Systemy informacyjne w zarządzaniu procesami biznesowymi. Systemy informacyjne zarządzania procesami biznesowymi Cykle zarządzania biznesem

Systemy zarządzania procesami biznesowymi i korporacyjne systemy zarządzania treścią to klasy, które nakładają się na siebie pod względem funkcjonalności, ale z pewnością nie są zamienne. Specjalista IT musi jasno zrozumieć, kiedy firma potrzebuje konkretnego systemu, aby wdrożyć pożądane i efektywne kosztowo rozwiązania.

W tym artykule postaramy się pokazać, jak to zrobić systemy zarządzania procesami biznesowymi różnią systemy zarządzania informacjami przedsiębiorstwajakie zadania rozwiązują, jak przecinają się ze sobą, tak aby było to jasne nie tylko dla specjalistów, ale także dla zwykłych użytkowników. Najpierw przedstawiamy ugruntowane definicje dwóch klas systemów.

Terminologia: procesy biznesowe i systemy zarządzania treścią

Zarządzanie procesami biznesowymi organizacji (BPM, Business Process Management)

Koncepcja ta postrzega procesy jako specjalne zasoby przedsiębiorstwa, które nieustannie dostosowują się do ciągłych zmian. Koncepcja opiera się na takich zasadach, jak przejrzystość i widoczność procesów biznesowych w organizacji poprzez ich modelowanie za pomocą notacji formalnych, wykorzystanie oprogramowania do modelowania, symulacji, monitorowania i analizy, możliwość dynamicznej przebudowy modeli procesów biznesowych przez uczestników oraz za pomocą systemów oprogramowania.

Zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa (ECM, Enterprise Content Management)

Jest to zestaw technologii, narzędzi i metod, które służą do zbierania, zarządzania, gromadzenia, przechowywania i dostarczania informacji wszystkim konsumentom w organizacji. Ogólnie ECM koncentruje się na pracy z nieustrukturyzowanymi informacjami w dowolnej formie, w tym zwykłymi dokumentami biurowymi w formatach Word, Excel, PDF, a także zdjęciami, rysunkami, wykresami, zeskanowanymi obrazami i ogólnie plikami w dowolnym formacie, wiadomościami e-mail, strony internetowe, filmy i inne informacje elektroniczne. Różnorodność typów treści znacząco odróżnia ECM od zarządzania procesami biznesowymi, gdzie znajduje się centrum systemu przepływ pracy... Głównym zadaniem ECM jest wspieranie pełnego cyklu życia informacji.

Zarządzanie procesami biznesowymi - na styku trzech klas systemów

Jeśli wszystkie systemy informacyjne zapewniające automatyzację i zarządzanie procesami biznesowymi są podzielone na trzy klasy, uzyskuje się następujący obraz:

• systemy zarządzania dokumentami - automatyzują przepływ dokumentów;
• systemy zarządzania zasobami - automatyzacja zarządzania zasobami;
• Narzędzia CASE - Automatyzuj modelowanie i tworzenie procesów.

System zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) znajduje się na przecięciu tych trzech klas oprogramowania korporacyjnego.

Jeśli weźmiemy pod uwagę system ECM, to nie jest to tylko system zarządzania dokumentami, łączy w sobie dwa kluczowe narzędzia niezbędne do budowy systemu informacyjnego, są to:

• BPM - zarządzanie procesami biznesowymi;
• IDM - zintegrowane zarządzanie dokumentami.

Skład systemów BPM i ECM

Aby zrozumieć, jakie zadania rozwiązuje jeden, a drugi system, zobaczmy, z jakich modułów się składają.

Główne moduły systemu zarządzania procesami biznesowymi to:

• graficzny moduł modelowania. Moduł pozwala analitykowi na reprezentowanie procesu pod kątem przepływu pracy, reguł biznesowych i przepływu informacji;
• moduł dynamicznego modelowania. Moduł umożliwia prezentację modelu procesu biznesowego w dynamice. Z jego pomocą identyfikowane są problematyczne obszary procesów i ograniczenia zasobów, co pozwala na dokonywanie korekt procesu na etapie modelowania;
• moduł tworzenia aplikacji. Moduł zapewnia deweloperowi niezbędne narzędzia do tworzenia interfejsu użytkownika, różnych formularzy dialogowych oraz integracji z aplikacjami biznesowymi i systemami informatycznymi;
• moduł do zarządzania przepływami pracy i regułami biznesowymi. Moduł wdraża zarządzanie przepływem pracy, przepływem informacji i dokumentami. Moduł monitoruje również wykonanie określonych reguł biznesowych;
• moduł interfejsu procesu. Moduł umożliwia użytkownikom przeglądanie przydzielonych zadań i ich wykonywanie;
• moduł kontroli procesu. Moduł pozwala na monitorowanie procesów, uzyskiwanie wskaźników procesów, ich analizę, generowanie na ich podstawie raportów. Monitoring pozwala na optymalizację i wprowadzanie zmian w procesach biznesowych;
• moduł sterowania systemem BPM. Moduł umożliwia konfigurację oprogramowania, nadawanie praw dostępu, sterowanie sprzętem.

Nowoczesne ECM zawierają zazwyczaj następujące moduły:

• moduł zarządzania dokumentami lub zapisy (IDM, Integrated Document Management). Moduł zapewnia przechowywanie dokumentów, kart dokumentów, wersjonowanie, różnicowanie praw dostępu, zachowanie historii pracy z dokumentem;
• moduł zarządzania obrazami dokumentów (Document Imaging). Moduł zapewnia przechwytywanie, przekształcanie i zarządzanie dokumentami papierowymi;
• moduł zarządzania przepływem pracy (workflow, BPM, Business Process Management). Moduł zapewnia częściowe zarządzanie procesami biznesowymi, umożliwia przesyłanie dokumentów i innych treści po wcześniej opracowanych trasach, przydziela zadania pracy, tworzy dzienniki przebiegu procesów biznesowych;
• moduł zarządzania treścią WWW (WCM, Zarządzanie treścią WWW). Moduł zapewnia prezentację najważniejszych informacji, ujednolicone środowisko pracy, ograniczenie dostępu do informacji oraz ujednoliconą politykę bezpieczeństwa;
• moduł zarządzania treścią multimedialną (DAM, Digital Asset Management). Moduł operuje danymi w formie elektronicznej jako aktywami w celu uzyskania z nich maksymalnych zysków;
• moduł zarządzania wiedzą (KM, Zarządzanie wiedzą). Moduł zapewnia obsługę systemów do gromadzenia, wyszukiwania, dostarczania informacji niezbędnych do podjęcia decyzji. Moduł zawiera takie narzędzia, jak wyszukiwanie pełnotekstowe, wyszukiwanie end-to-end w heterogenicznych źródłach informacji, automatyczna kategoryzacja i wizualizacja informacji;
• moduł zarządzania interakcjami zbiorowymi (Collaboration). Moduł umożliwia nawiązanie interakcji z użytkownikiem podczas przygotowywania i korzystania z dokumentów.

Po zapoznaniu się z modułami systemów BPM i ECM można odnieść wrażenie, że system zarządzania procesami biznesowymi jest tylko elementem systemu ECM, ale tak nie jest.

Zarządzanie procesami biznesowymi uzupełnia zarządzanie treścią i odwrotnie

Około 20% danych w organizacji to dane ustrukturyzowane, a pozostałe 80% to treści nieustrukturyzowane. Aby zarządzać treścią organizacji, jest to konieczne zarządzanie procesami debugowanymico z kolei jest niemożliwe bez treści. Z reguły w organizacjach, które wybrały ECM jako podstawę, poważnych procesów nie można przeprowadzić bez tworzenia dokumentów.

W praktyce interakcja elektronicznego zarządzania dokumentami i systemów zarządzania procesami biznesowymi często nie jest równoważna, jeden z systemów jest dominujący i odgrywa pierwszoplanową rolę, a drugi drugorzędny. Dzieje się tak, ponieważ klient ma różne wymagania w zakresie automatyzacji i chce w rezultacie osiągnąć różne cele.

Przykładowo, jeśli potrzebne są tylko regulacje tekstowe i graficzne modele procesów biznesowych do certyfikacji na ISO lub istnieje potrzeba jednorazowej automatyzacji dowolnego oddzielnego procesu, to funkcjonalność systemu zarządzania zasobami informacyjnymi (ECM) całkowicie rozwiąże zadania.

W tym samym przypadku, jeśli organizacja potrzebuje zarządzać całą siecią kompleksowych procesów biznesowych, to przede wszystkim wskazane byłoby wprowadzenie systemu zarządzania procesami biznesowymi, którego funkcjonalność umożliwia modelowanie, automatyzację, monitorowanie, analizę i usprawnianie procesów biznesowych przedsiębiorstwa. W ramach systemu BPM zdefiniowane i wdrożone zostaną procesy biznesowe, w ramach tych procesów biznesowych utworzony zostanie workflow, równolegle generowany będzie obieg dokumentów, co jest wygodne do zarządzania w systemie ECM.

Realna korzyść z wdrożenia systemu ECM będzie miała miejsce tylko wtedy, gdy możliwe będzie zbudowanie jego interakcji z głównymi procesami organizacji, tj. integrować nieustrukturyzowane informacje z procesami. I to właśnie BPM jest łącznikiem pomiędzy systemem ECM a innymi korporacyjnymi systemami informacyjnymi organizacji. Dzięki BPM system zarządzania dokumentami staje się systemem zarządzania zasobami informacji i dopasowuje je do procesów biznesowych organizacji.

WPROWADZENIE

Problemy związane ze zwiększeniem rentowności przedsiębiorstwa, efektywnością personelu, stworzeniem optymalnej struktury zarządzania dotyczą każdego menedżera. Musi podejmować decyzje w warunkach niepewności i ryzyka, co zmusza go do ciągłego kontrolowania różnych aspektów działalności finansowej i gospodarczej. Ta aktywność znajduje odzwierciedlenie w dużej liczbie dokumentów zawierających niejednorodne informacje. Kompetentnie przetworzony i usystematyzowany jest w pewnym stopniu gwarancją efektywnego zarządzania produkcją, a brak wiarygodnych danych może prowadzić do błędnych decyzji zarządczych, aw efekcie do poważnych strat.

W tych warunkach znaczenie systemów ERP jest oczywiste. Ich realizacja pozwala na uporządkowanie rzeczy w księgowości magazynowej, w realizacji świadczonych usług, towarów, śledzenie umów, szybsze naliczanie wynagrodzeń oraz terminowe raportowanie.

Z powodu zaniedbań w rozliczeniu świadczonych usług przedsiębiorstwo może zostać poważnie uszkodzone, a nawet upaść. Podmioty gospodarcze cierpią również z powodu ignorancji, a co za tym idzie nieprzestrzegania najnowszych praw i nakazów.

Celem pracy jest rozważenie cech i struktury systemów informatycznych, wymagań stawianych oprogramowaniu oraz charakterystyk programów. Konieczne jest również porównanie i wybór najbardziej optymalnego systemu ERP dla przedsiębiorstwa.

Przedmiotem badań projektu kursu była wirtualna organizacja przedsiębiorcy DV Samarin, OOO NPO Tiviant, miasto Krasnojarsk.

1 Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa handlowego

Stowarzyszenie Badawczo-Produkcyjne "Tiviant" mieści się w dwukondygnacyjnym, wolnostojącym budynku. Jego powierzchnia to 1000 mkw. metrów. Przedstawiane są usługi firmy począwszy od realizacji zadań wykonawczych w zakresie instalacji elektrycznych, aż po samodzielne projektowanie i realizację indywidualnych projektów zasilania budynków i budowli.

Strategia firmy ma na celu realizację głównych zadań:

Zwiększenie udziału swojej obecności na rynku miejskim;

Zwiększone zyski;

Zmniejszenie kosztów;

Poprawa jakości obsługi klienta.

Głównym obszarem prac jest koordynacja prac działu projektowego w celu wdrożenia efektywnej sprzedaży usług na terenie miasta.

W sektorze handlu detalicznego wyznaczono następujące cele:

1. Tworzenie i utrzymanie konkurencyjnego handlu detalicznego świadczonymi usługami.

2. Utrzymywanie niezbędnych usług, zmienianie ich zgodnie z warunkami rynkowymi i specyfiką miejsca obrotu.

3. Zwiększenie rentowności firmy, zwiększenie zysków.

Najpierw musisz zapoznać się z ogólną działalnością przedsiębiorstwa. W tej części przeprowadzona zostanie analiza organizacyjna i zarządcza, która będzie obejmowała: rozważenie struktury organizacyjnej i ocenę jej efektywności, analizę potencjału kadrowego, ocenę efektywności systemu zarządzania, a także działania związane z zarządzaniem personelem organizacji. Struktura zarządzania organizacją rozumiana jest jako uporządkowany zbiór powiązanych ze sobą elementów pozostających ze sobą w stabilnych relacjach, zapewniających ich rozwój i funkcjonowanie jako całości. Struktura zarządzania odzwierciedla wybór strategii firmy, jej cele i zadania firmy; wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmienia się struktura zarządzania. Struktura organizacyjna zarządzania NPO Tiviant jest podzielona na cztery działy, z których każdy realizuje własne obowiązki funkcjonalne (patrz diagram 1).

Rysunek 1 - Struktura organizacyjna

Właścicielem jest także dyrektor firmy. Kontroluje działalność finansową, ekonomiczną i administracyjną sklepu, zgodnie ze swoim zakresem obowiązków. Cały personel firmy podlega bezpośrednio dyrektorowi. Dyrektor ma prawo przyjmować, zwalniać i przenosić pracowników; zarządzać funduszami; wydawać rozkazy, nakazy, zachęcać pracowników, nakładać na nich kary w razie potrzeby. Dyrektor powinien również poświęcić czas na zwiększenie produktywności pracowników, prowadzenie odpraw dotyczących bezpieczeństwa w miejscu pracy, umieszczanie pracowników na stanowiskach pracy zgodnie z ich kwalifikacjami oraz dyscyplinowanie.

Dział „Księgowość” jest reprezentowany przez jedynego księgowego organizacji, który podlega bezpośrednio dyrektorowi.

Dział „Dział projektowy” reprezentuje pracowników bezpośrednio związanych z funkcjami przedsiębiorstwa, projektowaniem. Obejmuje inżyniera VET, który jest zaangażowany w rozwój projektu. Inżynier ETL zajmuje się doborem sprzętu, a także elektrycznymi pracami pomiarowymi.

Ostatni dział „Dział Sprzedaży” zajmuje się realizacją projektów, montażem i uruchomieniem urządzeń. Obejmuje sklepikarza i instalatorów.

Struktura organizacyjna ma charakter liniowy. Wśród zalet tej konstrukcji są:

· Budowanie relacji „kierownik - podwładny” przy założeniu, że każdy pracownik podlega tylko jednemu liderowi w hierarchicznej drabinie;

· Szybka reakcja wykonania.

Niedogodności:

· Wąska specjalizacja każdego łącza;

· Słaba komunikacja na poziomie poziomym.

· Ograniczenie inicjatywy wśród pracowników.

2 Schemat informacyjny przedsiębiorstwa

Firma wykorzystuje następujące technologie informacyjne zapewniające komunikację i działanie przedsiębiorstwa handlowego: pakiet oprogramowania Microsoft Office, komunikacja telefoniczna.

Aby zoptymalizować pracę personelu, a także zmaksymalizować zaspokojenie potrzeb odbiorców usług, konieczne jest wprowadzenie nowoczesnych technologii z zakresu automatyzacji handlu detalicznego. Wybór rozwiązania ERP to niezwykle trudne i złożone zadanie, wymagające poważnego zbadania organizacji i jasnego sformułowania wymagań dla korporacyjnego systemu informatycznego. Obecnie wszyscy najważniejsi deweloperzy ERP na świecie są reprezentowani na rynku rosyjskim. Dodatkowo w ostatnim czasie coraz głośniej dali się poznać krajowi dostawcy tej klasy rozwiązań. Konkurencja na rynku rośnie, pojawia się coraz więcej nowych graczy, dzięki czemu klient otrzymuje bardzo szeroką gamę produktów mających na celu rozwiązanie różnego spektrum problemów. Powody wdrażania systemów ERP:

Zintegruj informacje finansowe. Kiedy lider próbuje ocenić wyniki firmy, może zobaczyć wiele różnych wersji prawdy. Dział finansowy udostępnia jedną wersję rachunku zysków i strat, a dział sprzedaży inną. Reszta oddziałów może pokazać swoje możliwości w zakresie swojego wkładu w biznes. System ERP tworzy ostateczną wersję prawdy, której nikt nie może kwestionować, ponieważ wszyscy korzystają z tego samego systemu.

Zintegruj informacje o zamówieniu. W systemie ERP zlecenie żyje przez całe życie - od momentu pojawienia się na front office, do momentu wykonania usługi dla klienta, a księgowość wystawia mu fakturę. Dzięki posiadaniu informacji w jednym systemie zamiast „rozrzucania” informacji w wielu różnych aplikacjach, firmie łatwiej jest śledzić zamówienia i koordynować produkcję, magazynowanie i wysyłkę we wszystkich działach jednocześnie.

Standaryzuj i przyspiesz proces produkcji. Firmy produkcyjne, szczególnie te z apetytem na przejęcia i fuzje, często odkrywają, że wiele jednostek biznesowych robi to samo, używając różnych metod i różnych systemów komputerowych. Systemy ERP są wyposażone w standardowe metody automatyzacji niektórych etapów procesu produkcyjnego. Standaryzacja tych procesów i korzystanie z jednego, zintegrowanego systemu oszczędza czas, zwiększa produktywność i zmniejsza bóle głowy.

Zmniejsz zapasy magazynowe. Systemy ERP przyczyniają się do płynniejszego przebiegu procesu produkcyjnego, usprawniając proces realizacji zamówień w firmie. Firma może teraz składować mniej surowców potrzebnych do wytworzenia produktu i przechowywać mniej gotowych towarów w magazynach. Aby radykalnie ulepszyć cały łańcuch dostaw, możesz potrzebować specjalnego modułu SCM (Supply Chain Management), który jest teraz zawarty w standardowej konfiguracji większości systemów ERP.

Standaryzuj informacje o personelu. W firmach z dużą liczbą różnych jednostek biznesowych działy HR często nie mają jednej ujednoliconej metodologii śledzenia i pracy z personelem. ERP może naprawić tę sytuację. W pośpiechu firmy często przeoczają, że ERP zapewnia niewiele więcej niż ogólne pojęcie o tym, jak typowa firma prowadzi swoją działalność. Rzeczywistość jest znacznie bardziej skomplikowana, a każda branża ma „chipy”, które czynią biznes firmy wyjątkowym. Dlatego większość systemów ERP została pierwotnie zaprojektowana do użytku przez firmy produkujące rzeczy, które można policzyć lub dotknąć, tj. do nieprawidłowej produkcji.

3 Porównanie oprogramowania

3.1 1C: Przedsiębiorstwo 8.

1C Enterprise 8 różni się od innych podobnych rozwiązań szczególnie starannym podejściem stosowanym przy określaniu składu funkcjonalności typowych rozwiązań. Interakcja z dużą liczbą użytkowników pozwala 1C analizować ich doświadczenia w korzystaniu z programów i badać zmieniające się potrzeby użytkowników 1C Enterprise 8.

Kiedy szef firmy analizuje rynek oprogramowania, może wybrać wymagany poziom automatyzacji, ze względu na to, że programiści 1C oferują szeroką gamę rozwiązań, w tym zarówno potężne złożone systemy, jak i kompaktowe programy dla małych organizacji, które zwracają szczególną uwagę na zapewnienie, że program jest łatwy w użyciu. Niemniej jednak wraz z rozwojem firmy nawet proste programy systemu 1C: Enterprise mogą się rozwijać i podążać ścieżką stopniowego podnoszenia poziomu automatyzacji, a firma może przejść do nowych potężnych konfiguracji i zintegrować wdrożony program z innymi rozwiązaniami systemowymi.

System rozwiązań programowych oparty na platformie 1C: Enterprise 8 uwzględnia potrzebę rozwiązywania standardowych problemów oraz indywidualne potrzeby przedsiębiorstw. Ta cecha programów jest bardzo ważna dla szefa firmy lub odpowiedzialnego specjalisty, który zajmuje się doborem systemu.

Szef firmy ma możliwość wyboru najbardziej odpowiedniej dla siebie opcji automatyzacji, biorąc pod uwagę specyfikę działalności jego firmy, wagę realizowanych zadań, możliwy termin i optymalne koszty realizacji programu. Nie mniej ważne jest to, że to samo rozwiązanie umożliwia etapową automatyzację przedsiębiorstw i jednocześnie osiągnięcie pożądanego rezultatu po przejściu każdego etapu. Firma może stawiać pierwsze kroki, wybierając standardowe lub branżowe rozwiązania produkcyjne, z ich pomocą automatyzując realizację głównych zadań organizacji przy minimalnym nakładzie czasu i kosztów finansowych, a następnie - przystąpić do doskonalenia programu z uwzględnieniem specyfiki swojego przedsiębiorstwa. W takim przypadku roztwór można zastosować bez zatrzymywania się.

System oprogramowania 1C: Enterprise 8 oparty jest na jednej platformie, która stała się podstawą do tworzenia wszystkich konfiguracji. Jedna platforma technologiczna gwarantuje niski koszt indywidualnych rozwiązań i ułatwia ich tworzenie. Ta koncepcja umożliwia ustandaryzowany rozwój, skalowalność i przyspiesza wdrażanie najnowszych technologii we wszystkich konfiguracjach.

W naturze, pierwotnie harmonijny,

Procesy rozwijają się rytmicznie.

Noc odchodzi i nadchodzi nowy dzień

Wschód jaśnieje - znowu wschodzi słońce.

I co roku zima zmienia się w lato.

I będzie się powtarzać bez końca.

Aby biznes się rozwijał, a Ty działasz cyklicznie:

Zaplanować sprawdzenie akt.

P. Kalita

Cykle zarządzania przedsiębiorstwem

Od dawna zauważono, że większość procesów naturalnych i sztucznych powtarza się, tworząc cykle, podczas gdy okazało się, że powtarzalne procesy można kontrolować. Jako pierwsza zauważyła to założycielka organizacji naukowej Gruda F. Taylor, wyrażając proces zarządzania słowami: „planuj - wykonaj - sprawdź” (plan - zrób - sprawdź). Tak zdefiniowano po raz pierwszy cykl sterowania składający się z trzech funkcji (rys. 3.1).

Pojawienie się pomysłów P. Druckera na zarządzanie celami wymagało rozszerzenia funkcji Taylora, które zostały następnie skonkretyzowane przez K. Ishikawę. Opisał funkcje planowania i działania następująco: „planowanie” odbywa się w dwóch etapach: definiowanie celów i określanie sposobu ich osiągnięcia, a funkcja „działań” jest konkretyzowana przez nauczanie i szkolenie kadry oraz wykonywanie pracy. Następnie pojawiły się funkcje analizy i regulacji, co przyczyniło się do dalszego rozwoju nauk o zarządzaniu.

Postać: 3.1.

Postać: 3.2. Cykl kontrolny Shewharta(PDCA)

Cykle te są uniwersalne i obejmują większość procesów zarządzania przedsiębiorstwem. Jednak w praktyce zarządzanie celem i narzędzia programowe stworzone do jego realizacji wymagają wyjaśnień i uzupełnień związanych z jego specyfiką. Najważniejsze z nich zostaną omówione w tym rozdziale.

Kluczowe wskaźniki efektywności biznesowej i ich zrównoważony system

P. Drucker powiedział: zarządzać to mierzyć. Dlatego, aby zarządzać wydajnością, trzeba umieć ją mierzyć. Aby zmierzyć poziom osiągnięcia dowolnych celów w gospodarce, stosuje się wskaźniki. Ale zarządzanie wydajnością wymaga nie tylko pomiarów, ale kluczowe wskaźniki wydajność (kluczowe wskaźniki efektywności, KRG), te. te, które są najważniejsze dla oceny i zarządzania przedsiębiorstwem jako całością, odrębną jednostką strukturalną lub określonym pracownikiem. Oczywiście dla każdego szczebla rządzenia ważne będą te, które go charakteryzują. Dlatego konieczne jest ustalenie, które wskaźniki można uznać za kluczowe.

Po raz pierwszy pojęcie „kluczowych wskaźników wydajności” zostało wprowadzone przez D. Nortona i R. Kaplana, którzy uważali, że koncepcja wydajność łączy w sobie efektywność i skuteczność. Oni w to wierzyli KPI pozwoli postawić na solidnych fundamentach realizację znanej już koncepcji P. Druckera, znanej jako „Zarządzanie przez cele”.

MOSKWA INSTYTUT RADIOWANIA, ELEKTRONIKI I AUTOMATYKI (UNIWERSYTET TECHNICZNY)

Wydział: VIS (systemy informacyjne)

Specjalność: ASOiU

PRACA PISEMNA

Temat: „Systemy zarządzania informacją

procesy biznesowe przedsiębiorstwa.

System ERP LAWSON M3 - alternatywa dla SAP, Oracle, Axapta ”

Grupa: VIS8-03 Nauczyciel: Yashin L. Z. Uczeń: Volkov A. N.

Moskwa 2006

Wprowadzenie

1. Cele i zadania systemów informacyjnych (IS)
2. Klasyfikacja IP
3. Wybór, wymagania, ocena skuteczności realizacji IP
4. Problemy z wyborem adresu IP
5. Wymagania dotyczące własności intelektualnej
6. Ocena skuteczności realizacji IP
7. System ERP do zarządzania procesami biznesowymi przedsiębiorstwa przemysłowego
8. LAWSON M3 - alternatywa dla SAP, Oracle, Axapta
9. LAWSON М3 - Kompleksowe podejście do zarządzania biznesem

1. Porównanie systemu ERP LAWSON M3 z najbliższymi konkurentami
2. Przewagi konkurencyjne LAWSON M3

1. Rozwiązania branżowe oparte na LAWSON M3

Wniosek

Lista wykorzystanej literatury

Dodatek 1: Słowa kluczowe nowoczesne technologie zarządzanie

Wprowadzenie

Dziś optymalne strategie zarządzania biznesem stają się głównym czynnikiem budowania długoterminowej przewagi konkurencyjnej i zwiększania atrakcyjności inwestycyjnej przedsiębiorstwa. Efektywne zarządzanie to w równym stopniu zasoby, co pieniądze czy aktywa materialne. To właśnie ten zasób pomaga dynamicznie reagować na stale zmieniającą się sytuację rynkową, kontrolować wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa, szybko identyfikować wąskie gardła i koncentrować wysiłki dokładnie tam, gdzie są najbardziej potrzebne w danym momencie.

Ciągle słyszymy, że rosyjskie przedsiębiorstwa nie mogą konkurować z zachodnimi producentami, że nasze technologie nie są tak rozwinięte, a jakość rosyjskich produktów jest zbyt gorsza od zagranicznych odpowiedników. Problem w tym, że rosyjscy menedżerowie zaczęli mieć co najmniej dwa problemy z zarządzaniem:

• okazuje się, że wskaźniki i procedury, które wcześniej były wykorzystywane do analizy i planowania działalności przedsiębiorstwa (np. wielkość wytwarzanych produktów), nie pozwalają skutecznie konkurować;
• pojawienie się konkurentów nie tylko zaczyna utrudniać zwykły super-zysk, ale czasami zmniejsza go do zera.

W nowoczesnych warunkach efektywne zarządzanie jest cennym zasobem organizacji, obok zasobów finansowych, materialnych, ludzkich i innych. W konsekwencji poprawa efektywności działań zarządczych staje się jednym z obszarów doskonalenia działalności przedsiębiorstwa jako całości. Najbardziej oczywistym sposobem na zwiększenie wydajności procesu pracy jest jego automatyzacja. Ale to, co tak naprawdę jest, powiedzmy, ściśle sformalizowanym procesem produkcyjnym, wcale nie jest tak oczywiste dla tak eleganckiej sfery, jak zarządzanie.

Tworząc systemy informatyczne (IS) należy dążyć do produkcyjnej części biznesu, stwarzając możliwość nie tylko prymitywnego zbioru informacji, optymalizacji procesów biznesowych i innych atrybutów wdrożeniowych, ale także zapewniając możliwość analitycznego przetwarzania informacji na poziomie właściwości produktów, technologii, zasobów itp.

Nie jest tajemnicą, że często podejście do automatyzacji wygląda tak: trzeba wszystko zautomatyzować, dlatego kupujemy potężny zintegrowany system i wdrażamy go moduł po module. Ale dopiero później okazuje się, że uzyskany efekt jest bardzo daleki od tego, czego się spodziewano i pieniądze poszły na marne. Czasem wystarczy zaimplementować tylko kilka specjalistycznych i niedrogich aplikacji i połączyć je w oparciu o platformę integracyjną lub w razie potrzeby skorzystać z funkcjonalności systemu ERP. Wszystkie te kwestie można i należy rozwiązać na etapie projektowania, czyli świadomie podejść do wyboru narzędzi automatyzacji, porównując koszty z oczekiwanym efektem. W takim przypadku nie warto kierować się zasadą „im więcej funkcji, tym lepiej”. Im więcej system „potrafi”, tym droższy będzie kosztował i istnieje możliwość, że nie wszystkie jego funkcjonalności zostaną wykorzystane i nie zwróci się na siebie.

Obecnie intensywnie proponuje się wprowadzenie korporacyjnych systemów informacyjnych (CIS). Na łamach czasopism, w Internecie można zobaczyć wiele materiałów, które wychowują ten lub inny pomysł potworów i tak dalej. Jednocześnie rozpiętość jest bardzo duża, zarówno pod względem cen, warunków pracy, jak i świadczonych usług. Oprócz wszystkiego innego stosowane są różne ideologie zarządzania biznesem MRP, MRP2, ERP i tak dalej.

Najtrudniej jest zbudować ujednolicony system, który będzie odpowiadał potrzebom pracowników wszystkich działów. Każdy z działów może mieć własne oprogramowanie, zoptymalizowane pod kątem specyfiki pracy. System informacyjny może łączyć je wszystkie w jeden zintegrowany program, który współpracuje z jedną bazą danych, dzięki czemu wszystkie działy mogą łatwiej wymieniać informacje i komunikować się ze sobą. To zintegrowane podejście może być bardzo satysfakcjonujące, jeśli firmy będą mogły poprawnie skonfigurować system.

1. Cele i zadania systemów informatycznych

Przedsiębiorstwo jest pojedynczym organizmem, a ulepszanie jednej rzeczy może w najlepszym przypadku doprowadzić do najmniejszego przesunięcia w kierunku sukcesu lub w najgorszym przypadku do spadku ogólnej wydajności. Kierownictwo, a zwłaszcza dyrektorzy finansowi, muszą podejmować złożone decyzje w całym przedsiębiorstwie. A nakład pracy związany z rozwiązywaniem problemów operacyjnych dodatkowo komplikuje proces zarządzania.

Aby uprościć zarządzanie przedsiębiorstwem, przede wszystkim finansowym, niezbędny jest skuteczny system informacyjny obejmujący funkcje planowania, zarządzania i analizy. Co może dać wprowadzenie systemu informacyjnego:

• obniżenie całkowitych kosztów przedsiębiorstwa w łańcuchu dostaw (w przypadku zakupów),
• zwiększenie szybkości obrotu towarami,
• redukcja nadwyżek zapasów do minimum,
• zwiększenie i komplikacja asortymentu produktów,
• poprawę jakości produktów,
• terminowa realizacja zamówień i poprawa ogólnej jakości obsługi klienta.

CIS pełni funkcje technologiczne w zakresie gromadzenia, przechowywania, przesyłania i przetwarzania informacji. Rozwija się, kształtuje i funkcjonuje w regulaminie określonym metodami i strukturą działalności zarządczej przyjętej w określonym podmiocie gospodarczym, realizuje stawiane przed nim cele i zadania.

Główne cele automatyzacji przedsiębiorstwa to:

• Gromadzenie, przetwarzanie, analiza, przechowywanie i prezentacja danych o działalności organizacji i otoczenia zewnętrznego w formie dogodnej do podejmowania decyzji zarządczych;
• Automatyzacja wykonywania operacji biznesowych (operacji technologicznych) składających się na docelowe działania przedsiębiorstwa;
• Automatyzacja procesów zapewniających realizację głównej działalności.

2. Klasyfikacja systemów informatycznych

Proponuje się zastosowanie następującej klasyfikacji systemów i podsystemów SI. W zależności od poziomu obsługi procesów produkcyjnych w przedsiębiorstwie, sam CIS lub jego komponent (podsystemy) można przypisać do różnych klas:

Klasa A: systemy (podsystemy) obiektów technologicznych i / lub sterowania procesami.

Klasa B: systemy (podsystemy) przygotowania i rozliczania działalności produkcyjnej przedsiębiorstwa.

Klasa C: systemy (podsystemy) planowania i analizy działalności produkcyjnej przedsiębiorstwa.

Pierwsze systemy klasy A, które zostały opracowane w celu rozwiązania problemów sterowania procesami, obejmowały głównie obszar magazynowania, księgowości czy księgowości materiałowej. Ich wygląd wynika z tego, że rozliczanie materiałów (surowców, wyrobów gotowych, towarów) z jednej strony jest odwiecznym źródłem różnorodnych problemów zarządzania przedsiębiorstwem, az drugiej (w stosunkowo dużym przedsiębiorstwie) jednym z najbardziej pracochłonnych obszarów, które wymagają stałej uwagi. ... Główną „działalnością” takiego systemu jest księgowanie materiałów.

Systemy te zwykle charakteryzują się następującymi właściwościami:

• dość wysoki poziom automatyzacja wykonywanych funkcji;
• obecność wyraźnej funkcji monitorowania aktualnego stanu obiektu sterowania;
• obecność pętli sprzężenia zwrotnego;
• przedmiotami kontroli i zarządzania takim systemem są:
• wyposażenie technologiczne;
• czujniki;
• urządzenia i mechanizmy wykonawcze.
• mały odstęp czasu przetwarzania danych (tj. odstęp czasu między odebraniem danych o aktualnym stanie obiektu sterowania a wydaniem na nim działania kontrolnego);
• słaba (nieistotna) zależność (korelacja) czasowa pomiędzy dynamicznie zmieniającymi się stanami obiektów sterowania a systemem sterowania (podsystemem).

Za klasyczne przykłady systemów klasy A można uznać:

SCADA - Nadzór i pozyskiwanie danych (kontrola nadzorcza i pozyskiwanie danych);

System informacyjny to połączenie wsparcia technicznego, programowego i organizacyjnego, a także personelu, którego celem jest dostarczanie właściwym osobom odpowiednich informacji w odpowiednim czasie.

Przez pół wieku swojego istnienia oprogramowanie podlegało ogromnym zmianom, przechodząc od programów zdolnych do wykonywania tylko najprostszych operacji logicznych i arytmetycznych do złożonych systemów zarządzania przedsiębiorstwem. W oprogramowaniu zawsze istnieją dwa główne kierunki rozwoju:

Wykonywanie obliczeń;
gromadzenie i przetwarzanie informacji.

Intuicja, osobiste doświadczenie lidera i wielkość kapitału to już za mało, aby być pierwszym. Aby podjąć właściwą decyzję zarządczą w warunkach niepewności i ryzyka, konieczne jest ciągłe kontrolowanie różnych aspektów działalności finansowej i gospodarczej, czy to handlu, produkcji czy świadczenia jakichkolwiek usług.
Na wysoce konkurencyjnym, dynamicznym rynku nawet najbardziej konserwatywne lub biedne przedsiębiorstwa nie mogą sobie pozwolić na porzucenie tak potężnego narzędzia, jak automatyzacja. Skorzystaj z nowoczesnego technologia komputerowa w przemyśle jest tak wielka, że \u200b\u200bera agitacji na rzecz automatyzacji już dawno minęła.
Obecnie pojęcie systemu informacyjnego jest tak rozmyte, że w systemie informacyjnym można zdefiniować dowolne pojęcie, od programu komputerowego, który pomaga zautomatyzować proces, po ustalony zbiór zasad i procedur rządzących działaniami pracowników firmy w organizowaniu procesów tworzenia i wykorzystywania informacji według potrzeb. forma firmy. Współczesny biznes jest niezwykle wrażliwy na błędy w zarządzaniu i aby podjąć właściwą decyzję zarządczą w warunkach niepewności i ryzyka, konieczne jest ciągłe kontrolowanie różnych aspektów działalności finansowo-gospodarczej przedsiębiorstwa (niezależnie od profilu jego działalności). Teoria zarządzania przedsiębiorstwem to dość szeroki temat do badań i doskonalenia.
Kontrola procesu produkcyjnego
Optymalna kontrola procesu produkcyjnego to bardzo czasochłonne zadanie. Głównym mechanizmem jest planowanie. Zautomatyzowane rozwiązanie tego problemu pozwala kompetentnie zaplanować, uwzględnić koszty, przeprowadzić techniczne przygotowanie produkcji oraz sprawnie zarządzać procesem produkcyjnym zgodnie z programem i technologią produkcji. Oczywiście im większa produkcja, tym większa liczba procesów związanych z generowaniem zysku, co oznacza, że \u200b\u200bwykorzystanie systemów informatycznych jest niezbędne.
Obieg dokumentów
Obieg dokumentów to bardzo ważny proces w działalności każdego przedsiębiorstwa. Dobrze naoliwiony system obiegu dokumentów księgowych odzwierciedla bieżącą działalność produkcyjną faktycznie występującą w przedsiębiorstwie i daje menadżerom możliwość wpływania na nią. Dlatego automatyzacja obiegu dokumentów pozwala na zwiększenie efektywności zarządzania.
Zarządzanie operacyjne przedsiębiorstwem
System informatyczny rozwiązujący problemy zarządzania operacyjnego przedsiębiorstwem budowany jest w oparciu o bazę danych, w której zapisywane są wszelkie możliwe informacje o przedsiębiorstwie. Taki system informacyjny jest narzędziem zarządzania przedsiębiorstwem i jest zwykle nazywany korporacyjnym systemem informacyjnym. System informacji zarządzania operacyjnego zawiera wiele rozwiązań programowych do automatyzacji procesów biznesowych zachodzących w określonym przedsiębiorstwie.

Cel systemów informatycznych.

„Idealny” system informacyjny do zarządzania przedsiębiorstwem powinien zautomatyzować wszystkie lub przynajmniej większość działań przedsiębiorstwa. Ponadto automatyzacja powinna być wykonywana nie ze względu na automatyzację, ale z uwzględnieniem jej kosztów i dawać realny wpływ na wyniki działalności finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa.
W zależności od tematyki systemy informacyjne mogą się znacznie różnić pod względem funkcji, architektury i implementacji. Można jednak wyróżnić szereg właściwości, które są wspólne.
Systemy informacyjne są przeznaczone do zbierania, przechowywania i przetwarzania informacji, dlatego każdy z nich oparty jest na środowisku przechowywania i dostępu do danych.
Systemy informacyjne skierowane są do użytkownika końcowego, który nie posiada wysokich kwalifikacji w zakresie technologii komputerowej. Dlatego aplikacje klienckie systemu informatycznego powinny mieć prosty, wygodny, łatwy do opanowania interfejs, który zapewnia użytkownikowi końcowemu wszystkie funkcje niezbędne do pracy, a jednocześnie nie pozwala na wykonywanie zbędnych czynności.
Przedsiębiorstwo powinno stworzyć bazę danych zapewniającą przechowywanie informacji i ich dostępność dla wszystkich elementów systemu zarządzania.

Obecność takiej bazy danych pozwala na tworzenie informacji potrzebnych do podejmowania decyzji. Sam system informacyjny nie jest narzędziem podejmowania decyzji zarządczych. Decyzje podejmują ludzie. Ale system zarządzania jest w stanie prezentować lub „przygotowywać” informacje w taki sposób, aby wspierać podejmowanie decyzji. Systemy wspomagania decyzji są w stanie zapewnić m.in .:
śledzenie wydajności poszczególnych działów i usług w celu identyfikacji i eliminacji słabych ogniw, a także usprawnienia procesów biznesowych i jednostek organizacyjnych (tj. analiza informacji może prowadzić do zmiany zasad wykonywania określonych procesów zarządczych, a nawet zmiany struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa) ;
analiza działalności poszczególnych działów;
podsumowanie danych z różnych działów;
analiza wskaźników z różnych obszarów działalności finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa w celu wskazania perspektywicznych i nierentownych obszarów biznesowych;
identyfikacja trendów rozwijających się w przedsiębiorstwie i na rynku.
Nie powinniśmy zapominać, że z systemem będą musieli pracować zwykli ludzie, którzy są ekspertami w swojej dziedzinie, ale często mają bardzo przeciętne umiejętności w pracy z komputerami. Interfejs systemów informatycznych powinien być dla nich intuicyjny.

Technologia wdrażania systemów informatycznych.

- Technologia budowy systemu według modeli „tak jak powinno”, bez prób programowania aktualnie obowiązujących algorytmów. Praktyka tworzenia systemów według modelu „as is” pokazała, że \u200b\u200bautomatyzacja bez przeprojektowania procesów biznesowych i unowocześnienia istniejącego systemu zarządzania nie przynosi oczekiwanych rezultatów i jest nieskuteczna. Przecież wykorzystanie aplikacji w pracy to nie tylko ograniczenie papierowych dokumentów i rutynowych operacji, ale także przejście na nowe formy zarządzania dokumentami, księgowości i raportowania.
- Technologia budowania systemów z podejściem odgórnym. Jeśli decyzja o automatyzacji zostanie podjęta i zatwierdzona przez najwyższe kierownictwo, to wdrażanie modułów oprogramowania odbywa się z głównych przedsiębiorstw i działów, a proces budowy systemu korporacyjnego jest znacznie szybszy i wydajniejszy niż wtedy, gdy system był początkowo wprowadzany do niższych dywizji. Tylko dzięki wprowadzeniu „odgórnego” i aktywnej pomocy kierownictwa można wstępnie poprawnie ocenić i przeprowadzić cały zakres prac bez nieplanowanych kosztów.
- Technologia stopniowego wdrażania. Ponieważ złożona automatyzacja jest procesem, w który zaangażowane są prawie wszystkie działy strukturalne przedsiębiorstwa, najbardziej preferowana jest technologia stopniowego wdrażania. Pierwszymi obiektami automatyzacji są te obszary, w których przede wszystkim konieczne jest ustalenie procesu księgowości oraz tworzenie dokumentów sprawozdawczych dla organów wyższych i oddziałów pokrewnych.
- Zaangażowanie przyszłych użytkowników w rozwój. Podczas wykonywania prac nad złożoną automatyzacją przez integratora zmieniają się funkcje działów technologie informacyjne firmy klientów i ich rola w całym procesie przechodzenia przedsiębiorstwa na progresywne metody zarządzania.
Podczas realizacji projektu pracownicy działów wspólnie z programistami pracują z informacjami i modelami, uczestniczą w podejmowaniu decyzji o wyborze rozwiązań technologicznych i co najważniejsze organizują interakcję dostawców rozwiązań z pracownikami przedsiębiorstwa. W trakcie eksploatacji systemu informatycznego za utrzymanie i obsługę systemu odpowiadają pracownicy zautomatyzowanego systemu sterowania (o ile nie została zawarta umowa wsparcia z dostawcą). Specjaliści klienta są inicjatorami i wykonawcami przygotowania propozycji usprawnienia i rozwoju istniejącego systemu. To pozwala im lepiej dostosować go do swoich wymagań, dlatego te wymagania muszą być dokładnie przemyślane, aby technologia informacyjna nie była wykorzystywana tam, gdzie łatwo jest poradzić sobie z zadaniami zarządczymi za pomocą ołówka i kartki papieru.
System powinien wspierać taki schemat interakcji pomiędzy modułami a stacjami roboczymi, który odpowiadałby wymaganiom i możliwościom technicznym użytkownika. Najważniejszymi parametrami systemu informatycznego są niezawodność, skalowalność, bezpieczeństwo, dlatego przy tworzeniu takich systemów stosowana jest architektura klient-serwer. Architektura ta pozwala na dystrybucję pracy pomiędzy kliencką i serwerową częścią systemu, zapewnia rozwój i doskonalenie zgodnie ze specyfiką rozwiązywanych zadań. W ostatnich latach obserwuje się stały trend w kierunku wzrostu zapotrzebowania na aplikacje klient-serwer, które w zakresie księgowości i zarządzania mają większe możliwości niż systemy serwerowe w przetwarzaniu dużych ilości danych, możliwość tworzenia systemów rozproszonych, a także dostateczną integrację z innymi systemami.

Wdrażanie systemów informatycznych.

Wdrożenie systemu informacji zarządczej przedsiębiorstwa, podobnie jak każda poważna transformacja w przedsiębiorstwie, jest procesem złożonym i często bolesnym. Niemniej jednak część problemów pojawiających się podczas wdrażania systemu jest dobrze zbadana, sformalizowana i posiada efektywne metodologie rozwiązywania. Zapoznanie się z tymi problemami z wyprzedzeniem i przygotowanie się do nich znacznie ułatwia proces wdrożenia i zwiększa efektywność dalszego użytkowania systemu. Pierwszym krokiem w tworzeniu systemu powinno być przeprowadzenie kontroli przedprojektowej (tzw. Konsulting). Dopóki nie zostaną opisane i przeanalizowane wszystkie procesy biznesowe przedsiębiorstwa, nie zbudowano modelu przedsiębiorstwa „tak jak jest dzisiaj”, nie sformułowano rozsądnych wymagań dla nowego systemu, nie zbudowano modelu przyszłego systemu „tak, jak powinien”, nie opracowano zadania technicznego. o zakupie lub rozpoczęciu rozwoju systemu. Celem tych prac przedprojektowych jest opracowanie idei przyszłego systemu, opis funkcjonalnego modelu informacyjnego przyszłego systemu oraz zabezpieczenie go przed klientem. Dopiero wtedy możesz zainwestować w zakup lub rozwój systemu.

Przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia IP

• Przygotowanie informacji normatywnych i referencyjnych.

• Opracowanie metod przygotowania i przechowywania informacji referencyjnych.
• Opracowanie klasyfikacji obiektów informacji regulacyjnych i referencyjnych, ich definicja oraz szczegółowy opis ich właściwości. Przygotowanie przykładowych opisów tych obiektów.

Podstawowy skład obiektów informacji regulacyjnych i referencyjnych obejmuje:

• strukturę produkcyjną przedsiębiorstwa (zakłady produkcyjne i ich zgrupowania, ich identyfikacja i klasyfikacja);
• strukturę terytorialną przedsiębiorstwa (lokalizacje i miejsca składowania zapasów oraz ich grupowanie, ich identyfikacja i klasyfikacja);
• strukturę finansową przedsiębiorstwa (ośrodki odpowiedzialności finansowej i ich zgrupowania, ich identyfikacja i klasyfikacja);
• pozycje nomenklatury, ich klasyfikacja i grupowanie;
• specyfikacje pozycji nomenklatury (struktura produktu);
• szlaki technologiczne (w tym punkty rozliczeniowe w nim do budowy systemu rozliczania produkcji);
• inne dane.

• Sformułowanie rekomendacji w celu wyeliminowania zidentyfikowanych braków danych o obiektach informacji normatywnej i referencyjnej w istniejącym systemie informacyjnym.
• Audyt procesu przygotowania i prowadzenia podręczników do informacji referencyjnych pod kątem zgodności z celami przedsiębiorstwa i zasadami tworzenia własności intelektualnej.
• Alokacja kategorii kosztów, badanie i określenie metod obliczania kosztów produkcji (w kategoriach kosztów bezpośrednich i zmiennych kosztów pośrednich).

• Przygotowanie procesów biznesowych.

• Analiza i formułowanie rekomendacji dotyczących usprawnienia procesów biznesowych planowania działań operacyjnych, ich realizacji, a także utrzymywania danych regulacyjnych wspierających działania operacyjne.
• Analiza i formułowanie rekomendacji dla osiągnięcia zgodności procesów biznesowych z zaleceniami metodologii IP
• Opracowanie modeli procesów biznesowych dla sprzedaży, produkcji, zakupów, planowania i innych, zgodnie z tematyką projektu, na różnych poziomach hierarchii decyzji planistycznych wymaganych przez przedsiębiorstwo Klienta procesów biznesowych, które będą obsługiwane przez system

• Wybór oprogramowania do automatyzacji planowania i rozliczania produkcji.

• Analiza rynku oprogramowania.
• Opracowanie analitycznego systemu raportowania, który trzeba będzie uzyskać za pomocą systemu.
• Opracowanie wymagań dla systemu informatycznego.
• Przygotowanie specyfikacji technicznych do doboru i wdrożenia systemu informatycznego.
• Organizacja konkursu na wybór oprogramowania dla systemu informatycznego.

Konieczne jest uwzględnienie poziomu wyszkolenia specjalistów, którzy będą pracować z aplikacją, a także celu aplikacji. Jeśli użytkownicy mają duże doświadczenie z aplikacjami, możesz użyć interfejsu z wieloma oknami, menu rozwijanych itp.
Jeśli mówimy o pracownikach, którym trudno „nacisnąć trzy przyciski obiema rękami”, to interfejs systemu powinien być jak najprostszy, a kolejność działań oczywista. Podobnie, jeśli szybkie wprowadzanie danych jest krytyczne w trybie użytkowania, wygoda interfejsu jest najważniejsza. Warto zapewnić programistom możliwość wypróbowania się w roli użytkowników końcowych jeszcze przed uruchomieniem systemu informatycznego.

Rodzaje systemów informacyjnych w organizacji

Ponieważ w organizacji istnieją różne zainteresowania, cechy i poziomy, istnieją różne typy systemów informacyjnych. Żaden pojedynczy system nie jest w stanie w pełni zaspokoić potrzeb organizacji w zakresie wszystkich informacji. Organizację można podzielić na poziomy: strategiczny, zarządczy, wiedzy i operacyjny; oraz obszary funkcjonalne, takie jak sprzedaż i marketing, produkcja, finanse, księgowość i zasoby ludzkie. Systemy są tworzone, aby służyć tym różnym interesom organizacyjnym. Różne poziomy organizacyjne obsługują cztery główne typy systemów informacyjnych: systemy poziomu operacyjnego, systemy poziomu wiedzy, systemy poziomu kontroli i systemy poziomu strategicznego.

Systemy na poziomie operacyjnym wspierają menedżerów operacyjnych, nadzorują podstawowe działania organizacji, takie jak sprzedaż, płatności, wypłaty, listy płac. Głównym celem systemu na tym poziomie jest odpowiadanie na typowe pytania i kierowanie przepływami transakcji w organizacji. Aby odpowiedzieć na tego typu pytania, informacje muszą być ogólnie łatwo dostępne, szybkie i dokładne.

Systemy na poziomie wiedzy wspierają pracowników umysłowych i podmioty przetwarzające dane w organizacji. Celem systemów na poziomie wiedzy jest pomoc w integracji nowej wiedzy w biznesie i pomoc organizacji w zarządzaniu przepływem dokumentów. Systemy oparte na wiedzy, zwłaszcza w postaci stacji roboczych i systemów biurowych, są obecnie najszybciej rozwijającymi się aplikacjami w biznesie.

Systemy płaszczyzny kontroli mają służyć kontrolowaniu, zarządzaniu, podejmowaniu decyzji i czynnościom administracyjnym średniego kierownictwa. Określają, czy obiekty działają dobrze i okresowo o tym informują. Na przykład system kontroli ruchu raportuje ruch całkowitej ilości towarów, równość działu sprzedaży i działu finansującego koszty dla pracowników we wszystkich sekcjach firmy, odnotowując, gdzie rzeczywiste koszty przekraczają budżet.

Niektóre systemy samolotów kontrolnych wspierają nietypowe podejmowanie decyzji. Koncentrują się na mniej ustrukturyzowanych rozwiązaniach, w przypadku których wymagania informacyjne nie zawsze są jasne. Systemy na poziomie strategicznym są narzędziem pomagającym wyższej kadrze kierowniczej w przygotowywaniu badań strategicznych i długoterminowych trendów w firmie i środowisku biznesowym. Ich głównym celem jest dostosowanie się do zmian warunków pracy z istniejącymi możliwościami organizacyjnymi.
Systemy informacyjne można również zróżnicować w sposób funkcjonalny. Główne funkcje organizacyjne, takie jak sprzedaż i marketing, produkcja, finanse, księgowość i zasoby ludzkie, są obsługiwane przez ich własne systemy informacyjne. W dużych organizacjach podfunkcje każdej z tych głównych funkcji mają również własne systemy informacyjne. Na przykład funkcja produkcyjna może mieć systemy zarządzania zapasami, kontroli procesu, konserwacji zakładu, zautomatyzowanej inżynierii i wymagań dotyczących planowania materiałów.
Typowa organizacja ma systemy na różnych poziomach: operacyjnym, zarządczym, wiedzy i strategicznym dla każdego obszaru funkcjonalnego. Na przykład dział sprzedaży ma system sprzedaży na poziomie operacyjnym do rejestrowania codziennych danych biznesowych i przetwarzania zamówień. System poziomu wiedzy tworzy odpowiednie ekspozycje, aby zademonstrować produkty firmy. Systemy płaszczyzny zarządzania śledzą miesięczne dane biznesowe dla wszystkich obszarów handlowych i raportują obszary, w których sprzedaż przekracza lub spada poniżej oczekiwanego poziomu. System prognostyczny przewiduje trendy handlowe w okresie pięciu lat - obsługuje poziom strategiczny

Wdrażanie systemów informatycznych Główne problemy i zadania

Brak wyznaczenia zadania zarządczego w przedsiębiorstwie.

Większość kadry kierowniczej prowadzi swoją działalność wyłącznie w oparciu o swoje doświadczenie, intuicję, wizję i bardzo nieustrukturyzowane dane dotyczące jej stanu i dynamiki. Z reguły, gdy menedżer proszony jest o opisanie w jakiejś formie struktury swojego przedsiębiorstwa lub zbioru przepisów, na podstawie których podejmuje decyzje zarządcze, sprawa szybko trafia w ślepy zaułek. Kompetentne formułowanie zadań zarządczych jest najważniejszym czynnikiem wpływającym zarówno na sukces przedsiębiorstwa jako całości, jak i na powodzenie projektu automatyzacji. Dlatego pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, aby projekt wprowadzenia systemu informatycznego zarządzania przedsiębiorstwem odniósł sukces, jest sformalizowanie w jak największym stopniu wszystkich pętli sterowania, które faktycznie planujesz zautomatyzować. W większości przypadków nie można tego zrobić bez zaangażowania profesjonalnych konsultantów, ale z doświadczenia koszt konsultantów jest po prostu nieporównywalny ze stratami wynikającymi z nieudanego projektu automatyzacji.

Konieczność częściowej lub całkowitej reorganizacji struktury przedsiębiorstwa.

Przed przystąpieniem do wdrażania systemu zarządzania informacją w przedsiębiorstwie zazwyczaj konieczna jest częściowa reorganizacja jego struktury i technologii biznesowych. Dlatego jednym z najważniejszych etapów projektu wdrożeniowego jest pełne i rzetelne badanie przedsiębiorstwa we wszystkich aspektach jego działalności. Na podstawie wniosków uzyskanych w wyniku badania budowany jest cały dalszy schemat budowy korporacyjnego systemu informatycznego. Niewątpliwie wszystko można zautomatyzować, stosując zasadę „tak jak jest”, jednak nie powinno się tego robić z kilku powodów. Faktem jest, że w wyniku przeprowadzonego badania zwykle rejestruje się dużą liczbę miejsc, w których powstają nieracjonalne dodatkowe koszty, a także sprzeczności w strukturze organizacyjnej, których wyeliminowanie zmniejszyłoby koszty produkcji i logistyki, a także znacznie skróciło czas realizacji różnych etapów głównych procesów biznesowych. Nie możesz zautomatyzować chaosu, ponieważ wynikiem będzie zautomatyzowany chaos. Reorganizację można przeprowadzić w wielu lokalnych punktach, gdzie jest to obiektywnie konieczne, co nie pociągnie za sobą znaczącego spadku aktywności bieżącej działalności handlowej.

Potrzeba zmiany technologii pracy z informacją i zasadami biznesowymi

Sprawnie zbudowany system informatyczny nie może nie wprowadzić zmian w istniejącej technologii planowania i sterowania, a także zarządzania procesami. Niektóre z najważniejszych funkcji dla menedżera system informacji korporacyjnej, to moduły rachunkowości zarządczej i kontrolingu finansowego. Teraz każdą jednostkę funkcjonalną można zdefiniować jako centrum księgowe, z odpowiednim poziomem odpowiedzialności jej szefa. To z kolei zwiększa odpowiedzialność każdego z tych menedżerów i zapewnia top managerom efektywne narzędzia do precyzyjnej kontroli nad realizacją indywidualnych planów i budżetów.
Z systemem informacyjnym kierownictwo przedsiębiorstwa, kierownik jest w stanie otrzymywać aktualne i rzetelne informacje o wszystkich segmentach działalności firmy, bez opóźnień i zbędnych łączy transmisyjnych. Dodatkowo informacja jest prezentowana kierownikowi w wygodnej formie „z arkusza” w przypadku braku czynnika ludzkiego, który może stronnicze lub subiektywne interpretować informacje podczas transmisji. Jednak należałoby uczciwie powiedzieć, że niektórzy menedżerowie nie są przyzwyczajeni do podejmowania decyzji zarządczych na temat informacji w czystej postaci, chyba że opinia osoby, która je dostarczyła, jest do nich dołączona. Takie podejście w zasadzie ma prawo do życia w obecności systemu informatycznego do zarządzania przedsiębiorstwem, ale często negatywnie wpływa na obiektywizm zarządzania. Wprowadzenie systemu informacji zarządczej przedsiębiorstwa wprowadza istotne zmiany w zarządzaniu procesami biznesowymi. Każdy dokument, pokazujący w polu informacyjnym przebieg lub zakończenie określonego procesu end-to-end, jest automatycznie tworzony w zintegrowanym systemie na podstawie pierwotnego dokumentu, który otworzył proces. Pracownicy odpowiedzialni za ten proces tylko kontrolują iw razie potrzeby wprowadzają zmiany w pozycjach dokumentów budowanych przez system. Na przykład klient złożył zamówienie na produkty, które muszą zostać zrealizowane do określonej daty miesiąca. Zamówienie jest wprowadzane do systemu, na jego podstawie system automatycznie tworzy fakturę (na podstawie istniejących algorytmów wyceny), faktura jest wysyłana do klienta, a zamówienie trafia do modułu produkcyjnego, gdzie zamówiony rodzaj produktu jest rozkładany na osobne elementy. Na podstawie listy komponentów w module zakupów system tworzy dla nich zamówienia, a moduł produkcyjny odpowiednio optymalizuje program produkcyjny, tak aby zamówienie było realizowane na czas. Oczywiście w prawdziwym życiu możliwe są różne opcje nieodwracalnych przerw w dostawach komponentów, awarii sprzętu itp. niepożądane efekty lub je zmniejszyć. Nie zakładaj, że praca z systemem informacyjnym zarządzania przedsiębiorstwem stanie się łatwiejsza. Wręcz przeciwnie, znaczne ograniczenie formalności przyspiesza proces i poprawia jakość realizacji zamówień, podnosi konkurencyjność i rentowność przedsiębiorstwa jako całości, a to wszystko wymaga większej koncentracji, kompetencji i odpowiedzialności wykonawców. Niewykluczone, że istniejąca baza produkcyjna nie poradzi sobie z nowym przepływem zamówień, trzeba będzie też wprowadzić w niej reformy organizacyjno-technologiczne, które w dalszej kolejności wpłyną pozytywnie na prosperowanie przedsiębiorstwa.

Opór pracowników

Złożoność przedsiębiorstw inżynieryjnych jest bardzo podobna do większości rosyjskie przedsiębiorstwa i dużo już o tym napisano.
Można jednak pokusić się o wyróżnienie kilku dość interesujących i rzadko wspominanych w prasie problemów, które są charakterystyczne dla inżynierii mechanicznej.
1. Który z dyrektorów bardziej potrzebuje systemu, niech go wdroży. Często decyzja o wdrożeniu systemu informatycznego nie jest decyzją firmy, a przynajmniej skonsolidowaną decyzją najwyższych menedżerów i akcjonariuszy, ale decyzją jednego z liderów funkcjonalnych, np. cFO lub dyrektor produkcji. W tym przypadku system informatyczny jest wdrażany w interesie tego konkretnego lidera, podczas gdy większość kierowników wyższego szczebla przedsiębiorstwa nie bierze udziału w procesie wdrażania, dzięki czemu może niejednoznacznie ocenić zarówno sam proces, jak i wyniki wdrożenia systemu jako całości.
Co więcej, często podczas wdrażania systemu nacisk może się przesunąć do tego stopnia, że \u200b\u200bw celu dalszego kompleksowego wdrożenia należy poważnie przerobić już wykonaną pracę. Istnieją przykłady takiej automatyzacji. Na pytanie „Dlaczego?” „Musieliśmy spróbować zrobić to źle, aby całe kierownictwo zrozumiało, jak nie automatyzować zarządzania. Ale teraz wszyscy menedżerowie rozumieją potrzebę osobistego udziału w złożonej automatyzacji przedsiębiorstwa ”.
Trudno powiedzieć, na ile to podejście się usprawiedliwia, ale też trudno rzucić wyzwanie inicjatorom wprowadzenia systemów informatycznych w przedsiębiorstwie, gdyż inaczej „przedsiębiorstwo w ogóle nie zwróciłoby uwagi na kwestie automatyzacji”. Faktycznie w opisywanym przypadku firma na własnych błędach przechodzi szkolenie z poprawnego wdrażania systemów informatycznych, w efekcie przy powtarzających się projektach kierownictwo przedsiębiorstwa dużo dokładniej rozumie już, jakie cele chce osiągnąć w wyniku wdrożenia systemu, jakie wysiłki należy zorganizować, aby projekt był realizowany. Po co musisz zaprosić profesjonalnych konsultantów i ile naprawdę może kosztować projekt wdrożenia zintegrowanego systemu informacji zarządczej.
2. Przy wprowadzaniu systemów informatycznych do zarządzania przedsiębiorstwem w większości przypadków występuje aktywny opór ze strony lokalnych pracowników, co jest poważną przeszkodą dla konsultantów i może całkiem zakłócić lub znacznie opóźnić projekt wdrożeniowy, a jeśli pracownikom system się nie podoba, to jest źle.
Zaskakujące, nawet w dużych przedsiębiorstwach, czasami opinia pracownika niższego szczebla (coś nie jest przyjemne, nie pasuje, nie jest wygodne, drobnym drukiem, „stary system był generalnie jaśniejszy” itp.) Jest w stanie dość spowolnić wdrożenie systemu.
Często menedżerowie przedsiębiorstw, zwłaszcza jeśli nie przywiązują wystarczającej uwagi do procesu wdrażania, oceniają jakość systemu na podstawie informacji zwrotnych od pracowników, których zainteresowania często odbiegają od zainteresowań menedżera. W efekcie, zamiast optymalnie realizować cele wdrożenia systemu zarządzania, sporo czasu poświęca się na przeróbki interfejsów, wprowadzanie różnego rodzaju „poprawek” i „łuków”, podczas gdy takie usprawnienia nie przedstawiają żadnej rzeczywistej wartości, ale znacząco wpływają na budżet i, co najważniejsze, czas wdrożenia. Kierownicy przedsiębiorstwa, którzy zdecydowali się zautomatyzować swoją działalność, powinni w takich przypadkach w każdy możliwy sposób wspierać odpowiedzialną grupę specjalistów wdrażających system informacji zarządczej przedsiębiorstwa, prowadzić prace wyjaśniające z personelem, a ponadto: Wytworzyć silne poczucie nieuchronności wdrożenia wśród pracowników wszystkich szczebli;
Zapewnij kierownikowi projektu wdrożeniowego wystarczające autorytety, ponieważ czasami opór (często podświadomy lub w wyniku nieuzasadnionych ambicji) pojawia się nawet na poziomie menedżerów wyższego szczebla (często trudności mogą pojawić się w momencie, gdy menedżer nagle zdaje sobie sprawę, że wraz z wprowadzeniem systemu dostaje rodzaj pułapki: zwiększona świadomość, jaką zapewnia system, minimalizuje niepewność aktualnej sytuacji produkcyjnej, a tym samym ogranicza możliwość podejmowania decyzji opartych wyłącznie na subiektywnej opinii. Nowa technologia zarządzania pomaga również w identyfikacji niekompetencji kierownictwa.);
Zawsze wspieraj wszelkie decyzje organizacyjne dotyczące kwestii wdrożeniowych, wydając odpowiednie polecenia i pisemne instrukcje.

W trakcie eksploatacji próbnej oraz w trakcie przejścia do eksploatacji przemysłowej systemu przez pewien czas konieczne jest prowadzenie działalności, zarówno w nowym systemie, jak i kontynuowanie jej w tradycyjny sposób (utrzymanie papierowego obiegu dokumentów i systemów już istniejących). W związku z tym niektóre etapy projektu wdrożenia systemu mogą zostać opóźnione pod pretekstem, że pracownicy mają już wystarczająco dużo pilnej pracy zgodnie z ich przeznaczeniem, a opanowanie systemu jest zajęciem drugorzędnym i rozpraszającym. W takich przypadkach kierownik przedsiębiorstwa, oprócz prowadzenia prac wyjaśniających z pracownikami unikającymi rozwoju nowych technologii, musi:
1. Zwiększenie poziomu motywacji pracowników do opanowania systemu w postaci nagród i wdzięczności;
2. Podjąć środki organizacyjne, aby skrócić okres równoległej działalności.

Konieczność stworzenia wykwalifikowanego zespołu do wdrożenia i utrzymania systemu, wybór silnego lidera zespołu. Wdrożenie większości dużych systemów automatyzacji zarządzania przedsiębiorstwem odbywa się z wykorzystaniem technologii: w przedsiębiorstwie powstaje niewielka (3-6 osobowa) grupa robocza, która przechodzi najpełniejsze szkolenie w zakresie pracy z systemem, następnie ta grupa jest odpowiedzialna za znaczną część prac nad wdrożeniem systemu i jego dalsze wsparcie. Zastosowanie takiej technologii spowodowane jest dwoma czynnikami: po pierwsze, faktem, że przedsiębiorstwo zwykle jest zainteresowane posiadaniem specjalistów, którzy mogą szybko rozwiązać większość problemów związanych z pracą przy konfiguracji i obsłudze systemu, a po drugie przeszkoleniem pracowników i ich użycie jest zawsze znacznie tańsze niż outsourcing. Zatem utworzenie silnej grupy roboczej jest kluczem do pomyślnej realizacji projektu wdrożeniowego.
Szczególnie ważna kwestia to wybór lidera takiej grupy i administratora systemu. Lider, oprócz znajomości podstaw technologii komputerowej, musi posiadać głęboką wiedzę biznesową i zarządczą. W praktyce domowej przy wprowadzaniu systemów rolę taką pełni zwykle kierownik działu automatyki lub pokrewny. Podstawowymi zasadami organizacji grupy roboczej są następujące zasady:
Specjalistów grupy roboczej należy powołać z uwzględnieniem następujących wymagań: znajomość nowoczesnych technologii komputerowych (i chęć ich opanowania w przyszłości), umiejętności komunikacyjne, odpowiedzialność, dyscyplina;
Do wyboru i powołania administratora systemu należy podchodzić ze szczególną odpowiedzialnością, ponieważ prawie wszystkie informacje korporacyjne będą dla niego dostępne;
Ewentualne zwolnienie specjalistów z grupy wdrożeniowej w trakcie realizacji projektu może mieć niezwykle negatywny wpływ na jego wyniki. Dlatego członkowie zespołu powinni być wybierani spośród oddanych i rzetelnych pracowników oraz należy opracować system wspierający to zobowiązanie przez cały czas trwania projektu;
Po zidentyfikowaniu pracowników wchodzących w skład grupy wdrożeniowej, kierownik projektu powinien jasno określić zakres zadań do rozwiązania przez każdego z nich, formy planów i raportów oraz długość okresu sprawozdawczego. W najlepszym przypadku okres raportowania powinien wynosić jeden dzień.

Podsumować

Można stwierdzić, że generalnym celem strategicznym stworzenia korporacyjnego systemu informatycznego jest usprawnienie zarządzania, co pozwala na zwiększenie efektywności ekonomicznej i jakościową poprawę wyników produkcyjnych przedsiębiorstwa. Osiągnięcie tego celu w ramach tworzenia korporacyjnego systemu informatycznego powinno być realizowane poprzez wykorzystanie całego kompleksu technologii informatycznych w przedsiębiorstwie, a mianowicie:
- zbieranie wiarygodnych informacji;
- szybkie przetwarzanie danych o stanie produkcji i działalności gospodarczej;
- wsparcie analityczne przy podejmowaniu decyzji zarządczych;
W strukturze przedsiębiorstwa warto zaplanować dział wsparcia dla wdrażanych systemów, tak aby po próbnej eksploatacji ta rutynowa praca nie spoczywała na silnych i utalentowanych programistach, których należy kierować do realizacji nowych projektów. Cel systemów komputerowych Wspomaganie decyzji strategicznych polega na zapewnieniu najwyższemu kierownictwu bezpośredniego i swobodnego dostępu do informacji dotyczących kluczowych czynników, które są krytyczne dla realizacji celów strategicznych firmy.
Dlatego układy scalone muszą być łatwe w obsłudze i zrozumiałe. Zapewniają dostęp do różnych wewnętrznych i zewnętrznych baz danych, aktywnie wykorzystując graficzną reprezentację danych.
- terminowe informowanie personelu o wynikach planowania produkcji i zaopatrzenia w zasoby.
Przed wdrożeniem projektu wdrożeniowego, jak najbardziej sformalizuj jego cele;
Nadaj wysoki priorytet procesowi wdrażania systemu, pośród innych procesów organizacyjnych i handlowych. Wzmocnij menedżera projektu;
Stwórz atmosferę nieuchronności wdrożenia wśród wszystkich pracowników przedsiębiorstwa i staraj się zwiększać tempo opanowania nowych technologii środkami organizacyjnymi;
Wprowadzenie systemu informatycznego zarządzania przedsiębiorstwem jest jak naprawa - nie można go zakończyć, można go tylko zatrzymać. Zatem wdrożenie faktycznie nigdy się nie skończy, system musi być stale udoskonalany w trakcie jego przemysłowej eksploatacji wraz z postępem informatycznym i metodologiami zarządzania działalnością Państwa przedsiębiorstwa.