเด็ดขาด ควรกำหนด: วัตถุประสงค์ของการประชุมและระเบียบวาระการประชุม ลำดับของการอภิปราย; ภูมิหลังของปัญหาที่กำลังหารือ ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้; การตัดสินใจและเงื่อนไขที่เป็นไปได้สำหรับการยอมรับหรือปฏิเสธ ขั้นตอนการเก็บบันทึก

ตามข้อกำหนดสำหรับช่วงเวลาปกติของการประชุม ควรมีช่วงเวลาพักที่จำเป็นเพื่อรักษาระดับการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมในระดับสูง

ในกระบวนการจัดประชุมทางธุรกิจ การควบคุมความก้าวหน้าเป็นสิ่งสำคัญมาก ในการทำเช่นนี้ ผู้นำควร:

อยู่ในตำแหน่งที่เป็นกลาง ซึ่งส่งผลดีต่อสภาวะทางอารมณ์ของคนในปัจจุบัน

ให้การสนทนาดำเนินต่อไป

ดำเนินการทันทีในกรณีที่มีความเครียดทางอารมณ์

รับฟังความคิดเห็นของฝ่ายตรงข้ามทั้งหมด

ไม่ทนต่อการทัศนศึกษาในอดีตและเบี่ยงเบนไปจากหัวข้อ

หากจำเป็น ให้ชี้แจงข้อความของผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคล: "คุณหมายความว่าอย่างไร"

สรุปผลขั้นกลางบ่อยขึ้นเพื่อแสดงให้ผู้เข้าร่วมเห็นว่าพวกเขาใกล้ถึงเป้าหมายแล้ว

หากผู้เข้าร่วมประชุมคนใดรู้สึกว่าอยากโต้แย้งอย่างไม่อาจต้านทาน ผู้นำควรยอมให้กลุ่มหักล้างข้อโต้แย้งของผู้อภิปรายในขณะที่ยังคงความใจเย็น ผู้อภิปรายที่พูดมากเกินควรต้องถูกขัดจังหวะอย่างมีชั้นเชิงโดยไม่ต้องฟังสุนทรพจน์จนจบ ตามกฎแล้ว สุนทรพจน์ดังกล่าวไม่ได้มีประโยชน์อะไร หากคุณต้องรับมือกับผู้ปฏิเสธ (นั่นคือคนที่ชอบโต้แย้ง) คุณต้องรับรู้และซาบซึ้งในความรู้และประสบการณ์ของเขา ผู้เข้าร่วมที่ขี้อายควรถามคำถามง่ายๆ เพื่อเสริมสร้างความมั่นใจในตนเอง หากผู้โต้แย้งถามคำถามอย่างต่อเนื่องแทนที่จะเสนอแนะ ควรส่งคำถามของเขาไปยังกลุ่ม

เพื่อให้การประชุมทางธุรกิจประสบผลสำเร็จ ประธานต้องเชี่ยวชาญเทคนิคการอภิปราย ก่อนอื่น เราต้องพยายามจัดการอภิปรายกลุ่มในลักษณะที่มีอารยะธรรม นี่หมายถึงการปรากฏตัวของความละเอียดอ่อนในความสัมพันธ์ของคู่กรณีและดังนั้นจึงไม่รวมการใช้วิธีการดังกล่าวในการโต้เถียงในมุมมองของคน ๆ หนึ่งว่าเป็นการเยาะเย้ยการหยุดชะงักของฝ่ายตรงข้ามการโจมตีที่คมชัดต่อพวกเขา ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อให้แน่ใจว่าข้อพิพาททางธุรกิจระหว่างผู้เข้าร่วมมีความชัดเจนและมีเวลาจำกัด รวมทั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการปะทะกันส่วนบุคคล คำศัพท์ของข้อพิพาทควรมีความชัดเจนสำหรับทุกคนในปัจจุบัน

เมื่อเตรียมการสำหรับการสนทนา อย่างน้อยควรมีการร่างแผนทั่วไปที่สุดสำหรับการต่อสู้เพื่อความจริง และควรเลือกข้อโต้แย้งที่หนักแน่นที่สุด ที่น่าประทับใจอย่างยิ่งคือตัวเลขที่แม่นยำซึ่งไม่สามารถหักล้างได้

หนึ่งในประเด็นที่ยากและสำคัญที่สุดในการจัดเตรียมการประชุมคือการวางแผนสุนทรพจน์ของผู้นำเอง เมื่อร่างข้อความต้องจำไว้ว่าด้วยความเร็วของการพูดปกติไม่สามารถนับข้อความที่พิมพ์ดีดได้มากกว่าหนึ่งหน้าในสองนาที ต้องใช้ข้อมูลดิจิทัลอย่างระมัดระวัง ตามกฎแล้วจะมีการรับรู้และวิเคราะห์คำพูดไม่เกิน 20 ตัวต่อ 40 นาที การนำเสนอข้อมูลดิจิทัลเป็นลายลักษณ์อักษรจะดีกว่า: ในตารางและกราฟ

ผู้พูดจำเป็นต้องระบุสาระสำคัญของเรื่องจากความจำหรืออาศัยข้อความบางส่วนและไม่ต้องอ่าน การดูดซึมด้วยการนำเสนอฟรีถึง 95% และด้วยการอ่านเพียง 35% ผู้พูดต้องแยกความยาวมากเกินไปหรือความเร่งรีบในการพูดมากเกินไป ควบคุมจังหวะของมัน จังหวะ 240 พยางค์ต่อนาทีถือว่ายอมรับได้ ดังนั้นต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการหยุดชั่วคราว พวกเขาใช้คำพูด 10-20% มีการหยุดชั่วคราวตามวัตถุประสงค์ ประเภทต่างๆและระยะเวลา ดังนั้นจึงมีการหยุดอารมณ์ที่ผู้พูดต้องการเมื่อเขาตื่นเต้นมากเพื่อที่จะสงบลง เต็มไปด้วยหลุม - ถ้าเขาไม่รู้ว่าจะพูดอะไร ฟันเฟือง - สำหรับการหายใจออกและการหายใจเข้า น่าทึ่ง - เพื่อเน้นโศกนาฏกรรมของสถานการณ์ ด้วยความเงียบ, ไวยากรณ์ - ทำบนเครื่องหมายวรรคตอน, การระดม - ให้น้ำหนักกับข้อความ, การสอน - เพื่อการดูดซึมที่ดีขึ้นของวัสดุ

สำคัญไฉนในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ น้ำเสียงของการสนทนาจะดังขึ้น การวิจัยทางจิตวิทยาแสดงให้เห็นว่าผู้คนมักไม่เน้นที่เนื้อหาของคำกล่าว แต่เน้นที่น้ำเสียงของผู้พูด ความตื่นเต้นทางอารมณ์ของผู้พูดถูกส่งไปยังผู้ฟัง

ความถูกต้องของการนำเสนอเนื้อหาก็มีความสำคัญเช่นกัน การรู้หนังสือ ตรรกะ การระบายสีตามอารมณ์ - ทั้งหมดนี้เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการติดต่ออย่างเป็นทางการ มันเป็นสิ่งจำเป็นในการตรวจสอบการใช้คำที่ถูกต้อง, การออกเสียง, ความเครียด (สัญญา, ผู้เชี่ยวชาญ, บทบัญญัติ, ในเวลาเดียวกัน, เรียก, รวม, ขายส่ง, ฯลฯ ) ไม่แนะนำให้ใช้วลีที่มีคำเพิ่มเติม: "ใหม่อย่างแท้จริง" แทน "ใหม่", "การวางแผนเบื้องต้น" แทน "การวางแผน", "ร่วมมือกัน" แทน "ร่วมมือ", "แต่ละคน" แทน "แต่ละ" ฯลฯ ต้องใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งเมื่อใช้คำต่างประเทศ การใช้คำศัพท์ต่างประเทศอย่างไม่ถูกต้องหรือคู่ขนานนำไปสู่การทำซ้ำที่ไม่จำเป็น

บ่อยครั้งในกระบวนการจัดประชุมมีปัญหาในการตั้งคำถาม ทำให้การสนทนาไปในทิศทางที่ถูกต้อง คำถามคืออะไร?

คำถามปิดคือคำถามที่มีคำตอบใช่หรือไม่ใช่ ใช้เมื่อจำเป็นต้องได้รับข้อมูลที่ชัดเจนและถูกต้อง มุ่งเป้าไปที่การตัดสินใจ สร้างพื้นฐานข้อเท็จจริงของปัญหาและโอกาสที่แท้จริง บรรลุข้อตกลง

คำถามเปิดเรียกว่าคำถาม "ใคร" "อะไร" "อย่างไร" "เท่าไหร่" "ทำไม" เป็นต้น พวกเขาทำหน้าที่ในการดึงบุคคลออกจากความโดดเดี่ยว กระตุ้นให้พวกเขาให้ความคิดและข้อเสนอแนะใหม่ ๆ และทำหน้าที่กระตุ้นการพูดคนเดียวในส่วนของคู่สนทนา

"ฉันขอพิจารณาข้อเท็จจริงที่คุณอ้างถึงเป็นการสุ่มหรือนี่คือปรากฏการณ์ทางธรรมชาติ" คำถามประเภทนี้เรียกว่าวาทศิลป์ ใช้เพื่อระบุปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขและเน้นความสนใจในด้านที่ต้องการ

คำถามที่สำคัญมีไว้เพื่อระบุปัญหาใหม่ จุดอ่อนในตำแหน่งของคู่สนทนา ตลอดจนการรักษาแนวทางการสนทนาภายในกรอบที่เข้มงวดของผลการเจรจาที่บรรลุแล้ว ("คุณคิดว่าเรามาผิดทางหรือเปล่า บางทีเราควรคิดให้รอบคอบกว่านี้เกี่ยวกับกรณีการใช้งาน?")

มักใช้ในการประชุมและคำถามเชิงวิเคราะห์ เช่น "ฉันเข้าใจข้อเสนอของคุณถูกต้องหรือไม่" เป็นต้น มีประสิทธิภาพในการสร้างบรรยากาศของความเข้าใจซึ่งกันและกันและในการบรรลุผลในระดับกลาง

ขั้นตอนสุดท้ายของการจัดและจัดการประชุมคือการตัดสินใจและยอมรับเงื่อนไขในการดำเนินการ การตัดสินใจในที่ประชุมจะทำร่วมกันและแต่ละคน ประสิทธิผลของการประชุมขึ้นอยู่กับขอบเขตที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรวมความคิดและความคิดเห็นของตนเข้ากับโซลูชันโดยรวมได้ ถ้อยคำของการตัดสินใจอธิบายว่า: โดยใครและในกรอบเวลาใดควรทำงานจำนวนหนึ่งให้เสร็จ มันถูกกำหนดในรูปแบบของผลลัพธ์ที่จะสรุป (การกระจายของโปรโตคอลหรือส่วนหนึ่งของมัน (แยกจากโปรโตคอล) การตัดสินใจจะทำในความกว้างของข้อมูล (ทั้งทีมหรือบางส่วน) การตัดสินใจคือ ประกอบด้วยห้าขั้นตอน: a) การสร้างผู้ติดต่อ; b) การกำหนดปัญหา ค) คำจำกัดความของเป้าหมาย d) การนำเสนอความคิด จ) ความพร้อมสำหรับการดำเนินการ

การตัดสินใจสามารถทำได้สองวิธี:

1 คณะกรรมการที่คัดเลือกมาเป็นพิเศษเพื่อเตรียมการตัดสินจะร่างร่างไว้ล่วงหน้า กำลังอ่านโครงการอยู่ ผู้เข้าร่วมประชุมทำการปรับเปลี่ยนของตนเองและนำไปใช้ตามผลการลงคะแนน

2 ประธานที่ประชุมสรุปการอภิปรายและกำหนดการตัดสินใจ หลังจากตัดสินใจแล้วจะมีการกำหนดบุคคล (กลุ่มบุคคล) ซึ่งดำเนินการดำเนินการและควบคุมการดำเนินการ

เมื่อทำการตัดสินใจ ที่การประชุม ผู้จัดการสามารถได้รับเชิญให้ใช้วิธีการที่รู้จักกันดี เช่น การไหลของความคิด การรับกลุ่มเล็กน้อย และการตัดสินใจโดยรวม

กระแสความคิด:

ระบุวิธีแก้ปัญหาให้ได้มากที่สุดและเผยแพร่ในหมู่ผู้เข้าร่วมประชุม ห้ามแสดงความคิดเห็นหรือวิพากษ์วิจารณ์ขณะหารือเกี่ยวกับการตัดสินใจ

แสดงความคิดเห็น แม้ว่าจะดูเหมือนไม่สมจริงสำหรับคุณ

การรับกลุ่มที่กำหนด:

ใช้พื้นฐานเดียวกันกับในเทคนิค "การไหลของความคิด" ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเขียนแนวคิดเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้

ผู้เข้าร่วมแต่ละคนอ่านการตัดสินใจทั้งหมดของเขาต่อกลุ่ม การตัดสินใจมักพบในข้อเสนอของผู้เข้าร่วม

โซลูชันแบบรวม:

ใช้พื้นฐานเดียวกันกับในเทคนิค "การไหลของความคิด" ผู้เข้าร่วมการประชุมหนึ่งคน ("ลูกค้า") ถูกเลือกให้แสดงรายการความคิดทั้งหมดของตนในขณะที่คนอื่นๆ ในกลุ่มเงียบ

กระบวนการจะดำเนินต่อไปจนกว่าทุกคนจะเข้ามาแทนที่ "ลูกค้า" และเสนอทางเลือกของพวกเขา การแข่งขันระหว่าง "ลูกค้า" และกลุ่มมักจะให้กระแสความคิดและช่วยในการเลือกสิ่งที่ดีที่สุด

เราต้องไม่ลืมเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหลังการประชุม:

ไม่มีความเข้าใจทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังสนทนากันอยู่

การตัดสินใจและแผนสำเร็จไม่ชัดเจน

ไม่มีข้อตกลงในการตัดสินใจ;

ไม่ใช่ทุกคนที่ได้รับโอกาสในการพูด

เมื่อจบการประชุมเราต้องไม่ลืมที่จะตัดสินว่าใครจะทำอะไร งานสุดท้ายคือการทำให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับรายงานผลการประชุม

ดังนั้น การจัดประชุมที่เตรียมมาอย่างดีไม่เพียงพอและดำเนินการได้ไม่ดี ประชุมกันทุกโอกาส ทำอันตรายอย่างใหญ่หลวง ขณะที่พวกเขา "กิน"

ราคาแพง ดึงคนออกจากงานหลัก

3.2 ลักษณะพฤติกรรมของผู้นำในที่ประชุม

ลักษณะพฤติกรรมต่อไปนี้ของผู้นำในที่ประชุมมีความโดดเด่น:

เผด็จการ - เมื่อผู้นำเป็นผู้นำการประชุมและในความเป็นจริงมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่มีสิทธิลงคะแนน ตัวอย่างของการประชุมดังกล่าวอาจเป็นการทำความคุ้นเคยกับคำสั่งซึ่งเป็นทิศทางใหม่ในการทำงาน

เผด็จการ - ผู้นำถามคำถามกับผู้เข้าร่วมแต่ละคนและฟังคำตอบของพวกเขา การใช้สไตล์นี้เป็นประจำมีส่วนช่วยในการพัฒนาความเกลียดชังที่มั่นคงสำหรับผู้นำ

Pseudo-discussive - ก่อนอื่นหัวหน้าหรือบางคนในนามของเขาสร้างข้อความจากนั้นจึงมีการอภิปรายซึ่งมีพนักงานหลายคนที่เลือกหัวหน้าเข้าร่วม

การอภิปรายมีลักษณะเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นอย่างเสรีและการพัฒนาแนวทางแก้ไขร่วมกัน

ฉันต้องการทราบว่าการใช้รูปแบบการจัดประชุมอย่างเป็นระบบส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลของพนักงาน สถานะของผู้จัดการ และประสิทธิภาพในการทำงาน

ด้านต่อไปโดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ที่จะเป็นผู้นำที่ดีคือศิลปะแห่งการฟัง นักจิตวิทยานิยามการฟังว่าเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญที่สุด ในแวดวงธุรกิจและในองค์กร มักมีข้อผิดพลาดและความผิดพลาด สาเหตุที่ไม่สามารถรับฟังคำแนะนำ คำแนะนำ คำแนะนำได้

มีเงื่อนไขหลายประการที่ผู้ฟังที่ดีต้องปฏิบัติตาม ประการแรก อย่าฟุ้งซ่านด้วยความคิดที่ไม่เกี่ยวข้อง และเนื่องจากความเร็วในการคิดนั้นเร็วกว่าการพูดประมาณสี่เท่า จึงจำเป็นต้องใช้ "เวลาว่าง" ยากมากสำหรับการวิเคราะห์เชิงวิพากษ์และข้อสรุปจากสิ่งที่คุณได้ยิน ประการที่สอง เราไม่ควรไตร่ตรองคำถามที่ตามมา และยิ่งไปกว่านั้น เราไม่ควรพูดโต้แย้ง นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดและมักมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับผู้ฟัง ประการที่สาม เราควรมุ่งความสนใจไปที่แก่นแท้ของเรื่อง ไม่ใช่ประเด็นรอง เป็นการยากที่จะปฏิบัติตามคำพูดซึ่งเป็นแก่นแท้ของปัญหาของผู้พูดที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้เนื่องจากความสับสนในแง่และแนวคิดการนำเสนอที่ไม่เป็นระบบและข้อเท็จจริงรองและไม่สำคัญจำนวนมาก

ควรสังเกตว่าหลายคนตั้งตารอที่จะหยุดการสนทนาชั่วคราวเพื่อแทรกคำพูดของพวกเขา ผู้นำแต่ละคนต้องจำไว้: หากผู้เข้าร่วมการประชุมไม่ได้รับอนุญาตให้พูด เขาจะได้รับความรู้สึกว่าเขาถูกลิดรอนสิทธิ์ในการออกเสียงลงคะแนน ข้ออ้างที่ว่าไม่มีเวลาพอที่จะรับฟังพนักงานอย่างเต็มที่อาจกลายเป็นการต่อต้านผู้จัดการเองได้ 10-15 นาทีที่ผู้เข้าร่วมประชุมเงียบไว้อาจทำให้ต้องสนทนากันอีก 2-3 ครั้ง การสนทนาในประเด็นเดียวกันเนื่องจากข้อผิดพลาด ความไม่ไว้วางใจ หรือไม่เห็นด้วย

บทสรุป

ดังนั้น บนพื้นฐานของเนื้อหาข้างต้น เราจึงได้ข้อสรุปดังต่อไปนี้เกี่ยวกับงานควบคุม

หากเราวิเคราะห์กิจกรรมการจัดการโดยรวม เราสามารถระบุด้านต่างๆ ที่มีส่วนช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพได้ หนึ่งในนั้นคือการจัดประชุม เจรจา สนทนาทางธุรกิจอย่างถูกต้อง งานนี้ผู้จัดการใช้เวลาทำงานมากถึง 50% การประชุมทางธุรกิจเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่สำคัญที่สุดของผู้นำและเป็นปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อการจัดระบบการทำงานของทีมงานทั้งหมด ความจำเป็นในการประชุมมีความชัดเจน พวกเขาจำเป็นต้องเร่งกระบวนการตัดสินใจและเพิ่มความถูกต้อง เพื่อแลกเปลี่ยนมุมมองและประสบการณ์อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อนำงานเฉพาะไปยังผู้ดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น แต่ที่สำคัญที่สุดคือเพื่อให้เกิดผลกระทบทางอารมณ์ต่อผู้เข้าร่วมประชุมและในฐานะที่เป็น ส่งผลทั้งทีม

ส่วนใหญ่มักมีการประชุมทางธุรกิจ: หากจำเป็นต้องตัดสินใจร่วมกันโดยพิจารณาจากสิทธิที่เท่าเทียมกันของทุกคนในการแสดงความเห็นและให้เหตุผลหากการแก้ปัญหาส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของหลาย ๆ คน แผนกโครงสร้างองค์กรหรือบริษัท หากจำเป็นต้องมีความคิดเห็นของกลุ่มคนงานต่าง ๆ เพื่อแก้ไขปัญหาสำคัญ

งานหลักอย่างหนึ่งของการประชุมทางธุรกิจชั้นนำคือการนำข้อเท็จจริงมาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อที่จะเห็นคุณค่าของความซับซ้อนของปัญหาที่กำลังหารืออย่างเต็มที่มากขึ้น รวมทั้งมีส่วนร่วมกับผู้ที่อยู่ในกระบวนการแก้ปัญหาด้วย แน่นอนว่าผู้นำควรมีมุมมองของตนเองเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน แต่ก็จำเป็นต้องรู้มุมมองของผู้อื่นด้วยเพื่อที่จะเข้าใจว่าพวกเขาเข้าใจปัญหาถูกต้องหรือไม่ ถ้ามุมมองของคนอื่นถูกต้อง หัวหน้าการประชุมสามารถเปลี่ยนมุมมองของสถานการณ์ได้ หากเพื่อนร่วมงานทำผิดหรือพลาดสิ่งสำคัญ เขาสามารถให้ข้อเท็จจริงที่ขาดหายไปได้ การถามคำถามที่ถูกต้องเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการขับเคลื่อนการประชุมไปในทิศทางที่ถูกต้อง ควรมีการวางแผนเวลาของการประชุมทางธุรกิจล่วงหน้า และหากเป็นไปได้ ไม่รบกวนจังหวะทั่วไปของงานขององค์กร ในการพัฒนากฎของการประชุม เราควรจดจำบรรทัดฐานขององค์กรและจิตวิทยาของระยะเวลา

โดยไม่คำนึงถึงลักษณะที่วางแผนไว้ของการประชุม ผู้นำต้องปฏิบัติตามกฎพื้นฐานสำหรับการเตรียมเหตุการณ์ประเภทนี้: เพื่อทำความคุ้นเคยกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดล่วงหน้าด้วยเป้าหมาย วัตถุประสงค์ รายการประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณา และรายชื่อวิทยากร การไม่ปฏิบัติตามกฎนี้ทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมลดลง ความสัมพันธ์ในทีมหยุดชะงัก

จากที่กล่าวมาทั้งหมดข้างต้น ผมขอเน้นถึงความเกี่ยวข้องของการกระจายเวลาทำงานของหัวหน้าองค์กรแต่ละคน ต่อความสามารถของเขาในการถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาได้อย่างชัดเจน ชัดเจน รวดเร็ว ได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจาก และตัดสินใจได้อย่างถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม การวิเคราะห์ประสิทธิผลของการประชุมทางธุรกิจจากมุมมองทางจิตวิทยา สังเกตได้ว่าผู้จัดการส่วนใหญ่มักทำผิดพลาด เช่น ขาดระบบในการเตรียมและจัดการประชุม การรวมศูนย์ที่มากเกินไปในการตัดสินใจ ซึ่งทำให้ระดับที่ต่ำลง การจัดการเป็นผู้ดำเนินการที่เป็นทางการและกีดกันพวกเขาจากความคิดริเริ่ม การขาดหน่วยงานเฉพาะใน ตัดสินใจแล้วซึ่งมักจะอยู่ภายใต้หัวข้อ "คิดออก", "ถาม" ฯลฯ .

การประชุมจะดีที่สุดไม่ใช่ในสำนักงานของหัวหน้า (เหนือสิ่งอื่นใด โต๊ะกลมเพื่อเน้นความเท่าเทียมกันของผู้เข้าร่วม);

ผู้นำสามารถเป็นผู้พูดที่ได้รับการฝึกฝนมาเป็นพิเศษและไม่ใช่ผู้นำ

ผู้จัดการต้องเปลี่ยนโทรศัพท์ทั้งหมดเป็นเลขานุการ ไม่สื่อสารกับบุคคลที่ไม่เข้าร่วมการประชุม

การประชุมควรจัดให้มีการอภิปรายอย่างดีที่สุด แต่ถ้าปัญหานั้นไม่ธรรมดา คุณสามารถใช้ "การระดมความคิด" ได้

ไม่ควรอนุญาตให้การแสดงที่น่าสนใจกลายเป็น "การเทน้ำ"

การอภิปรายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ไม่ควรกลายเป็นการปะทะกันของหลักการหรือความทะเยอทะยานและไปที่ "บุคคล" ในขณะที่เคารพในสิทธิที่จะไม่เห็นด้วยทั้งชนกลุ่มน้อยและบุคคล (ยกเว้นกรณีจำนวนน้อยมากที่มีการดำเนินการตามการตัดสินใจที่ชัดเจน ของผู้นำจำเป็นจริงๆ)

ดังนั้นการประชุมเป็นรูปแบบหนึ่งของกิจกรรมการจัดการที่สำคัญที่สุดในระหว่างที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้จัดการการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร อย่างที่คุณเห็น การประชุมเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน และในระหว่างดำเนินการ จำเป็นต้องคำนึงถึงรูปแบบและกฎเกณฑ์ทางจิตวิทยาจำนวนมากในการเตรียมและดำเนินการ

1. นฤศักดิ์ ว.บ. จิตวิทยาของการจัดการ intrafirm: คู่มือปฏิบัติสำหรับผู้จัดการฝ่ายบุคคล / V.B. ณรรัชศักดิ์ แอล.เอ. สเตฟาโนว่า - ม.: สอบ, 2551. - 196 น.

2. จิตวิทยาและจริยธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจ / แก้ไขโดย V.N. ลาฟริเนนโก - ม.: UNITY-DANA, 2552. - 327p.

3. จิตวิทยาแห่งความสำเร็จทางธุรกิจ / ศ.บ. หนึ่ง. โคเลสนิคอฟ. - M.: VLADOS-PRESS, 2008. - 304 p.

4. Semenov A.K. จิตวิทยาและจริยธรรมของการจัดการและธุรกิจ / อ. เซเมนอฟ, E.L. มาสโลวา - ม.: การตลาด, 2552. - 200 น.

5. Sheinov V.P. จิตวิทยาและจรรยาบรรณในการติดต่อทางธุรกิจ / V.P. ชีนอฟ - มินสค์: Ecoperspective, 2007. - 183 p.

6. Mokshantsev R.I. จิตวิทยาการสื่อสารในการเจรจา / R.I. มอคชานเซฟ - ม.: INFRA-M., 2551 - 360 น.

7. Morozov A.V. จิตวิทยาการจัดการ / A.V. โมโรซอฟ - ม.: โครงการวิชาการ 2552. - 288 น.

8. Kurbatov V.I. วิธีการเจรจาให้สำเร็จ / V.I. คูร์บาตอฟ. - อำเภอ / D.: Phoenix, 2010. - 318 p.

9. จิตวิทยาแห่งความสำเร็จทางธุรกิจ / แก้ไขโดย A.N. โคเลสนิคอฟ. - M.: VLADOS-PRESS, 2009. - 304 p.

10. Kukushin V.S. จิตวิทยาการสื่อสารทางธุรกิจ / V.S. คุคุชิน - M.: ICC "Mart", R - on / D., 2009. - 368 p.

11. Rudensky E.V. พื้นฐานของจิตเทคโนโลยีของการสื่อสารของผู้จัดการ / E.V. รูเดนสกี้ - ม.: MPSI, 2550. - 93 น.

12. Korobko V.I. ทฤษฎีการควบคุม / V.I. โครอบโค. - ม.: UNITI, 2552. - 383 น.

13. Kovrov A.V. แง่จิตวิทยาของการเจรจาต่อรอง / A.V. คอฟรอฟ. - M.: Berator-Press, 2553. - 200 น.

14. Petrunin Yu.Yu. จรรยาบรรณทางธุรกิจ / หยู.หยู. Petrunin, V.K. โบริซอฟ - ม.: เดโล่, 2552. - 280 น.

15. Prokofieva N.I. แง่จิตวิทยาของการเจรจาต่อรอง / N.I. โปรโคฟีเยฟ - ม.: GrossMedia, 2550. - 128 น.