Porządek obrad jest zatwierdzany na walnym zgromadzeniu. Porządek obrad walnego zgromadzenia uczestników

Nikt nie lubi długich, bezsensownych spotkań. Jeśli musisz napisać program, staraj się unikać takiego rozwoju wydarzeń. Miej jasny program, zidentyfikuj wszystkie tematy, które należy omówić, a także czas przeznaczony na każdą kwestię. Stwórz i realizuj plan, aby skutecznie poprowadzić spotkanie i nie marnować cennego czasu współpracowników.

Kroki

Część 1

Zrób podstawowy plan

Proszę kolegów o informacje. Ludzie będą bardziej zaangażowani w spotkanie, jeśli pozwoli im się wpływać na porządek obrad. Posłuchaj sugestii, co należy wziąć pod uwagę, i dodaj odpowiednie pytania do dokumentu.

Możesz pisać e-maile z wyprzedzeniem lub spotykać się z każdym indywidualnie.
Przygotuj się na 6-7 dni przed spotkaniem, aby dać współpracownikom czas na przedstawienie sugestii. Agendę należy uzupełnić na 3-4 dni przed imprezą.

- Nie musi ograniczać się do jednego celu. Na przykład możesz wysłuchać raportu z postępów, aby podjąć ważne decyzje na przyszłość.
Skoncentruj się na problemach, które dotyczą więcej niż kilku osób. Jeśli sytuację można rozwiązać na spotkaniu zaledwie dwóch kolegów, nie trzeba umieszczać jej w porządku obrad. Postaraj się wykorzystać cenny czas spotkań, aby zająć się sprawami, które dotyczą wszystkich.
- Na przykład, jeśli ty i kolega musicie przedyskutować nowy projekt umówić się na osobne spotkanie.
- Jeśli omówisz kwestie, które dotyczą tylko kilku osób, reszta uzna, że marnujesz ich czas. Poza tym ułożyć duża liczba ludzie zawsze są trudni, więc mądrze wykorzystaj tę okazję.
Skróć listę pytań. Musisz dobrze ustalić swoje priorytety. Nie zawsze da się omówić wszystkie pytania, więc zostaw tylko te najważniejsze.
- Na przykład musisz „zatwierdzić terminy projektów”, omówić „raport z postępów”, „nowe projekty”, a także przeprowadzić „grupową dyskusję pomysłów”. Możesz zdecydować, że jeśli nie masz czasu, możesz odłożyć grupową dyskusję pomysłów na inny termin.
- Możesz także zaplanować małe spotkania, aby rozwiązać problemy, które nie są w porządku obrad walnego zgromadzenia.
Najpierw rozważ najważniejsze pytania. Podczas przygotowań zwykle zaleca się, aby najpierw poruszyć najważniejsze tematy. Więc każdy może dyskutować kluczowe pytania nawet zanim uczestnicy będą wyczerpani i staną się mniej uważni.
- Na przykład kwestia podjęcia ważnych decyzji może poprzedzać raport z postępów (jeśli decyzje nie są uzależnione od wyników raportu).
- Jeśli spotkanie musi zakończyć się wcześniej lub niektórzy uczestnicy muszą wyjść przed zakończeniem wydarzenia, wszystkie ważne kwestie zostaną już rozwiązane.
Ustal limit czasu na omówienie każdego zagadnienia. Nigdy nie wiadomo, jak długo potrwa dyskusja nad sytuacją, ale ważne jest, aby przynajmniej mieć główny pomysł. Weź pod uwagę całkowity czas trwania spotkania i liczbę pytań. Najważniejszym tematom należy poświęcić więcej czasu niż pozostałym zagadnieniom.

Część 2

Zaplanuj program

Zacznij od nagłówka porządku obrad i spotkania. Nagłówek powinien wskazywać czytelnikowi, że czyta porządek obrad. Powinien również odzwierciedlać główny temat spotkania. Wybierz najlepszą opcję i wskaż na górze nowego dokumentu. Tytuł powinien być prosty i na temat.

Na przykład użyj tytułu: „Program spotkania w lipcu: omawianie pomysłów na nowe projekty” lub „Agenda spotkania w sierpniu 2019 r.: zmiana harmonogramu projektu”.
Użyj prostej czcionki biznesowej, takiej jak Times New Roman lub Calibri.

Zarezerwuj czas na powitania. W tej części obecni mogą się przywitać. Konieczne jest również rozpoczęcie spotkania i wygłoszenie głównych kwestii.
- Jeśli na spotkaniu jest wielu nieznajomych, możesz wymyślić wspólny temat.
- Jeśli program dotyczy dużego spotkania (na przykład na konferencji), ta część zajmie dużo czasu. Na spotkaniu w biurze powitanie zwykle trwa kilka minut.
- Możliwe jest również przewidywanie ewentualnych zmian w porządku obrad już na początku spotkania.
Formułuj tematy w formie pytań, aby zainteresować słuchaczy. Krótkie streszczenia mogą zdezorientować uczestników spotkania. Pytanie zapewnia pewien kontekst i pozwala z wyprzedzeniem przemyśleć sytuację.
- Na przykład zamiast słów „Osie czasowe projektu” lepiej napisać: „Czy można przesunąć oś czasu projektu, aby uwzględnić zwiększony popyt?”
- W razie potrzeby każde pytanie można opatrzyć krótkim opisem.
Wpisz przewidywany czas obok każdego pytania. Nie jest konieczne podawanie czasu, ale takie podejście pomoże ludziom się przygotować. Na przykład, jeśli to konieczne, będą mogli poprosić o dodatkowy czas.
- Ponadto uczestnicy będą mogli skrócić swoje komentarze, jeśli będzie mało czasu.
Zastanów się, w jakiej kolejności omawiane jest każde pytanie z listy. Kolejność określi Twoje podejście do tematów. Na przykład, jeśli musisz omówić odroczenie projektu, wszyscy uczestnicy będą musieli rozważyć temat z różnych punktów widzenia. Zakomunikuj zamówienie, aby wszyscy zrozumieli, jak przebiegnie spotkanie.
- Na przykład na pytanie: „Czy możliwe jest przesunięcie harmonogramu projektu, aby uwzględnić wzrost popytu?” - można określić następującą kolejność: „10 minut na omówienie aktualnego stanu rzeczy, 15 minut na kwestię przyspieszenia tempa produkcji, 10 minut na rozważenie argumentów za i przeciw, kolejne 5 minut na głosowanie w sprawie przesunięcia terminy”.
Ustal, kto jest odpowiedzialny za każdą sprawę. Określ, kto powinien zabierać głos podczas omawiania określonego tematu. Dla osoby nie powinno to być zaskoczeniem. Przedyskutuj kwestie z wyprzedzeniem i uwzględnij decyzję w porządku obrad.
- Jeśli będziesz organizować całe spotkanie, umieść ten fakt na początku porządku obrad.
Zarezerwuj czas dla honorowych gości. Jeśli na spotkaniu spodziewani są goście, którzy wezmą udział w dyskusji na ważne tematy, to muszą oni przeznaczyć osobny czas. Każdy gość musi poświęcić jeden punkt programu, nawet jeśli będzie uczestniczył w kilku tematach jednocześnie. Ułatwi Ci to grupowanie pytań i planowanie czasu.
- Lepiej wcześniej skontaktować się z gośćmi i ustalić, ile czasu potrzebują. Pozwoli to uniknąć niezręczności i sytuacji konfliktowych.
Zostaw czas na inne pytania. Ten punkt porządku obrad powinien znajdować się na końcu. W ten sposób możesz zapytać, czy są inne pilne problemy, którymi należy się zająć. Ponadto uczestnicy będą mogli ponownie przeanalizować niektóre nierozstrzygnięte kwestie lub wyjaśnić szczegóły.
- Ten punkt pokaże uczestnikom, że będą mieli okazję poruszyć kwestie, których nie ma w porządku obrad.
- Możesz również udostępnić blok pytań i odpowiedzi.

Część 3

Rozważ wszystkie aspekty

Określ szczegóły spotkania. Pamiętaj, aby podać godzinę, datę i miejsce spotkania. Podaj także imiona i nazwiska wszystkich uczestników, aby ludzie wiedzieli z wyprzedzeniem, z kim mogą się spotkać i porozmawiać.
- Pomocne jest też sporządzenie listy osób, które normalnie uczestniczą w takich zebraniach, ale tym razem nie będą mogły przyjść. Wyjaśnij, że nie wezmą udziału w spotkaniu.
- Dołącz mapę i wskazówki dla tych uczestników, którzy wcześniej nie odwiedzili miejsca spotkania.
Wypisz wstępne prace, które należy wykonać przed spotkaniem. Współpracownicy mogą potrzebować przeczytać określone materiały lub przeanalizować sugerowane rozwiązania. Możesz także rozważyć kilka pytań.
- Umieść ten blok na dole swojego programu. Pogrubiaj lub podkreślaj tekst, aby nie pozostał niezauważony.
Przed wysłaniem upewnij się, że nie ma błędów. Niektórzy uczestnicy mogą polegać na informacjach zawartych w programie, więc upewnij się, że nie ma błędów ani nieścisłości. Taki krok to nie tylko uprzejmość, ale oznaka dbałości o szczegóły i szacunku dla obecnych.

Jednym ze świętych obowiązków sekretarza jest przygotowywanie spotkań, spotkań i spotkań inicjowanych przez liderów różnych szczebli. W większości przypadków sekretarz prowadzi również protokoły z takich zdarzeń. W tym artykule podpowiemy, jak usprawnić te procesy.

Aby zacząć mówić o protokole, przede wszystkim musimy zastanowić się nad przygotowaniem spotkań. Przed takim wydarzeniem warto przemyśleć program, ustalić skład uczestników, zapoznać się z relacjami wszystkich prelegentów i innymi materiałami. Wszystko to będzie wymagało dodatkowych wysiłków, ale w rezultacie dotrzymanie protokołu będzie znacznie łatwiejsze.

JAK OSZCZĘDZIĆ CZAS?

Według różnych badań od 10 do 50% czasu pracy szefa organizacji i pozostałych pracowników można przeznaczyć na spotkania. Aby zaoszczędzić czas, inicjatorzy spotkania, gospodarze i uczestnicy powinni pamiętać o następujących zasadach:

Omawiaj na spotkaniu tylko te kwestie, których nie da się rozwiązać w porządku roboczym.

Ogranicz liczbę uczestników spotkania. Jest wprost proporcjonalna do czasu trwania imprezy. Jeśli spotkanie z 5 osobami trwa 1 godzinę, to z 10 lub więcej uczestnikami prawdopodobnie potrwa 2 godziny lub więcej.

Przygotuj wcześniej materiały informacyjne na spotkanie. Obliczenia, raporty analityczne, tabele, wykresy, zestawienia, materiały foto i video, prezentacje, próbki produktów, ekspertyzy muszą być wykonane przez wyspecjalizowanych specjalistów. Ale sekretarz spotkania jest zobowiązany do sprawdzenia gotowości materiałów. Dlatego na dzień lub dwa przed imprezą należy:

a) z pomocą osób odpowiedzialnych, które dokonają prezentacji, sporządzić wykaz wszystkich materiałów informacyjnych;

b) otrzymywania od osób odpowiedzialnych materiałów sporządzonych w w formacie elektronicznym(na przykład prezentacje, noty wyjaśniające itp.);

c) otrzymywać od osób odpowiedzialnych drukowane streszczenia i teksty sprawozdań.

Do każdej sprawy wyznacz jednego odpowiedzialnego pracownika, nawet gdy zlecenie musi wykonać grupa osób.

Nie trać czasu na ujawnianie winnych. Pamiętaj, że głównym zadaniem każdego spotkania jest omówienie agendy i podjęcie decyzji w jej sprawie.

PORZĄDEK OBRAD

Oto lista zagadnień, które mają być omówione na spotkaniu. Są one ustalane przez przewodniczącego zgromadzenia. Jednak sekretarz może być również zaangażowany w ten proces.

Podczas ustalania programu skorzystaj z następujących wskazówek:

Podziel tematy spotkań, które są zbyt ogólne, na kilka podtematów. W razie potrzeby osoby odpowiedzialne mogą organizować spotkania przygotowawcze dotyczące każdego podtematu.

Na przykład zaplanowane na koniec miesiąca spotkanie na temat „W sprawie realizacji planowanych wskaźników przez główne zakłady produkcyjne” powinno być poprzedzone serią kameralnych spotkań w sklepach: „W sprawie realizacji planu przez odlewnia”, „O wykonaniu planu przez wykrojnię”, „O wykonaniu planu przez warsztat mechaniczny”, „O wykonaniu planu przez montownię”. Lub spotkanie na temat „Wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie” powinno być poprzedzone kilkoma spotkaniami: „O problemach wdrażania systemu ERP w produkcji”, „O zapewnieniu komunikacji między systemem ERP a 1C w rachunkowości ”, „O wsparciu technicznym systemu ERP i transferze danych” itp.

Umieść na porządku dziennym kwestie o równej wadze, połączone wspólnym tematem. Na przykład zapewnienie transportu, zlecenie dostawy do magazynu, wysyłki i eksportu produkt końcowy z terenu przedsiębiorstwa.

W porządku obrad można by również umieścić szerszy zakres wzajemnie powiązanych kwestii. Na przykład mogą one obejmować:

Zakup nowej linii produkcyjnej;

Technologiczne przygotowanie produkcji;

Dokonywanie zmian w dokumentacji projektowej i technologicznej w związku z pozyskiwaniem nowych urządzeń;

Modernizacja budynków produkcyjnych i rozbudowa opraw maszynowych;

Wsparcie logistyczne produkcji.

Jednocześnie przebudowa wejścia do fabryki czy organizacja płatności elektronicznych za przepustki w stołówce zakładowej najwyraźniej nie jest warta dyskusji na tym spotkaniu.

Wiadomo, że sekretarz nie zawsze może wpływać na treść porządku obrad. Spotkanie zwołuje prowadzący, który również nakreśla zakres zagadnień. A jeśli kierownik w programie jednego spotkania uwzględni zakup nowej linii produkcyjnej do produkcji odlewów i zorganizowanie wiosennego podbotnika do sprzątania terenu, to może go nie przekonać. Ale ze swojej strony możemy zaproponować przeniesienie dyskusji o organizacji subbotnika na inne spotkanie, np. łącząc ją z kwestią malowania elewacji budynku czy zorganizowania uroczystości z okazji urodzin organizacji.

Wprowadzaj do porządku obrad tylko te kwestie, które leżą w kompetencjach i obszarze odpowiedzialności uczestników spotkania. Na przykład bezużyteczne byłoby omawianie kwestii zaopatrzenia pod nieobecność szefa zaopatrzenia.
Ogranicz liczbę tematów i punktów porządku obrad. Powinno ich być tyle, ile można skutecznie przedyskutować i rozwiązać w wyznaczonym czasie. Przykładowo w ciągu 1 godziny spotkania można omówić od 1 do 5 zagadnień, w zależności od skali poruszanych tematów i jakości przygotowania spotkania.
Umieść w porządku obrad sprawozdanie z zadań i zadań zadanych na ostatnim spotkaniu w przypadku połączenia spotkań wspólny temat i skład uczestników. Bądź przygotowany na to, że nawet jeśli takiego punktu nie ma w porządku obrad, przewodniczący może z jego upoważnienia go wprowadzić. Dlatego lepiej wcześniej wydrukować listę instrukcji - powinien ją mieć przewodniczący, osoba odpowiedzialna i sekretarz.

UCZESTNICY SPOTKANIA

Ogólne wymagania dla uczestników wydarzenia:

Kompetencja i zainteresowanie sprawami ujętymi w porządku obrad;

Wystarczająco wysokie stanowisko, aby podejmować decyzje i wydawać polecenia podwładnym po wynikach spotkania.

Lista uczestników podczas wydarzenia może ulec zmianie. Jeżeli w agendzie są tematy, które dotyczą wszystkich uczestników spotkania, a kwestie, które dotyczą tylko niektórych z nich, to należy najpierw omówić ogólne problemy. Na zakończenie tej części spotkania pracownicy, którzy nie są zaangażowani w dalszą dyskusję, mogą zostać zwolnieni.

Jak powiadomić wszystkich

Poinformuj wszystkich uczestników spotkania o dacie, godzinie, miejscu jej odbycia, temacie imprezy.

Możesz zgłosić spotkanie przez telefon, sms, e-mail(z powiadomieniem o dostarczeniu i przeczytaniu), bypass osobisty.

Jeśli jeden z uczestników jest nieobecny w miejscu pracy z różnych powodów (urlop wypoczynkowy, czasowa niezdolność do pracy, podróż służbowa itp.), Konieczne jest ustalenie przyczyny nieobecności i przypomnienie pracownikowi, który zastępuje nieobecnego zgodnie z zastępstwem plan, że musi uczestniczyć w spotkaniu.

Przydatne będzie również dodanie podpowiedzi do kalendarza na komputerze, np. „przypomnij zastępcy, że musi być obecny na spotkaniu planistycznym”.

Informacje o tym, kto i kiedy został ostrzeżony o spotkaniu, można wpisać do tabeli (Przykład 1).

PRZYKŁAD 1

Powiadamianie uczestników spotkania

Spotkanie odbędzie się 24.06.2017 o godzinie 11:00 w biurze Dyrektora ds. Zakupów.

Temat: Zawarcie umów z dostawcami na II półrocze 2017 r.

Organizacja miejsc siedzących dla uczestników spotkania

Pamiętaj, aby przygotować plan miejsc na spotkanie, jeśli będzie:

Wyżsi urzędnicy (miasta, regiony, terytoria, republiki, federacje);

Właściciele ponadnarodowych korporacji i holdingów itp.;

Przedstawiciele organizacji partnerskich.

Sekretarzowi, jeśli to możliwe, przydziela się miejsce przy osobnym stoliku obok stołu przewodniczącego (przykład 2).

Przykład 2

Schemat siedzenia

Wizytówki

Na stołach naprzeciwko odpowiednich miejsc należy umieścić wizytówki ze stanowiskiem i (lub) imieniem i nazwiskiem. każdy uczestnik. Najprostszą opcją jest kartka papieru złożona w „dom” (ryc. 1)

Ryż. 1. Wizytówka uczestnika spotkania

Odznaki

W szczególnie krytycznych przypadkach konieczne jest przygotowanie odznak (napierśników), które powinny wskazywać:

PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. Uczestnicy;

ich pozycje;

Nazwa organizacji, którą reprezentuje każdy uczestnik;

Miejscowość, w której znajduje się określona organizacja.

Odznaka może również zawierać:

Logo organizacji, którą reprezentuje uczestnik;

Logo (godło) wydarzenia (spotkań, konferencji itp.).

Możesz użyć znaczków ze sznurkiem lub spinaczem do bielizny. Sprzedawane są w sklepach papierniczych i biurowych.

Wkładki z tekstem można opracować samodzielnie, a następnie wydrukować na drukarce, wyciąć nożyczkami i umieścić w odznakach (rys. 2).

Ryż. 2. Wkładka na odznakę zaprojektowana przez Ciebie

Jeśli na szkolenie przeznaczono wystarczające środki, karty wkładane można zamówić w organizacji, która zapewnia Usługi drukowania. A do zwykłych spotkań wewnętrznych odznaki w ogóle nie są potrzebne.

CZAS TRWANIA SPOTKANIA

NA Różne rodzaje spotkania mają różną długość. Na przykład poranne spotkanie może zająć około pół godziny, podczas gdy międzyregionalne spotkanie w konkretnej sprawie może zająć cały dzień.

Czas trwania spotkania należy zaplanować z wyprzedzeniem. Wszyscy uczestnicy muszą znać czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia. Pomoże Ci to pracować szybko i wydajnie, aby nie siedzieć do późna.

przerwy

Jeżeli czas trwania spotkania przekracza godzinę astronomiczną (60 minut), to konieczne jest robienie przerw co godzinę akademicką (45 minut).

Przy szczególnie długich imprezach mogą być przewidziane przerwy, podczas których uczestnicy częstowani są przekąskami (kanapki, owoce, słodycze) oraz napojami (herbata, kawa, soki, woda mineralna itp.).

Gdy poziom spotkania jest niski, a w pobliżu sali konferencyjnej znajduje się chłodziarka, ekspres do kawy oraz naczynia jednorazowe dla gości biura, wówczas uczestnicy spotkania będą mogli nalać sobie kawy, herbaty lub wody.

Butelki z wodą i szklanki można wcześniej postawić na stolikach, przy których siedzą uczestnicy spotkania – wtedy będą mogli ugasić pragnienie nie tylko w przerwie, ale w dowolnym momencie. Lepiej nie stawiać jedzenia na stołach. Będzie to krępujące, jeśli któryś z uczestników upuści kanapkę na firmowe dokumenty lub rozleje kawę.

Stół z przekąskami i napojami lepiej ustawić w osobnym pomieszczeniu. Zwykle robi to sekretarz, ale tylko wtedy, gdy nie prowadzi protokołów. W przypadku, gdy sekretarz nie może opuścić sali w trakcie spotkania, inny pracownik wyznaczony do skorzystania z przerwy powinien ją zaaranżować. Lub alternatywnie sekretarka przygotowuje wszystko na przerwy kawowe przed spotkaniem. Podczas dłuższych spotkań asystenci są zwykle niezastąpieni.

Ramy czasowe

Czas trwania imprezy powinien być uregulowany. Przewodniczący posiedzenia monitoruje przestrzeganie tej zasady.

Planując spotkanie, pamiętaj, aby wziąć pod uwagę czas potrzebny każdemu mówcy na zabranie głosu i omówienie każdego zagadnienia.

Sprawdź z przewodniczącym harmonogram każdego przemówienia.

W razie potrzeby zaplanuj przerwy.

Zsumuj wszystkie okresy na kalkulatorze i dodaj do otrzymanej kwoty

O tym, jak długo może trwać posiedzenie, należy poinformować przewodniczącego. Jeśli zgadza się z tą liczbą, regulamin powinien zostać podany do wiadomości wszystkich uczestników, jeśli nie, będą musieli wprowadzić poprawki i zdać raport przewodniczącemu.

Po uzgodnieniu agenda z ograniczeniami czasowymi jest wysyłana do wszystkich uczestników spotkania (przykład 3).

PRZYKŁAD 3

Agenda z ograniczeniami czasowymi

PROTOKÓŁ SPOTKANIA: 5 PODSTAWOWYCH KROKÓW

Protokół udokumentowane jako działania stałe organy kolegialne(komisje, komitety, rady itp.) oraz doraźne ciała kolegialne – różnego rodzaju zebrania, narady, seminaria i konferencje.

Przeznaczyć następujące typy protokoły:

. Krótki protokół- dokument, w którym ustalona jest pełna nazwa. i stanowisk uczestników spotkania, jego tematyki, głównych zagadnień, streszczenie raporty, podjęte decyzje, wykaz zadań dla każdej osoby odpowiedzialnej. Taki protokół jest z reguły prowadzony na spotkaniach operacyjnych.

. Kompletny protokół, oprócz wszystkich powyższych, zawiera szczegółowe zapisy wszystkich wystąpień, opinii, poprawek i innych niuansów dyskusji. Dokument ten pozwala na odtworzenie szczegółowego obrazu spotkania.

Formę protokołowania wybiera przewodniczący posiedzenia lub kierownik przedsiębiorstwa.

Teksty przemówień i inne materiały, które są przygotowywane na spotkanie, są opracowywane w formie wniosków. Należy się do nich odnieść w tekście protokołu.

Sekretarz jest odpowiedzialny za to, jak poprawnie i kompletnie spisany jest przebieg spotkania. Tej odpowiedzialności nie można lekceważyć, ponieważ protokół jest jedynym dokumentem, który odzwierciedla wszystkie przemówienia, dyskusje, komentarze i decyzje, które muszą zostać zrealizowane. Podczas spotkania jego uczestnicy mogą czegoś nie usłyszeć, może nie mieć czasu, aby to zapisać. Będzie to łatwe do przywrócenia, odwołując się do protokołu.

Krok 1: przygotuj miejsce pracy

Aby ułatwić sporządzanie minut przed rozpoczęciem spotkania:

. Wybierz swoje miejsce na sali gdzie odbędzie się impreza. Powinien być widoczny dla wszystkich uczestników na twarzy, przemówienia przewodniczącego, mówców i „uwagi publiczności” są wyraźnie słyszalne (patrz schemat rozmieszczenia w przykładzie 2).

. Połóż na stole listę uczestników spotkania z imionami i nazwiskami. i pozycje, a także tabelę miejsc siedzących. Przed rozpoczęciem spotkania warto dokładnie przestudiować, kto gdzie siedzi, a następnie w razie potrzeby zajrzeć do diagramu.

. Zaopatrz się w artykuły papiernicze. Weź ze sobą 2-3 długopisy, 2 ołówki, 2 gumki.

. Sprawdź, czy sprzęt biurowy i inne urządzenia działają: zegar, dyktafon, kamera video (jeżeli jest dostępna). Nie zapomnij o przewodzie zasilającym i zapasowych bateriach lub akumulatorach.

Przed spotkaniem odśwież główne punkty wszystkich raportów.

Krok 2: napraw postęp spotkania

Oprócz materiałów przygotowanych na posiedzenie (teksty sprawozdań, przemówień, referencji, projekty decyzji, porządek obrad, listy uczestników itp.) sporządzany jest protokół na podstawie nagrania dźwiękowego, nagrania wideo, stenogramów lub projektów odręcznych notatek które są przechowywane podczas spotkania.

Jak przechowywać notatki robocze?

1. Przygotuj arkusze do projektu protokołu- ich liczba uzależniona jest od zakresu obrad. Na pierwszej kartce napisz datę spotkania, jego temat, numer protokołu, listę uczestników, porządek obrad (Przykład 4).

PRZYKŁAD 4

Projekt protokołu posiedzenia. Arkusz numer 1

Zapisz pytania do dyskusji na oddzielnych pustych kartkach, zostawiając wystarczająco dużo miejsca na notatki:

Arkusz numer 2: "O stanie prac nad zawarciem umów na dostawę metali nieżelaznych i żelaznych." Raport Prochorowa PD;

Arkusz numer 3

Arkusz numer 4: „W sprawie transportu zaopatrzenia”. Raport Miedwiediewa V.Yu.;

Arkusz numer 5: ... (do uzupełnienia podczas spotkania);

Arkusz numer 6: "O stanie rozliczeń z zawartych i wykonanych kontraktów na zakup surowców i materiałów." Raport Fominy KD;

Arkusz numer 7: ... (do uzupełnienia podczas spotkania);

Arkusz numer 8: "O zawarciu umów z Amethyst LLC na dostawę stali i stopów do OAO ESPZ". Propozycje Telegina II;

Arkusz numer 9: … (do uzupełnienia podczas spotkania).

2. Sprawdź, czy wszyscy uczestnicy spotkania są obecni. Osoby nieobecne w projekcie protokołu przekreśl ołówkiem - mogą się spóźnić. Dowiedz się o przyczynach nieobecności i spóźnienia po spotkaniu.

Czas przybycia spóźnionych ustalamy bezpośrednio w tekście protokołu w nawiasie:

W takim przypadku będzie wiadomo dokładnie, który z obecnych i czego dokładnie brakowało podczas spotkania.

3. Wypełnij pozycję „USŁYSZAŁ”. Na pierwszym arkuszu projektu i na arkuszach z odpowiednimi tytułami sprawozdań należy konsekwentnie zapisywać pełne imię i nazwisko. i stanowiska mówców, tematy wystąpień oraz ich podsumowanie. Musisz naprawić tylko podstawowe informacje: daty, liczby, fakty. Następnie sprawdź notatki z dostarczonymi tekstami wystąpień (streszczeniami). Jeśli znajdziesz rozbieżności, zgłoś je przewodniczącemu spotkania.

4. Wpisz pozycję „MOWA”(Jeśli to konieczne). Akapit ten wypełnia się, gdy tok wypowiedzi mówców zostanie przerwany przez komentarze, pytania i zastrzeżenia innych uczestników. w pełnym protokole każda taka uwaga powinna być niezwłocznie odnotowana, zwłaszcza jeśli towarzyszy jej sformułowanie: „Proszę wpisać do protokołu”. Na przykład:

Faktem jest, że każda wypowiedź może zmienić przebieg spotkania, a następnie konieczne może być podkreślenie momentu, w którym iw związku z czym to się stało.

W krótkim protokole

O powodzenie rocznika walne zgromadzenie wymagana jest znaczna praca wstępna. Przygotowanie do spotkania można z grubsza przedstawić jako następującą sekwencję „kroków” realizowanych przez grupę inicjatywną (często we współpracy z organizacją zarządzającą):

Krok 1. Opracuj porządek obrad walnego zgromadzenia.

Krok 2. Wybierz formę walnego zgromadzenia.

Krok 3. Ustal datę, godzinę i miejsce walnego zgromadzenia.

Krok 4. Przygotuj informacje lub materiały dotyczące punktów porządku obrad

Krok 5. Powiadom właścicieli o walnym zgromadzeniu.

Krok 6. Rozwiąż kwestie organizacyjne, przygotuj formularze rejestracji uczestników, głosowania itp.

Krok 1. Opracowanie porządku obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia

Pierwszym krokiem grupy inicjatywnej właścicieli lokali jest opracowanie porządku obrad dorocznego walnego zgromadzenia. Na corocznym spotkaniu właściciele muszą:

ocenić, w jaki sposób utrzymano należącą do nich wspólną własność, jakie osiągnięto wyniki;
zrozumieć, co jeszcze należy zrobić, aby dom był „w należytym stanie”, czyli bezpiecznym i wygodnym do zamieszkania;
przedyskutować, czy możliwe jest zmniejszenie marnotrawstwa zasobów użytkowych, aw rezultacie obniżenie kosztów ich zapłaty;
obliczyć, ile pieniędzy będzie potrzebnych na „wszystko o wszystkim”;
ustalić, które zadania są priorytetowe itp.

Ponadto walne zgromadzenie decyduje również, czy potrzebny jest remont, a jeśli tak, to jakiego rodzaju, kiedy go przeprowadzić, jak „zebrać” na to pieniądze. Tym samym doroczne walne zgromadzenie jest zwoływane do rozstrzygania najważniejszych spraw dotyczących utrzymania majątku wspólnego i wymaganych wydatków. Na tej podstawie rekomenduje się umieszczenie w porządku obrad dorocznego walnego zgromadzenia następujących punktów:

Rozpatrzenie propozycji organizacji zarządzającej w sprawie listy i zakresu prac i usług związanych z konserwacją i naprawą budynku mieszkalnego, terminów ich realizacji i kosztów.
Zatwierdzenie planu pracy, kosztorysy utrzymania i remontu mienia wspólnego w budynku mieszkalnym na rok, kwota płatności właścicieli lokali na utrzymanie i remont budynku mieszkalnego na rok bieżący.

Na dorocznym walnym zgromadzeniu w razie potrzeby rozpatrywane są inne kwestie związane z utrzymaniem majątku wspólnego, na przykład podejmowanie decyzji o przekazaniu przedmiotów wspólnego majątku innym osobom do używania oraz o sposobie wykorzystania uzyskanych z tego dochodów . Organizacja zarządzająca może również zaproponować grupie inicjatywnej włączenie do porządku obrad spotkania spraw ważnych dla prowadzenia domu. Np. zaproponować plan remontów mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa życia i ograniczenie zużycia zasobów komunalnych na najbliższe pięć lat oraz tryb finansowania niektórych działań tego plan perspektywiczny.

wybór przewodniczącego zgromadzenia (do prowadzenia obrad), sekretarza zgromadzenia (do protokołowania) oraz komisji skrutacyjnej (do liczenia głosów przy głosowaniu nad punktami porządku obrad);
zatwierdzanie porządku obrad i regulaminu obrad;
kwestie związane z odbyciem walnego zgromadzenia (zob. pkt 1 niniejszych wytycznych);
wybory komitetu domu (w razie potrzeby) i inne sprawy.

Właściciele lokali powinni pamiętać, że umowa o zarządzanie z organizacją zarządzającą zawierana jest na warunkach określonych przez walne zgromadzenie. Jeśli umowa jest zawarta na kilka lat, nie oznacza to, że nic nie można w niej zmienić. Po osiągnięciu porozumienia w sprawie zmiany lub uzupełnienia warunków umowy o zarządzanie, właściciele i organizacja zarządzająca mają możliwość podpisania dodatkowej umowy do umowy, w której zaznaczają, że zgodnie z decyzją walnego zgromadzenia w umowie wprowadzane są następujące zmiany, które następnie są wymienione punkt po punkcie. Tym samym corocznie możliwa jest zmiana listy i zakresu prac i usług zleconych przez organizację zarządzającą oraz rewizja ceny umowy o zarządzanie (wysokość honorarium właścicieli).

Krok 2. Wybór formy walnego zgromadzenia

Kodeks lokalowy (art. 45 i 47) umożliwia właścicielom lokali podejmowanie decyzji w sprawie porządku obrad walnego zgromadzenia zarówno bezpośrednio na zgromadzeniu (tj. gdy właściciele lokali są wspólnie obecni w tym samym czasie w jednym miejscu ), oraz w drodze głosowania korespondencyjnego – gdy decyzje właścicieli lokali V pismo przeniesiony przed upływem terminu do określonej lokalizacji.

Obecnie powszechną praktyką w budynkach wielomieszkaniowych zarządzanych przez organizacje zarządzające jest odbywanie walnych zgromadzeń w formie głosowania korespondencyjnego. Ale musimy pamiętać, że ta metoda nie pozwala właścicielom lokalu usłyszeć się nawzajem, wymienić poglądów, publicznie omówić nieporozumień (w tym z organizacją zarządzającą), znaleźć kompromis, który odpowiada większości osób w domu. Bardzo często głosowanie korespondencyjne jest wykorzystywane jako sposób na „legitymizację” decyzji podejmowanych przez zainteresowaną mniejszość (lub decyzje organizacji zarządzającej, która nie jest zainteresowana komunikacją z właścicielami), w której wymogi prawne są czysto formalnie przestrzegane. Jeśli wyznaczysz sobie cel - aby właściciele stali się bardziej aktywni i odpowiedzialni, realnie uczestniczyli w zarządzaniu swoim domem, zorganizowanie dorocznego walnego zgromadzenia „osobiście” powinno być priorytetem dla jego organizatorów (a także dla organizacji zarządzającej) . W takim przypadku głosowanie nieobecne można uznać za „awaryjne” tylko wtedy, gdy mimo wszelkich starań nie udało się zapewnić kworum na walnym zgromadzeniu lub podjąć na nim niezbędnych decyzji (uzyskać wymaganej liczby głosów). Ale nawet takie „nieudane walne zgromadzenie” powinno być traktowane jako spotkanie „informacyjno-koncyliacyjne”, na którym grono właścicieli nie tylko otrzymało niezbędne informacje, ale także wymieniło poglądy. Po takim „spotkaniu-spotkaniu” sami jego uczestnicy całkiem świadomie zagłosują na powtórnym zebraniu zaocznym i najprawdopodobniej przekażą niezbędne informacje i opinie uczestników spotkania sąsiadom, którzy na spotkanie nie przyszli .

Właścicielom lokali w budynku mieszkalnym można zalecić ustalenie w przyjętym przez nich trybie zwoływania i odbycia walnego zgromadzenia właścicieli lokali, że wymienione powyżej główne sprawy walnego zgromadzenia powinny być rozpatrywane na posiedzeniu odbywającym się osobiście. I że nieobecna forma podejmowania decyzji w tych sprawach jest dozwolona tylko w przypadku powtórnego walnego zgromadzenia w przypadku braku kworum na zgromadzeniu. Ponadto w tej kolejności warto ustalić listę spraw, które należą do kompetencji walnego zgromadzenia, ale może nie tak bardzo wymagają wspólnej dyskusji, które można poddać pod głosowanie korespondencyjne bez wcześniejszego zwołania walnego zgromadzenia osobiście.

Krok 3. Ustalenie daty, godziny i miejsca walnego zgromadzenia

Oprócz porządku obrad i formy spotkania, grupa inicjatywna musi wybrać datę i godzinę dorocznego walnego zgromadzenia. Czyniąc to, należy wziąć pod uwagę, że:

data i godzina powinny być dogodne dla wszystkich lub większości właścicieli;
trzeba mieć rezerwę czasu na zawiadomienie o walnym zgromadzeniu właścicieli lokalu (co najmniej na dziesięć dni przed terminem zgromadzenia);
przed walnym zgromadzeniem właściciele powinni mieć możliwość (przede wszystkim wystarczającą ilość czasu) zapoznania się z aktami sprawozdawczymi i dokumenty projektowe organizacją zarządzającą.

Ponieważ punkty porządku obrad są bezpośrednio związane z działalnością organizacji zarządzającej zarządzaniem budynkiem mieszkalnym, konieczne jest wcześniejsze skoordynowanie z nią nie tylko porządku obrad, ale także daty i godziny dorocznego walnego zgromadzenia, tak aby organizacja zarządzająca:

udało się przygotować sprawozdanie za rok miniony i wnioski na rok bieżący;
był w stanie zapewnić udział swojego przedstawiciela (swoich przedstawicieli) w posiedzeniu;
być może udało jej się przygotować jakieś uzupełnienia lub zmiany w odpowiedzi na reakcję właścicieli, gdy zapoznała się z raportem i propozycjami, które przygotowała na spotkanie.

Zgodnie z Kodeksem mieszkaniowym (część 11 artykułu 162) organizacja zarządzająca jest zobowiązana do corocznego zgłaszania właścicielom realizacji umowy za poprzedni rok w pierwszym kwartale, chyba że umowa o zarządzanie budynkiem mieszkalnym stanowi inaczej. „Inne” może oznaczać termin składania raportów lub częstotliwość, jeśli właściciele chcą być do nich zgłaszani np. raz na pół roku. Obecnie, gdy właściciele nie mają jeszcze wystarczającego doświadczenia w zarządzaniu swoimi domami i kontaktach z organizacjami zarządzającymi, najprawdopodobniej w większości budynków mieszkalnych coroczne walne zgromadzenia będą odbywać się w tym samym czasie, w którym organizacje zarządzające są prawnie zobowiązane do przedłożenia raporty - luty lub marzec.

Miejsce spotkania powinno znajdować się jak najbliżej apartamentowca, a sala spotkań powinna mieć taką wielkość, aby mogli się w niej pomieścić wszyscy właściciele. Przy wyborze lokalu na walne zgromadzenie należy wziąć pod uwagę, czy właściciele lokalu muszą płacić za jego wynajem (rekomenduje się uwzględnienie takich wydatków związanych z odbyciem walnego zgromadzenia przy szacowaniu kosztów utrzymanie budynku mieszkalnego).

Obecnie wiele gmin przyjęło akty prawne zapewnienie tworzenia sprzyjających warunków do tworzenia i działania stowarzyszeń właścicieli domów (HOA). Bardzo często ustawy przewidują możliwość nieodpłatnego lub niskiego czynszu udostępnienia lokalu komunalnego na potrzeby odbywania walnych zgromadzeń właścicieli lokali oraz walnych zgromadzeń członków HOA. Może to być na przykład aula szkolna lub czytelnia biblioteki. Aby skorzystać z tej możliwości, grupa inicjatywna powinna skontaktować się z lokalną administracją. Czasami właścicielom może pomóc organizacja zarządzająca, jeśli dysponuje ona własnym lokalem odpowiednim do odbywania walnych zgromadzeń.

Po wybraniu miejsca (lokalu) do odbycia walnego zgromadzenia nie należy zapominać o poinformowaniu o tym organizacji zarządzającej.

Krok 4. Przygotowanie informacji, dokumentów i propozycji do ich przedyskutowania i podjęcia decyzji na walnym zgromadzeniu

Ten etap przygotowań do spotkania dotyczy przede wszystkim organizacji zarządzającej, która musi sporządzić sprawozdanie za miniony rok oraz propozycje zarządzania apartamentowcem na rok bieżący i ewentualnie na kilka następnych lat – wieloletnią plan utrzymania lub poprawy stanu budynku mieszkalnego, oszczędność zasobów podczas renderowania media, poprawiając komfort mieszkania w domu. Sumiennie zarządzająca organizacja musi przedstawiać właścicielom swoje propozycje efektywnego wykorzystania ich środków oraz innych możliwych dochodów i źródeł finansowania na finansowanie wszystkich działań rocznych i wieloletnich (jeśli takie istnieją) planów.

Jednocześnie inicjatorzy spotkania mogą zastanowić się, jak zidentyfikować i przedstawić na spotkaniu uogólnioną ocenę właścicieli działalności organizacji zarządzającej w minionym roku: czy uważają, że wszystkie obowiązki, które spoczywają na organizacja zarządzająca w ramach umowy o zarządzanie zostały przez nią spełnione; czy są zadowoleni z pracy organizacji zarządzającej; jeśli nie są usatysfakcjonowani, jakie niedociągnięcia widzą. Właściciele mogą również podsumować swoje propozycje/życzenia dotyczące zarządzania apartamentowcem, sformułować swoje prośby do organizacji zarządzającej w celu uwzględnienia ich w umowie o zarządzanie na kolejny rok.

4.1. Sprawozdanie organizacji zarządzającej z wykonania umowy o zarządzanie

Właściwe sprawozdanie organizacji zarządzającej z wykonania umowy o zarządzanie w minionym roku powinno zawierać dane dotyczące realizacji planu pracy, usług i napraw, szacunki dochodów i wydatków na utrzymanie i remont budynku mieszkalnego, ustalone w umowa o zarządzanie. Taki raport to podstawa:

aby właściciele zrozumieli, że utrzymanie domu kosztuje;
angażować właścicieli w proces decyzyjny, a co za tym idzie, odpowiedzialność za nich;
zaufanie do organizacji zarządzającej i satysfakcja z jej profesjonalnego działania w interesie jej klientów.

Kodeks mieszkaniowy nie określał, w jakiej formie organizacja zarządzająca powinna zgłaszać się do właścicieli. Oznacza to, że forma zgłoszenia może być różna. Na przykład organizacja zarządzająca może:

składać ustne sprawozdania na walnym zgromadzeniu właścicieli lokali;
umieścić w miejscu dostępnym dla wszystkich właścicieli (wejścia do domu, tablice ogłoszeń w okolicy itp.) pisemne sprawozdanie;
uporządkować treść raportu w skrzynkach pocztowych mieszkań itp.

Najlepszą formą raportu dla właścicieli lokali jest raport pisemny (do wglądu dla właścicieli przed zgromadzeniem) oraz dodatkowo raport organizacji zarządzającej dla właścicieli lokali na walnym zgromadzeniu. Zaleca się określenie formy prezentacji raportu organizacji zarządzającej właścicielom w umowie o zarządzanie budynkiem mieszkalnym.

Sprawozdanie z zarządzania budynkiem mieszkalnym powinno kompleksowo odzwierciedlać to, co zostało zrobione przez organizację zarządzającą i jakie wyniki zostały osiągnięte. Wskazane jest, aby raport zawierał porównywalne dane dotyczące planowanych i faktycznie wykonanych rodzajów i wielkości robót i usług (w ujęciu fizycznym i finansowym). Zaleca się uwzględnienie następujących głównych sekcji w raporcie z realizacji planu pracy dotyczącego konserwacji i naprawy budynku mieszkalnego:

1. Utrzymanie majątku wspólnego.

2. Remonty i wymiany poszczególnych części nieruchomości wspólnej.

3. Utrzymanie sanitarne mienia wspólnego, w tym działki, na której znajduje się budynek mieszkalny.

4. Poprawa części wspólnych w budynku mieszkalnym i działka.

5. Środki zapewniające bezpieczeństwo mienia wspólnego, bezpieczeństwo i wygodę mieszkania w domu.

6. Świadczenie usług publicznych.

Przybliżona forma raportu organizacji zarządzającej z realizacji planów pracy na 20__

	Rodzaje pracy	Obiekt / część nieruchomości	Cykliczność wykonywania pracy	Tom (wskaźniki naturalne)	Sposób wykonania	Kontrola jakości wykonane prace
	Rodzaje pracy	Obiekt / część nieruchomości			Sposób wykonania	Kontrola jakości wykonane prace
1. Utrzymanie mienia wspólnego właścicieli lokali w budynku mieszkalnym
	Przeglądy, regulacja, konserwacja, testowanie, zapobieganie
	Przygotowanie do sezonowej eksploatacji sprzętu inżynieryjnego i łączności
	Eliminacja sytuacji awaryjnych (lokalizacja)
	Mierniki/urządzenia do pomiaru zużycia i oszczędzania zasobów (wody, ciepła, gazu, energii elektrycznej)
2. Remonty i wymiany poszczególnych części nieruchomości wspólnej
	Częściowe wymiany
	Konserwacja
	Naprawa powypadkowa
	Wyremontować
3. Utrzymanie sanitarne mienia wspólnego właścicieli lokali w budynku wielorodzinnym, w tym grunt, na którym znajduje się budynek mieszkalny
	Sprzątanie części wspólnych w domu
	Środki sanitarne i epidemiologiczne
	Sprzątanie terenu, na którym stoi dom
	Odbiór i wywóz stałych odpadów komunalnych
	Usuwanie odpadków
	Wywóz odpadów wielkogabarytowych
	Czyszczenie dachu, elewacji budynku (ogrodzenia, gzymsy itp.)
4. Poprawa części wspólnych w domu i na działce, na której znajduje się apartamentowiec
	Oświetlenie przestrzeni publicznej
	Urządzenie (układ) ścieżek, podjazdów, parkingów, ogrodzeń
	Aranżacja i pielęgnacja terenów zielonych
	Aranżacja (aranżacja) terenów dziecięcych, sportowych i użytkowych, miejsc rekreacji
5. Środki zapewniające bezpieczeństwo mienia wspólnego, bezpieczeństwo i wygodę mieszkania w domu
	Postępowanie w przypadku pożaru
	Środki bezpieczeństwa (system nadzoru wideo, bariera itp.)
	Środki ochrony przed hałasem

6. Zaopatrzenie w media (ogrzewanie, zimna woda, ciepła woda, kanalizacja, energia elektryczna, gaz)
	Zapewnienie całodobowego nieprzerwanego świadczenia usług komunalnych
	Zapewnienie niezbędnego wolumenu świadczonych usług publicznych
	Zapewnienie odpowiedniej jakości świadczonych usług publicznych

W protokole należy wskazać, co nie było możliwe z zaplanowanych prac oraz przyczyny, dla których prace zaplanowane na miniony rok nie zostały wykonane (w całości lub w części). Ponadto, czy wykonano prace, których nie ujęto w planie i dlaczego.

Dla właścicieli lokali bardzo przydatne jest dowiedzenie się z raportu organizacji zarządzającej, jak ocenia ona jakość wykonania poszczególnych prac i usług. Być może opinie organizacji zarządzającej i właścicieli nie zawsze będą zbieżne. Jeżeli w ciągu roku organizacja zarządzająca otrzymała oświadczenia lub skargi od właścicieli lub najemców lokali na jakość niektórych usług lub robót, co zrobiła w celu wyeliminowania uchybień i co planuje zrobić, aby to się nie powtórzyło w przyszłości (np. zmienić sposób niektórych prac: wykonywać je nie we własnym zakresie regularny personel i zatrudnić wyspecjalizowane organizacje).

W sprawozdaniu z wykonania preliminarza przychodów i wydatków na utrzymanie i remont budynku mieszkalnego zaleca się podanie porównywalnych danych o:

planowane i faktycznie poniesione wydatki;
planowanych i faktycznie uzyskanych dochodów.

W sprawozdaniu należy zwrócić uwagę na te pozycje budżetowe, dla których wystąpiły:

przekroczenie planowanych wydatków;
brak planowanych dochodów (zwłaszcza z powodu zaległości w obowiązkowych opłatach za utrzymanie majątku wspólnego i rachunki za media).

Konieczne jest nie tylko przeanalizowanie przyczyn odchylenia rzeczywistych wskaźników od planowanych, ale także wskazanie działań, które podjęła organizacja zarządzająca w celu pozyskania środków na utrzymanie budynku mieszkalnego i do jakich rezultatów doprowadziły.

Informacje o przyjęciurachunki za mieszkanie i media

od właścicieli lokali w budynku mieszkalnym położonym pod adresem:

ul. ____________________________, numer domu ___

na „____” ______________ 200_

numer pokoju	Powierzchnia całkowita (mkw.)	Miesięczna opłata (tysiące rubli).	Kwota płatności rocznie (tysiące rubli)		Zaliczki (+) lub dług (-) (tysiące rubli).	Środki podjęte w celu wyeliminowania zadłużenia
numer pokoju	Powierzchnia całkowita (mkw.)	Miesięczna opłata (tysiące rubli).	naliczone	otrzymane	Zaliczki (+) lub dług (-) (tysiące rubli).	Środki podjęte w celu wyeliminowania zadłużenia

Nie należy podawać imion i nazwisk właścicieli, aby uniknąć oskarżeń o ujawnienie danych osobowych.

Konieczne jest, aby właściciele lokali posiadali informacje o tym, w jakim stopniu każdy z sąsiadów wywiązuje się z nałożonego na niego prawem obowiązku partycypowania w ogólnych kosztach utrzymania ich wspólnej własności w budynku mieszkalnym. Przydatne może być również zaangażowanie właścicieli w dobrej wierze, aby wpłynąć na tych, którzy mogą płacić, ale tego nie robią, lub wspólnie zastanowić się, jak pomóc sąsiadowi o niskich dochodach. W każdym razie właściciele lokali muszą mieć jasne pojęcie o tym, jakie ryzyko ponosi organizacja zarządzająca przy wykonywaniu obowiązków powierzonych jej na mocy umowy o zarządzanie, ponieważ albo będą musieli dzielić to ryzyko z organizacją zarządzającą (na przykład zwiększyć kwotę płatności właścicieli, aby zrekompensować utracony dochód). Lub właściciele lokali mogą spotkać się z sytuacją, w której organizacja zarządzająca odmówi zarządzania ich domem, ponieważ taka działalność przyniesie im tylko straty.

4.2. Projekt planu pracy, usług i remontów oraz preliminarz dochodów i wydatków na nadchodzący rok

Zadaniem profesjonalnej organizacji zarządzającej jest zaproponowanie właścicielom lokalu takiego zestawienia prac i usług, które zapewnią właściwy stan mienia wspólnego w budynku mieszkalnym. Właściwy stan, zgodnie z Zasadami utrzymania mienia wspólnego w budynku wielomieszkaniowym, oznacza, że zapewnia niezawodne działanie wszystkich elementów konstrukcyjnych i instalacji technicznych, bezpieczeństwo życia i zdrowia mieszkańców domu, bezpieczeństwo ich nieruchomości, możliwość korzystania z lokali mieszkalnych i niemieszkalnych, części wspólnych w domu i gruntach. Planowanie prac w zakresie utrzymania mienia wspólnego powinno opierać się na ocenie stanu faktycznego każdego przedmiotu (części) mienia wspólnego na podstawie wyników objazdów, oględzin, kontrola techniczna prowadzone przez organizację zarządzającą.

W przypadku konieczności naprawy lub wymiany części apartamentowca lub jego części hotelowej, to organizacja zarządzająca może i powinna właściwie ocenić, co należy zrobić w pierwszej kolejności, a co można odłożyć w czasie, jeśli właściciele lokali obecnie nie mają wystarczających środków na sfinansowanie wszelkiego rodzaju napraw.

Przy uzasadnianiu kolejności (priorytetu) każdej pracy można brać pod uwagę nie tylko możliwość zagrożenia bezpiecznego mieszkania w domu w przypadku jej nieukończenia w najbliższym czasie, ale także okoliczność, czy prace te staną się znacznie droższa, jeśli zostanie przesunięta o rok lub dwa. . Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, czy możliwe jest zmniejszenie przyszłych kosztów właścicieli, jeśli konkretne prace zostaną wykonane w pierwszej kolejności. Na przykład generalny remont lub wymiana, powiedzmy, windy zmniejsza koszty jej awaryjnego utrzymania. A modernizacja instalacji grzewczej, w tym zamontowanie w domu centrali grzewczej, która pozwala na regulację parametrów czynnika chłodniczego w domowej instalacji grzewczej, pozwala obniżyć koszty energii cieplnej i skierować zaoszczędzone środki na inne potrzeby domu.

W rzeczywistości mówimy o opracowaniu zarówno rocznego planu usług, prac i napraw, jak i długoterminowego planu napraw i modernizacji domu, który organizacja zarządzająca może zaoferować do rozważenia właścicielom lokal. Taka oferta nie tylko potwierdza wysoki poziom merytoryczny organizacji zarządzającej, ale także jej gotowość do pracy w interesie swoich klientów i do pracy w perspektywie długoterminowej.

Przygotowując projekty planów prac, usług i napraw, można skorzystać z następującego formularza:

Projekt preliminarza dochodów i wydatków na utrzymanie budynku mieszkalnego(w tysiącach rubli) przez 200_ lat

Nr str./str	Nazwa artykułów	plan	fakt	odchylenie (+/-)
Dochód
	Opłata miesięczna właścicieli lokali za zarządzanie, utrzymanie i naprawę mienia wspólnego zgodnie z umowami zawartymi z organizacją zarządzającą
	Jednorazowa płatność celowa decyzją walnego zgromadzenia właścicieli lokali
	Dochody celowe z budżetów wszystkich szczebli, budżetów państwowych środki pozabudżetowełącznie (3,1+3,2+3,3+3,4), w tym:
	dotacje na mieszkanie i rachunki za media z budżetu regionalnego/lokalnego
	dopłaty do różnicy między wysokością wpłat właścicieli lokali, ustaloną przez walne zgromadzenie właścicieli lokali, a wysokością wpłat na utrzymanie i remont lokalu mieszkalnego dla najemców lokali mieszkalnych na podstawie społecznych umów najmu i umów o najmu lokali mieszkalnych państwowego lub komunalnego zasobu mieszkaniowego
	zwrot środków na zapewnienie obywatelom środków pomocy społecznej na opłacenie mieszkania i mediów (świadczeń) z budżetów wszystkich szczebli
	dotacje na remont kapitalny budynku mieszkalnego w zakresie lokali położonych na terenie gminy (państwowej) nieruchomość
	dotacje na kapitalny remont budynku mieszkalnego
	Suma dochodów dodatkowych (4.1.+4.2.), w tym:
	przychody z dzierżawy przedmiotów/części majątku wspólnego, w tym działki
	dochód z tytułu świadczenia na korzystanie z określonych części majątku wspólnego
	Opłaty miesięczne właścicieli, najemców i najemców lokali za media, razem (5,1+5,2+5,3+5,4+5,5+5,6), w tym:
	do ogrzewania
	dla zimnej wody
	do dostarczania ciepłej wody
	dla ścieków
	na dostawę energii elektrycznej
	na dostawę gazu
	Pozostałe dochody ogółem (6,1+6,2+6,3), w tym:
	sponsoring
	środków otrzymanych w ramach umów kredytu lub pożyczki
	fundusze inwestycyjne
	Całkowity dochód (1+2+3+4+5+6)
Wydatki
	Koszty związane z konserwacjałączna własność właścicieli lokali w budynku wielorodzinnym (1,1+1,2+1,3+1,4+1,5+ 1.6+1.7+1.8+1.9+1.10+1.11+1.12), w tym:

	serwis domofonowy
	konserwacja systemów wentylacyjnych
	konserwacja automatycznych urządzeń przeciwpożarowych
	konserwacja systemu ochrony i monitoringu wizyjnego
	pogotowie ratunkowe
	konserwacja wewnętrznych instalacji wodociągowych
	konserwacja przydomowych instalacji kanalizacyjnych
	konserwacja wewnętrznych systemów zasilania inżynieryjnego
	konserwacja wewnętrznych systemów zasilania gazem inżynieryjnym
	konserwacja wewnętrznych instalacji grzewczych
	konserwacja nośnych konstrukcji otaczających
	Wydatki związane z utrzymaniem sanitarnym mienia wspólnego właścicieli lokali w budynku wielomieszkaniowym, w tym działka, na której znajduje się budynek mieszkalny łącznie (2,1+2,2.+2,3+2,4+2,5+ w tym:
	wywóz stałych odpadów komunalnych
	wywóz śmieci
	wywóz odpadów wielkogabarytowych
	leczenie sanitarno-epidemiologiczne (dezynfekcja, dezynsekcja, deratyzacja)
	czyszczenie zsypu na śmieci
	sprzątanie części wspólnych w domu
	sprzątanie terenu, na którym stoi dom
	Poprawa części wspólnych w domu i na działce, na której znajduje się budynek mieszkalny, środki zapewniające bezpieczeństwo mienia wspólnego, bezpieczeństwo i wygodę mieszkania w domu, łącznie (3,1 + 3,2 + 3,3 + 3,4 + 3,5) , w tym:
	oświetlenie części wspólnych w domu i na działce
	układanie (aranżacja) ścieżek, podjazdów, parkingów, ogrodzeń
	urządzanie i pielęgnacja terenów zielonych
	urządzanie (aranżacja) terenów dziecięcych, sportowych i użytkowych, miejsc rekreacji
	środki przeciwpożarowe i środki bezpieczeństwa
	Wydatki związane z bieżącym remontem mienia wspólnego właścicieli lokali w budynku wielorodzinnym
	Wydatki związane z remontem majątku wspólnego właścicieli lokali w budynku wielorodzinnym
	Wydatki z tytułu umów z organizacjami kompleksu gminnego, razem (6,1+6,2+6,3+6,4), w tym:
	organizacja zaopatrzenia w ciepło
	organizacja wodociągów i kanalizacji
	organizacja zasilania
	organizacja zaopatrzenia w gaz
	Wydatki związane z zarządzaniem apartamentowcem, razem (7,1+7,2+7,3+7,4+ w tym:
	usługi zarządzania budynkami mieszkalnymi
	wydatki związane z odbywaniem walnych zgromadzeń (wynajem sali, kopiowanie materiałów itp.)
	wydatki związane z dostarczaniem raportów właścicielom
	wydatki na zapewnienie kompletności poboru opłat od właścicieli lokali, najemców i najemców
	wydatki na składki ubezpieczeniowe z tytułu wspólnej umowy ubezpieczenia mienia
	płatność za usługi bankowe (do otrzymywania płatności od ludności)
	koszty spłaty, pożyczki
	Suma wydatków (1+2+3+4+5+6+7)

Zgodnie z Zasadami utrzymania mienia wspólnego w budynku mieszkalnym wysokość opłaty za utrzymanie i naprawę mienia wspólnego w budynku mieszkalnym musi być współmierna do wykazu, ilości i jakości usług i robót. Aby właściciele mieli jasne wyobrażenie o tym, jaka powinna być ich opłata w ramach umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym, na jaki wykaz i zakres usług, prac i napraw mogą sobie pozwolić (z zastrzeżeniem wymogów prawnych dotyczących prawidłowego utrzymania wspólnych nieruchomości), potrzebują informacji o kosztach każdego rodzaju usług, prac i napraw oferowanych przez organizację zarządzającą. W rzeczywistości organizacja zarządzająca powinna przedłożyć właścicielom lokalu projekt preliminarza dochodów i wydatków na utrzymanie ich domu.

Jeżeli organizacja zarządzająca zaproponuje generalny remont, konieczne jest również określenie trybu finansowania naprawy, terminu zwrotu organizacji zarządzającej kosztów jej opłacenia. Przygotowanie kosztorysu (z niezbędnym uzasadnieniem) jest jednym z najważniejszych zadań zawodowych organizacji zarządzającej przed corocznym walnym zgromadzeniem. Po oszacowaniu kosztów realizacji każdego rodzaju proponowanych usług, robót i napraw oraz łącznej wysokości przyszłych kosztów, projekt planu prac może zostać sfinalizowany (zmieniony) w celu uzyskania realnej możliwości zapewnienia jego finansowania. W przypadku konieczności korekty planu, stopniowo wyłączane są z niego prace najmniej istotne (technicznie i na podstawie życzeń właścicieli). Wystarczająco ważne prace można odłożyć na przyszłość, na które w tej chwili nie ma wystarczających środków, pod warunkiem, że ich niewykonanie w bieżącym roku nie spowoduje znacznych szkód w mieniu właścicieli. Proces prac nad planem i preliminarzem dochodów i wydatków na rok bieżący może być wieloetapowy, w trakcie którego plany prac mogą ulec zmianie, a co za tym idzie, zmianie ulegnie również wielkość szacowanych kosztów. Spowoduje to konieczność korekty szacunków dochodów, a co za tym idzie, wielkości wpłat właścicieli.

Opracowując projekt planu pracy oraz oszacowanie dochodów i wydatków na utrzymanie domu, organizacja zarządzająca musi wziąć pod uwagę możliwości finansowe właścicieli lokali, ponieważ część dochodowa szacunku powstaje głównie z powodu ich zapłaty. Porównanie priorytetu (priorytetu) prac, ich kosztu i możliwości poniesienia odpowiednich kosztów przez właścicieli jest podstawą do opracowania rocznego i wieloletniego planu utrzymania i remontu budynku mieszkalnego.

Przy ustalaniu wysokości opłat dokonywanych przez właścicieli lokali należy wziąć pod uwagę dodatkowe dochody, jakie organizacja zarządzająca uzyskuje (lub może otrzymać) w imieniu właścicieli, np. z wynajmu lub użytkowania określonych części wspólnej nieruchomości lub w formie środków pomocowych z budżetu np. na remont kamienicy w ramach programu miejskiego lub regionalnego. Jeżeli występuje taki dodatkowy dochód, wówczas wysokość miesięcznych wpłat właścicieli na utrzymanie i naprawę majątku wspólnego można obliczyć za pomocą wzoru:

EP - wysokość miesięcznych opłat właścicieli lokali za 1 mkw. metr całkowitej powierzchni lokalu w budynku mieszkalnym;

∑ P - wysokość planowanych wydatków na utrzymanie domu przez rok;

∑ D - wysokość planowanych dodatkowych dochodów (z wyjątkiem wpłat od właścicieli);

∑ pl. ogółem - suma całkowitych powierzchni mieszkalnych i lokale niemieszkalne w budynku mieszkalnym.

Szacunkowa wysokość miesięcznych opłat, obliczona na podstawie kosztów planowanych robót i usług, jest porównywana z wysokością opłat w minionym roku i oceniana jest zdolność właścicieli lokali do poniesienia tych wydatków. Jeżeli właściciele przypuszczalnie będą w stanie pokryć planowane wydatki, wówczas projekt planu pracy na dany rok oraz odpowiadający mu preliminarz dochodów i wydatków może zostać przedłożony do rozpatrzenia przez doroczne walne zgromadzenie. Jeśli obliczona kwota wpłat nie odpowiada możliwościom finansowym większości właścicieli, to prace nad projektem planu pracy są kontynuowane. Zmiany w wykazie i zakresie usług, robót i remontów w planie rocznym oraz preliminarze przychodów i wydatków na dany rok dokonywane są do czasu uzgodnienia planu z możliwościami finansowymi właścicieli.

Organizacja zarządzająca może zaproponować do rozważenia przez walne zgromadzenie kilka opcji planu usług, robót i napraw na dany rok oraz odpowiadające im szacunki dochodów i wydatków oraz wymagane kwoty obowiązkowych płatności właścicieli.

4.3. Interakcja organizacji zarządzającej z właścicielami lokali

Interakcja organizacji zarządzającej z właścicielami jest pożądana nie tylko na etapie przygotowań do dorocznego walnego zgromadzenia, ale także przez cały okres obowiązywania umowy o zarządzanie, ponieważ interakcja leży w interesie obu stron. Właściciele są zainteresowani utrzymaniem lub ulepszeniem swojej wspólnej własności - apartamentowca i efektywnym wydatkowaniem pieniędzy (czyli uzyskaniem dla nich maksymalnego wyniku). A organizacja zarządzająca - aby mieć określone zamówienie na swoje usługi i takie wynagrodzenie w ramach kontraktu menedżerskiego, które dawałoby możliwość zaspokojenia potrzeb swoich klientów i czerpania zysków z jej działalności.

Formy interakcji organizacji zarządzającej z właścicielami i najemcami mogą być różne. Organ zarządzający może:

poinformować właścicielom o ich działaniach w domu (o realizacji planów prac i remontów, o zbliżających się pracach, pobieraniu opłat itp.) podczas spotkań lub poprzez arkusze informacyjne i raporty;
spotykać się regularnie z wybranymi przedstawicielami właścicieli w celu omówienia bieżących zagadnień zarządzania budynkiem oraz wyników realizacji planu prac i remontów na podstawie wyników kwartału (lub miesiąca);
pociągać właściciele do udziału w wydarzeniach organizowanych w domu (np. podbotnicy, prace związane z kształtowaniem krajobrazu, urządzanie placu zabaw itp.);
porozmawiać z właścicielami podczas planowych oględzin lokali w celu oceny stanu znajdującego się w nich mienia wspólnego;
przeprowadzać ankiety/kwestionariusze w celu poznania opinii właścicieli na różne tematy;
pracować z osobami fizycznymi (dłużnicy itp.);
brać udział w walnych zgromadzeniach (roczne, nadzwyczajne, dotyczące utrzymania majątku wspólnego).

Byłoby przydatne, gdyby organizacja zarządzająca przedstawiła tę działalność w interakcji z właścicielami i jej wyniki na walnym zgromadzeniu. Pozytywnym skutkiem interakcji może być np. wzrost aktywności i zaangażowania właścicieli w proces zarządzania domem, zmniejszenie kwoty zadłużenia z tytułu wpłat od właścicieli, poprawa wygląd wejścia, czystość okolicy itp. Z drugiej strony organizacja zarządzająca może powiedzieć, jak jej praca była utrudniona lub wręcz doprowadziła do działania siły wyższej przez niemożność znalezienia kontaktów z niektórymi właścicielami. Tym samym odmowa przez konkretnego właściciela zezwolenia specjalistom organizacji zarządzającej na kontrolę urządzeń sanitarnych znajdujących się w jego mieszkaniu doprowadziła do wypadku i zalania innych mieszkań oraz klatki schodowej. Takie informacje pozwalają poszerzyć pomysły właścicieli lokali na temat działań organizacji zarządzającej w interesie ich klientów.

Ze swojej strony właściciele nie powinni być tylko biernymi obserwatorami. Jako minimum powinni nadzorować działania organizacji zarządzającej. Zgodnie z Kodeksem mieszkaniowym (art. 162 ust. 4 ust. 3) umowa o zarządzanie musi określać procedurę sprawowania kontroli przez właścicieli nad wypełnianiem przez organizację zarządzającą jej zobowiązań wynikających z umowy. Procedura w szczególności może przewidywać wybór na walnym zgromadzeniu grupy osób (lub osób), które będą regularnie kontaktować się z organizacją zarządzającą w celu zapoznania się z jej działalnością w zakresie zarządzania budynkiem mieszkalnym oraz sprawowania kontroli w interesie wszystkich właścicieli lokali. Wybór na walnym zgromadzeniu grupy właścicieli do regularnej interakcji z organizacją zarządzającą i kontroli nad jej działalnością nie oznacza, że \u200b\u200bwłaściciele lokalu muszą udzielić tym osobom (lub osobie) pisemnego pełnomocnictwa do działania w imieniu właścicieli. Jest to raczej wybór osób cieszących się szacunkiem i zaufaniem większości właścicieli, za zgodą tych osób na przeprowadzenie dobrowolnych obowiązki publiczne w interesie tych, którzy ich wybrali. Tę grupę osób można warunkowo nazwać „społeczną radą właścicieli” lub „komitetem domu” (ta druga nazwa jest dość często używana, choć czasem temu pojęciu nadaje się inne znaczenie). Skład komitetu domu i uprawnienia, jakie przyznają mu właściciele, muszą być wskazane w decyzji walnego zgromadzenia.

W umowie o zarządzanie można ustalić formy i częstotliwość interakcji między komitetem domu a organizacją zarządzającą. Obecność komitetu domu nie oznacza, że żaden z właścicieli nie może zwrócić się do organizacji zarządzającej w jakiejkolwiek sprawie związanej z wykonaniem umowy o zarządzanie. Najprawdopodobniej, jak już wspomniano, komitetowi domu zostanie powierzony obowiązek zwołania dorocznego walnego zgromadzenia.

Jeśli komitet domu został już wcześniej wybrany, zaleca się wysłuchanie go na dorocznym walnym zgromadzeniu. Przemówienie komitetu domu jest szczególnie ważne, jeśli właściciele mają skargi na pracę organizacji zarządzającej. Komisja Izby może przedłożyć:

informacje o liczbie i wynikach odbytych spotkań roboczych z przedstawicielami organizacji zarządzającej;
informacje o reakcji organizacji zarządzającej na uwagi komitetu domu dotyczące działalności organizacji zarządzającej w domu;
wniosek dotyczący sprawozdania organizacji zarządzającej z realizacji planów pracy, usług, napraw oraz szacunków dochodów i wydatków na utrzymanie domu (jeśli możliwe było wcześniejsze zapoznanie się z odpowiednimi projektami raportów).

Jeżeli właściciele lokali otrzymają informację od swoich przedstawicieli, że w okresie sprawozdawczym organizacja zarządzająca:

naruszył procedurę sprawowania kontroli nad wypełnianiem zobowiązań wynikających z umowy określonej w umowie o zarządzanie;
zignorował uwagi komitetu budowlanego i/lub oświadczenia i apele właścicieli dotyczące zarządzania apartamentowcem;
odmówił udzielenia informacji (dokumentów) określonych w umowie o zarządzanie;
odmówił współpracy z komisją budowlaną i/lub właścicielami,

wtedy właściciele powinni dokładnie zrozumieć sytuację. Może to być sygnałem do zmiany organizacji zarządzania, zwłaszcza jeśli właściciele są niezadowoleni z jakości pracy i usług związanych z utrzymaniem domu.

Jeżeli okaże się, że komisja domu w okresie sprawozdawczym nie wykonywała lub źle wykonywała przyznane jej uprawnienia, wówczas na walnym zgromadzeniu należy podnieść kwestię jej ponownego wyboru.

Podczas przygotowań do dorocznego walnego zgromadzenia należy wzmocnić interakcję właścicieli lokali w osobie grupy inicjatywnej zwołania zgromadzenia (komitetu domu) i organizacji zarządzającej. Dobra opcja jeśli wspólnie pracują nad rozpoznaniem opinii i życzeń właścicieli w celu ich uwzględnienia przy przygotowywaniu projektów planów pracy i kosztorysów utrzymania i remontu budynku mieszkalnego, które muszą zostać zatwierdzone na walnym zgromadzeniu. Aby to zrobić, oprócz wyżej wymienionych, można zastosować następujące metody:

analiza odwołań, oświadczeń i skarg mieszkańców domu w ciągu ostatniego roku;
zbieranie propozycji przez skrzynkę naścienną „Oferty”;
przeprowadzenie specjalnej ankiety/ankiety dotyczącej porządku obrad najbliższego spotkania itp.

W interesie organizacji zarządzającej jest zapewnienie właścicielom lokali w osobach ich przedstawicieli (komitecie domu) profesjonalnej pomocy w zrozumieniu stanu ich wspólnego majątku, co należy zrobić, aby utrzymać lub ulepszyć apartamentowiec , aby zapewnić w nim normalne lub bardziej komfortowe warunki życia. Innymi słowy, aby pomóc właścicielom sformułować zamówienie na zarządzanie apartamentowcem. Jeśli takie zamówienie w formie planu prac i usług konserwacji i naprawy zostanie utworzone i zatwierdzone przez właścicieli na walnym zgromadzeniu, organizacja zarządzająca będzie miała podstawę do określonych działań w ciągu roku. Jeśli właściciele, na podstawie dokumentów przygotowanych przez organizację zarządzającą, uzyskają jasne wyobrażenie o tym, ile kosztuje ta lub inna praca lub usługa, podejmą świadomą decyzję o wysokości opłaty za utrzymanie i naprawę wspólnych dobra, które umożliwią organizacji zarządzającej realizację zatwierdzonego planu pracy.

Po przygotowaniu wszystkich dokumentów (sprawozdanie organizacji zarządzającej, projekt planu pracy i szacunków dochodów i wydatków domu, informacje od komitetu domu itp.) Niezbędne do podjęcia decyzji na dorocznym walnym zgromadzeniu można przystąpić do powiadomienia właścicieli lokali o zbliżającym się spotkaniu.

Krok 5. Zawiadomienie właścicieli o walnym zgromadzeniu

Kodeks mieszkaniowy (część 4 artykułu 45) ustanowił, co następuje sposoby alerty właściciele o zwołaniu walnego zgromadzenia:

wiadomość na piśmie jest wysyłana do każdego właściciela lokalu w tym domu listem poleconym;
przekazywana jest wiadomość na piśmie za podpisem.

Jeżeli właściciele lokalu zwołują swoje pierwsze walne zgromadzenie, mogą skorzystać tylko z tych dwóch sposobów zawiadomienia. Ale już na pierwszym walnym zgromadzeniu właściciele mają prawo, swoją decyzją, określić procedurę zwoływania i odbywania walnego zgromadzenia (patrz Załącznik 1), który przewiduje inne sposoby wysłania wiadomości o zgromadzeniu na piśmie ( włożyć np. do skrzynek pocztowych) lub wywiesić informację o spotkaniu w lokalu jego domu, dostępną dla wszystkich właścicieli (np. w wejściach), tak aby każdy mógł się z nią zapoznać. Być może dzisiaj właściciele we wszystkich domach zdecydowali już, w jaki sposób chcą otrzymać wiadomość o zwołaniu walnego zgromadzenia.

W przypadku dowolnej metody powiadomienia właściciele muszą zostać powiadomieni o spotkaniu nie później niż dziesięć dni przed datą jego odbycia (część 4 art. 45 LC).

W zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu właścicieli należy wskazać:

informację o osobie, z inicjatywy której posiedzenie jest zwoływane;
forma obrad (spotkanie lub głosowanie nieobecne);
datę, miejsce i godzinę odbycia walnego zgromadzenia, a w przypadku odbycia tego zgromadzenia w trybie głosowania korespondencyjnego – datę upływu terminu przyjmowania decyzji właścicieli w sprawach poddanych pod głosowanie oraz miejsce lub adres gdzie należy złożyć takie decyzje;
porządek obrad walnego zgromadzenia;
tryb zapoznania się z informacjami i (lub) materiałami, które będą prezentowane na spotkaniu oraz miejsce/adres, gdzie można je znaleźć.

Przykłady zawiadomienia o zwołaniu dorocznego walnego zgromadzenia oraz wykaz zgłoszonych właścicieli na zgromadzenie osobiste oraz na zgromadzenie w formie głosowania korespondencyjnego.

POWIADOMIENIE

w sprawie odbycia dorocznego walnego zgromadzenia (osobiście)

pod adresem: miasto (osada) ____________________, ul. __________________, numer domu __

„__” ____________ 200_ o _____ godz. w pokoju _______________________________ (miejsce, adres)

odbędzie się doroczne walne zgromadzenie (osobiste) właścicieli lokali w naszym apartamentowcu, które zwoływane jest z inicjatywy _________________, które jest

właściciel lokalu/będący właścicielami lokalu __________________________________________________ w budynku wielorodzinnym.

Zaproszeni na spotkanie: ___________________________________________________________________________.

(Imię i nazwisko, stanowisko zaproszonych osób)

PORZĄDEK OBRAD:

Sprawy organizacyjne.
Sprawozdanie organizacji zarządzającej z wykonania umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym w minionym roku.

Przypomnienie:

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w głosowaniu na walnym zgromadzeniu biorą udział wyłącznie właściciele lokali.

2. Jeżeli właściciel lokalu nie może uczestniczyć w walnym zgromadzeniu, może powierzyć prawo głosu na walnym zgromadzeniu osobie upoważnionej (przez pełnomocnika). Formularze pełnomocnictw do głosowania na walnym zgromadzeniu można uzyskać u inicjatorów zgromadzenia (adresy podane są poniżej).

3. Bardziej szczegółowe informacje i materiały dotyczące wszystkich spraw objętych porządkiem obrad walnego zgromadzenia można uzyskać w ________________________ codziennie od ______________ do __________ do ______________

(data) (data) (dni tygodnia)

od ______ godz. do ______ godz.

Adresy inicjatorów walnego zgromadzenia:

Imię i nazwisko ________________________ numer mieszkania__

Grupa inicjatywna właścicieli

Lista notyfikowanych właścicieli lokali

o dacie, miejscu i porządku obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia

właściciele lokali w kamienicy

numer lokalu / nazwa lokalu niemieszkalnego	Flaga powiadomienia (, Dla osoby prawne ze znaczkiem)	Data zawiadomienia o spotkaniu	Uwaga (powód braku powiadomienia)

Odpowiedzialny za powiadomienie _________________ __________________________________

POWIADOMIENIE

w sprawie odbycia zwyczajnego walnego zgromadzenia (w formie głosowania korespondencyjnego)

właściciele lokali w budynku mieszkalnym przy:

miasto (osada) ____________________, ul. __________________, numer domu __

Drogi właścicielu nieruchomości!

Nadzwyczajne walne zgromadzenie odbędzie się w dniach od „__” ____________ do „__” ____________ 200_

(Imię i nazwisko właściciela, imię i nazwisko miasto, nazwa prawna twarze)

będąc właścicielem lokalu/będąc właścicielami lokalu __________________________________________________ w budynku mieszkalnym.

(nazwa lokalu/lokalu zajmowanego przez właściciela)

PORZĄDEK SPOTKANIA

W sprawie zatwierdzenia składu komisji skrutacyjnej.
Sprawozdanie organizacji zarządzającej z wykonania umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym w minionym roku.
Omówienie propozycji organizacji zarządzającej w sprawie listy i zakresu prac i usług związanych z konserwacją i naprawą budynku mieszkalnego, terminów ich realizacji i kosztów.
Zatwierdzenie planu pracy, kosztorysy utrzymania i remontu mienia wspólnego w budynku mieszkalnym na rok, wysokość opłaty dla właścicieli lokalu.

Bliższe informacje i materiały dotyczące wszystkich zagadnień objętych porządkiem obrad można uzyskać od członków grupy inicjatywnej codziennie od godz. do __ godz. lub do __________________ od ____ godz. do ___ godz.

(dni tygodnia)

Adresy właścicieli - członków grupy inicjatywnej:

PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. ______________________ numer mieszkania______

Do niniejszego zawiadomienia dołączono wzór decyzji właściciela lokalu w sprawie porządku obrad dorocznego walnego zgromadzenia właścicieli lokalu w trybie głosowania korespondencyjnego. Uzupełnione decyzje w sprawach poddanych pod głosowanie prosimy przesyłać członkom grupy inicjatywnej na adres: ______________________________

(miejsce, adres)

nie później niż „__” ________________ 200_

____________________________________

Inicjator(e) dorocznego walnego zgromadzenia

Decyzje podjęte przez walne zgromadzenie oraz wyniki głosowań zostaną ogłoszone

„__” ______________ 200_

Lista zgłoszonych właścicieli

pod adresem:

i przekazał decyzję na piśmie przed upływem terminu głosowania.

numer lokalu / numer katastralny lokalu niemieszkalnego	Pełne imię i nazwisko właściciel zawiadomił o spotkaniu			Decyzja została wydana na piśmie			Notatka
numer lokalu / numer katastralny lokalu niemieszkalnego	Pełne imię i nazwisko właściciel zawiadomił o spotkaniu	Podpis właściciela lub jego przedstawiciela	data otrzymania	Podpis właściciela lub jego przedstawiciela	Podpis osoby odbierającej decyzję	data otrzymania

Odpowiedzialny za powiadomienie właścicieli _______________ ______________________

(podpis) (pełna nazwa)

Odpowiedzialny za podejmowanie decyzji _______________ ______________________

(podpis) (pełna nazwa)

Zawiadomienie o zwołaniu walnego zgromadzenia właścicieli lokali w budynku mieszkalnym należy przesłać właścicielom lokali w tym budynku nie później niż na dziesięć dni przed terminem jego odbycia (część 4 art. Federacja Rosyjska).

W trakcie zawiadomienia inicjatorzy walnego zgromadzenia mogą otrzymać informację o tym, który z właścicieli lokalu nie będzie mógł osobiście uczestniczyć w walnym zgromadzeniu z powodu odejścia lub zatrudnienia, choroby lub innych przyczyn. W takim przypadku można przypomnieć, że mają prawo wysłać swojego przedstawiciela na walne zgromadzenie (ust. 1 i 2 art. 48 kp) i zaoferować mu wzór pełnomocnictwa do głosowania na walnym zgromadzeniu. Pełnomocnictwo musi być sporządzone zgodnie z wymogami ustępów 4 i 5 artykułu 185 Kodeks cywilny Federacja Rosyjska. Pełnomocnictwo do głosowania musi zawierać informacje o właścicielu lokalu i jego przedstawicielu (nazwisko lub tytuł, miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania, dane paszportowe) oraz poświadczone przez organizację, w której główny pracuje lub studiuje, organizację utrzymania mieszkań przy ul. miejsce zamieszkania (innymi słowy może to być poświadczone przez organizację zarządzającą) lub administrację stacjonarną instytucja medyczna, w którym jest na leczeniu, lub poświadczone przez notariusza.

PEŁNOMOCNICTWO

miasto (osada) ____________________, ul. ____________________, numer domu __,

trzymane „__” ____________ 200_

I, ____________________________________________________________________________,

(Pełne imię i nazwisko zleceniodawcy)

(dane paszportowe mocodawcy)

właściciel lokalu nr ___ w domu nr __ przy ul. __________________ G. _______________,

Ja ufam ________________________________________________________________________

(PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. powiernik)

(dane paszportowe osoby upoważnionej)

________________________________________________________________________________

(miejsce zamieszkania osoby upoważnionej)

uczestniczenia w dorocznym walnym zgromadzeniu właścicieli lokali w budynku wielomieszkaniowym, które odbywa się w dniu „__” ____________ 200_, oraz głosowania w moim imieniu we wszystkich sprawach objętych porządkiem obrad.

Sygnatariusze są świadomi, że odwołanie niniejszego pełnomocnictwa może nastąpić w formie pisemnej przed głosowaniem lub obecnością mocodawcy na walnym zgromadzeniu.

Podpis zleceniodawcy ________________________________ ________________

(podpis) (data)

Podpis osoby upoważnionej _______________________________________ ________________

(podpis) (data)

Poświadczam podpis syndyka:

__________________________________ __________________________ _____________

Stanowisko świadka Imię i nazwisko świadek Podpis świadka

Miejsce druku

Przypomnienie dla powiernika: Prosimy o poinformowanie organizatorów spotkania, że będą Państwo reprezentowani przez pełnomocnika.

Przypomnienie powiernika: należy przynieść to podpisane i poświadczone pełnomocnictwo na walne zgromadzenie.

Notatka: Jeżeli jedna osoba jest przedstawicielem (powiernikiem) kilku właścicieli lokalu, to głosuje na walnym zgromadzeniu w imieniu reprezentowanego przez nią właściciela oddzielnie.

Przedstawiciel osoby prawnej - właściciela lokalu musi posiadać pełnomocnictwo do głosowania nad porządkiem obrad walnego zgromadzenia poświadczone podpisem kierownika organizacji (lub innej osoby do tego upoważnionej). dokumenty założycielskie) oraz pieczęć organizacji. Przedstawiciel właściciela lokalu będącego własnością komunalną lub państwową działa na zgromadzeniu zgodnie z pełnomocnictwem wydanym na podstawie instrukcji prawa federalne, czynności uprawnione do agencje rządowe lub aktów samorządu terytorialnego lub pisemnego pełnomocnictwa do głosowania.

5.1. Zapoznanie się z dokumentami przygotowanymi przez organizację zarządzającą, zbadanie opinii właścicieli na temat porządku obrad walnego zgromadzenia

Aby walne zgromadzenie było owocne, to znaczy rozważyło wszystkie kwestie w porządku obrad, konstruktywnie omówiło i zważyło propozycje organizacji zarządzającej oraz podjęło wszystkie decyzje niezbędne do pomyślnego zarządzania budynkiem mieszkalnym, bardzo ważne jest aby właściciele z wyprzedzeniem, przed spotkaniem, otrzymali wszystkie niezbędne informacje do przemyślenia. Bez tego spotkanie może zamienić się albo w „bazar”, na którym nie da się podjąć żadnych rozsądnych ogólnych decyzji, albo w czystą formalność, kiedy ludzie głosują bez zrozumienia, czy to naprawdę dobra decyzja, jak wpłynie na państwo domu w przyszłości, czy ta propozycja odpowiada ich potrzebom.

Im wyższy stopień świadomości właścicieli o stanie ich domu, obiektywnej potrzebie prac i remontów, im lepsze zrozumienie, ile to naprawdę kosztuje, tym bardziej świadome i wyważone decyzje będą podejmowane przez właścicieli na walnym zgromadzeniu. spotkanie. Dlatego jeszcze raz podkreślamy, że w interesie organizacji zarządzającej leży przekazanie właścicielom projektów wszystkich dokumentów przed spotkaniem.

Inicjatorzy zgromadzenia w zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu informują właścicieli gdzie i kiedy mogą zapoznać się z:

sprawozdanie organizacji zarządzającej za miniony rok;
propozycje organizacji zarządzającej ds plan prac i napraw na rok i na przyszłość (jeśli taki plan został przygotowany);
projekt preliminarza kosztów i dochodów na dany rok;
informacje o komisji domowej do oceny działalności organizacji zarządzającej itp.

Dokumenty przygotowane na posiedzenie mogą być w posiadaniu członków komitetu domu, u „kierowników wejść”. Ponadto organizacja zarządzająca może zapewnić w swoim biurze miejsce do zapoznania się z przygotowanymi dokumentami oraz swoich specjalistów na spotkania, rozmowy, konsultacje w celu wyjaśnienia właścicielom treści dokumentów proponowanych do wglądu. Taka komunikacja pozwoli właścicielom sformułować konkretne pytania do organizacji zarządzającej, obiektywnie ocenić jej propozycje i przygotować się do konstruktywnej dyskusji na temat działalności organizacji zarządzającej. Z drugiej strony pozwoli to organizacji zarządzającej dowiedzieć się z wyprzedzeniem, które z jej propozycji uzyskają poparcie, a jakie kwestie mogą być trudne do omówienia, dlatego konieczne jest przygotowanie przemyślanych argumentów i uzasadnień. Maksymalne uwzględnienie opinii i życzeń właścicieli pomoże organizacji zarządzającej, jeśli to konieczne, dostosować projekty planów i szacunków, które zostaną zatwierdzone na dorocznym walnym zgromadzeniu.

Krok 6. Obsługa organizacyjna dorocznego walnego zgromadzenia

Wraz z przygotowaniem dokumentów dotyczących punktów porządku obrad i powiadomieniem właścicieli o zbliżającym się zgromadzeniu, należy przemyśleć i przygotować różne momenty organizacyjne walnego zgromadzenia:

jak najlepiej zorganizować rejestrację uczestników spotkania;
jak odbywać się będzie głosowanie nad punktami porządku obrad, jak liczyć głosy przy podejmowaniu decyzji, sporządzać karty do głosowania lub karty do głosowania;
jak najlepiej przygotować lokal na spotkanie, aby zapewnić widoczność informacji, które zostaną przedstawione na spotkaniu;
zastanów się nad kolejnością spotkania, jak długo może zająć ta lub inna sprawa z porządku obrad (opracuj scenariusz spotkania);
oszacować wysokość wydatków na odbycie walnego zgromadzenia itp.

Grupie inicjatywnej zaleca się wcześniejsze ustalenie kto i gdzie będzie rejestrował uczestników walnego zgromadzenia, przygotowanie niezbędnych formularzy (arkuszy rejestracyjnych), które pozwolą na szybką rejestrację uczestników walnego zgromadzenia. Formularze te powinny zawierać wszystkie niezbędne informacje o uczestnikach spotkania oraz powinny umożliwiać szybkie ustalenie, czy na posiedzeniu zgromadzono wymagane kworum. Zaleca się odrębną rejestrację osób zaproszonych na spotkanie, które nie są właścicielami (np. przedstawiciele organizacji zarządzającej, samorządów itp.).

Przykłady kart rejestracyjnych:

Karta rejestracyjna właścicieli lokali lub ich przedstawicieli obecnych na dorocznym walnym zgromadzeniu właścicieli lokali w budynku mieszkalnym pod adresem:

miasto (osada) ____________________, ul. ____________________, numer domu __

Właściciel lokalu

()

Podpis właściciela lokalu lub jego pełnomocnika

(przez pełnomocnika)

Apartament 1

(podpis) (pełna nazwa)

Karta rejestracji osoby,

zaproszony na doroczne walne zgromadzenie właścicieli lokali w budynku mieszkalnym pod adresem:

miasto (osada) ____________________, ul. ____________________, numer domu __

od „__” ________________ 200_

zaproszony na spotkanie	Informacje o zapraszanej osobie (stanowisko, rodzaj działalności itp.)	Podpis osoby zaproszonej obecnej na posiedzeniu

Odpowiedzialny za rejestrację _________________ ________________________________

(podpis) (pełna nazwa)

na dorocznym walnym zgromadzeniu właścicieli lokali w budynku mieszkalnym pod adresem:

miasto (osada) ____________________, ul. ____________________, numer domu __

od „__” ______________ 200_

w tej sprawie: _

(określ treść pytania)

__________________________________ (decyzja została podjęta liczbą głosów ___ lub decyzja nie została podjęta)

Rodzaj lokalu, numer lokalu (pokoje w lokalu komunalnym) lub numer ewidencyjny lokalu niemieszkalnego	Właściciel nieruchomości/przedstawiciel właściciela nieruchomości (PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. obywatel, nazwa gminy, podmiot Federacji Rosyjskiej, nazwa osoby prawnej)	(Wybierz odpowiedź, na którą głosujesz i złóż swój podpis w tej kolumnie)			Notatka (zaświadczenie o pełnomocnictwie)
			Przeciwko	wstrzymał się od głosu	Notatka (zaświadczenie o pełnomocnictwie)
Apartament 1
Apartament 2

PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. członkowie komisji skrutacyjnej	Podpisy członków komisji skrutacyjnej
_______________________________________________________________________________________	____________________________________
_______________________________________________________________________________________	____________________________________
_______________________________________________________________________________________	____________________________________

na dorocznym walnym zgromadzeniu właścicieli lokali w budynku mieszkalnym pod adresem: g. (poz.) ____________________, ul. ____________________, numer domu __

od „__” ______________ 20__

I, _____________________________________________________________________,

jestem (zaznaczyć właściwe pole) Wpis o pełnomocnictwie upoważniającym przedstawiciela właściciela lokalu do głosowania na walnym zgromadzeniu właścicieli lokalu w budynku wielomieszkaniowym należy umieścić na karcie ewidencyjnej właścicieli lokalu lub ich przedstawiciele obecni na walnym zgromadzeniu.

Przy wyborze i przygotowaniu miejsca na doroczne walne zgromadzenie należy zadbać o to, aby miejsce dla przewodniczącego zgromadzenia umożliwiało mu zobaczenie wszystkich uczestników, a miejsce dla sekretarza było dogodne do sporządzenia protokołu z obrad walnego zgromadzenia. Zaleca się wyznaczenie oddzielnie zlokalizowanych miejsc dla komisji liczącej głosy oraz zaproszonych na posiedzenie gości lub innych osób, które nie będą brały udziału w głosowaniu, co ułatwi pracę komisji skrutacyjnej podczas liczenia głosów.

Konstruktywne omówienie punktów porządku obrad pomoże, jeśli w sali, w której odbędzie się posiedzenie, zostaną umieszczone materiały wizualne: plakaty z danymi o preliminarzach dochodów i wydatków, zdjęcia fragmentów budynku wymagających remontu lub remontu w minionym roku, na których można zobacz jak wyglądał rok temu np. dach a jak wyglądał po remoncie. Przygotowanie takich materiałów leży w interesie organizacji zarządzającej.

Niezbędne wydatki na odbycie walnego zgromadzenia na materiały piśmienne, kserokopie, usługi pocztowe itp. muszą być ponoszone przez właścicieli, ponieważ to do nich należy organizowanie walnych zgromadzeń. Grupa inicjatywna powinna obliczyć wymaganą objętość zasoby finansowe, podzielić je między właścicieli i zebrać.

W niektórych przypadkach organizacja zarządzająca może pomóc właścicielom, ponosząc część kosztów i, jeśli to możliwe (finansowe, tymczasowe), pomóc w przygotowaniu i sporządzeniu wymaganej liczby kopii zawiadomień o zebraniu i/lub arkuszy rejestracyjnych dla uczestników walnego zgromadzenia i/lub arkusze (lub biuletyny) do głosowania i inne dokumenty.

Możliwe jest wcześniejsze obliczenie kosztów odbycia dorocznego walnego zgromadzenia i uwzględnienie ich w kosztorysie kosztów utrzymania budynku mieszkalnego (w sekcji „koszty zarządzania”), a tym samym uwzględnienie ich w płatnościach właścicieli . W takim przypadku do terminu dorocznego walnego zgromadzenia organizacja zarządzająca może przeznaczyć te środki na zakup papieru, opłacenie drukowania wymaganych dokumentów i ich kopiowania, a także, w razie potrzeby, wynajęcie lokalu na walne zgromadzenie . Oczywiście te usługi organizacji zarządzającej muszą być uwzględnione w umowie o zarządzanie budynkiem mieszkalnym.

Oprócz wszystkich powyższych kwestie organizacyjne dobrze by było, aby inicjatorzy spotkania zastanowili się, jak przedstawić sobie właścicieli lokalu (jeśli jeszcze się nie znają) i jak stworzyć miłą, przyjazną atmosferę na spotkaniu, aby właściciele lokalu czerpią przyjemność z uczestnictwa w nim, z komunikowania się ze sobą. W końcu jeśli udział w spotkaniu wiąże się z pozytywnymi emocjami, ludzie będą w przyszłości dużo chętniej przychodzić na spotkania.

6.1. Opracowanie scenariusza walnego zgromadzenia

Opracowanie scenariusza walnego zgromadzenia pomaga jego organizatorom przemyśleć kolejność wszystkich etapów spotkania, od rejestracji uczestników do podsumowania spotkania. Scenariusz może z góry określić, ile czasu jest przeznaczone na omówienie każdego punktu porządku obrad, kto będzie wygłaszał prezentacje, kto może zabrać głos lub zapewnić niezbędne zaplecze techniczne lub finansowe.

Nawet jeśli przebieg spotkania odbiega od scenariusza, pomoże on przewodniczącemu spotkania zorientować się, jak daleko można odsunąć się w czasie od zaplanowanego, aby zakończyć spotkanie w rozsądnym terminie.

Przykładowy scenariusz dorocznego walnego zgromadzenia właścicieli lokali w budynku mieszkalnym:

PRZYKŁADOWY SCENARIUSZ

zwołania dorocznego walnego zgromadzenia właścicieli lokali w budynku mieszkalnym pod adresem: g. (osada) ____________________, ul. ____________________, numer domu __

Rejestracja uczestników spotkania

W dowodzie rejestracyjnym właścicieli lokalu (patrz przykład 9) naprzeciw odpowiedniego numeru lokalu (pokoju w mieszkaniu komunalnym) lub numeru ewidencyjnego lokalu niemieszkalnego należy wpisać nazwisko, imię i patronimię obywatel lub nazwa gminy, podmiot Federacji Rosyjskiej, nazwa osoby prawnej - właściciela lokalu lub jego przedstawiciela obecnego na posiedzeniu.
W karcie rejestracyjnej właścicieli lokalu należy również wskazać łączną powierzchnię lokalu każdego właściciela (powierzchnia lokalu należącego do wspólnej własności właścicieli lokali w budynku mieszkalnym nie jest brana pod uwagę) oraz liczbę głosów posiadanych przez każdego właściciela (Liczba głosów, jaką każdy właściciel lokalu w budynku mieszkalnym ma na walnym zgromadzeniu właścicieli lokalu w tym domu, jest proporcjonalna do jego udziału we wspólnej własności nieruchomości wspólnej w tym domu (część 3 art. 48 RF LC). Wskazane jest wcześniejsze wpisanie tej informacji na karcie rejestracyjnej podczas przygotowywania spotkania. W razie potrzeby właściciele lokali lub ich przedstawiciele mogą je wyjaśnić. W takim przypadku osoba odpowiedzialna za rejestrację dokonuje korekty w karcie rejestracyjnej.
Poproś właścicieli lokalu lub ich przedstawicieli o podpisanie karty rejestracyjnej.
W przypadku przedstawicieli właścicieli lokali w kolumnie „Podpis właściciela lokalu” należy wskazać obecność pełnomocnictwa, na jaki okres jest ono wydawane (jeżeli pełnomocnictwo jest wydawane na to spotkanie, załączonym do formularza rejestracyjnego), czy pełnomocnictwo daje prawo do udziału w głosowaniu nad porządkiem obrad zgromadzenia.
W osobnym arkuszu rejestracyjnym (patrz przykład 10) wprowadź informacje o specjalistach organizacji zarządzającej obecnych na spotkaniu, przedstawicielach władz, członkach rodzin właścicieli lokalu, najemcach i innych zaproszonych osobach ( osoby te nie mają prawa głosu w sprawach objętych porządkiem obrad walnego zgromadzenia).

Ustalenie kworum posiedzenia

Oblicz, jaki procent głosów mają właściciele lokalu obecni na walnym zgromadzeniu oraz ich przedstawiciele z ogólnej liczby właścicieli lokalu:
- suma głosów wszystkich właścicieli lokali w budynku mieszkalnym ________;
- liczby głosów, którymi dysponują właściciele lokalu i ich przedstawiciele (osoby uprawnione) osobiście obecni na walnym zgromadzeniu _____, co stanowi ______% ogólnej liczby głosów właścicieli lokalu w budynku mieszkalnym.
Podsumuj legalność spotkania: __________________ (Walne zgromadzenie właścicieli lokali w budynku wielomieszkaniowym jest prawomocne, jeżeli brali w nim udział właściciele lokali w tym budynku lub ich przedstawiciele, posiadający więcej niż 50% ogólnej liczby głosów (część 3 art. LC RF).

Otwarcie walnego zgromadzenia

Na początku spotkania należy powiedzieć uczestnikom:

z czyjej inicjatywy odbywa się posiedzenie;
czy jest kworum do odbycia posiedzenia;
o zaproszonych osobach obecnych na posiedzeniu;
porządek obrad.

Otwarcia zgromadzenia może dokonać właściciel lokalu, z inicjatywy którego odbywa się zgromadzenie.

Sprawy organizacyjne.
Spośród obecnych właścicieli lokalu należy wybrać:
- przewodniczący posiedzenia - do prowadzenia posiedzenia;
- sekretarz posiedzenia - za sporządzenie protokołu;
- komisja skrutacyjna - do liczenia głosów przy głosowaniu nad sprawami wprowadzonymi do porządku obrad.
Zaproponować właścicielom lokalu zgłoszenie kandydatów na przewodniczącego zgromadzenia, sekretarza zgromadzenia oraz członków komisji skrutacyjnej składającej się z trzech (pięciu) osób.
Przeprowadź wymianę poglądów na temat nominowanych kandydatów.
Przeprowadź głosowanie nad zgłoszonymi kandydatami.

Komisja skrutacyjna przelicza głosy uczestników spotkania (dalej głosują tylko ci uczestnicy, którzy mają prawo głosu) zgłosiło się „za” zgłoszonymi kandydatami, następnie „przeciw” im, następnie – „wstrzymując się” od głosowania. Wyniki głosowania są ogłaszane i odnotowywane w protokole. Decyzja zapada większością głosów obecnych na posiedzeniu właścicieli lokalu. (część 1 artykułu 46 LC RF).

Zatwierdzenie porządku obrad i regulaminu posiedzenia, czyli ilości czasu przeznaczonego na:

dla kluczowych mówców w sprawach punktów porządku obrad;
w przypadku pytań do prelegentów;
za wystąpienia w dyskusji (debacie);
ogólnie na całe spotkanie (całkowity czas trwania).

W sprawach tych można głosować bez głosowania pisemnego, licząc podniesione ręce. Decyzja zapada większością głosów obecnych na posiedzeniu właścicieli lokalu. (część 1 artykułu 46 LC RF).

Po zatwierdzeniu porządku obrad i regulaminu zgromadzenie przystępuje do rozpatrzenia każdego punktu porządku obrad.

W zależności od wagi sprawy i innych okoliczności głosowanie może odbywać się bez głosowania pisemnego (poprzez liczenie podniesionych rąk) lub pisemnie – poprzez wpisanie decyzji każdego wyborcy na listę do głosowania lub, w miarę możliwości, poprzez wypełnienie kart do głosowania ( patrz przykład 12).

Rozpatrzenie drugiego punktu porządku obrad: Sprawozdanie organizacji zarządzającej z wykonania umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym w minionym roku.

_____________________________, przedstawiciel organizacji zarządzającej, składa sprawozdanie z realizacji umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym w minionym roku.

Czas na wypowiedź to _______ minut.

Jeśli to możliwe (konieczne), do raportu dostarczane są informacje wizualne:

1. __________________________________________

2. __________________________________________

2. Pytania dotyczące raportu

Łącznie na pytania i odpowiedzi ____ minut (na każde pytanie - __ minut, na odpowiedź - __ minut).

Dodatkowych informacji/wyjaśnień do raportu, odpowiedzi na pytania można udzielić oprócz przedstawiciela organizacji zarządzającej:

Członek komitetu domowego;

___________________, ________________________

3. Wypowiedzi na temat sprawozdania

Łącznie za występy ___ minut, za każdy występ do __ minut.

Mówcy powinni mieć możliwość swobodnego wyrażania opinii. Przewodniczący spotkania czuwa nad przestrzeganiem regulaminu i zbieżnością wypowiedzi z omawianą kwestią. W razie potrzeby przewodniczący posiedzenia zaprasza mówcę do kontynuowania wypowiedzi przy omawianiu innego punktu porządku obrad, z którym bardziej związana jest treść wystąpienia.

Sekretarz wpisuje do protokołu posiedzenia nazwisko mówcy oraz streszczenie wystąpienia.

4. Podjęcie decyzji o zatwierdzeniu sprawozdania organizacji zarządzającej z wykonania umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym w minionym roku.

Na podstawie wyników dyskusji przewodniczący spotkania proponuje zatwierdzenie sprawozdania organizacji zarządzającej z wykonania umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym w minionym roku.

Komisja skrutacyjna przelicza głosy oddane „za” jej zatwierdzeniem, następnie „przeciw” i „wstrzymujące się” od uczestników, którym przysługuje prawo głosu na walnym zgromadzeniu. Decyzja zapada zwykłą większością głosów obecnych na walnym zgromadzeniu właścicieli lokali lub ich przedstawicieli. Wyniki głosowania są ogłaszane i odnotowywane w protokole.

Rozpatrzenie trzeciego i następnych spraw znajdujących się w porządku obrad

W podobny sposób rozpatrywane są trzecie i kolejne sprawy w porządku obrad walnego zgromadzenia.

Zamknięcie walnego zgromadzenia

Po rozpatrzeniu wszystkich spraw objętych porządkiem obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia, przewodniczący zgromadzenia ogłasza zamknięcie obrad. Protokół z posiedzenia podpisują przewodniczący i sekretarz walnego zgromadzenia. Listy ewidencyjne właścicieli lokali obecnych na walnym zgromadzeniu lub ich przedstawicieli podpisuje osoba odpowiedzialna za rejestrację, a karty do głosowania w porządku obrad walnego zgromadzenia podpisują członkowie komisji skrutacyjnej.

Protokoły z walnego zgromadzenia, arkusze rejestracyjne i głosowania są przechowywane w miejscu lub pod adresem, który musi zostać określony decyzją tego zgromadzenia (część 4 art. 46 LC RF). Jeśli to pytanie:

została postanowiona wcześniej - na swoim pierwszym walnym zgromadzeniu, przy ustalaniu trybu zwołania i odbycia walnego zgromadzenia, protokół dorocznego walnego zgromadzenia oraz wyniki głosowań przekazywane są do wskazanego miejsca przechowywania (adresu);
nie został wcześniej rozstrzygnięty, wówczas inicjatorzy posiedzenia powinni umieścić go w porządku obrad.

Wszyscy właściciele lokali w tym domu są powiadamiani o decyzjach podjętych przez walne zgromadzenie nie później niż dziesięć dni od daty podjęcia tych decyzji. Odpowiedzialność za to spoczywa na właścicielu (właścicielach), z inicjatywy którego zwołano to walne zgromadzenie. Procedura powiadamiania właścicieli lokali o decyzjach podjętych przez walne zgromadzenie i wynikach głosowania musi zostać ustalona przez walne zgromadzenie (część 3 art. 46 LC RF). Przykładowo może zostać podjęta decyzja o umieszczeniu odpowiedniego komunikatu w lokalu (lokalu) budynku mieszkalnego, dostępnym dla wszystkich właścicieli.Każdy właściciel lokalu, na swój wniosek, musi otrzymać:

protokół walnego zgromadzenia do wglądu;
wyciągi z protokołu walnego zgromadzenia.

Zapoczątkowało to zupełnie nowe podejście do rozwiązywania problemów w sektorze mieszkaniowym. Było to tematem poprzedniego artykułu.

Szczególną uwagę zwrócono na to, aby obywatele byli świadomi potrzeby własna inicjatywa na urządzaniu życia w swoim domu tak, aby było mu jak najbardziej komfortowo, a oni sami zaczną brać udział w zarządzaniu majątkiem wspólnym domu. Innymi słowy, rząd liczy przede wszystkim na aktywność samych mieszkańców w realizacji praw i obowiązków nałożonych na nich przez prawo.

Tematem tego artykułu jest pomoc właścicielom w przygotowaniu i prowadzeniu walnych zgromadzeń bez błędów. A przede wszystkim polecić pewne praktyczne kroki wybierając jeden ze sposobów zarządzania majątkiem domu.

O co chodzi ze spotkaniem?! (Definicja montażu).

Walne zgromadzenie właścicieli lokali w budynku mieszkalnym jest organem zarządzającym budynku mieszkalnego (art. 44 kodeksu mieszkaniowego Federacji Rosyjskiej).

Czym więc jest walne zgromadzenie? Kim są właściciele nieruchomości? Jak to się odbywa? Kto powinien to robić?

Oczywiście sceptyk powie, że spotkanie to kompletna kara, tortury, katorga i tym podobne. Cóż inaczej można nazwać przebywaniem na czas nieokreślony w dusznym pokoju lub na zimnym podwórku, w towarzystwie ludzi, których łączy jeden cel, ale jednocześnie broniący własnych pomysłów, wykorzystujący najróżniejsze sposoby i metody perswazji.

Ale w tej sprawie pesymizm i bierność nie są naszymi sprzymierzeńcami.

Walne zgromadzenie jest zorganizowanym, wcześniej zaplanowanym wydarzeniem, którego celem jest rozstrzygnięcie określonych spraw.

Nikt poza właścicielami nie może decydować o zarządzaniu ich majątkiem. Dlatego tylko walne zgromadzenie, jako jedyny organ zarządzający domem, może i jest zobowiązane do decydowania o gospodarowaniu, użytkowaniu i rozporządzaniu majątkiem wspólnym domu.

Właścicielami są mieszkańcy mieszkań, które zostały sprywatyzowane, kupione, odziedziczone itp. Twoje mieszkanie. W walnym zgromadzeniu uczestniczą również właściciele lokali niemieszkalnych. Na przykład, jeśli w twoim domu jest sklep, to właściciel tego sklepu, na równi z innymi mieszkańcami domu, powinien uczestniczyć w życiu domu. Gmina może być także właścicielem lokali mieszkalnych i niemieszkalnych. Jeśli masz umowę najmu lokalu socjalnego lub umowę najmu lokalu, to właścicielem tego lokalu jest administracja miasta.

Jedna nieruchomość może mieć wielu właścicieli. Zależy to od rodzaju własności: współwłasność wspólna lub współwłasność wspólna. Przy wspólnej współwłasności jedna osoba (mąż lub żona) działa w imieniu właściciela, który działa we wspólnym interesie i wspólnie rozwiązuje wszystkie kwestie. Przy wspólnej współwłasności każdy właściciel, zgodnie z określonymi udziałami (udziały są wskazane w dokumencie własności), działa we własnym imieniu i samodzielnie rozwiązuje problemy. Wyjątkiem jest małoletni lub niekompetentny właściciel. W jego imieniu działa przedstawiciel ustawowy (rodzic, opiekun, kurator), który przedstawił dokumenty potwierdzające jego uprawnienia (akt urodzenia dziecka lub uchwała Szefa Administracji o ustanowieniu opiekuna lub kuratora).

Kwestię sposobu zarządzania domem rozstrzyga walne zgromadzenie właścicieli większością głosów. To właśnie wyborowi metody zarządzania należy poświęcić pierwsze spotkanie.

Należy pamiętać, że wybór ten nie jest prawem, ale obowiązkiem właścicieli. Do wyboru są trzy opcje:

Wszystkie problemy „domowe” mogą być rozwiązane przez firmę zarządzającą (Wielka Brytania),

Stowarzyszenie właścicieli domów (HOA)

I bezpośrednio do wszystkich właścicieli.

Dlaczego jedziemy? (Cele spotkania).

Do kompetencji walnego zgromadzenia należą (art. 44 LC RF):

Podejmowanie decyzji o przebudowie budynku mieszkalnego (w tym jego rozbudowie lub nadbudowie), budowie budynków gospodarczych i innych budynków, budowli, budowli, remontu mienia wspólnego w budynku mieszkalnym;

Podejmowanie decyzji o ograniczeniach w korzystaniu z działki, na której znajduje się budynek mieszkalny, w tym o wprowadzaniu ograniczeń w korzystaniu z niej;

Podejmowanie decyzji o oddaniu do używania nieruchomości wspólnej w budynku mieszkalnym;

Wybór sposobu zarządzania budynkiem mieszkalnym (bezpośrednie zarządzanie właścicielami lokali w budynku mieszkalnym; zarządzanie stowarzyszeniem właścicieli domów lub spółdzielnią mieszkaniową lub inną wyspecjalizowaną spółdzielnią konsumencką; zarządzanie siłami organizacji zarządzającej (art. 161 LC RF) ;

Założenie i likwidacja spółdzielni mieszkaniowej;

Zatwierdzenie wysokości opłaty za utrzymanie i remont lokalu mieszkalnego w budynku mieszkalnym;

Inne kwestie, o których mowa w Kodeksie mieszkaniowym Federacji Rosyjskiej do kompetencji walnego zgromadzenia właścicieli lokali w budynku mieszkalnym (art. 44, 135, 141, 156 Kodeksu mieszkaniowego Federacji Rosyjskiej).

Oznacza to, że właściciele, jednocząc się, rozwiązują kwestie wspólnego zarządzania wspólną własnością domu (w tym działki, budynku mieszkalnego i innych nieruchomości).

Decyzja walnego zgromadzenia właścicieli lokali w budynku mieszkalnym, przyjęta zgodnie z procedurą określoną w Kodeksie mieszkaniowym Federacji Rosyjskiej, jest wiążąca dla wszystkich właścicieli lokali (art. 46 Kodeksu mieszkaniowego Federacji Rosyjskiej) .

Tak więc, w zależności od palących problemów, określane są główne cele spotkania i sposoby ich rozwiązania. Na pierwszym spotkaniu głównym tematem jest wybór sposobu zarządzania apartamentowcem.

Cele lub główne kwestie walnego zgromadzenia są sformalizowane w porządku obrad zgromadzenia.

Przykładowy porządek obrad walnego zgromadzenia właścicieli domów

Aplikacja
do protokołu walnego zgromadzenia
właściciele domów
Nr z dnia „___” ________ 2005 r

PORZĄDEK OBRAD

Zgromadzenie Ogólne

zlokalizowany w:

o ____ godzinie ______ min. „____” ______________ 2005

1. Wybór przewodniczącego walnego zgromadzenia (podczas pierwszego walnego zgromadzenia jego przewodniczącym jest właściciel, z inicjatywy którego odbywa się walne zgromadzenie). W przypadku głosowania korespondencyjnego nie ma konieczności wyboru przewodniczącego.

2. Wybór sekretarza walnego zgromadzenia i grupy skrutacyjnej (wielkość grupy skrutacyjnej zależy bezpośrednio od liczby właścicieli, którzy przybyli na walne zgromadzenie).

3. Wybór sposobu zagospodarowania budynku mieszkalnego zlokalizowanego pod adresem:

__________________________________________________________________________.

4. Wybór Firma zarządzająca(dla metody zarządzania – organizacja zarządzająca).

5. Założenie stowarzyszenia właścicieli domów, lub spółdzielnia mieszkaniowa lub inny specjalistyczny spółdzielnia konsumencka(dla metody zarządzania - HOA, ZhSK, ZhK).

6. Postanowienie o zawarciu umowy lub umów o świadczenie usług i wykonywanie prac w zakresie utrzymania, remontu mienia wspólnego budynku mieszkalnego, świadczenia usług publicznych (dla wszystkich sposobów zagospodarowania).

7. Koordynacja warunków umowy o zarządzanie budynkiem mieszkalnym (dla sposobu zarządzania - Organizacja Zarządzająca).

8. Zatwierdzenie statutu spółdzielni mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej lub innej wyspecjalizowanej spółdzielni konsumenckiej (dla sposobu prowadzenia HOA, spółdzielni mieszkaniowej, LCD).

9. Wybór organów zarządzających i kontrolnych spółdzielni mieszkaniowej lub spółdzielni mieszkaniowej lub innej wyspecjalizowanej spółdzielni konsumenckiej (dla sposobu zarządzania HOA, spółdzielnią mieszkaniową, LCD).

10. Ustalenie wysokości opłaty za utrzymanie i remont mieszkania, która zapewnia utrzymanie wspólnej własności w budynku mieszkalnym zgodnie z wymogami obowiązującego prawa (dla dowolnego sposobu zagospodarowania).

11. Określenie trybu dokonywania opłat za utrzymanie i remont mieszkania (dla dowolnego sposobu zagospodarowania).

12. Podjęcie decyzji o pokryciu kosztów remontu budynku mieszkalnego, biorąc pod uwagę propozycje organizacji zarządzającej dotyczące terminu rozpoczęcia remontu, wymaganego zakresu prac, kosztu materiałów, procedury finansowania oraz inne propozycje związane z remontem (dla dowolnego sposobu zagospodarowania).

13. Upoważnienie jednego z właścicieli do reprezentowania interesów właścicieli budynku mieszkalnego wobec osób trzecich (dla bezpośredniego zarządu).

14. Określenie miejsca (adresu) przechowywania protokołów walnych zgromadzeń oraz decyzji właścicieli w sprawach poddanych pod głosowanie (dla dowolnego sposobu zagospodarowania).

15. Ustalenie terminu i formy odbycia najbliższego walnego zgromadzenia właścicieli budynku mieszkalnego (dla dowolnego sposobu zarządzania).

16. Podjęcie decyzji o przebudowie budynku mieszkalnego (w tym jego rozbudowie lub nadbudowie), budowie budynków gospodarczych i innych budynków, budowli, budowli, remontu mienia wspólnego w budynku mieszkalnym (dla dowolnego sposobu zagospodarowania).

17. Ustalenie ograniczeń w korzystaniu z działki, na której znajduje się budynek mieszkalny, w tym wprowadzenie ograniczeń w korzystaniu z niej (dla dowolnego sposobu zagospodarowania).

18. Podjęcie decyzji o oddaniu w użytkowanie nieruchomości wspólnej w budynku wielorodzinnym (dowolny sposób zagospodarowania).

19. Ustalenie właściciela, który musi posiadać dokumentację techniczną budynku mieszkalnego (dla bezpośredniego sposobu zagospodarowania).

20. Określenie miejsca zamieszczenia informacji nt podjęte decyzje na walnym zgromadzeniu (dla dowolnego sposobu zarządzania).

21. Określenie sposobu zawiadamiania o kolejnych walnych zgromadzeniach (dla dowolnego sposobu zarządzania).

Właściciel (inicjator spotkania): ____________________

Jak nam idzie? (formularze spotkań).

Walne zgromadzenie właścicieli lokali w budynku mieszkalnym może odbyć się:

1) osobiście, to jest przy wspólnej obecności właścicieli lokali w określonym miejscu iw określonym czasie w celu omówienia spraw poddanych pod głosowanie;

Forma spotkania „twarzą w twarz” jest dopuszczalna, jeśli dom jest mały (jednowejściowy lub ma nie więcej niż pięć pięter). Na spotkanie lepiej wybrać dzień dogodny dla wszystkich, na przykład sobotę. Miejsce spotkania uzależnione jest od tego, w jakim stopniu część wspólna pomieści wszystkich uczestników spotkania. Jeśli w domu nie było takiego miejsca, ale nie chcesz zamarzać na dziedzińcu domu, możesz porozmawiać z kierownictwem lokalnego wydziału mieszkaniowego i zebrać się w „czerwonym rogu” tego działu mieszkaniowego.

W każdym przypadku wszelkie kwestie dotyczące miejsca i czasu spotkania powinny być wcześniej uzgodnione. Ponadto można wstępnie poznać opinię najemców w kwestiach zbliżającego się spotkania. Wszystko to sprawi, że spotkanie będzie bardziej owocne i nie rozciągnięte w czasie.

Nie jest łatwo zorganizować walne zgromadzenie najemców w budynku z setkami mieszkań. Dlatego tutaj możesz skorzystać z formy głosowania korespondencyjnego. Przede wszystkim należy zdecydować gdzie, kiedy iw jaki sposób będzie przeprowadzane głosowanie nad sprawami zgromadzenia. Najprawdopodobniej inicjator spotkania wyznaczy swoje mieszkanie jako miejsce zbierania kart do głosowania. W wyznaczonym terminie każdy właściciel lokalu przyniesie pod wskazany adres wypełnioną kartę do głosowania. Albo ominie mieszkańców domu, albo przy każdym wejściu ustawi urnę do zbierania kart do głosowania. Wszystko zależy od chęci i umiejętności inicjatora spotkania. Konieczne są również prace wstępne w celu powiadomienia właścicieli o zbliżającym się głosowaniu korespondencyjnym, wyjaśnienia kwestii spotkania i przygotowania niezbędnych dokumentów.

Aplikacja
do protokołu walnego zgromadzenia
właściciele domów
Nr z dnia ____________ 2005 r

Biuletyn

właściciele kamienic

Nr i data rejestracji

Odebrano osobiście ________ ______ "___" ______________

podpis imię i nazwisko data

PRZERWA LINIA

Biuletyn

właściciele kamienic

mieszczącej się pod adresem: st. ________ nr zm. ____ nr lok. _____

(bez porządku obrad walnego zgromadzenia jest nieważne)

Właściciel: ___________________________________________________________________________

Informacja o dokumencie potwierdzającym prawo własności __________________________________________________________________________________

Nr i data rejestracji

Prześlij kartę do głosowania do ____________ do ______________________________________ Napisz swoją decyzję słowami „za”, „przeciw” lub „wstrzymałem się” w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad walnego zgromadzenia

(Na przykład)

1. Wybór sekretarza walnego zgromadzenia

i grupa licząca

Sidorow -

Wasiliew -

2. Wybór sposobu zarządzania apartamentowcem

Firma zarządzająca -

Bezpośrednia kontrola -

Właściciel _______ _____________ "___" ______________

podpis imię i nazwisko data

Kto inicjuje walne zgromadzenie? (Inicjator spotkania).

Walne zgromadzenie właścicieli lokali może być zwołane z inicjatywy osób fizycznych lub prawnych będących właścicielami lokali w tym budynku mieszkalnym.

Inicjatorami walnego zgromadzenia właścicieli mogą być:

a) podstawowy - właściciel lub kilku właścicieli lokali w tym domu (część 1 artykułu 45 LC RF);

b) następne zebranie - osoby spośród właścicieli odpowiedzialne za przeprowadzenie zgromadzenia (wybrane na pierwszym zgromadzeniu właścicieli - (część 1 artykułu 45 LC RF), zarząd HOA (jeżeli został utworzony);

c) nadzwyczajny - z inicjatywy któregokolwiek z właścicieli tego budynku mieszkalnego (część 2 artykułu 45 RF LC), zarządu HOA (jeśli został utworzony), członków HOA.

Jak zorganizować spotkanie? (Przygotowanie spotkania).

Dla pomyślnego przeprowadzenia walnego zgromadzenia pożądane jest, aby dom miał grupę inicjatywną właścicieli lokali. Wcześniej mówiono, że grupa inicjatywna opracowuje dokumentację niezbędną do odbycia walnego zgromadzenia, ustala porządek obrad, wybiera lokal, w którym ma się odbyć walne zgromadzenie, rozmieszczenie informacji i dokumentacji, a także ustala termin i miejsce walnego zgromadzenia. W tej pracy niezbędną pomoc może zapewnić administracja miasta.

Grupa inicjatywna pracuje również nad innymi sprawami związanymi z organizacją walnego zgromadzenia:

Identyfikacja wszystkich właścicieli w tym budynku mieszkalnym,

Wstępne badanie opinii mieszkańców na temat sposobu zagospodarowania domu,

Oprócz zbierania informacji o organizacjach specjalizujących się w zarządzaniu budynkami mieszkalnymi,

ustalenie udziału każdego właściciela w nieruchomości wspólnej budynku mieszkalnego,

Wyłonienie kandydatów na przewodniczącego walnego zgromadzenia, sekretarza, komisję skrutacyjną i innych.

Walnemu zgromadzeniu właścicieli domów przewodniczy przewodniczący zgromadzenia. Na pierwsze spotkanie, a także, jeśli w programie jest kwestia wyboru sposobu zarządzania domem, ustalana jest inna zasada - spotkanie prowadzi jego inicjator.

Zobacz przykładowy rejestr właścicieli domów

Kto i jak powinien poinformować mieszkańców o spotkaniu? (Informacja dla najemców).

Art. 45 LC RF reguluje tryb odbycia zgromadzenia. Jej inicjatorzy zobowiązani są do wysłania każdemu właścicielowi zawiadomienia, w którym wskazane są nie tylko omawiane kwestie, ale także nazwisko, imię, patronimika osoby zwołującej posiedzenie. Walne Zgromadzenie nie jest władne do podejmowania decyzji w sprawach nieobjętych porządkiem obrad ani do zmiany porządku obrad. W przeciwnym razie decyzja walnego zgromadzenia może zostać zakwestionowana w sądzie (części 2, 6 artykułu 46, część 2 artykułu 146 LC RF).

Zgodnie z częścią 4 art. 45 Kodeksu mieszkaniowego Federacji Rosyjskiej inicjatorzy zwołania walnego zgromadzenia są zobowiązani poinformować właścicieli lokali w tym domu o odbyciu takiego zgromadzenia nie później niż 10 dni przed datą jego odbycia.

Wzór zawiadomienia o walnym zgromadzeniu

Aplikacja
do protokołu walnego zgromadzenia
właściciele domów
Nr z dnia ____________ 2005 r

POWIADOMIENIE

O przetrzymaniu „___” ______ 2005 o ___ godz. ___ min. Walne zgromadzenie właścicieli lokali budynku mieszkalnego położonego pod adresem: _________________________________________________________________________________________

Posiedzenie odbywa się w formie: posiedzenia (głosowanie nieobecne)

Z inicjatywy ________________________________________________________________________

Pod adresem: __________________________________________________________________________________________

Porządek obrad w załączeniu.

Informacje i (lub) materiały, które zostaną zaprezentowane na walnym zgromadzeniu znajdują się pod adresem: ________________________________________________________________________________

Uwaga!

W posiedzeniu mogą Państwo uczestniczyć za pośrednictwem swojego przedstawiciela, udzielając mu pełnomocnictwa zgodnie z postanowieniami art. 185 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej

W przypadku nieobecności Państwa lub Państwa przedstawiciela na walnym zgromadzeniu decyzje w sprawach porządku obrad będą podejmowane bez Państwa udziału. Odwołanie od decyzji walnego zgromadzenia w podjętych sprawach, jeżeli naruszają one Twoje uzasadnione interesy i wyrządzają Ci istotną szkodę, jest możliwe na drodze sądowej w ciągu 6 miesięcy od daty podjęcia decyzji.

W przypadku odbycia walnego zgromadzenia w trybie głosowania korespondencyjnego, uważa się, że brali w nim udział właściciele lokalu, których pisemne decyzje znajdują odzwierciedlenie w karcie do głosowania korespondencyjnego i wpłynęli przed ____ godzin ____ minut "___" __________ 200_ (tzw. termin przyjmowania decyzji).

Rozwiązania należy przesyłać na adres: _______________________________________________.

PRZERWA LINIA

Właściciel: __________________________________________________

Rezydent: ________________________________________________

Nie sprzeciwiam się odbyciu posiedzenia „____” ________________ 2005 r

Zawiadomienie i porządek obrad otrzymano osobiście w dniu ______________ 2005 r.

__________________ (___________________) data

podpis pełne imię i nazwisko

Kiedy spotkanie uważa się za zakończone? (Kwalifikowalność zgromadzenia).

Walne zgromadzenie jest uprawnione, jeżeli uczestniczyli w nim właściciele lokali w tym domu lub ich przedstawiciele, którzy mają ponad 50 procent głosów ogólnej liczby właścicieli (art. 45 LC RF).

Obecność właścicieli na zebraniu potwierdza karta rejestracyjna uczestników zawierająca nazwisko, imię, patronimikę, adres, dane świadectwa własności lokalu oraz podpis właściciela. Jeżeli w posiedzeniu uczestniczy przedstawiciel właściciela, wówczas należy dołączyć pełnomocnictwo.

Przykładowy arkusz rejestracyjny walnego zgromadzenia właścicieli

Aplikacja
do protokołu walnego zgromadzenia
właściciele domów
Nr z dnia ____________ 2005 r

Karta rejestracyjna

spotkania właścicieli lokali apartamentowca,

zlokalizowany w:

powierzchnia całkowita: mkw.

Numer mieszkania, nazwa pokoju

Imię i nazwisko właściciela lub jego przedstawiciela, nazwa organizacji będącej właścicielem lokalu mieszkalnego lub niemieszkalnego

Szczegóły dokumentu własności

Numer pełnomocnictwa w przypadku obecności przedstawiciela właściciela

Podpis

Prawo głosu na walnym zgromadzeniu właścicieli lokali w budynku mieszkalnym mają właściciele lokali w tym budynku. Liczba głosów, które posiada każdy właściciel, jest proporcjonalna do jego udziału w prawie wspólnej własności wspólnej własności w tym domu (art. 48 LC RF).

Wykaz przedmiotów wspólnej własności oraz tryb ustalania udziałów we wspólnej własności określa art. Sztuka. 36, 37 LCD RF.

Głosowanie przeprowadza się nad każdą sprawą umieszczoną w porządku obrad po jej omówieniu. Podsumowując wyniki głosowania, należy powołać komisję skrutacyjną, której skład zatwierdza walne zgromadzenie. Każda decyzja walnego zgromadzenia jest sporządzana w protokole w sposób ustalony przez walne zgromadzenie właścicieli lokali w tym domu (część 1 artykułu 46 LC RF)

Ustawa nie określa żadnych wymagań co do formy protokołu. Jednak zgodnie z tradycją prowadzenia walnych zgromadzeń protokół musi być sporządzony na piśmie, podpisany przez przewodniczącego i sekretarza oraz członków komisji skrutacyjnej. W protokole należy wskazać datę, miejsce walnego zgromadzenia właścicieli oraz porządek obrad.

Przykładowe protokoły z walnego zgromadzenia właścicieli

Protokół nr.

Walne zgromadzenie właścicieli lokali budynku mieszkalnego,

zlokalizowany w: _________________________

obwód tomski

Walne zgromadzenie właścicieli lokali budynku mieszkalnego pod adresem: _______________________

miało miejsce „____” ____________ 2005 o ___ godz. ___ min.

w pomieszczeniu (miejsce) lub (zaocznie)

Obecni byli właściciele lokali (ich przedstawiciele), którzy potwierdzili swoje uprawnienie do udziału w zgromadzeniu z prawem głosu, w liczbie osób posiadających głosy w ilości (% ogólnej liczby głosów) działających na podstawie dokumenty określone w załączniku do niniejszego protokołu.

Spotkaniu przewodniczyli: ___________________________________________________________________________

Porządek obrad w załączeniu.

Na pierwsze wysłuchane pytanie: ________________________________________________________________________________

Prelegenci: __________________________________________________________________________________________________

Na drugie wysłuchane pytanie: ________________________________________________________________________________________

Na trzecie wysłuchane pytanie: ________________________________________________________________________________________

Prelegenci: __________________________________________________________________________________________________________________

Na czwarte wysłuchane pytanie: __________________________________________________________________

Prelegenci: __________________________________________________________________________________________________________________

Przewodniczący posiedzenia _________________ (podpis)

Sekretarz Zgromadzenia _________________ (podpis)

Komisja Skrutacyjna _________________ (podpis)

Protokół prowadzi __________________________________________________________________________

Sekretarz Zgromadzenia __________________ (podpis)

Jak podejmować decyzje? (Stworzenie decyzji).

Decyzja zebrania musi być również sporządzona na piśmie, podpisana przez przewodniczącego i sekretarza oraz członków komisji skrutacyjnej. Decyzja stanowi integralną część protokołu posiedzenia.

Ustawa stanowi, że decyzje walnego zgromadzenia właścicieli muszą być podane do wiadomości wszystkich właścicieli lokali, w tym tych, którzy nie brali udziału w zgromadzeniu, w ciągu dziesięciu dni od daty podjęcia tych decyzji (ust. artykuł 46 LC RF).

Właściciel nieuczestniczący w podejmowaniu decyzji na walnym zgromadzeniu jest zobowiązany do ich przestrzegania.

Przykładowa decyzja walnego zgromadzenia właścicieli domów

Aplikacja
do protokołu walnego zgromadzenia
właściciele domów
Nr z dnia ____________ 2005 r
Rozwiązanie

walne zgromadzenie właścicieli lokali budynku mieszkalnego,

zlokalizowany w:

Siewiersk „____” ____________ 2005

obwód tomski

wielkości obszaru należącego do niego w tym domu. Mówiąc najprościej, możemy założyć, że właściciel ma tyle głosów, ile posiada metrów kwadratowych.

Zgromadzenie jest właściwe (może podjąć większość decyzji), jeżeli biorą w nim udział właściciele więcej niż połowy powierzchni mieszkalnej w domu.

Aby rozwiązać niektóre kwestie, konieczne jest, aby co najmniej dwie trzecie głosów było „za”. To tylko wybór sposobu zagospodarowania domu, przebudowa domu, budowa budynków gospodarczych, remont mienia wspólnego, oddanie mienia wspólnego do używania. Aby utworzyć HOA, wystarczy połowa głosów z ogólnej liczby plus jeden głos. Wszystkie inne kwestie rozstrzygane są większością głosów obecnych na posiedzeniu.

Decyzje zgromadzenia są wiążące dla wszystkich właścicieli, nawet jeśli nie brali oni udziału w zgromadzeniu.

Przedłożone formularze dokumentów do odbycia walnego zgromadzenia właścicieli lokali budynku mieszkalnego muszą zostać dostosowane z uwzględnieniem specyfiki każdego budynku mieszkalnego, formy odbycia walnego zgromadzenia.

Przykładowy program pierwszego spotkania sugeruje wszystkie możliwe kwestie, które należy rozwiązać na spotkaniu. Jednocześnie, w zależności od wybranego sposobu zarządzania, głosowanie może odbywać się tylko w sprawach niezbędnych (z uwzględnieniem wybranego sposobu zarządzania.

Porządek obrad walnego zgromadzenia właścicieli:

Wybór Przewodniczącego i Sekretarza Zgromadzenia
(Przewodniczący prowadzi posiedzenie, odpowiada na pytania lub udziela głosu sprawozdawcy w poszczególnych sprawach, sekretarz prowadzi zapis wygłoszonych tez i podjętych decyzji. Są oni wybierani w ramach jednego posiedzenia na czas jego trwania).
Wybór członków Komisji Skrutacyjnej
(Komisja skrutacyjna zbiera głosy oddane w formie pisemnych decyzji i oblicza dostateczność kworum. Każda osoba niebędąca właścicielem lokalu w domu (obserwatorzy, konsultanci) może być opcjonalnie włączona do komisji skrutacyjnej.
Wybór sposobu zarządzania apartamentowcem
(dwie opcje: zarządzanie przez Zarządzanie organizacją, lub poprzez utworzenie Stowarzyszenia Właścicieli Nieruchomości (dawniej HOA), as organizacja non-profit własnością właścicieli. Po podjęciu decyzji o utworzeniu TSN można podpisać umowę z organizacją operacyjną ds operacja techniczna w domu lub sam zorganizuj tę aktywność).
Wybory do Rady Domowej
(zwykle w skład Rady wchodzą aktywni i troskliwi mieszkańcy, którzy naprawdę są gotowi kontrolować wykonywane prace, sprawdzać i podpisywać dokumenty w trakcie funkcjonowania domu, wysyłać niezbędne wnioski do różnych urzędów, odbierać dokumenty i wyciągi, a następnie przekazywać je właścicielom do działalność Rady reguluje art. 161 ust. 1 LC RF).
Wybór Przewodniczącego Rady Domu
(Przewodniczący jest upoważniony w imieniu wszystkich właścicieli do negocjowania i podpisywania dokumentów związanych z zarządzaniem budynkiem mieszkalnym. Działalność Przewodniczącego reguluje część 8 art. 161 ust. 1 LC RF).
Wybór Administratora Walnych Zgromadzeń Właścicieli
(Administrator (tę funkcję wprowadził art. 47 ust. 1 LC RF) organizuje zawiadomienie właścicieli o zgromadzeniu, a także przetwarzanie wyników głosowania w formularz elektroniczny. Korzystanie z elektronicznego systemu głosowania i uznawanie takich głosów za ważne wymaga odrębnego zdefiniowania systemu lub zespołu systemów, w których można głosować. Korzystanie w tym celu z usług mieszkaniowych i komunalnych GIS wymaga rejestracji na Portalu Służb Państwowych dla każdego z uczestników, a konto rejestracyjne musi zostać potwierdzone poprzez przedstawienie oryginału dokumentu w Centrum Obsługi. W przypadku systemu SKVER rejestracja odbywa się na podstawie nadanego każdemu właścicielowi indywidualnego kodu dostępu, a oddanie głosu w systemie potwierdzane jest papierową kartą do głosowania. Prawo nie wymaga, aby Administrator był właścicielem domu, może to być dowolna osoba fizyczna lub prawna.)
Wybór Organizacji Zarządzającej
(nawet jeśli zostanie utworzony HOA, organizacja zarządzająca jest nadal określana przynajmniej na okres przejścia do pełnego samorządu. Możesz opuścić obecny, który teraz zarządza domem, możesz go zmienić na inny, który przedstawia własny plan - jak będzie zarządzać domem w istniejących warunkach i budżecie.Teraz ten budżet jest ograniczony planowaną stawką normatywną zatwierdzaną corocznie przez rząd Moskwy, która na początku 2017 r. wynosi 26,5 rubla za m² całkowitej powierzchni domu, co można określić w materiałach do przygotowania spotkania). Decyzją walnego zgromadzenia można go obniżyć (na poziomie warunków umowy z organizacją zarządzającą) lub zwiększyć (na przykład w celu pozyskania środków na dowolne celowe potrzeby).
Określenie okresu, na jaki zostanie zawarta Umowa o Zarządzanie
Podpisanie umowy o zarządzanie w imieniu właścicieli
Wybór sposobu powiadamiania właścicieli MKD o kolejnych spotkaniach
(Dostępne opcje w porządku rosnącym kosztów:
1. Umieszczenie odpowiednich ogłoszeń w wejściach do budynku mieszkalnego
2. Powiadomienie każdego właściciela, który pozostawił swoje dane kontaktowe o spotkaniu i materiałach na nie za pośrednictwem środków komunikacji: e-mail lub SMS-em.
3. Powiadomienie każdego właściciela na stałe zamieszkałego w domu, poprzez oprowadzanie od drzwi do drzwi z podpisem w czasopiśmie.
4. Powiadamianie właścicieli za pomocą powiadomień pocztowych na adres faktycznego zamieszkania (jeśli taki adres jest znany) lub zawiadomienie w skrzynkach pocztowych w domu (najdziwniejszy i bezużyteczny sposób na marnowanie dużej ilości pieniędzy na przesyłkę pocztową).
Wybór miejsca do wywieszenia komunikatów o odbyciu walnych zgromadzeń właścicieli lokali i ich decyzjach
(obowiązkowy warunek prawny. Papierową informację można umieścić na stoiskach informacyjnych przy wejściu, na drzwiach przy wychodzeniu z domu, a elektroniczne kopie dokumentów na odpowiednich stronach internetowych. W Moskwie taką stroną jest portal Doma Moskwy, ale nie daje możliwości wysyłania wiadomości o zmianach Istnieje strona SobDoma.Ru, której twórcy obiecują regularne publikowanie i aktualizowanie informacji o spotkaniach na prośbę inicjatorów, a także wysyłanie powiadomień za pośrednictwem systemy elektroniczne i środków komunikacji. W mieszkalnictwie i usługach komunalnych GIS taka funkcja jest przewidziana przez prawo, jednak ten system w Moskwie wejdzie do komercyjnej eksploatacji nie wcześniej niż w 2019 r. (w pozostałej części kraju obiecano to 1 lipca 2017 r.). Można skorzystać z co najmniej wszystkich opcji, dla każdego właściciela jest to indywidualny wybór podczas spotkania.)
Wybór miejsca przechowywania protokołu walnego zgromadzenia
(protokół jest dokumentem, którego fałszerstwo jest ścigane przez prawo. Elektroniczna kopia protokołu podlega obowiązkowej publikacji w publicznych systemach internetowych (na portalach „Domu Moskwy” i portalu federalnego „Reforma mieszkaniowa”). oryginał jest przechowywany albo u przewodniczącego Rady budynku mieszkalnego (i musi być przedstawiony na pierwsze żądanie), albo w Organizacji Zarządzającej, gdzie przewidziana jest odpowiedzialność urzędnicy za jego stratę. Można sporządzić kilka kopii protokołu, mających jednakową moc prawną i przechowywać w kilku miejscach. Kopia protokołu jest przesyłana do Inspektoratu Mieszkalnictwa wraz z kopia elektroniczna listy subskrypcyjne, które w przeciwieństwie do protokołu nie podlegają publikacji).

Poszczególne pytania na posiedzenie, które mogą znaleźć się w porządku obrad:

Ogrodzenie terenu za pomocą barierek

Regulowane dekretem rządu Moskwy nr 428-PP. Odnosi się do kwestii eksploatacji działki budynku mieszkalnego (klauzula 2, część 2, art. 44 RF LC), odpowiednio, wymaga decyzji 2/3 głosów (66,67% właścicieli). Decyzja nie wymaga wpisu działki do ewidencji katastralnej, jednak musi być uzgodniona z radnymi w celu uzyskania pozwolenia (oraz ustalenia, czy instalacja narusza prawa innych właścicieli w sąsiednich domach). Do wniosku o montaż bariery dołączamy schemat jej rozmieszczenia, opis konstrukcyjny oraz koszt. Bariera i jej osprzęt konstrukcyjny stanowią odpowiednio wspólną własność, zasady jej eksploatacji również zatwierdza walne zgromadzenie.

Eksploatacja wspólnej własności domu przez osoby trzecie i organizacje

Zasadne jest odniesienie do tej kwestii wszelkich sytuacji, gdy ktoś z zewnątrz chce legalnie korzystać z czegoś należącego do właścicieli: ścian, dachu, strychu i piwnicy/pomieszczenia piwnicy, które nie zostały pierwotnie zidentyfikowane jako mieszkalne lub administracyjne (niemieszkalne) podczas budowy domów , miejsca parkingowe na podwórku, a nawet kanały kablowe w wejściach. Cała ta eksploatacja, jeśli ma na celu osiągnięcie zysku (reklama lub świadczenie usług na rzecz ludności / organizacji), przewiduje rekompensatę dla funduszu na utrzymanie i naprawę budynku mieszkalnego. Środki te można przeznaczyć na remonty, poprawę warunków w nieruchomości wspólnej (dokonywanie bieżących napraw lub wymian), a nawet obniżenie rachunków za media.

Zmiany konstrukcyjne w domu(skompletowanie, dokonanie osobnych wejść, przekazanie korespondencji itp.)

Musi być zawsze uzgodnione z walnym zgromadzeniem właścicieli, z zastrzeżeniem dokumentacja projektu oraz wnioski z ekspertyzy technicznej, że takie zmiany nie spowodują szkód w domu jako całości, aw szczególności w poszczególnych pomieszczeniach.

Program renowacji mieszkań z możliwością rozbiórki i przeprowadzki

Odnosi się do decyzji w sprawie przebudowy budynku mieszkalnego, klauzula 2.1, artykuł 44 Kodeksu mieszkaniowego Federacji Rosyjskiej. Wymaga decyzji większością kwalifikowaną - 2/3 głosów (66,67% właścicieli). Zgodnie z wynikami decyzji ogólnej, dalsze opcje wymiany i przebudowy domu jako całości występują indywidualnie z każdym właścicielem, w oparciu o wartość katastralną mieszkania i odpowiednie opcje równoważnej wymiany. W chwili obecnej w projekcie ustawy nie przewidziano klauzuli „równoważny, ale nie mniejszy niż równoważny”. Możesz zapoznać się z wartością katastralną swojego mieszkania na stronie internetowej RosReestr lub bezpośrednio w rejestrze właścicieli na spotkanie. Ważne jest, aby zrozumieć, że o wartości mieszkania decyduje nie tylko wycena katastralna, ale także wiele innych czynników, na przykład wartość gruntu, na którym znajduje się dom. Można go obliczyć, biorąc średni szacunek katastralny metra gruntu na dowolnej pobliskiej działce, mnożąc przez powierzchnię działki ustaloną na podstawie planu geodezyjnego (określającego jej granice), dzieląc przez całkowitą powierzchnię lokal w budynku mieszkalnym i pomnożenie przez powierzchnię lokalu w lokalu. Dla zrównoważonej transakcji z deweloperem konieczne jest, aby działka pod budynek mieszkalny była wpisana do rejestru katastralnego (prawnie zarejestrowana jako wspólna nieruchomość mieszkalna). Koszt pracy inżynierów katastralnych w stosunku do zysku z rejestracji nieruchomości jest wprawdzie znikomy, ale dla poszczególnych obywateli nie do udźwignięcia. Dlatego w decyzji właścicieli powinien zostać przyjęty model ustalania źródła finansowania założenia działki do ewidencji katastralnej.

Formuły protokołu:

Odmówić włączenia domu do programu renowacji miasta Moskwy
- Wyślij kategoryczne zawiadomienie o odmowie do odpowiednich departamentów i agencji.
- Zorganizuj prace związane z założeniem działki pod budynek mieszkalny do rejestracji katastralnej
- Przeprowadź wewnątrzzakładowy / kwartalny konkurs wykonawców wśród inżynierów katastralnych
- Zorganizowanie zbiórki środków od właścicieli na sfinansowanie wpisu księgi wieczystej z dalszym wpisem wspólnych praw do nieruchomości wspólnej.
Rozważać możliwe opcje realizacja programu renowacji na terenie miasta Moskwy w odniesieniu do budynku mieszkalnego.
- Złóż wniosek o możliwość objęcia domu programem
- Określ akceptowalne warunki i opcje przesiedlenia dla rozbiórki i odbudowy
- Żądaj zapewnienia równoważnych, ale nie mniej niż równoważnych warunków funduszu zastępczego, w oparciu o wartość katastralną mieszkania i szacunkową wartość katastralną działki MKD.
- Rozważ możliwość tymczasowego przesiedlenia w fundusz zastępczy na okres budowy domu, z dalszym powrotem do domu wybudowanego na istniejącej działce.

Podobne artykuły

Omówić:

Sposoby zarabiania pieniędzy na YouTube: Ten artykuł o tym, jak zarabiać na YouTube, jest napisany na podstawie doświadczenia i...
Plan marketingu internetowego: formułowanie strategii marketingowych: Cele, zadania i zasady merchandisingu internetowegoZgodnie z ich celami...
Jak otworzyć sklep z używaną odzieżą od podstaw: Używane - rzeczy, które były używane i ponownie sprzedane. Na...
Otwieramy fryzjera: W dzisiejszych czasach ludzie myślą, że otwarcie zakładu fryzjerskiego jest bardzo...