Orele de întâlniri debilitante de birou nu sunt un mit, nu un grotesc și nu sunt eroi de glume. Realitățile vieții de azi sunt de așa natură încât până la 50% din timpul de lucru este cheltuit pe discuții goale care nu aduce niciun rezultat. Viața accelerată dictează noi reguli ale culturii biroului, organizarea de întâlniri rapide și productive face parte din etica corporativă.

Ce este o întâlnire de afaceri?

O întâlnire de cinci minute, o întâlnire de planificare, o întâlnire pot fi clasificate ca întâlniri de birou? Care sunt scopurile acestui format de muncă colegială? Care sunt metodele general acceptate pentru desfășurarea acesteia și cum să obțineți cel mai mare impact după încheierea întâlnirii?

O întâlnire de afaceri este un format de lucru într-o companie, urmărind obiectivul de planificare regulată și monitorizare a executării sarcinilor planificate ale tuturor serviciilor organizației. aceasta instrument eficient managementul personalului și primirea rapidă a feedback-ului de la angajați. Adevărat, acest instrument funcționează cu succes numai în mâinile capabile ale unui lider competent.

Înainte de a introduce o astfel de formă de comunicare cu angajații în modul de lucru, se emite de obicei un ordin adecvat, pe care fiecare participant la întâlnire îl primește împotriva semnării pentru revizuire și implementare. Corpul ordinului indică scopurile, obiectivele, ora și datele întâlnirilor de afaceri, precum și lista participanților, regulile și structura agendei.

Scopul general al desfășurării întâlnirilor de afaceri este de a implica angajații, serviciile și diviziile, atât manageri, cât și personal de linie, în procesul de management și luare a deciziilor.

Întâlnirile de afaceri includ întâlniri de planificare, întâlniri operaționale, întâlniri de cinci minute, la care se convine vectorul de dezvoltare al companiei în ansamblu și se dezvoltă tacticile și strategia întreprinderii, se stabilesc sarcini specifice. La întâlnirile de planificare se rezolvă problemele curente, un fel de memento, o reconciliere a cursului general. Operativka - o întâlnire rapidă pentru a rezolva unele probleme sau situație conflictualăîntr-un colectiv. obiectivul principalîntâlnire de afaceri - stabilirea și rezolvarea de noi probleme.

Dacă o companie începe să se încurce în legătură cu aceste concepte, eficiența orelor de lucru va scădea constant.

Principalele greșeli în timpul întâlnirilor de afaceri

O întâlnire ineficientă trădează imaturitatea liderului și/sau a organizatorului acestui format de comunicare a angajaților. În orice afacere, este nevoie de experiență și abilități care să poată transmite angajaților linia generală a companiei și să profite la maximum de ei.

Semnalul principal al conducerii inepte a întâlnirii este nemulțumirea reciprocă față de rezultate: liderul așteaptă răspunsul subordonaților săi, care, la rândul lor, doresc să obțină tot ce este mai bun. termeni profitabili pentru mine. Totuși, în același timp, la întâlnire, nimeni, cu nimeni, nu este de acord cu nimic.

În același timp, se dezvoltă boala de birou - o imagine ipocrită a participării interesate la întâlniri de afaceri, care, de fapt, sunt discuții goale, o discuție despre bârfe de birou. Pentru angajații angajați, astfel de evenimente sunt de natură distractivă, există o altă oportunitate de a nu munci, de a nu îndeplini sarcinile de rutină zilnică.

Destul de des, după o astfel de discuție reglementată, managerul începe să ceară rezultate de la angajați, apare un conflict de interese, urmat de concediere. angajati uneori departamente întregi.

Una dintre cele mai frecvente greșeli în timpul întâlnirilor de afaceri este prezentarea nestructurată a deciziei șefului, când în loc de brainstorming, managerul de vârf face solicitări excesive, iar echipa, neputând să le îndeplinească, la rândul său, prezintă motivele pentru care propunerea. nu poate fi îndeplinită.

Acest lucru se întâmplă pentru că adesea liderul însuși nu știe ce vrea și nu caută modalități de a obține rezultatele dorite.

secrete întâlniri eficiente

Pentru ca întâlnirea să se desfășoare cu cea mai mare eficiență și să aducă rezultate semnificative, inițiatorul acestei forme colegiale de muncă trebuie să cunoască câteva secrete.

Stabilirea scopului întâlnirii. Fiecare afacere începe cu setare corectă obiective. Înainte de a aduna angajații pentru o întâlnire de afaceri, organizatorul trebuie să răspundă la o serie de întrebări:

fezabilitatea organizării unei întâlniri;

Reglementari corecte si tema exacta;

Markere prin care se va putea judeca eficacitatea evenimentului.

Liderul este un strateg care este capabil să stabilească o sarcină clară și specifică. Subordonații sunt specialiști care știu ce instrumente să folosească pentru a implementa sarcinile.

Numirea persoanelor responsabile de ședință. Orice întâlnire de afaceri are loc conform legilor standard ale genului - în primul rând, se efectuează o pregătire minuțioasă, numirea persoanelor responsabile cu invitarea angajaților, cu colectarea așteptărilor și sugestiilor, conducerea fiecărui punct de pe ordinea de zi, interpreți și secretari, stabilirea etapelor de întâlnire, completând procese-verbale și rapoarte.

Selecția optimă a participanților. Succesul întâlnirii depinde în mare măsură de cei care vor lua parte la întâlnirea de afaceri. Este inacceptabil să implicați în astfel de evenimente angajați incompetenți care sunt capabili să ducă evenimentul în cealaltă direcție. Selecția specialiștilor care sunt gata să discute problemele ridicate la o întâlnire de afaceri trebuie să fie încredințată unui organizator-strategi competent.

Stabilirea unui regulament. O întâlnire de afaceri, în funcție de problemele abordate și de dimensiunea companiei, se încadrează de obicei în durata standard - de la treizeci de minute la două ore. Întâlnirea de planificare ar trebui să se încheie în cinci până la zece minute, iar operativul - în patruzeci de minute - o oră.

Pregătirea unui plan de întâlnire. Înainte de deschiderea întâlnirii de afaceri, fiecare participant primește plan detaliat agende, materiale de raportare, conform cărora își poate pregăti întrebările și/sau rapoartele.

Exemplu de structură a agendei. Acest document poate include elemente majore legate de operațiuni, tactice și/sau management strategic in companie. Structura agendei include de obicei o listă specifică de sarcini dictate de planurile întreprinderii și modalități de rezolvare a acestora. În plus, pot exista sarcini suplimentare pe ordinea de zi pe care este de dorit să le finalizați în viitorul apropiat.

Ținând o întâlnire. Pentru ca o întâlnire de afaceri să se desfășoare cât mai eficient și să nu se transforme într-o nelegiuire prelungită, trebuie să o începi exact la timp, să treci rapid de la întrebare la întrebare, fără să te balansezi. Este necesar să rezumați rezultatul intermediar după fiecare problemă discutată, indicând ora și data exactă, angajații responsabili pentru implementare. În același timp, este necesară reducerea la minimum a discuțiilor, permițând doar clarificări în elaborarea soluțiilor.

Măsurători de eficiență. Fiecare întâlnire desfășurată trebuie analizată pentru conformitatea cu scopurile și obiectivele stabilite. Eficacitatea unei întâlniri se măsoară prin proporționalitatea rezultatului dorit în raport cu costurile necesare realizării acesteia.

Control și analiză. După ce se obține eficiența întâlnirii de afaceri, este necesar să se controleze rezultatul și să se efectueze o analiză amănunțită. Capacitatea de a măsura, analiza și controla toate datele este calitatea unui lider înțelept care poate aduce compania la liderul pieței.

Notă pentru liderul inteligent

O întâlnire de afaceri se ține cel mai bine la începutul zilei, când angajații sunt capabili să genereze soluții competente.

Codul de etică corporativă ar trebui să conțină un algoritm, programul întâlnirilor și frecvența acestuia, reglementări, scopuri și obiective. Cel mai bine este să țineți o astfel de întâlnire luni, când trebuie să setați mini-sarcini pentru săptămână și să faceți un bilanț al perioadei de raportare trecută.

Fiecare angajat trebuie să cunoască ora, locul și data întâlnirilor regulate de afaceri și să fie pregătit pentru acestea. Acest element se reflectă cel mai bine în responsabilitățile postului fiecărui angajat, indicând gradul de responsabilitate și participare a acestuia. Aceasta este etica relațiilor de serviciu, a căror încălcare implică boli grave ale echipei.

În cadrul întâlnirilor, destul de des există rezistență din partea angajaților, care trebuie diagnosticată la timp și îndepărtată cu pricepere, fără a duce la sabotaj și conflicte de interese interne. Dacă în companiile cu stil de management autoritar o astfel de rezistență nu apare la întâlniri din cauza fricii sau a incertitudinii, ea trebuie provocată artificial. În caz contrar, în procesul de îndeplinire și rezolvare a sarcinilor stabilite, pot apărea probleme serioase din cauza neloialității angajaților față de companie.

Pentru a preveni această practică, este necesar să se minimizeze problemele în etapa de alegere a unui scop și de stabilire a unei sarcini pentru subordonați. Pentru a face acest lucru, este necesar să distribuiți „cercei tuturor surorilor”, adică să ocupați personalul cu lucruri importante: să încredințați cuiva etapele dificile de dezvoltare și implementare a proiectului, să delegeți altora controlul asupra execuției, pentru a-i motiva pe ceilalți la „fapte” prin creșterea autorității în echipă, numirea temporară ca manager de linie sau demotivarea angajaților deosebit de zeloși.

Responsabilitatea angajaților pentru implementarea sarcinilor trebuie distribuită astfel încât acestea să poată fi controlate confortabil. La fiecare întâlnire este necesar să se însumeze și să sărbătorească angajații deosebit de distinși și să-i pedepsească pe cei vinovați și să saboteze munca în fața întregii echipe. În spatele angajaților, nu ar trebui permise discuții și decizii, deoarece apare instantaneu pericolul izbucnirii unor conflicte în cadrul companiei.

Este util pentru fiecare lider să cunoască diferențele dintre întâlnirile de birou, întâlnirile de planificare și întâlnirile operaționale din brainstorming, schimb de opinii, discuții. Ambele formate de management presupun primirea de feedback, dar în moduri diferite. Întâlnirile de afaceri sunt o tehnologie de gestionare a oamenilor și de stabilire a obiectivelor tactice și strategice, iar formatul de discuție este comunicarea informală, un marker că liderul este lipsit de experiență și nu știe să gestioneze întâlnirea, să o îndrepte în direcția corectă.

În plus, întâlnirea de afaceri este împărțită în:

Instructiv, când liderul distribuie instrucțiuni precise și primește părere de la subordonați;

Operațional, în cadrul căruia se rezolvă sarcinile curente;

Problematic, când o problemă a echipei este rezolvată și se elaborează un plan în faze pentru a ieși din situația de criză actuală.

Multe companii moderne păcătuiesc cu o confuzie de formate de afaceri, trăgând echipa în abisul confuziei, conflictelor și discuțiilor despre probleme complet nefuncționale. Structurarea formatului face parte dintr-o cultură care este supusă unor standarde corporative stricte.

Evaluarea eficacității întâlnirilor de afaceri

Cum să înțelegeți că o întâlnire de afaceri a fost ținută cu competență și extrem de eficient? Trebuie să se răspundă la următoarele întrebări:

Au fost atinse obiectivele stabilite înainte de eveniment?

A fost luată în considerare întreaga ordine de zi? Au fost discutate toate problemele?

Ai respectat regulile stabilite?

Toate hotărârile au fost comunicate executorilor?

Artiștii interpreți și-au înțeles corect sarcinile și termenele limită?

Când răspundeți la aceste întrebări, va apărea o componentă cantitativă - câți oameni sunt implicați în rezolvarea problemei, de câte ore de lucru au nevoie pentru a îndeplini sarcinile, de câți bani sunt necesari pentru aceasta și așa mai departe. Un marker cantitativ este un instrument bun pentru a analiza performanța în timp și pentru a o compara cu perioadele trecute.

De regulă, ședințe desfășurate în mod eficient, când toate obiectivele sunt atinse în la fix aduce rezultate tangibile.

Dirijarea unei întâlniri extrem de eficiente este o adevărată artă, în care liderul intră ca dirijor, secretarul ca prima vioară și întreaga echipă ca o întreagă orchestră. Pregătirea atentă și desfășurarea competentă a unei întâlniri de afaceri determină ce scor va interpreta acest organism viu - muzică clasică care poate evoca emoții entuziaste și poate inspira victorii viitoare sau o cacofonie de sunete care ucide totul în jur.

Managementul inteligent se mută către dumneavoastră, domnilor!

Zhanna Pyatirikova special pentru portalul de afaceri BZZN.ru

Pentru ca o întâlnire să fie eficientă, trebuie să fie pregătire atentă. Trebuie amintit că costul unei întâlniri este proporțional cu numărul de participanți și cu durata. Din păcate, costurile întâlnirilor nu sunt evidente și, prin urmare, nu sunt întotdeauna luate în considerare de manageri. Ca urmare, în practica managerială a unor organizații se pot observa frecvente întâlniri lungi cu mulți participanți invitați „pentru orice eventualitate”. Adesea în practică acest lucru intamplandu-se, solicitarea obligatorie, din punctul de vedere al conducătorului, a prezenței mai multor subordonați la fiecare întâlnire implică următoarele preocupări:

• "Dacă apar întrebări la care doar acest angajat le poate răspunde? Până la urmă, asta se referă la domeniul lui de activitate! Atunci lasă-i prezenți la întâlnire toți angajații care chiar și de departe pot avea legătură cu problema în discuție", decide managerul;
• "Și dacă, în timpul discuției, ies la iveală probleme și neconcordanțe în activitatea departamentelor? Prin urmare, este necesar", crede șeful, "ca șefii tuturor departamentelor să fie prezenți la întâlnire, indiferent dacă problema sub discuția vizează sau nu departamentul lor”;
• "Dacă apar probleme neașteptate în muncă, care vor trebui rezolvate în mișcare? Deci, să fie cât mai mulți angajați" la îndemână ", este reasigurat managerul.

Toate acestea și unele altele au ca rezultat „din senin” numeroase întâlniri cu orice ocazie, mult timp smulgând oamenii din munca lor actuală. Eficiența întâlnirilor în practică poate scădea și din cauza următoarelor motive.

• - scopul ședinței nu este clar formulat și necesitatea desfășurării acesteia nu este fundamentată;
• – participanții la întâlnire nu își tratează în mod corespunzător atribuțiile;
• - șeful își exprimă categoric punctul de vedere, împiedicând astfel ceilalți participanți la ședință să își exprime opinia;
• - nu se mențin regulile și direcția discuției, ceea ce duce la întârzierea întâlnirii și deturnarea atenției către subiecte străine.

Corectarea unor astfel de deficiențe în activitatea întâlnirilor de afaceri poate fi organizarea lor rațională preliminară. Întâlnirile necesită o pregătire atentă. Organizarea lor include o serie de activități:

• luarea deciziei de a organiza o întâlnire;
• definirea sarcinilor și a subiectelor întâlnirii;
• stabilirea agendei;
• determinarea componenței participanților;
• stabilirea datei, orei de începere și a duratei estimate a întâlnirii;
• întocmirea unui raport și a unui proiect de hotărâre a ședinței;
• pregătirea prealabilă a participanților pentru întâlnire;
• pregătirea spațiilor și a echipamentelor de birou.

Trebuie remarcat, totuși, că activitățile de pregătire enumerate se referă în principal la problema și la întâlnirea de informare. Întâlnirile operaționale nu necesită o pregătire atât de lungă și amănunțită, deoarece nu trebuie să luați o decizie de fiecare dată cu privire la necesitatea de a le ține - acest lucru a fost deja decis în prealabil și organizația a stabilit ziua pentru ele. Subiectele, sarcinile, componența participanților, locul sunt, de asemenea, prestabilite. Pregătirea participanților la întâlnire se rezumă de obicei la colectarea și analiza preliminară a rezultatelor activității curente a unității conduse.

Să luăm în considerare mai detaliat probleme de pregătireîntâlnire problematică și de informare.

Pregătirea pentru întâlnire începe cu luarea deciziilor despre implementarea acestuia. În primul rând, se evaluează fezabilitatea acestuia. Excepția este atunci când întâlnirea este regulată și se desfășoară conform unui program aprobat, de exemplu, o dată pe săptămână la o dată stabilită.

Oportunitatea organizării unei întâlniri este determinată de necesitatea unei discuții colective și a unei soluții a unei probleme complexe care nu poate fi rezolvată altfel (de exemplu, în cursul activității curente, într-o conversație de afaceri etc.) sau de necesitatea de a informați sau instruiți urgent angajații.

În același timp, liderul evaluează alternative la desfășurarea întâlnirii. Acestea includ nota.

• – merită să luați decizia asupra problemei la o ședință obișnuită (de exemplu, operațională) și să nu organizați o ședință separată?
• - vă puteți limita la apeluri telefonice sau la un apel conferință?
• - este posibil să se încredințeze soluționarea problemei altui conducător (adjunctul acestuia, șeful unui departament de specialitate);
• - Managerul trebuie să participe personal la această întâlnire?

Astfel, liderul, înainte de a decide să țină o ședință, are în vedere fezabilitatea acesteia și posibilitatea înlocuirii acesteia cu alte forme de muncă.

Este foarte important de definit sarcini întâlniri. Deja în etapa pregătitoare, liderul trebuie să înțeleagă: ce fel de rezultate ar trebui să fie obținute în urma întâlnirii. O definire clară și înțelegere a obiectivelor întâlnirii ajută la organizarea ulterioară a activității acesteia.

Astfel, în pregătirea întâlnirii, managerul trebuie să formuleze sarcinile care trebuie rezolvate în timpul întâlnirii și să planifice rezultatele așteptate ale lucrării. Pe baza acestor informații, a teme întâlnire viitoare.

În funcție de sarcinile și subiectele de discuție, la întâlnire pot fi depuse una sau mai multe întrebări. Formularea scrisă a acestor întrebări este planul de lucru al reuniunii, care este denumit în mod obișnuit ca agendă.

Agenda ședinței este un document care conține informații despre principalele probleme de discutat.

Agenda definește nu numai ce fel problemele vor fi discutate în cadrul întâlnirii, dar în ce ordine. Cel mai potrivit este plasarea întrebărilor în funcție de gradul lor de prioritate și importanță. Deși există un alt punct de vedere. Deci, psihologii spun că primul lucru de discutat este o întrebare interesantă și care nu poate fi discutată. De obicei durează puțin timp, dar, în același timp, participanții la întâlnire au o dispoziție psihologică favorabilă. Prin urmare, după ce au terminat cu succes o problemă, ei sunt gata să rezolve restul la fel de rapid și eficient.

Ordinea de zi este formulată cât se poate de specific. Include o listă de subiecte de rapoarte, co-rapoarte, mesaje pe fiecare problemă, indicând numele și funcțiile vorbitorilor.

Ordinea de zi este coordonată cu vorbitorii și aprobată de șeful responsabil de ședință.

Următorul pas în pregătirea unei întâlniri de afaceri este determinarea componenţei membrilor săi.

Determinarea componenței participanților este determinată de scopul și obiectivele întâlnirii. Dacă întâlnirea este problematică, de ex. își propune să găsească cea mai bună soluție la o problemă, atunci numai angajații care sunt competenți în această problemă ar trebui invitați la aceasta. În plus, angajații pot fi invitați să ducă la îndeplinire decizia. Invitarea altor angajați, chiar dacă aceștia ocupă poziții importante în organizație, nu este recomandabilă, deoarece aceștia nu vor putea discuta în mod competent problema ridicată. Dimpotrivă, ei pot duce discuția într-o direcție neașteptată și pot distrage atenția participanților la întâlnire cu întrebări străine.

Dacă scopul întâlnirii este de a aduce informații angajaților, atunci toți cărora le sunt destinate aceste informații sunt invitați la ea.

Dacă întâlnirea este de natură instructivă, atunci componența participanților ei este determinată de necesitatea de a aduce linii directoare și instrucțiuni șefilor nivelurilor inferioare de management și interpreți.

Trebuie reținut că, în orice caz, numărul de participanți ar trebui să fie cel minim necesar.

Un punct important în pregătirea întâlnirii este definiția data, ora de începere și durata aproximativă.

Eficacitatea întâlnirii depinde în mod direct de gradul de participare activă a angajaților la dezbaterea problemei ridicate, de pregătirea informațiilor necesare și de furnizarea acestora tuturor participanților la discuție. Prin urmare, este nepotrivit să se convoace o întâlnire problematică în mod neașteptat pentru participanții săi, fără a le oferi timp să se gândească la problemă.

O excepție este o întâlnire pe probleme operaționale, pe probleme acute bruște, inclusiv probleme de eliminare urgente. Problemele care necesită o soluție rapidă permit invitarea promptă a angajaților la o întâlnire.

Întâlnirile informative și de informare nu necesită, de asemenea, pregătirea pe termen lung a participanților, astfel încât acestea pot fi programate într-un timp scurt.

Astfel, la stabilirea datei întâlnirii ar trebui să se țină cont de natura problemelor de discutat și de situația actuală. În general, datele întâlnirilor cu probleme sunt programate în funcție de timpul necesar pregătirii participanților, care poate dura câteva zile sau chiar săptămâni. Întâlnirile informative și de informare pot fi programate într-o perioadă scurtă de timp, inclusiv într-o zi lucrătoare.

Cea mai bună zi pentru întâlnire este considerată a fi mijlocul saptamana de lucru, deoarece curba de performanță săptămânală are o scădere vizibilă luni și vineri.

Întâlnirile operaționale se întâlnesc de obicei într-o anumită zi a săptămânii. Cel mai adesea la început.

Pentru a nu obliga angajații să treacă de la o activitate la alta de mai multe ori, ceea ce le reduce inevitabil productivitatea, este mai bine să programați întâlniri la începutul, sfârșitul zilei de lucru sau după pauza de masă. Atunci când alegeți timpul, trebuie avut în vedere că cele mai complexe probleme care necesită efort mental și concentrare sunt mai ușor de rezolvat la începutul zilei de lucru.

În pregătirea întâlnirii, este, de asemenea, necesar să se determine durata planificată a acesteia. Acest lucru va permite angajaților să folosească rațional restul zilei de lucru.

Întocmirea unui raport și a proiectului de hotărâre a ședinței. Aceasta este o cantitate mare de muncă, inclusiv un studiu preliminar al problemei, care este supus reuniunii. Specialistul care întocmește raportul adună informații, le prezintă într-o formă ușor de înțeles - formulează problema, analizează faptele, dă argumente pro și contra, pregătește o însoțire vizuală a raportului - o fotografie, video, prezentare etc. În același timp , vorbitorul trebuie să ofere informații obiective, să aibă în vedere diferite puncte de vedere asupra soluționării problemei, iar în concluzie să-și dea opinia asupra problematicii studiate.

În unele cazuri, mai ales dacă problema adusă la ședință este destul de complexă, raportul poate fi transmis participanților în prealabil în scris. Acest lucru permite viitorilor participanți la întâlnire să își formeze punctul de vedere, să pregătească întrebări și sugestii. În acest caz, raportul integral la ședință nu este citit. Vorbitorul face o scurtă introducere pentru a începe discuția și trece la răspunsul la întrebări și discuții. Trebuie remarcat faptul că activitatea participanților la discuție în astfel de cazuri este mai mare, deoarece aceștia sunt deja la cunoștință și sunt pregătiți să ia o decizie.

Distribuția timpurie a materialelor este utilizată pe scară largă în pregătirea ședinței de informare. Acest lucru se face astfel încât participanții să vină la întâlnire deja familiarizați cu informațiile și să poată trece imediat la discutarea problemelor deosebit de dificile.

Proiectul de hotărâre a ședinței este, de asemenea, pregătit în prealabil. Acest lucru se datorează faptului că decizia trebuie formulată clar și fără ambiguitate. Nu ar trebui să contravină legislației actuale și documentelor de reglementare interne ale organizației. Trebuie justificat din diferite puncte de vedere. În timpul întâlnirii, în prezența multor persoane, este dificil să se asigure acuratețea și minuțiozitatea formulării. Prin urmare, este mai bine să pregătiți în avans o „schiță” a soluției. Versiunea sa de lucru poate conține mai multe variante ale deciziei care urmează să fie luată sau rânduri goale în locurile de formulare controversată. În cele mai multe cazuri, proiectul continuă să fie finalizat după încheierea ședinței, când au fost luate decizii fundamentale cu privire la problema în discuție.

Pregătirea participanților la întâlnire este să-i înștiințeze despre ședința planificată, să-i familiarizeze în prealabil cu ordinea de zi și cu materialele care se referă la problemele discutate în ședință.

Pregatirea spatiilor si a echipamentelor de birou. Sala în care se țin întâlnirile trebuie să aibă o bună izolare fonică, temperatură și umiditate normale, ventilație, mobilier confortabil și echipamente de birou.

Acțiunile enumerate pentru pregătirea ședințelor sunt efectuate de angajați special desemnați. În cel mai simplu caz, cu un număr mic de participanți la întâlnire, pregătirea întâlnirii poate fi încredințată secretarului sau asistentului managerului. Atunci când se organizează întâlniri la scară largă pe probleme complexe cu un număr mare de participanți, se poate crea un grup de lucru, care ar trebui să pregătească ordinea de zi, să elaboreze deciziile reuniunii, să organizeze ședințe preliminare scurte în departamente, să asigure pregătirea tehnică și reproducerea materialelor necesare. pentru munca.

Unsprezece întrebări pentru organizatorul întâlnirii

• 1. Este necesară o întâlnire?
• 2. Ce și cum pot înlocui întâlnirea?
• 3. Trebuie să conduc întâlnirea personal?
• 4. Este posibil să-mi minimizez participarea?
• 5. Ce se poate face pentru a reduce numărul de participanți la minimum?
• 6. Este ora convenabilă sau trebuie reprogramată întâlnirea?
• 7. Camera este închisă pentru străini?
• 8. Sunt disponibile toate materialele necesare pentru întâlnire?
• 9. Care sunt obiectivele punctelor individuale ale ordinii de zi?
• 10. Este indicat ora pentru subiectele individuale de discuție și care dintre angajați trebuie să participe cu siguranță la aceasta?
• 11. Care este cel mai bun mod de a așeza participanții la întâlnire și ce tehnici de a crea o atmosferă creativă de folosit?

Unul dintre cele mai importante aspecte cultură corporatistă este comunicarea corectă de afaceri. Comunicarea de afaceri este o artă care vă permite să intrați în contact cu partenerii de afaceri, să depășiți prejudecățile personale, respingerea uneia sau alteia contrapărți și să obțineți rezultatul comercial dorit. Comunicarea de afaceri este înțeleasă ca orice comunicare care contribuie la rezolvarea problemelor comerciale. La principii comunicare de afaceri includ: recunoașterea egalității și unicității fiecăruia dintre parteneri, recunoașterea a priori a existenței unuia sau altuia „granule de adevăr” din fiecare punct de vedere; îmbogățirea reciprocă a participanților la comunicare.

Întâlnirile de afaceri reprezintă una dintre modalitățile eficiente de implicare a angajaților în procesul de luare a deciziilor, unul dintre instrumentele de gestionare a implicării angajaților în treburile unității sau organizației lor în ansamblu.

În practica mondială a managementului personalului, deschiderea sistemului informațional al organizației și implicarea angajaților în rezolvarea problemelor acesteia devin unul dintre cei mai importanți factori de motivație. activitatea muncii. Organizarea întâlnirilor de birou poate fi considerată una dintre modalitățile de a gestiona motivația. Prin urmare, neglijarea întâlnirilor este o greșeală tipică a liderului. În condiții moderne, desfășurarea corectă a întâlnirilor de afaceri este, fără îndoială, importantă. Toate cele de mai sus determină relevanța acestui subiect. munca de control.

Obiectul cercetării în lucrare este o întâlnire de afaceri (de servicii). Subiect de studiu: caracteristici ale pregătirii și desfășurării unei întâlniri de afaceri.

Scopul lucrării este de a lua în considerare regulile de pregătire și desfășurare a întâlnirilor de afaceri. În conformitate cu acest obiectiv, la efectuarea lucrărilor de control au fost stabilite următoarele sarcini:

1. să ofere o descriere generală a întâlnirilor de afaceri, conceptul, tipurile și principiile organizării acestora;

2. ia în considerare specificul pregătirii pentru o întâlnire de afaceri;

3. analizați principalele aspecte ale procesului de desfășurare a unei întâlniri de afaceri, comportamentul liderului la întâlnire.

În activitatea de control au fost utilizate următoarele metode:

studiul și analiza literaturii educaționale, științifice;

metoda de analiza, observatie.

Structura lucrării de control este următoarea: primul capitol prezintă caracteristici generale aspecte ale întâlnirii de birou; în cel de-al doilea capitol se notează caracteristicile pregătirii pentru o întâlnire de afaceri; al treilea capitol tratează procesul de desfășurare a unei întâlniri de serviciu.

În literatura modernă, problema pregătirii și ținerii ședințelor de birou este dezvoltată foarte activ. În funcție de gen, aspirațiile și prioritățile autorilor sunt urmărite într-o măsură mai mare sau mai mică. În unele surse, există un nivel ridicat de abstractizare și modele teoretice, care, de regulă, implică limitări pentru practică. În altele - o descriere a experienței de zi cu zi, instrucțiuni specifice, reguli și tactici. Aceste lucrări pretind că au o largă aplicație practică, dezvoltarea capacității de a obține succesul în afaceri. În aceste lucrări, autori precum Kurbatov V.I., Mokshantsev R.I., Morozov A.V., Rudensky E.V., Semenov A.K., Sheinov V.P. et al. au studiat un amplu material teoretic și practic despre pregătirea și desfășurarea eficientă a întâlnirilor de afaceri (de servicii).

1. Caracteristicile generale ale unei întâlniri de afaceri (de servicii).

1.1 Conceptul de întâlnire de serviciu și principiile organizării acesteia

Pe lângă conversațiile de afaceri și negocierile comerciale, întâlnirile de afaceri (de servicii) sunt larg răspândite în practica de afaceri, care sunt o modalitate de discuție colectivă deschisă a anumitor probleme. Deciziile luate la aceste evenimente sunt de obicei mai eficiente decât cele luate de un cerc restrâns de manageri. Esența unei întâlniri de afaceri este de a oferi o discuție liberă și de a dezvolta o soluție comună bazată pe luarea în considerare a unei varietăți de opinii.

Astfel, o întâlnire de afaceri (de servicii) este o discuție despre organizarea producției, managementului companiei, activităților de marketing, condusă de prima persoană sau de un specialist care îl înlocuiește.

Cerințele obligatorii care fac din întâlnirile de afaceri un instrument eficient pentru crearea unei echipe de oameni cu gânduri similare includ:

regularitatea exploatarii;

o combinație de discuții strategice și operaționale;

soluționarea problemelor relațiilor corporative la întâlniri (astfel de probleme includ schimbarea priorităților relațiilor intra-societate, clarificarea funcțiilor și puterilor interpreților, dezvoltarea de noi idei, evaluarea rezultatelor programelor anterioare);

managerul ar trebui să-și amintească că întâlnirea are un impact uriaș asupra imaginii și stilului său de relații de afaceri.

În ceea ce privește organizarea ședințelor de birou, trebuie să ne ferim de extrem - numărul și durata excesivă a acestora. După cum știți, orice idee bună poate fi discreditată de o atitudine formală față de implementarea ei.

Eficacitatea întâlnirii trebuie percepută ca o normă etică a muncii în echipă, un act esențial de atenție și respect față de angajați din partea organizatorilor întâlnirii, care, la rândul lor, ar trebui: - să definească clar orientarea țintă și subiectul intalnirea; - alegeți orarul optim al acestuia (mai mult, în acest caz, conceptul de „regulament” poate fi interpretat destul de larg, incluzând subiectul, timpul, componența participanților la întâlnire și a celor responsabili cu desfășurarea acestuia); - nu reduceți întâlnirea la rezolvarea unor probleme particulare care pot fi rezolvate „în stare de funcționare”. În același timp, trebuie amintit că o întâlnire de afaceri este, de regulă, munca unei minți colective. Prin urmare, ar trebui să aducă întrebări care necesită eforturi intelectuale comune ale tuturor participanților la luarea în considerare a unei anumite probleme.

Managerii și specialiștii care pregătesc întâlnirea ar trebui să fie ghidați de principiile generale de organizare a întâlnirilor de afaceri:

nu există fleacuri în activitatea organizațională;

latura tehnică a organizației (locurile de muncă ale participanților, materiale, suport tehnic) trebuie să fie impecabilă;

liderul trebuie să fie pregătit (se asigură un înlocuitor, asistenți pentru lider și alt personal de sprijin).

Particularitatea pregătirii unei întâlniri interne - comunicarea colegilor asupra problemelor comune pentru întreaga echipă - face parte din cultura corporativă, prin urmare, înainte de a începe pregătirea chiar și a unei întâlniri operaționale scurte (dacă nu este o întâlnire de planificare obișnuită), este merită să răspunzi la întrebări: este necesar să se țină această întâlnire; care este inclus în cercul persoanelor fără de care acest eveniment ar fi imposibil; ce probleme să pun pe ordinea de zi; dacă este necesar un raport al managerului și care departamente sau specialiști individuali ar trebui consultați în pregătirea acestuia.

La stabilirea scopului întâlnirii, trebuie evitate formulările vagi, nespecifice. Acest lucru determină o scădere a interesului pentru problema propusă și duce în mod subconștient la sentimentul că soluția ei de fond nu este necesară. Declarația scopului ar trebui să reflecte caracteristicile rezultatului dorit al discuției problemelor.

Moderatorul întâlnirii alege de obicei unul dintre cele două stiluri principale de desfășurare: diplomatic sau autoritar.

Stilul diplomatic presupune luarea în considerare a opiniilor tuturor participanților la întâlnire, precum și a modului în care diferitele idei sunt consecvente unele cu altele. În același timp, compromisurile sunt inevitabile.

Cu un stil de conducere autoritar, unii participanți tind să-și „împingă” proiectele, să acționeze asertiv. Cu o astfel de întâlnire, liderul ține cu încredere frâiele guvernului, prezintă multe propuneri, rapoarte informație nouă, își formează părerea categoric, nepermițând obiecții.

Psihologii spun că ambele stiluri de comportament – ​​diplomatic și autoritar – pot duce la succes. Cu toate acestea, conduita autoritara a întâlnirii ar trebui considerată o excepție nedorită, mai ales dacă trebuie să lucrați în continuare cu participanții săi.

1.2 Tipuri de întâlniri de birou

În primul rând, înainte de întâlnire, fiecare lider trebuie să stabilească obiectivele principale pe care urmează să le atingă folosind această metodă de lucru. Întâlnirile pot fi organizate pentru rezolvarea problemelor de producție, formarea și educarea subordonaților, vizibilitatea muncii intense (care poate fi evidențiată prin întâlniri frecvente), manifestarea de către lider a propriilor calități (organizare, sociabilitate, intenție etc.). O stabilire clară a obiectivelor este jumătate din garanția succesului îndeplinirii. În al doilea rând, liderul trebuie să determine tipul de întâlnire pe care intenționează să o țină.

Conform orientării lor generale, întâlnirile pot fi instructive, operaționale și problematice.

Întâlnirea de informare (informare) are ca scop aducerea oricărei informații participanților săi, stabilirea și clarificarea în comun a sarcinilor care decurg din aceste informații, de exemplu, determinarea calendarului și a condițiilor-cadru pentru elaborarea unui program al oricăror evenimente. Dacă timpul vă permite, este mai bine să furnizați informații în scris, deoarece este nevoie de mai puțin timp pentru a le stăpâni. În plus, informațiile citite sunt absorbite mai bine decât cele percepute cu ureche.

Reuniunea operațională este dedicată clarificării stării actuale a lucrurilor din organizație, un scurt schimb de opinii cu privire la meritele problemelor care apar în cursul proces de producție. În plus, poate avea drept scop dezvoltarea unei tactici comune pentru acțiunile diferitelor legături. structura organizationalaîn legătură cu sarcinile curente de producţie.

Întâlnirea problematică este cel mai dificil tip al acesteia. Întâlnirile cu probleme sunt întâlniri care vizează găsirea de soluții optime, aducerea în discuție a problemelor economice, luarea în considerare a problemelor promițătoare de dezvoltare și discutarea proiectelor inovatoare. În procesul unei astfel de întâlniri se elaborează o decizie colectivă cu privire la probleme complexe care afectează schimbarea sarcinilor funcționale ale unităților structurale sau adaptarea acestora la noi domenii de activitate ale organizației. O întâlnire problematică este de obicei dedicată formării unui program comun care are elemente de strategie și perioade lungi de implementare.

Astfel, întâlnirile de afaceri (de servicii) sunt una dintre cele mai importante forme de activitate de management și ocupă o mare parte din timp în afacerile moderne. Întâlnirile de afaceri nu aduc întotdeauna efectul dorit din cauza faptului că mulți manageri nu își imaginează clar tehnologia organizației și conduitei lor. Aceste puncte vor fi discutate în următoarele capitole ale testului.

2. Caracteristici ale pregătirii unei întâlniri de serviciu

Pregătirea întâlnirii începe cu determinarea necesității și oportunității organizării unei întâlniri de afaceri. În timpul raționării necesității unei întâlniri, managerul trebuie să formuleze sarcini care necesită o soluție optimă și în timp util.

Atunci când se pregătește o întâlnire, este necesar, în primul rând, să se determine gradul de necesitate a acesteia și să încerce să-i reducă cât mai mult durata. Pentru aceasta, putem recomanda efectuarea mai multor etape de lucru pregătitor, care să indice gradul de elaborare prealabilă a problemelor supuse discuției. Acești pași includ:

pregătirea mai multor versiuni ale proiectelor de hotărâri cu privire la aspectele propuse spre examinare în cadrul ședinței;

distribuirea proiectelor de hotărâri către direcțiile și specialiștii interesați și competenți în problemele propuse cu cererea de a-și da avizul până la termen. Această concluzie ar trebui să includă fie adoptarea unuia dintre proiectele de decizie, fie propuneri de corectare a uneia dintre opțiunile sale acceptabile, fie propria interpretare a noii decizii;

prelucrarea concluziilor asupra proiectelor de hotărâri primite de la departamente sau specialiști individuali și elaborarea problemei necesității ținerii unei ședințe.

O întâlnire cu această abordare ar trebui să fie recunoscută ca fiind adecvată dacă opinia majorității părților interesate și competente nu se limitează la una dintre opțiunile propuse pentru rezolvarea problemei.

O întâlnire are sens dacă este nevoie de schimb de informații; identificarea opiniilor și alternativelor; analiza situațiilor complexe (non-standard); luarea deciziilor pe probleme complexe. Managerul trebuie să analizeze toate alternativele de organizare a unei întâlniri: decizia managerului de vârf; posibilitatea de a rezolva problema prin telefon; apel conferință posibilitatea de a combina cu alte întâlniri (programate). Și dacă după aceea managerul este convins de utilitatea întâlnirii, aceasta poate fi ținută. În caz contrar, întâlnirea trebuie anulată. După luarea deciziei privind necesitatea ședinței, se stabilește ordinea de zi și componența participanților acesteia.

În timpul pregătirii agendei, este necesar să se stabilească:

1) tema întâlnirii relevante și conținutul problemelor discutate;

2) condiţii care trebuie îndeplinite rezultat finalîntâlniri, pentru a stabili scopul întâlnirii;

3) cine și ce fel de lucrări pregătitoare ar trebui efectuate (este recomandabil să se creeze un grup de lucru care să formeze ordinea de zi, ținând întâlniri preliminare în departamente).

Cheia unei întâlniri de succes este elaborarea unei agende detaliate și a unui calendar. Trimiterea prealabilă obligatorie a ordinii de zi către participanții la ședință, indicând gama de probleme planificate pentru discuție, responsabilii de pregătirea acestora și reglementările aproximative ar trebui să devină regula de organizare a managementului și etica relațiilor de serviciu. În plus, norma de etica în afaceri ar trebui să fie luată în considerare distribuția preliminară a unor scurte informații scrise cu privire la fondul problemelor luate în considerare la ședință.

Principalele greșeli care se comit la alcătuirea ordinii de zi: absența subiectului principal al ședinței (nu permite diferențierea precisă a acestora și suportul analitic adecvat); participanților nu li se explică anterior esența problemei în discuție; includerea pe ordinea de zi a problemelor care diferă ca volum și conținut, în urma cărora întâlnirea se transformă într-o discuție sau chiar înjurări între participanții săi individuali; numărul participanților plasați în postura de ascultători pasivi crește; abaterea de la ordinea de zi, luarea în considerare a unor subiecte secundare care au apărut spontan sau un fel de problemă „eternă” (de exemplu, probleme de aprovizionare etc.).

Eficacitatea unei întâlniri de afaceri este în mare măsură determinată de selecția optimă a participanților săi. Sarcina principală în acest sens este de a asigura participarea acelor specialiști interesați și competenți în problemele luate în considerare la întâlnire. În parte, soluția la această problemă depinde de cât de pregătiți sunt viitorii participanți să discute problemele de pe ordinea de zi. O astfel de pregătire este stabilită prin distribuirea preliminară a unor informații suficient de detaliate despre întâlnirea viitoare.

Organizatorii săi necesită, de regulă, participarea primelor persoane din departamentele structurii organizatorice. Cu toate acestea, unul dintre angajații care nu sunt de conducere se poate dovedi a fi mai competent în rezolvarea unor probleme specifice. Prin urmare, este recomandabil să se acorde șefului dreptul de a determina cine își va reprezenta unitatea la ședință.

Atunci când decideți asupra componenței participanților, este necesar să abordați cu atenție formarea unei liste în ceea ce privește compoziția cantitativă și calitativă. Este necesară participarea la întâlnire oficiali care sunt cei mai competenți în problema în discuție și, după cum arată practica, nu sunt întotdeauna șefii de departamente. În ceea ce privește numărul de participanți la întâlniri, nu ar trebui să invitați atât de multe persoane câte scaune există în sala de ședințe (invitații pentru participare în masă). Cea mai bună opțiune este de a potrivi numărul de participanți la întâlnire cu numărul celor care participă activ la discuția problemei. Principalul criteriu de selectare a participanților pentru o viitoare întâlnire de afaceri este competența tocmai în problemele de pe ordinea de zi.

Întrucât o întâlnire de afaceri presupune o discuție liberă, este necesar în primul rând selectarea disputanților, adică oameni destul de calmi, stăpâni de sine, care sunt capabili să răspundă în mod adecvat la punctele de vedere opuse și la autorii lor. Prezența acestuia din urmă ar trebui privită ca un element incontestabil pozitiv în discuție. La urma urmei, unanimitatea grupului are un efect negativ asupra eficacității deciziilor luate de echipă.

Erori care se comit cel mai adesea la determinarea duratei ședinței: durata ședinței nu este reglementată; nu se respecta durata programata a sedintei; întâlnirile sunt programate a fi prea lungi; nu se iau pauze; timpul pentru rapoarte și discursuri nu este limitat; incapacitatea de a-și exprima gândurile în mod concis și clar.

De regulă, o parte semnificativă (mai mult de 70%) din întâlnirile de afaceri se desfășoară în biroul șefului organizației. Cu toate acestea, este mai bine să convocați o întâlnire în săli special echipate în acest scop. Practic, cei invitați la întâlnire stau la o masă care are formă dreptunghiulară. Acest lucru este extrem de incomod atât pentru lider, cât și pentru participanții la întâlnire. Cunoscută pentru o altă formă, mai convenabilă, a mesei este trapezoidală.

La o astfel de masă, nimeni nu interferează cu nimeni, fiecare participant are o vedere bună asupra tuturor celorlalți, iar președintele și secretarul-stenograf au o vedere bună asupra fiecărui participant la o întâlnire de afaceri.

Desfășurarea activă și eficientă a întâlnirii este facilitată de îndeplinirea anumitor cerințe pentru dotarea spațiilor pentru desfășurarea acesteia. Desigur, ar trebui să fie încăpător, cu o bună ventilație. În plus, atunci când este echipat camera speciala mobilierul ar trebui să fie ghidat de principiul că poziția relativă a participanților în timpul întâlnirii nu subliniază diferențele în statutul lor ierarhic de serviciu. În acest caz, conceptul de „masă rotundă” are un sens direct și figurat ca mijloc de asigurare a ușurinței contactelor reciproce între oameni și aranjarea optimă a acestora în spațiu.

Camera trebuie să aibă o izolare fonică bună, temperatură și umiditate relativă normale, mobilier confortabil, ventilație etc. Greșeli care se comit adesea la stabilirea locului întâlnirii: se țin prea multe întâlniri în biroul șefului; în timpul întâlnirii se poartă convorbiri telefonice și chiar se primesc vizitatori; sălile de întâlnire nu sunt echipate corespunzător și sunt slab iluminate.

Pregătirea participanților la întâlnire - stadiu final lucrări pregătitoare în procedura de organizare a întâlnirilor de afaceri, atunci când se asigură o cunoaștere preliminară a tuturor participanților cu ordinea de zi, materialele necesare. Toată lumea ar trebui să cunoască dinainte subiectele și obiectivele întâlnirii.

Fiecare lider trebuie să stabilească corect procedura de desfășurare a unei întâlniri, în funcție de obiectiv. Dar chiar și atunci când este bine formulat, există întotdeauna un nivel ascuns de obiective, despre care, de regulă, nu se vorbește, dar cu care trebuie luate în calcul.

De exemplu: dacă la întâlnire iau parte reprezentanți ai departamentelor, interesele fiecăruia dintre ei devin obiective ascunse. Departamentul de vânzări este împotriva oricărui lucru care ar putea afecta negativ activitățile sale de vânzări. Departamentul de producție încearcă să împiedice departamentul de vânzări să aibă o mare oportunitate de a dicta programe și planuri de producție etc. după întâlnire. Astfel, fiecare departament are în vedere principala sarcină de a-și păstra sau chiar crește „cuceririle” sale: drepturi, privilegii și putere.

Motivele ascunse îndeamnă participanții la întâlnire la următoarea tactică. Ei pot încerca să confunde obiectivele întâlnirii încă de la început. O altă modalitate sigură de a bloca discuția este să ridicați probleme secundare noi și complexe și să faceți acest lucru în mod constant pe măsură ce întâlnirea se apropie de obiective clare. O altă forță distructivă este cererea pentru astfel de explicații din partea unui vorbitor care, de dragul simplității prezentării, vorbește în termeni generali. Această tactică face problema atât de complexă și de insolubilă, încât apare o propunere imediată pentru discuții suplimentare, iar acest lucru este suficient pentru a o pune în spate.

Durata optimă a activității mentale comune a unui număr mare de persoane este de numai 40-45 de minute. La 40-60 de minute de la începerea ședinței, atenția participanților săi este slăbită: zgomot, mișcări inutile, începe conversația. Dacă continuați să continuați întâlnirea fără pauză, atunci majoritatea participanților devin obosiți. După o pauză de 30-40 de minute, starea de sănătate se îmbunătățește la cei prezenți, le este restabilită starea normală, iar discuția problemelor poate fi continuată.

După 90 de minute de muncă, atenția și interesul față de problemele discutate dispar. Experții numesc această etapă a întâlnirii perioada de activitate negativă. În acest moment, o persoană devine incontrolabilă, tratează totul nervos și neîncrezător. Deciziile luate într-un asemenea moment sunt de obicei caracterizate de extremism. Dacă întâlnirea continuă fără pauză timp de 2 ore, atunci mai mult de 90% dintre participanții săi sunt de acord cu orice decizie, dacă totul se termină mai repede.

Astfel, durata optimă a întâlnirii nu este mai mare de 1 oră. Dacă circumstanțele necesită o muncă mai lungă, atunci după 40 de minute de la întâlnire trebuie anunțată o pauză de 10-15 minute.

Toată lumea știe care sunt regulile, dar nu toată lumea le respectă. Dacă înainte de începerea ședinței regulile acesteia nu sunt stabilite, atunci există condiții prealabile pentru o atmosferă nebusiness pentru întâlnire. Un rol deosebit în respectarea regulamentului îi revine preşedintelui de şedinţă. Totuși, fiecare participant la întâlnire, indiferent de funcția pe care o ocupă, trebuie să dea dovadă de respect față de regulament. Procesul-verbal al ședinței este documentul oficial principal, în baza căruia managerul are dreptul de a solicita angajaților să îndeplinească sarcinile care le sunt atribuite. Secretarul ședinței consemnează cele mai importante momente în procesul-verbal: realizarea scopului ședinței; soluții; interpreți și termene limită.

Astfel, în general, pregătirea întâlnirii include următoarele acțiuni: definirea subiectelor, stabilirea agendei, definirea obiectivelor întâlnirii și a duratei totale a acesteia, data și ora începerii, componența participanților, programul de lucru aproximativ, însumarea rezultatelor preliminare. , stabilirea acțiunilor ulterioare. important regula generala etica relațiilor de afaceri este inadmisibilitatea ținerii unei întâlniri nepregătite - rezultatul acesteia va fi o pierdere de timp și încredere în organizator. În plus, participanții la o astfel de întâlnire vor simți o încălcare a propriei demnități și a statutului personal, motiv pentru care pregătirea pentru o întâlnire de afaceri este atât de importantă.

3. Procesul de organizare a unei întâlniri de serviciu

3.1 Caracteristicile procesului de organizare a unei întâlniri de serviciu

Trebuie să începeți întâlnirea la timp și să conveniți imediat cu participanții asupra regulilor de lucru împreună, de exemplu, limitarea timpului discursurilor sau a modului în care sunt luate deciziile. După aceea, unuia dintre participanți ar trebui să i se încredințeze păstrarea protocolului.

Cursul efectiv al întâlnirii este determinat în mare măsură de ordinea discursurilor: de la poziția cea mai de jos a participantului la cea mai înaltă, astfel încât opinia vorbitorului anterior să nu domine discursurile ulterioare.

Cheia activității la întâlnire este regula conform căreia toți participanții săi trebuie să vorbească. Acest lucru contribuie la o atenție sporită la cursul discuției problemelor.

Este important să vă îndepliniți în mod clar rolul de moderator al întâlnirii. Rolul său ar trebui să includă prevenirea abaterii de la scopul întâlnirii, discutarea problemelor nepregătite. Gazda trebuie să se asigure că sunt respectate standardele etice de comportament ale participanților, influențează corectitudinea și orientarea către afaceri a discursurilor.

Dacă ședința va fi condusă de lider, acesta ar trebui să înceapă ședința cu un scurt discurs introductiv (3-5 minute). Ea determină în mod decisiv succesul sau eșecul întâlnirii. Ar trebui să definească: scopul întâlnirii și ordinea de zi; ordinea discuției; contextul problemei în discuție; rezultatele dorite; posibile decizii și condiții de acceptare sau respingere a acestora; procedura de păstrare a evidenței.

Pe baza cerințelor pentru durata normală a întâlnirilor, ar trebui să aibă pauzele necesare pentru a menține un nivel ridicat de participare a participanților.

În procesul de organizare a unei întâlniri de afaceri, este foarte important să-i controlăm progresul. Pentru a face acest lucru, liderul ar trebui:

Rămâneți în poziții neutre. Acest lucru are un efect pozitiv asupra stării emoționale a celor prezenți.

Continuă conversația.

Luați măsuri imediate în caz de stres emoțional.

Ascultă opiniile tuturor adversarilor.

Este intolerantă la excursiile în trecut și la abaterile de la subiect.

Dacă este necesar, clarificați mesajele participanților individuali: „Ce vrei să spui mai exact?”.

Rezumarea rezultatelor intermediare mai des pentru a le demonstra participanților că sunt deja aproape de obiectiv.

Dacă vreunul dintre participanții la întâlnire simte o dorință irezistibilă pentru o ceartă, liderul ar trebui, menținând equanimitatea, să permită grupului să infirme argumentele discutatorului. Dezbaterii excesiv de vorbăreți trebuie întrerupți cu tact, fără să-și asculte discursurile până la sfârșit - de regulă, există puține beneficii de pe urma unor astfel de discursuri. Dacă trebuie să ai de-a face cu un negativist (adică o persoană căreia îi place să contrazică), trebuie să-i recunoști și să-i apreciezi cunoștințele și experiența. Participanții timizi sunt încurajați să pună întrebări simple pentru a-și consolida încrederea în sine. Dacă disputantul pune întrebări în mod constant în loc să facă sugestii, întrebările sale trebuie adresate grupului.

Pentru ca o întâlnire de afaceri să fie fructuoasă, președintele trebuie să stăpânească tehnica conducerii discuțiilor. În primul rând, trebuie să ne străduim să conducem o discuție de grup într-o manieră civilizată. Aceasta implică prezența delicateții în relațiile disputanților și, prin urmare, exclude utilizarea unor astfel de mijloace de a-și argumenta punctul de vedere precum ridicolul, întreruperea adversarilor, atacurile ascuțite împotriva lor. O atenție deosebită trebuie acordată pentru a se asigura că disputa comercială dintre participanți este certă și are limite de timp, precum și pentru a evita ciocnirile personale. Terminologia disputei ar trebui să fie clară pentru toți cei prezenți.

Când te pregătești pentru o discuție, ar trebui să întocmești cel puțin cel mai general plan al luptei pentru adevăr, să ridici cele mai importante argumente. Deosebit de impresionante sunt cifrele precise care nu pot fi infirmate.

Una dintre cele mai dificile și importante probleme în pregătirea întâlnirii este planificarea propriului discurs al liderului. Când schițați un mesaj, trebuie amintit că, într-un ritm normal de vorbire, nu se poate reda mai mult de o pagină de text dactilografiat în două minute. Informațiile digitale trebuie folosite cu mare atenție. De regulă, nu mai mult de 20 de cifre pe 40 de minute de vorbire sunt bine percepute și analizate. Este mai bine să prezentați informațiile digitale în scris: în tabele și grafice.

Vorbitorului i se cere să precizeze esența problemei din memorie sau cu încredere parțială pe text, și nu să citească. Asimilarea cu prezentarea gratuită ajunge la 95%, iar cu lectura doar 35%. Vorbitorul trebuie să excludă lungimea excesivă sau graba excesivă a vorbirii, controlându-și ritmul. Un tempo de 240 de silabe pe minut este considerat acceptabil. Prin urmare, trebuie acordată o atenție deosebită pauzelor. Ele ocupă 10-20% în vorbire. Există pauze în funcție de scopul lor tipuri diferite si durata. Așadar, există pauze emoționale de care vorbitorul are nevoie atunci când este foarte entuziasmat pentru a se liniști, pline de găuri - dacă nu știe ce să spună, reacție - pentru expirație și inspirație, dramatică - pentru a sublinia tragedia situației. cu tăcere, gramaticale - se fac pe semne de punctuație, mobilizare - dau greutate mesajului, pedagogice - pentru o mai bună asimilare a materialului.

Mare importanțăîn timpul unei întâlniri de afaceri, se redă tonul conversației. Cercetările psihologice arată că oamenii se concentrează adesea nu pe conținutul declarației, ci pe tonul vorbitorului. Emoția emoțională a vorbitorului este transmisă ascultătorilor.

Corectitudinea prezentării materialului este, de asemenea, de mare importanță. Alfabetizare, logică, colorare emoțională - toate acestea sunt o condiție prealabilă pentru orice contact oficial. Este necesar să se monitorizeze utilizarea corectă a cuvintelor, pronunția acestora, stresul (contract, expert, prevedere, în același timp, să sunăm, brut, en-gros etc.). Nu este recomandat să folosiți expresii care conțin cuvinte suplimentare: „absolut nou” în loc de „nou”, „pre-planificare” în loc de „planificare”, „coopera împreună” în loc de „coopera”, „fiecare” în loc de „fiecare”. ", etc. Trebuie avută mare grijă când folosiți cuvinte străine. Utilizarea incorectă sau paralelă a vocabularului străin duce, de regulă, la repetări inutile.

Adesea, în procesul de organizare a unei întâlniri, există dificultăți în a pune întrebări, menținând conversația în direcția corectă. Care sunt întrebările?

Întrebările închise sunt întrebări care au un răspuns da sau nu. Ele sunt utilizate atunci când este necesar să se obțină informații clare și exacte, care să vizeze luarea unei decizii, stabilirea bazei faptice a problemei și oportunități reale, ajungerea la un acord.

Întrebările deschise se numesc întrebări „Cine?”, „Ce?”, „Cum?”, „Cât?”, „De ce?” etc. Ele servesc pentru a scoate o persoană din izolare, o încurajează să ofere idei și sugestii noi și servesc la stimularea unui monolog din partea interlocutorului.

„Pot considera faptele pe care le-ați citat ca fiind întâmplătoare sau este acesta un fenomen natural?”. Întrebările de acest tip se numesc retorice. Acestea servesc pentru a indica o problemă nerezolvată și pentru a concentra atenția asupra aspectului dorit.

Întrebările critice servesc la identificarea de noi probleme, puncte vulnerabile în poziția interlocutorului, precum și pentru a menține cursul conversației în cadrul strict al rezultatelor deja obținute ale negocierilor. („Crezi că suntem pe drumul greșit? Poate că ar trebui să ne gândim mai bine la cazul de utilizare.?”).

Folosit adesea la întâlniri și la întrebări analitice precum: „Am înțeles corect propunerea ta?” etc. Sunt eficiente în crearea unei atmosfere de înțelegere reciprocă și în obținerea unui rezultat intermediar.

Etapa finală a organizării și desfășurării unei întâlniri este luarea unei decizii și convenirea asupra condițiilor de implementare a acesteia. Deciziile la ședință sunt luate de toți împreună și de fiecare în parte. Măsura în care participantul la întâlnire a reușit să includă ideile și comentariile sale în decizia generală depinde de eficacitatea acesteia. Formularea deciziei explică: de către cine și în ce interval de timp ar trebui finalizată o anumită cantitate de muncă. Se stabilește sub ce formă vor fi însumate rezultatele (distribuirea protocolului sau a unei părți a acestuia (extras din protocol), se ia o decizie cu privire la amploarea informațiilor (întreaga echipă sau o parte a acesteia). alcătuit din cinci etape: a) stabilirea contactelor; b) definirea problemei; c) definirea scopurilor; d) prezentarea gândurilor; e) disponibilitatea pentru acțiune.

Deciziile pot fi luate în două moduri:

1 comisia special aleasă pentru pregătirea hotărârii își întocmește proiectul în prealabil. Proiectul este citit. Participanții la ședință își fac propriile ajustări și le adoptă pe baza rezultatelor votului;

2 Președintele de ședință rezumă discuția și formulează o decizie. După luarea deciziei, se determină o persoană (grup de persoane), care realizează implementarea acesteia și controlul asupra execuției.

La luarea deciziilor, la întâlniri, managerului i se poate cere să folosească metode cunoscute precum fluxul de idei, recepția nominală a grupului și decizia colectivă.

Fluxul de idei:

numiți cât mai multe soluții și distribuiți-le printre participanții la întâlnire; nu comentați sau criticați în timp ce discutați decizii;

exprima idei, chiar daca ti se par nerealiste;

Recepție nominală de grup:

se folosește aceeași bază ca și în tehnica „fluxului de idei”; fiecare participant își notează ideile despre o posibilă soluție a problemei;

fiecare participant citește grupului toate deciziile sale; se adoptă decizia întâlnită cel mai des în propunerile participanților.

Soluție colectivă:

se folosește aceeași bază ca și în tehnica „fluxului de idei”; este selectat un participant la întâlnire („clientul”), care își listează toate ideile în timp ce restul grupului tace;

procesul continuă până când toată lumea a fost în locul „clientului” și și-a oferit opțiunile; un fel de competiție între „client” și grup oferă de obicei un flux de idei și ajută la alegerea celei mai bune.

Nu trebuie să uităm de posibilele probleme care apar după întâlnire:

nu există o înțelegere comună a ceea ce se discută;

deciziile și planurile realizate nu sunt clare;

nu există un acord asupra deciziilor luate;

nu tuturor li s-a dat posibilitatea să vorbească.

La sfârșitul întâlnirii, nu trebuie să uităm să stabilim cine va face ce. Ultima sarcină este să vă asigurați că toată lumea primește procesul-verbal al rezultatelor întâlnirii.

Astfel, întrunirile insuficient pregătite și prost conduse, convocate cu fiecare ocazie, fac mare rău, întrucât „devorează”

timp scump, smulgând oamenii de munca lor principală.

3.2 Stiluri de comportament ale liderului la întâlnire

Se disting următoarele stiluri de comportament ale liderului la întâlnire:

Dictatorial – când liderul conduce ședința și de fapt singurul se bucură de drept de vot. Un exemplu de astfel de întâlnire ar putea fi familiarizarea cu ordinea, o nouă direcție în lucru.

Autocratic - liderul pune întrebări fiecărui participant pe rând și le ascultă răspunsurile. Utilizarea regulată a acestui stil contribuie la dezvoltarea unei antipatii stabile față de lider.

Pseudo-discuție - mai întâi, șeful sau cineva în numele său face un mesaj, apoi are loc o dezbatere, la care participă mai mulți angajați la alegerea șefului.

Discuția se caracterizează printr-un schimb liber de opinii și dezvoltarea unei soluții comune.

Aș dori să observ că utilizarea sistematică a oricărui stil de organizare a unei întâlniri afectează negativ relațiile interpersonale ale angajaților, statutul managerului și eficiența muncii.

Următorul aspect, fără a lua în considerare care este imposibil să fii un bun lider, este arta de a asculta. Psihologii definesc ascultarea ca fiind cel mai important mijloc de comunicare. În cercurile de afaceri și în organizații, se comit adesea greșeli și gafe, motive pentru care sunt incapacitatea de a asculta recomandări, sugestii, instrucțiuni.

Există o serie de condiții pe care un bun ascultător trebuie să le respecte. În primul rând, nu vă lăsați distras de gânduri străine. Și întrucât viteza gândirii este de aproximativ patru ori viteza vorbirii, este necesar să folosiți foarte greu „timpul liber” pentru analize critice și concluzii din ceea ce auziți. În al doilea rând, nu trebuie să reflectăm la întrebarea ulterioară și, cu atât mai mult, nu trebuie să rostim contraargumente. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli și adesea foarte costisitoare pentru ascultători. În al treilea rând, ar trebui să se concentreze pe esența subiectului, și nu pe secundar. Este deosebit de dificil de urmărit discursul, miezul problemei vorbitorilor nepregătiți din cauza confuziei în termeni și concepte, prezentării nesistematice și a unui număr mare de fapte secundare și neimportante.

Trebuie remarcat faptul că mulți oameni așteaptă cu nerăbdare o pauză într-o conversație pentru a-și introduce cuvântul. Fiecare dintre lideri trebuie să-și amintească: dacă unui participant la întâlnire nu i se permite să vorbească, atunci el are impresia că a fost privat de dreptul de vot. Scuza de a nu avea suficient timp pentru a asculta pe deplin angajații se poate întoarce împotriva managerului însuși. Cele 10-15 minute salvate de tăcerea participanților la întâlnire îi pot obliga ulterior să mai aibă 2-3 conversații, conversații pe aceeași problemă din cauza greșelilor, neîncrederii sau dezacordului.

Concluzie

Astfel, pe baza materialului de mai sus, tragem următoarele concluzii privind activitatea de control.

Dacă analizăm activitățile de management în ansamblu, putem identifica o serie de domenii care contribuie la îmbunătățirea eficienței acestuia. Una dintre ele este desfășurarea corectă a întâlnirilor, negocierilor, conversațiilor de afaceri. Pe această muncă managerul își petrece până la 50% din timpul său de lucru. O întâlnire de afaceri este una dintre cele mai importante activități ale unui lider și un factor important care influențează organizarea regimului de lucru al întregii echipe. Necesitatea întâlnirilor este clară. Acestea sunt necesare pentru a accelera procesul de luare a deciziilor și pentru a le crește valabilitatea, pentru a schimba eficient opinii și experiență, pentru a aduce sarcini specifice executantului mai rapid, dar cel mai important, pentru a avea un impact emoțional asupra participanților la întâlnire și, ca rezultat, pe întreaga echipă.

Cel mai adesea, au loc întâlniri de afaceri: dacă este necesar să se ia o decizie colectivă pe baza dreptului egal al fiecăruia de a-și exprima și justifica opinia, dacă soluționarea problemei afectează interesele mai multor persoane. diviziuni structurale organizații sau firme; dacă sunt necesare opiniile diferitelor grupuri de lucrători pentru a rezolva o problemă importantă.

Una dintre sarcinile principale ale întâlnirii de afaceri conducătoare este de a aduce cât mai multe fapte pentru a aprecia mai pe deplin complexitatea problemei discutate, precum și pentru a-i implica pe cei prezenți în procesul de rezolvare a problemei. Desigur, liderul ar trebui să aibă propriul punct de vedere asupra situației actuale, dar este necesar să cunoască și punctul de vedere al celorlalți pentru a înțelege dacă au sau nu dreptate în înțelegerea problemei. Dacă punctul de vedere al altcuiva este corect, conducătorul întâlnirii își poate schimba viziunea asupra situației. Dacă colegii greșesc sau le lipsește ceva semnificativ, el poate furniza fapte lipsă. A pune întrebările potrivite este un instrument excelent pentru a conduce o întâlnire în direcția corectă. Ora întâlnirii de afaceri ar trebui să fie planificată din timp și, dacă este posibil, să nu perturbe ritmul general al activității organizației. La elaborarea regulilor întâlnirii, trebuie să vă amintiți normele organizatorice și psihologice ale duratei acesteia.

Indiferent de natura planificată a întâlnirii, liderul trebuie să urmeze regula de bază pentru pregătirea evenimentelor de acest tip: să familiarizeze în prealabil toți participanții cu scopurile, obiectivele, lista problemelor luate în considerare și lista vorbitorilor. Nerespectarea acestei reguli duce la o scădere a eficienței întâlnirii, la perturbarea relațiilor în echipă.

Rezumând toate cele de mai sus, aș dori să atrag atenția asupra relevanței repartizării timpului de lucru a fiecărui șef al organizației, asupra capacității acestuia de a transmite clar, clar, rapid informații subordonaților săi, de a primi toate informațiile necesare de la și să ia decizia corectă în timp util. Analizând eficacitatea unei întâlniri de afaceri din punct de vedere psihologic, se poate observa că de cele mai multe ori managerii comit greșeli precum lipsa unui sistem în pregătirea și desfășurarea întâlnirilor, centralizarea excesivă în luarea deciziilor, care transformă nivelurile inferioare ale management în executori formali și îi privează de inițiativă, lipsa unor entități specifice în deciziile luate, care se încadrează adesea sub titlul „dați seama”, „întreaba”, etc. .

întâlnirea este cel mai bine să nu se desfășoare în biroul șefului (cel mai bun dintre toate, masa rotunda să sublinieze egalitatea participanților);

liderul poate fi un vorbitor special instruit, și nu un lider;

managerul trebuie să treacă toate telefoanele la secretară, să nu comunice cu persoanele care nu participă la ședință;

întâlnirea se ține cel mai bine într-o manieră de discuție, dar dacă problema este extraordinară, este posibil să se folosească „brainstorming”;

un spectacol interesant nu trebuie lăsat să se transforme într-o „tursare de apă”;

inevitabilele discuții nu trebuie să se transforme într-o ciocnire de principii sau ambiții și să meargă „la individ”, cu respectarea dreptului de a nu fi de acord atât minorității, cât și individului (cu excepția unui număr foarte mic de cazuri în care punerea în aplicare a unei decizii fără ambiguitate). a liderului este cu adevărat necesar).

Astfel, o întâlnire este una dintre cele mai importante forme de activitate de management, în cadrul căreia se fac schimb de informații între subalterni și manager, se iau decizii de management. După cum puteți vedea, o întâlnire este un proces complex și în timpul desfășurării sale este necesar să se țină cont de un număr mare de modele și reguli psihologice de pregătire și conducere.

1. Narushak V.B. Psihologia managementului intrafirm: Un ghid practic pentru managerii de personal / V.B. Narushak, L.A. Stepanova. - M.: Examen, 2008. - 196 p.

2. Psihologia și etica comunicării în afaceri / editat de V.N. Lavrinenko. - M.: UNITATEA-DANA, 2009. - 327p.

3. Psihologia succesului în afaceri / ed. UN. Kolesnikov. - M.: VLADOS-PRESS, 2008. - 304 p.

4. Semenov A.K. Psihologia și etica managementului și afacerilor / A.K. Semenov, E.L. Maslova. - M.: Marketing, 2009. - 200 p.

5. Sheinov V.P. Psihologia și etica contactului în afaceri / V.P. Sheinov. - Minsk: Ecoperspectiva, 2007. - 183 p.

6. Mokshantsev R.I. Psihologia comunicării la negocieri / R.I. Mokshantsev. - M.: INFRA-M., 2008 - 360 p.

7. Morozov A.V. Psihologia managementului / A.V. Morozov. - M.: Proiect academic, 2009. - 288 p.

8. Kurbatov V.I. Cum să negociezi cu succes / V.I. Kurbatov. - District / D .: Phoenix, 2010. - 318 p.

9. Psihologia succesului în afaceri / editat de A.N. Kolesnikov. - M.: VLADOS-PRESS, 2009. - 304 p.

10. Kukushin V.S. Psihologia comunicării în afaceri / V.S. Kukushin. - M.: ICC „Mart”, R - pe / D., 2009. - 368 p.

11. Rudensky E.V. Fundamentele psihotehnologiei comunicării manageriale / E.V. Rudensky. - M.: MPSI, 2007. - 93 p.

12. Korobko V.I. Teoria controlului / V.I. Korobko. - M.: UNITI, 2009. - 383 p.

13. Kovrov A.V. Aspecte psihologice ale negocierii / A.V. Kovrov. - M.: Berator-Press, 2010. - 200 p.

14. Petrunin Yu.Yu. Etica în afaceri / Yu.Yu. Petrunin, V.K. Borisov. - M.: Delo, 2009. - 280 p.

15. Prokofieva N.I. Aspecte psihologice ale negocierii / N.I. Prokofiev. - M.: GrossMedia, 2007. - 128 p.