Jak zorganizować pracę zdalną. Jak zorganizować dzień pracując zdalnie? Osobiste doświadczenie

Rok temu zacząłem pracować zdalnie i wyjechałem w podróż. Moja codzienność dość szybko i bez wysiłku zamieniła się w obraz stockowy, który jako pierwszy wyskakuje przy wyszukiwaniu „freelancera”: biały piasek, lazurowe morze, MacBook i szklanka kuszącego soku pomarańczowego na stole. I choć przyjaciele i znajomi pisali do mnie ze śnieżnej Rosji, jak mi zazdroszczą i chcą tego samego, ja z przerażeniem przywykłam do nowego rytmu życia, w którym nie ma pojęcia „harmonogramu pracy”.

Kiedy od 10 do 19 siedzisz w biurze bez okna, a na zewnątrz jest ciemno i -10, skupienie się na pracy nie jest już takim trudnym zadaniem. Nie ma żadnych rozpraszaczy, po prostu usiądź i kliknij zadania robocze. A zupełnie inna sprawa, gdy ocean pluska u stóp, za oknem przejeżdżają piękne motocykle z brodatymi surferami za kierownicą, a telefon dokucza wyskakującymi powiadomieniami o koncertach w okolicy, tańcach na piasku i wiadomościach od przyjaciele zapraszają Cię na kilka nocy na dziką plażę.

Dostosuj swoją pracę do osobistego harmonogramu, a nie odwrotnie

Na początku cierpiałem, bo byłem niezwykle odpowiedzialnym pracownikiem. Jeśli wybór był pomiędzy pracą a rozrywką, zawsze traktowałem pracę priorytetowo, nawet jeśli mój dzień pracy już się skończył, nawet jeśli nie do końca był to mój obszar obowiązków, nawet jeśli terminy nie były tak krytyczne, a zadanie mogło Poczekaj do jutra.

Wtedy zdałem sobie sprawę, że nadmierna odpowiedzialność nie jest wcale złą cechą, ale raczej pozbawioną znaczenia. Klient lub pracodawca zlecając zadanie, zwykle nie oczekuje, że zostanie ono wykonane w ciągu najbliższej godziny.

Bezinteresowność i rezygnacja z osobistych planów na rzecz szybszego wykonania zadania najczęściej pozostaje niezauważona i niedoceniona. I przychodzi taki moment, kiedy zaczyna Ci się wydawać, że robisz dużo, ale jesteś mało ceniony. Chociaż w rzeczywistości możesz robić coś, o co nikt cię nawet nie prosił. Może to prowadzić do frustracji i przedwczesnego wypalenia zawodowego.

Harmonogram dowolnego zadania można dostosować do 90% plany osobiste. Kiedy się tego nauczyłam, otwarł się drugi wiatr: teraz zaczynam pracować z inspiracją i zapałem, a myśl, że teraz mogłabym się pobawić, zamiast siedzieć przy laptopie, już nie siedzi mi w głowie.

Zrób plan na dzień i trzymaj się go

Kiedy nie ma jasnego planu dnia, uwaga zdradziecko rozprzestrzenia się na wszystkie strony. A Ty, nie zauważając tego, możesz obiecać swoim współpracownikom wykonanie szeregu dodatkowych zadań lub umówić się na kilka rozmów, które pochłoną wszystko czas pracy lub nawet pójść gdzieś się opalać.

Każdego wieczoru układam plan na kolejny dzień: spisuję wszystkie zadania, które mam zamiar zrobić jutro. Pomaga to skoncentrować się, ocenić obciążenie pracą i zaplanować sprawy osobiste.

Lubię też zaznaczać wykonane zadania: jest to bardzo inspirujące i pobudza aktywność umysłową. Mózg jest gotowy wiele zrobić, aby w nagrodę otrzymać upragniony znacznik wyboru obok elementu planu.

Ta metoda ma jeden bardzo ważny niuans: gdy tylko zostanie sporządzony harmonogram na następny dzień, „zamykasz go”. Oznacza to, że na tej liście nie ma już ani jednego, nawet najpilniejszego zadania, a na wszystkie zadania napływające od współpracowników odpowiadamy: „OK, zrobię to jutro”. Takie podejście pomaga nie wytrącić się z równowagi w okresach pracy awaryjnej i uczy klienta odpowiedzialności przy ustalaniu zadań. Sytuacje, w których zadanie jest naprawdę pilne, zdarzają się rzadko. Bardzo często zadania docierają oznaczone JAK NAJSZYBCIEJ tylko dlatego, że klient lub opiekun klienta zwlekał z ich ustawieniem, licząc na to, że zawsze jesteś wolny i nie masz już nic do zrobienia.

Nie pracuj w tym samym miejscu, w którym odpoczywasz

Jeśli stworzysz w pomieszczeniu atmosferę odpoczynku i relaksu, trudno będzie się w nim skoncentrować na pracy. Mózg jest przyzwyczajony do tego, że zwykle tu jesteś, oglądając filmy, czytając, przytulając ukochaną osobę lub przygotowując śniadanie, więc trudno będzie mu przejść w tryb aktywny i zacząć pracować. I dlaczego? Niech dom pozostanie domem, miejscem odpoczynku i naładowania baterii. Do pracy wybierz przytulną przestrzeń coworkingową lub ulubioną kawiarnię w pobliżu. Z biegiem czasu, przychodząc tam regularnie, zauważysz, jak Twój mózg natychmiast dostosowuje się do panującego tam trybu pracy.

Odłóż telefon

Kiedy zarządzasz swoim czasem, istnieje pokusa, aby rozpraszać go czynniki zewnętrzne – np portale społecznościowe lub po prostu rozmowy ze znajomymi w kawiarni – wzrasta. Podczas pracy odłóż telefon lub włącz tryb samolotowy. I stwórz dla siebie wygodny dla siebie system naprzemiennej pracy i odpoczynku. Ten mi pasował:

Pozwalam sobie na przeglądanie powiadomień w mediach społecznościowych dopiero po wykonaniu zadania. Robię sobie przerwę 10-15 minut i zaczynam następną. I tak dalej, aż do końca listy.

Śledź swoją codzienną rutynę

Zdarza się, że w obliczu niedotrzymania terminów zaczynamy pracować w nocy, aby dostarczyć projekt na czas. Stopniowo zauważamy, że przeszliśmy na nocny tryb pracy: zasypiamy o świcie i wstajemy o trzeciej po południu (na szczęście pozwala nam na to różnica czasu w stosunku do Moskwy). Dla każdego indywidualnie, ale u mnie zauważyłem, że zakłócenie wzorców snu ma bardzo negatywny wpływ na ogólne samopoczucie. Kiedy przespałam pół dnia i obudziłam się kilka godzin przed zachodem słońca, nie mam już na nic energii. Opracuj wygodny dla siebie harmonogram snu i czuwania i staraj się go przestrzegać.

W trybie Praca zdalna Internet staje się Twoim środowiskiem pracy. Wszystko się tam dzieje: pracownicy komunikują się, projekty są rejestrowane, menadżer kontroluje.

Lifehaker znalazł ratunek w chmurze CRM. Żadnych serwerów, żadnych przewodów. Dostęp do tego wirtualnego środowiska pracy można uzyskać z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu na świecie. Jest Internet - pomyśl, że jesteś w pracy.

100 kBit/s to minimalna prędkość Internetu do normalnego działania. To wystarczy dla wielu programów.

Sprawdź swoją prędkość za pomocą Yandex.Internetometr

Internet już jest, prędkość sprawdzona, czas przejść do procesów biznesowych.

Przejdź na programy w chmurze

Zarządzanie zadaniami, śledzenie czasu, narzędzia do monitorowania wykonania, przechowywanie plików - wszystko to jest potrzebne do produktywnej pracy.

Czego dokładnie użyć:

• System zarządzania projektami (planiści): Basecamp, Active Collab, Wrike, Trello.
• Przechowywanie plików: Dysk Google, Cloud Mail.ru, Yandex.Disk, Dropbox.
• Komunikator: Viber, Skype, Telegram, Slack.

Istnieją miliony programów. Wybierz dla siebie, kierując się następującymi zasadami: prosty interfejs, obecność przypomnień, szybkość wprowadzania i analizowania zadań. W planiście często znajduje się zbyt wiele bezużytecznych opcji, które mogą być mylące. Im mniej funkcjonalności, tym lepiej. Bazując na doświadczeniu, wybrałem dla siebie Todoist. Do pracy z zespołem - Trello lub Worksection. Mój osobisty system planowania to mieszanka: GTD, Gleb Arkhangelsky, Benjamin Franklin, Kanban, Paul McGee.

Denis Judin

Zadania zostały postawione, plan został nakreślony. Najwyższy czas zacząć to wdrażać.

Komunikuj się za pomocą telefonii IP

• Wszystko jest w chmurze. Od tej chwili lokalizacja podwładnych nie ma znaczenia.
• Dzielony pokój. Pracownicy w dowolnym kraju na świecie dostępni są pod jednym numerem.
• Usługa od dostawcy. Pomoc techniczna zawsze czujny - pomoże, doradzi i odpowie na pytania.
• Elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Do wymiany umów nie są konieczne spotkania osobiste, gdyż oryginały dokumentów można dostarczyć w formie elektronicznej.

Wirtualna centrala telefoniczna „Telfin.Office”

Jak korzystać - lista kontrolna dla menedżera:

• Słuchaj rozmów: bądź na bieżąco z pracą swoich pracowników.
• Śledź nieodebrane połączenia: w ten sposób możesz zrozumieć, dlaczego klient nie odebrał.
• Połącz z CRM: dla swoich przepływów pracy.
• Skonfiguruj przekazywanie połączeń: Twoi pracownicy będą w kontakcie 24 godziny na dobę.
• Śledź statystyki: uzyskasz kompleksowy obraz wyników firmy.

Wymyśl KPI

Załóżmy, że zatrudniłeś Gregory'ego i Konstantina na identyczne stanowiska według standardowego harmonogramu: osiem godzin dziennie i pięć dni w tygodniu. I pewnego dnia zauważasz, że Gregory ciężko pracuje, a Konstantin zajmuje się swoimi sprawami przez dwie z ośmiu godzin.

Bez rozmowy zwalniasz Kostyę, ale później okazuje się, że Konstantin wykonał pracę w sześć godzin, a pozostałe dwie godziny poświęcił samorozwojowi. Grigorij nie może wykonać tej samej pracy w osiem godzin. Okazuje się, że spieszyliśmy się, ale na próżno.

Co jest dla Ciebie ważniejsze: wynik czy czas poświęcony na jego osiągnięcie? Przechodząc na zdalny format kontroli, ustaw taki, który będzie zrozumiały zarówno dla Ciebie, jak i Twoich podwładnych. systemu KPI - kluczowe wskaźniki efektywność.

Jak to działa:

• W tabeli w Dokumentach Google każdy pracownik zapisuje swój plan na miesiąc i kwartał.
• Na koniec okresu sprawozdawczego podsumowuje, co zaplanowano, a czego nie.
• Menedżerowi wystarczy spojrzeć na liczby, aby zrozumieć, jak się sprawy mają.
• Podwładny zawsze ma wytyczne i wie, czego się od niego oczekuje.

Regularne raporty i spotkania, podczas których podwładni będą opowiadać o zadaniach zrealizowanych w danym okresie, pomogą Ci trzymać rękę na pulsie. Przy takiej organizacji kontroli i raportowania cenny pracownik nie zostanie zwolniony, a opóźniony pracownik zostanie prawidłowo rozdzielony czas pracy.

Rozwijaj swój zespół

Jeśli pracownicy zdalni mają bardzo różne poziomy umiejętności, można to łatwo rozwiązać poprzez szkolenie online. Postępuj zgodnie z odpowiednimi kursami i programy edukacyjne, teraz jest ich mnóstwo w Internecie: marketing, copywriting, sprzedaż, SEO.

Gdzie iść na studia:

• „Netologia”. Uniwersytet w Internecie. Wszystko o marketingu internetowym. Poziomy - od podstawowego do zaawansowanego.
• „Teorie i praktyki”. Wykłady z zakresu biznesu, designu, sztuki.
• Kursra. Internetowy katalog kursów edukacyjnych z całego świata.
• „Lektorium”. Akademicki projekt edukacyjny.
• Akademia HTML. Interaktywne kursy na temat HTML i CSS. Dużo praktyki.

Utrzymuj dwustronny kontakt z podwładnymi. Regularnie komunikując się z pracownikami, zrozumiesz, jak opłacalny okazał się zbudowany system i jak można go ulepszyć.

Zadawaj pytania, organizuj nieformalne spotkania online, pytaj informacja zwrotna poprzez kwestionariusze, spotykamy się od czasu do czasu.

Jesteś kapitanem. Steruj swoim statkiem i stwórz zespół.

Ciesz się wynikami

Format ten ma kilka zalet, które ułatwią życie każdemu menadżerowi i właścicielowi firmy.

• Oszczędności: nie trzeba przepłacać za wynajem dużego biura ani wydawać pieniędzy na zakup sprzętu biurowego.
• Produktywność: zdalni pracownicy statystycznie pracują wydajniej, bo nie muszą co rano w drodze do biura chwiać się w zatłoczonej komunikacji miejskiej.
• Redukcja ryzyka: prawdopodobieństwo wystąpienia całkowitych problemów technicznych jest minimalne – ktoś z zespołu na pewno będzie utrzymywał komunikację.
• Swoboda w wyborze specjalistów: personel jest dostępny na całym świecie, bez ograniczeń geograficznych.
• Stała komunikacja: możliwość pracy przez całą dobę z przedstawicielami w różnych strefach czasowych.

Teraz znasz już wszystkie tajniki pracy zdalnej – od rekrutacji niezbędne narzędzia aż do subtelności Praca w zespole- i są całkowicie gotowe do przejścia nowy system organizacja pracy. Bądź odważny, a wszystko się ułoży. Powodzenia!

Liliya Kokh, trenerka, coach w firmie Rusonix

W Ostatnio Coraz więcej firm decyduje się na zatrudnianie pracowników z innych regionów, a także coraz częściej zgadza się na umożliwienie swoim pracownikom pracy z domu. Oczywiście jest to wspaniała okazja dla tych osób, którym okoliczności nie pozwalają na codzienne przebywanie w biurze od rozmowy do rozmowy. Należą do nich matki, które chcą pracować, a jednocześnie dłużej zostać w domu ze swoimi dziećmi, osoby niepełnosprawne i utalentowana młodzież, która nie chce mieszkać w dużych miastach, ale chce rozwijać się w dużej, prestiżowej firmie i jest dlatego jesteś gotowy do pracy zdalnej.

Dla wielu firm ten trend jest również bardzo opłacalny. Oszczędzać można zarówno na przestrzeni pracy i jej aranżacji, jak i na poziomie wynagrodzeń. Specjaliści na rynku pracy swojego regionu są tańsi. Nie mniej istotny jest fakt, że istnieje szansa na zatrudnienie specjalistów, których nie tak łatwo znaleźć w mieście, a może nawet w kraju, w którym znajduje się sama firma i biuro.

Wydawałoby się, że obie strony mają ciągłe zalety i korzyści. I każdy powinien być zadowolony i szczęśliwy. Dlaczego zatem coraz więcej menedżerów narzeka na „rotację” wśród zdalnych pracowników? Dlaczego tak wiele osób pracujących zdalnie szybko traci zapał, odpowiedzialność i motywację do pracy? Na co warto zwrócić uwagę organizując proces pracy pracownika zdalnego? Jak uniknąć nieporozumień i niezadowolenia na linii menadżer-pracownik?

Jak już wspomniano, pracownik zdalny to taki, który pracuje częściowo lub całkowicie poza siedzibą firmy. Rozróżnijmy z grubsza dwie kategorie takich pracowników.

Do pierwszej należeć będą osoby mieszkające w tym samym mieście, w którym zlokalizowane jest biuro. Nazywa się ich także „pracownikami domowymi”. Są to pracownicy, którzy pracują z domu, ale nadal mogą uczestniczyć ważne wydarzenia, spotkania. Dlatego życie tych pierwszych jest łatwiejsze i przyjemniejsze.

Mogą przyjść do biura w dowolnym momencie (a wielu tak robi) i osobiście porozumieć się zarówno ze swoimi przełożonymi, jak i współpracownikami. Być może ta opcja jest najlepsza, daje poczucie wolności i wyboru, którego szukają ci, którzy marzą o pracy zdalnej. I nie jest to zaskakujące - zawsze możesz otrzymać od przełożonych instrukcje dotyczące „prawdziwej ścieżki”, niezbędnego podejścia do pracy i na nowo napełnić się entuzjazmem. Wydaje się jednak, że nawet w przypadku takich korzystne warunki, pojawiają się trudności. Dość często, po zmianie biura na pracę w domu, tacy pracownicy szybko tracą poczucie przynależności do zespołu. Zamiast tego czują się wyobcowani i „odcięci” od życia korporacyjnego.

Życie drugiego jest jeszcze trudniejsze, są w innym mieście, a może na wsi, a zatem nie stać ich na to, na co stać pierwszego. Nie mogą przynajmniej przyjść do biura w momencie, gdy nagle poczuje się smutny i chce zaczerpnąć swojej porcji inspiracji i motywacji.

W związku z tym pojawia się szereg pytań:

• jak zaangażować zdalnych pracowników w swój zespół
• jak stworzyć poczucie przynależności do zespołu
• jak stworzyć motywację
• jak ustalić kryteria dla pracowników zdalnych, według których menadżer może spokojnie monitorować dynamikę realizacji zadań.

Masz więc w swoim zespole zdalnego pracownika, a może więcej niż jednego. Na co warto zwrócić uwagę, aby współpraca była efektywna.

1. Wysokiej jakości komunikacja

Kiedy pojawia się nowicjusz, menedżer chce, aby jak najszybciej stał się pełnoprawnym pracownikiem. Aby to zrobić, konieczne jest posiadanie lub tworzenie wysokiej jakości komunikacji wewnętrznej. Cokolwiek robi Twoja firma, ważnym warunkiem sukcesu jest efektywna komunikacja. Jest to bardziej niż istotne w przypadku pracowników zdalnych. Im bliższa jest komunikacja pomiędzy menadżerem a pracownikami, tym wyraźniej widzą oni cele firmy. Im większa możliwość interakcji ze współpracownikami, tym głębsze zaangażowanie i poczucie przynależności. Ważne jest, aby zdalny pracownik miał zaufanie do Ciebie, firmy i współpracowników. Tworzy to emocjonalną więź i przywiązanie do firmy. Zaangażowanie emocjonalne jest ważnym czynnikiem kształtującym lojalność pracowników i nie można nim zarządzać wyłącznie poprzez jego zaangażowanie opisy stanowisk pracy.

Zarezerwuj czas na komunikację, osobiste spotkania, zaproś takich pracowników przynajmniej od czasu do czasu imprezy firmowe, wystawy, konferencje. Moderuj projekty na czacie ogólnym. Organizuj spotkania w formie webinaru, podczas którego każdy może na żywo porozmawiać o swojej wizji.

Intranet społecznościowy zapewni także godną pomoc i wsparcie w tworzeniu wysokiej jakości komunikacji.

Platforma ta ma ogromne zasoby i możliwości. Na przykład oprócz zadań zawodowych ludzie mogą organizować grupy w oparciu o zainteresowania i hobby. Oznacza to, że w ten sposób możliwe jest łączenie pracowników w grupy oparte na zainteresowaniach zawodowych.

Dobrze zorganizowana grupa, w której pracownicy pracują nad wspólnym projektem, wymaga ścisłej komunikacji. Można uwzględnić nie tylko pisemne zadania w kalendarzu, ale także wspólne rozmowy przez Skype, wideokonferencje, seminaria internetowe i czat ogólny. W takich warunkach pracownikowi łatwiej jest zintegrować się w pracy i poczuć się częścią zespołu.

Przyjrzyjmy się, jak to działa na konkretnym przykładzie.

Rok temu podjęliśmy decyzję o reorganizacji działu obsługi klienta, zespół potrzebował przeszkolenia młodszych pracowników wsparcia technicznego. Zadanie: za 6 miesięcy z „żółtych ust” wyrosną przynajmniej silni zastępcy inżynierów, dobra zmiana.

Doświadczeni inżynierowie zazwyczaj skupiają się wyłącznie na swojej głębi Specyfikacja techniczna. W pracy mają kontakt z kilkoma osobami poza swoimi systemami. Kiedy kierownik katedry usłyszał, że powinni zostać nauczycielami i mentorami, nie wyobrażał sobie, że jest to możliwe. Ale kiedy utworzyliśmy w portalu roboczym grupę składającą się z czterech inżynierów i nazwaliśmy ją „Wspaniałą Czwórką”, wszystko zadziałało!

Menedżer prowadził większość projektu zdalnie. Pracownicy i uczestnicy projektów zazwyczaj pracują na różne zmiany i rzadko spotykają się w biurze. Dlatego format ten był bardzo pomocny w budowaniu odpowiedniej konstrukcji. Co więcej, uczestnicy projektu byli na tyle zaangażowani w proces, że pomysły i sugestie płynęły jak rzeka. Wymyślili i wprowadzili regułę białych kołnierzyków. Dbali także o uprzejmość między sobą, co jest szczególnie ważne w obsłudze klienta, wygląd, wspólne spotkania, wszystko co pomaga inżynierowi „wpasować się w format” mentora.

Grupa przedstawiła jasny zarys zadań dla inżynierów. Ważne jest, aby nauczyć się przekazywać doświadczenie, konstruując swoją wiedzę w taki sposób, aby podzielić ją na bloki, tematy, lekcje i godziny szkoleń. W rezultacie zrealizowane zadania, które zapisano w plikach grupy, stały się zagadkami ogólnego obrazu przyszłego projektu. Na cotygodniowych wideokonferencjach podsumowywano wyniki i wyznaczano kolejne kroki. Całość prac prowadzona była wyłącznie w ramach portalu korporacyjnego.

Projekt nie miał na celu angażowania pracowników w pracę i dawania poczucia przynależności do zespołu. Ale stało się to już na początkowym etapie. Częściowo ze względu na przestrzeganie kolejnego punktu.

3. Główne punkty motywacji

Być może każdy menadżer marzy o pracownikach zmotywowanych i zaangażowanych w ideologię i misję firmy.

Ważne jest jednak, aby nie popełniać typowego błędu polegającego na narzucaniu priorytetów motywacyjnych. Piramida wartości jest jedna, ale różni ludzie w różnych okresach życia znajdują się na różnych poziomach piramidy.

Należy pamiętać, że ludzie dążą do różnych celów, zarówno osobistych, jak i zawodowych.

Ponadto wśród ludzi są zarówno „twórcy procesu”, jak i „twórcy rezultatu”. Dla tych pierwszych ważna jest treść samej pracy, komunikacja ze współpracownikami i klientami oraz możliwość wyrażania siebie. Drugi ważniejszy jest wynik, uznanie.

Niezależnie od kategorii, do której należą Twoi pracownicy, ich praca powinna sprawiać przyjemność. Kluczowy moment Chodzi o czerpanie przyjemności z samej pracy. Pamiętaj, że Twój pracownik może siedzieć sam w czterech ścianach i potrzebuje szczególnej motywacji. Różnica pomiędzy motywacją do pracy a motywacją do samej pracy jest kolosalna. W pierwszym przypadku motywacja zewnętrzna działa, gdy lider zachęca do pracy. Zwykle nie jest to trwałe. W drugim przypadku motywacja zaczyna się od wewnątrz. Kiedy robimy to nie tylko dlatego, że musimy, ale także dlatego, że tego chcemy, lubimy to i jest to interesujące.

Wiele firmy odnoszące sukcesy Już dawno doszliśmy do wniosku, że pracownicy pracują z przyjemnością, gdy w trakcie pracy mogą się rozwijać, zdobywać nową wiedzę, mają swobodę twórczą i oczywiście widzą w tym wszystkim sens, który rezonuje z ich własnymi wartościami.

W przypadku naszego działu wsparcia technicznego (przykład powyżej) zadziałało. Uwzględniono wszystkie główne punkty motywacyjne. Tworzenie sensu w działaniu, możliwość rozwoju osobistego i wolność wyboru. Każdy inżynier wiedział, że rozwijając swoje umiejętności mentorskie, przekaże dalej swoje kompetencje. Oznacza to, że pomoże innym w doskonaleniu swoich umiejętności. Zrobić coś ważnego dla współpracowników, poczuć się docenionym, znaczącym, przydatnym dla zespołu. Naturą człowieka jest chęć pozostawienia po sobie czegoś pożytecznego.

Jeśli chodzi o wolność, istniała dość jasna struktura, w ramach której każdy mógł być „twórczy”. Najpierw podzielili się pomysłami na temat tego, co powinien wiedzieć przyszły inżynier, nowicjusz, dobry inżynier, lepszy inżynier itp. Następnie mnóstwo pomysłów połączono w program szkoleniowy, a inżynierowie z radością „zmontowali zestaw konstrukcyjny” przyszłego programu.

4. Sekwencja kontrolna

Należy pamiętać, że niezależnie od tego, jaką aktywnością zajmuje się Twój pracownik, ile godzin dziennie musi pracować, jak elastyczny jest jego grafik, jak kreatywne i pomysłowe są jego zadania, musi mieć jasną strukturę w ramach tych procesów. Struktura, według której jako menadżer będziesz ustalał niezbędne kryteria jakości wykonywanej pracy i monitorował dynamikę realizacji zadań. Struktura jest niezbędna podczas pracy z każdym pracownikiem, szczególnie jeśli pracuje on zdalnie.

>>>

W czasie kryzysu firmy szukają nowych sposobów na cięcie kosztów.
Jednym z ryzykownych, ale skutecznych sposobów jest przeniesienie pracowników do Praca zdalna. Jak zorganizować proces i nie stracić jakości? Rozważmy sytuację na przykładzie agencji SMM.

Wielu menedżerów myśli o zdalnym przeniesieniu swojego zespołu w trudnych czasach. I wszyscy martwią się tymi samymi problemami:

• Jak kontrolować rozproszony zespół?
• Jak budować komunikację, aby problemy były rozwiązywane szybko, a nie tygodniami w korespondencji?
• Jak utrzymać ten sam poziom usług? Czy klienci będą mieli poczucie, że obsługuje ich zupełnie inna grupa freelancerów?

Rozważmy przypadek typowej agencji SMM. Personel – 15 osób, biuro w centrum, 6-7 stali klienci w usługach abonenckich. Przerażony kryzysem dyrektor przenosi większość swoich pracowników do pracy zdalnej. Do części zadań znajduje freelancerów i przenosi się do tańszego biura.

W ten sposób udaje mu się zaoszczędzić około 30% kosztów wynajmu
i kolejne 20% na płace i podatki. Dodatkowo niewielka kwota jest zwracana po sprzedaży mebli i sprzętów, z których korzystają pracownicy biura. Ogólnie brzmi nieźle.

Teraz główne pytanie. Jak zorganizować pracę zdalnego zespołu bez utraty jakości?

1. Komunikacja

Nawiązanie komunikacji w zespole jest chyba najtrudniejszą rzeczą w zdalnym biurze. Kiedy wszyscy siedzą w tym samym pokoju, nie ma Kultura korporacyjna a pole informacji ogólnych tworzy się samoistnie. Kiedy jednak członkowie zespołu są rozproszeni od Bali po Kaliningrad, pojawiają się nieporozumienia i brak koordynacji. Terminy uciekają, konflikty wewnętrzne mnożą się, klienci domagają się zwrotu pieniędzy.

Aby tego uniknąć, dyrektor wprowadza w agencji następujące praktyki:

• Prowadzi regularne spotkania online raz w tygodniu w celu omówienia klientów, problemów, kwestie organizacyjne. To zbliża zespół do siebie i pomaga „zsynchronizować zegarki” w kluczowych kwestiach.
• Do codziennej komunikacji operacyjnej konfiguruje usługi korespondencji online i rozmów wideo Skype lub Google Hangouts. Rozpoczyna czaty grupowe na Skype lub Slacku (zamiast wątku składającego się z 30 e-maili, pracownicy widzą prosty tekst i szybciej rozwiązują problemy).
• Tworzy ujednoliconą bazę wiedzy z przydatna informacja(próbka Oferta handlowa i umów, zakończone sukcesem sprawy klientów, lista zastrzeżeń klientów z rekomendowanymi odpowiedziami, przydatne artykuły o SMM itp.)
• Wprowadza standard korzystania z poczty firmowej zamiast poczty osobistej. Adres w formacie @.ru nie wzbudzi podejrzeń wśród Klienta. Ta usługa jest świadczona przez Yandex, Google i Mail.ru.

2. Ustalanie zadań i kontrola

W zdalnym zespole ważne jest jasne formułowanie zadań i monitorowanie ich realizacji na każdym etapie. Istnieje wiele przydatnych usług:

• W menedżerach zadań (Redmine, Trello, Asana, Basecamp) możesz wyznaczać zadania, monitorować ich realizację oraz analizować efektywność i obciążenie pracą pracownika.
• Urządzenia do śledzenia czasu i systemy monitorujące (CrocoTime, Big Brother, Yaware.Online, Stachanowec) monitorują, co pracownik robił w ciągu dnia: w jakich aplikacjach pracował, jakie strony odwiedzał, ile odpoczywał.
• Aby zarządzać sprzedażą i utrzymywać ujednoliconą bazę klientów, potrzebujesz CRM. Wybieramy jeden z najpopularniejszych: Bitrix24, Megaplan, amoCRM. Każdy z nich posiada wbudowany menedżer zadań.

W naszej agencji SMM sprzedawcy korzystają z AmoCRM, a copywriterzy i projektanci korzystają z Basecamp, bo… Wygodnie jest tam udostępniać dokumenty.

Jeśli zespół jest mały, możesz wybrać usługę wielofunkcyjną, która będzie odpowiadać każdemu. W Darmowa wersja Bitrix24 posiada także CRM, wewnętrzną sieć społecznościową, czat grupowy, menedżera zadań, wbudowaną edycję online w Google Docs i MS Office Online, kalendarz z harmonogramem.

3. Praca z dokumentami i plikami

Aby nie utonąć w nieskończonej liczbie wersji tego samego dokumentu, musisz zorganizować wspólną pracę z plikami i folderami.

W przypadku dokumentów tekstowych, tabel i plików PDF optymalnym rozwiązaniem są Dokumenty Google. Mają łatwy system edycji i udostępniania online: tworzysz plik i wysyłasz zaproszenia do współpracowników, którzy mogą przeglądać, edytować i komentować dokument.

W przypadku dużych plików i obrazów odpowiednie jest przechowywanie w chmurze.
Na przykład YandexDisk jest wygodny dzięki udostępnianiu jednym kliknięciem i rosyjskiemu interfejsowi. Minusem jest brak udostępniania folderów.
Dropbox jest łatwy w użyciu dla wielu użytkowników: po wprowadzeniu zmian wszyscy otrzymują powiadomienia. Wadą jest to, że darmowa wersja ma mało miejsca na dysku.

4. Nauka online

Kwalifikacje i poziomy wyszkolenia pracowników zdalnych są bardzo zróżnicowane. Może się okazać, że sprzedawcy próbują sprzedać SMM, tak jak kiedyś sprzedawali odkurzacze, freelancerzy nie wiedzą, jak pisać listy do klientów i nie znają standardów korespondencji korporacyjnej, a operator wsparcia ma bardzo słabą Umiejętności Excela.

Dlatego konieczne będzie częste szkolenie pracowników. Przede wszystkim „umiejętności miękkie” – umiejętność negocjacji, pracy z obiekcjami i argumentowania. Potem efektywność osobista – przynajmniej podstawy zarządzania czasem, bo… Zorganizowanie się zdalnie jest trudniejsze niż w biurze. A także programy biurowe, model finansowy(dla managera), skrypty sprzedażowe i wiele więcej. Szkolenia muszą odbywać się zdalnie.

Samo znalezienie odpowiednich filmów szkoleniowych na YouTube nie będzie działać. A skuteczność takiego chaotycznego uczenia się jest wątpliwa. Potrzebujemy pełnoprawnej platformy szkoleniowej:

• z programami szkoleniowymi dla różnych poziomów szkolenia i tematów interesujących pracownika
• z możliwością kontrolowania przez menadżera treningów i monitorowania postępów
• po rosyjsku – najprawdopodobniej nie wszyscy w zespole mówią biegle po angielsku

Właśnie dla tych zadań stworzyliśmy serwis. Świetnie nadaje się na lidera rozproszonego zespołu. Rejestrujemy konto firmowe i przydzielamy każdemu pracownikowi program szkoleniowy, który można ukończyć w dogodnym dla siebie terminie. W konto osobiste Przyglądamy się statystykom ukończenia kursów i analizujemy efektywność szkoleń.

Dwugodzinne wykłady wideo pracownicy zdalni Nie będą tego oglądać, w najlepszym razie pominą po przestudiowaniu głównych punktów. Dlatego kursy powinny być krótkie, z elementami grywalizacji i dużą ilością zadania praktyczne i przypadki.

Na przykład kurs Nikołaja Dodonowa na stronie obejmuje 3 godziny wykładów wideo (podzielonych na 14 lekcji), 24 praktyczne przypadki i 14 testów sprawdzających przyswajanie informacji.

Dostęp do wszystkich ponad 340 kursów w katalogu kosztuje znacznie mniej niż jedno szkolenie offline czy nawet webinar - około 300 rubli na pracownika miesięcznie.

Tworząc zdalny zespół w czasie kryzysu, możesz naprawdę zaoszczędzić dużo pieniędzy. Wszystko czego potrzebujesz to podejście systemowe, odpowiednie narzędzia i chęć uczenia się nowych rzeczy.

Stwórz program szkoleniowy dla swojego zespołu i odbierz go za pomocą kilku kliknięć.