Co powinna wiedzieć sekretarka? Opis stanowiska sekretarza kierownika
Stanowią one zasadniczą część instrukcji wykonywania czynności roboczych na wyznaczonym stanowisku pracy. Oprócz listy pewnych zaleceń, których należy przestrzegać, taki dokument zawiera informacje o wymaganiach, uprawnieniach, obszarzeodpowiedzialności sekretarza, a także ogólnych przepisach prawa pracy. Nie należy zakładać, że takie stanowisko zawodowe jest proste i nie wymaga uwzględniania pewnych niuansów.
Ogólne obowiązki
Najpierw musisz zrozumieć, jakie są klasyczne, ujednolicone obowiązki zawodowe sekretarki. W skrócie można je sprowadzić do następujących obowiązkowych zaleceń:
Wymagania dotyczące wiedzy
Obowiązki pracownika mogą się nieznacznie różnić w zależności od jego głównej specjalizacji. Jednak niezależnie od tego, wiedza w następujących obszarach na to stanowisko będzie przydatna i bardzo przydatna:
- Podstawy prawa pracy i prawa administracyjnego.
- Ogólne normy etyki i etykiety biznesowej.
- Podstawy pracy biurowej.
- Inżynieria bezpieczeństwa.
- Zasady pracy z salami komputerowymi i recepcyjnymi, negocjacyjnymi oraz sprzętem biurowym.
- Bezpieczeństwo i higiena pracy.
- Wymagania dotyczące konserwacji korespondencja biznesowa.
Między innymi nie można prawidłowo wykonywać obowiązków sekretarza bez znajomości wewnętrznych podstaw przedsiębiorstwa, harmonogramu działań, dokumentów regulacyjnych i wielu innych. 
Obowiązki Asystenta Kierownika
Odpowiedzialność zawodowa sekretarz szefa niewiele różnią się od ogólnych wymagań podanych powyżej. Odbiera i przekazuje korespondencję, kopie i archiwizuje dokumenty, kontroluje przekazywanie poleceń kierownika osobom odpowiedzialnym, prowadzi niezbędne prace biurowe, zapewnia zakup towarów priorytetowych. Taki specjalista powinien umieć m.in. poradzić sobie z:
Z reguły takie oficjalne obowiązki sekretarza szefa mogą pełnić osoby z wyższym, a także drugorzędnym profesjonalna edukacja. W tym drugim przypadku istotną zaletą jest obecność w zawodzie stażu pracy od 2 lat.
Prawa sekretarza
Należy pamiętać, że nie tylko obowiązki sekretarza determinują jego pracę, pracownik oczywiście ma również pewne uprawnienia. Obejmują więc możliwość zapoznania się z działającymi projektami i prawo do składania racjonalnych propozycji w ramach ich oficjalnych instrukcji. Ponadto w przypadku stwierdzenia uchybień w zakresie ich kompetencji sekretarz ma prawo zwrócić uwagę kierownika na te aspekty. 
Wymagania dotyczące działalności urzędnika
Obowiązki sekretarza-urzędnika co do zasady różnią się nieco od opisanych powyżej. Jednocześnie zastępca kierownika powinien przede wszystkim bezpośrednio nadzorować działania władz, podczas gdy urzędnik skupia się głównie na papierkowej robocie. W jego instrukcjach aktywność zawodowa musi obejmować takie aspekty, jak:
Wymagania dotyczące pracy sekretarza sądu
Znacznie ważniejszymi zmianami są obowiązki sekretarza posiedzenia sądu. Z reguły specjaliści ci są bezpośrednio zaangażowani w prowadzenie i ustalanie rozpraw sądowych. Ponadto przygotowują pisma, wnioski i inne dokumenty, mogą wzywać osoby biorące udział w naradzie sądowej. Taką aktywną pracę może wykonywać osoba z wykształceniem zarówno wyższym, jak i niepełnym, bez odpowiedniego doświadczenia zawodowego. Z reguły na to stanowisko wybierają młodzi mężczyźni i kobiety, którzy chcą zdobyć doświadczenie w sądownictwie i kontynuować karierę prawniczą.
Niektórym może się wydawać, że taki wakat nie wymaga specjalnej wiedzy i umiejętności, więc będzie pasował wielu, ale nie jest to do końca prawda. Czym jeszcze zajmuje się urzędnik sądowy? Do jego obowiązków należy:
- przestrzeganie konstytucji, prawa federalne oraz wszelkie inne akty prawne i nakazy.
- Wykonywanie poleceń sędziego lub innych uprawnionych osób.
- Interakcja z innymi pracownikami struktury sądowej w celu rozwiązania kwestii leżących w kompetencjach sekretarza.
Informacje ogólne
Obowiązki sekretarza, zastępcy kierownika i pracowników sądu reguluje specjalny dokument zwany opisem stanowiska. Jego obecność w każdej firmie jest obowiązkowa, ponieważ zgodnie z określoną listą zasad pracownik rozumie, jakie czynności musi wykonać, a jakie nie. Dokument taki jest opracowywany i opracowywany przy udziale kadry zarządzającej i bezbłędnie zawiera takie podrozdziały jak postanowienia ogólne, prawa i obowiązki, obszary odpowiedzialności, relacje między pracownikami w firmie, a także niezbędne wnioski.
Pojęcie etykiety jest ustaloną procedurą przestrzegania pewnych norm zachowania. Zasady etykieta biznesowa- najważniejszy aspekt profesjonalnego postępowania. Cechy etykiety werbalnej, kultura mowy i zasady negocjacji. Etykieta telefoniczna.
Tiumeń Uniwersytet stanowy STRESZCZENIE na temat: Styl i projekt oficjalnych dokumentów Wypełnione przez Tiumeń-1998 Spis treści. Zawartość. 2 Korzystanie z pieczątek 3
Podstawy moralne służby w organach spraw wewnętrznych, ochrona człowieka, jego życia i zdrowia, honoru i godności osobistej, niezbywalne prawa i wolności. Oficjalne działania funkcjonariusza policji, cele moralne mające na celu ochronę interesów obywateli.
Podstawowe zasady negocjacji przez telefon, techniki racjonalizacji komunikacji telefonicznej. Wskazówki dotyczące skutecznej komunikacji biznesowej i rozmowy. Piętnaście regulaminów i zasad prowadzenia rozmów telefonicznych, specyfika administracji biznesowej.
Etyka i zachowanie kierownika przy zatrudnianiu pracowników i ich zwalnianiu. Wywiad jako jedna z najczęstszych metod doboru personelu, jego odmiany. Główne pytania, które są rozwiązywane podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Znajomość koncepcji wizerunku i designu biura, etyki współczesnego człowieka biznesu. Nowoczesny biznes. Wzorce zachowań w pracy iw życiu codziennym. Główna troska biznesmena w projektowaniu biura. specjalny pokój przyjmować gości.
Funkcjonowanie systemu kodeksów etyki zawodowych księgowych i audytorzy. Normy zachowania księgowych. zawód księgowego i etyka zawodowa. Przestrzeganie norm etycznych postępowania zawodowego. obiektywizm audytora.
Zasady budowania rozmowy biznesowej. Typy pisania komunikacja biznesowa. Klasyfikacja, planowanie spotkań. Abstrakcyjne typy rozmówców. Etapy i fazy komunikacji biznesowej. Technika telefoniczna. Etyczne standardy rozmowy telefonicznej.
Etykieta komunikacji głosowej. Główna zasada etyczna komunikacji werbalnej. Etyka wypowiedzi biznesowych i administracyjnych. środki wyrazu przemówienie biznesowe. Główne funkcje podstylu administracyjnego: informacyjno-treściowa i organizacyjno-regulacyjna.
Klasyfikacja środków technicznych. Środki techniczne wykorzystywane w zarządzaniu i pracy biurowej. Środki do kompilacji dokumentów. Przenośne, kompaktowe i stacjonarne maszyny do pisania, dyktafon, elektroniczne maszyny do pisania.
Poznanie zasad postępowania przedsiębiorcy: na ulicy, przy wejściu do Tylko obsługa, w windzie iw windzie, w recepcji oraz w gabinecie szefa. Stosunek pracy typu „szef-sekretarz”. Zasady prowadzenia spotkania, etyka rozmów telefonicznych.
Cechy technik protokolarnych w relacjach biznesowych. Cechy charakterystyczne przyjęcia dzienne, wieczorne, koktajle i przyjęcia. Wizytówki i zasady ich używania. Etykieta korespondencji urzędowej. Prowadzenie negocjacji z wykorzystaniem środków komunikacji.
Umiejętności komunikacji telefonicznej jako jeden z najważniejszych aspektów tworzenia pozytywny wizerunek firm. Biznesowa etykieta telefoniczna w pracy. Instalacja systemów skomputeryzowanych - "sekretarki elektroniczne". Zasady komunikacji telefonicznej i chuligaństwo telefoniczne.
Cechy portretu przywódcy. Co musisz wiedzieć, aby zostać liderem w zarządzaniu. Planowanie personelu: czynnik zwolnienia. Typologia decyzji zarządczych. Decyzja zarządu jest wybór alternatywy.
2.3. Co powinna i co może sekretarka
To, co sekretarz powinien wiedzieć i umieć, określa profil kwalifikacji.
Charakterystyka kwalifikacji- to jest dokument normatywny, ustalając, co ten lub inny pracownik powinien robić w swojej pracy, co powinien wiedzieć i umieć w tym celu zrobić oraz jaki powinien być poziom jego wyszkolenia.
Obowiązki pracy (sekretarka musi być w stanie) Pełnić funkcje techniczne, aby zapewnić i obsługiwać pracę kierownika przedsiębiorstwa (lub oddziału), pomóc zaplanować dzień pracy kierownika. Otrzymuj informacje niezbędne dla menedżera od działów lub wykonawców, dzwoń do pracowników w jego imieniu. zorganizować rozmowy telefoniczne kierować, odbierać i przesyłać wiadomości telefoniczne, nagrywać otrzymane wiadomości pod jego nieobecność i zwracać uwagę na ich treść. Organizuj wyjazdy i wyjazdy służbowe szefa. Wykonywanie prac nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (kolekcja niezbędne materiały, powiadamiania uczestników o terminie, miejscu i porządku obrad spotkania lub spotkania, ich rejestracji), prowadzić i sporządzać protokoły. Dostarczać Miejsce pracy szef z artykułami biurowymi, sprzętem organizacyjnym, stworzyć warunki sprzyjające jego efektywna praca. Przesyłaj i odbieraj informacje o urządzeniach odbiorczych i domofonowych, szybko drukuj różne materiały pod kierunkiem głowicy. Prowadzić prace dokumentacyjne, odbierać korespondencję kierowaną do kierownika, organizować ją zgodnie z przyjętą w przedsiębiorstwie procedurą i po rozpatrzeniu przekazać kierownikom działów lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie ich pracy lub przygotowania odpowiedzi. Prowadzić usługi informacyjne dla menedżera i pracowników (ustne, dokumentalne, pisać recenzje prasowe, dostarczać kopie ciekawych artykułów). Śledź terminy wykonania poleceń kierownika oświadczenia osobiste obywateli. Organizuj przyjmowanie zwiedzających, wykazując się przy tym taktem i dbałością o nich, przyczyniaj się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników, formuj sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą spraw, dbaj o ich bezpieczeństwo i terminowo przekaż je do archiwum . Tworzyć i wykorzystywać bazy danych (w tym informacje internetowe).
Sekretarz musi wiedzieć: działalność firmy oraz obowiązki i kompetencje pracowników; przepisy i instrukcje dotyczące obsługi dokumentacji; maszynopis; pracować na komputerze osobistym, nowoczesnych edytorach komputerowych (Word, Excel itp.); zasady pisowni i interpunkcji; kolejność ułożenia materiału podczas drukowania różnych dokumentów; zasady eksploatacji urządzeń biurowych (faksy, mini-ATS, kserokopiarki, dyktafony, magnetofony); zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i domofonowych; standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej; wewnętrzne przepisy pracy; podstawy organizacji naukowej pracy sekretarskiej; psychologia człowieka i prawa efektywna komunikacja; etykieta biurowa; zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej; język obcy klientów i partnerów; Kodeks pracy RF.
Do rozwoju i specyfikacji charakterystyka kwalifikacji przedsiębiorstwa (firmy) opracowują opisy stanowisk.
Opis pracy- główny dokument organizacyjno-prawny regulujący działalność sekretarza, określający jego uprawnienia, stanowisko w organizacji, charakter pracy. Sekretarz powołuje się na ten dokument w swoich relacjach z pracownikami. Co jest napisane w opisie stanowiska, to zostanie zapytane, jakie prawa są w nim podane, sekretarz ma takie.
Opis stanowiska dla sekretarki jest dokumentem indywidualnym, ponieważ stanowisko sekretarki ma wiele stopni. W małej organizacji (lub firmie) będzie jeden sekretarz (sekretarz-referent). W większych organizacjach szef i jego zastępcy mogą mieć sekretarzy w każdej jednostce strukturalnej. Są sekretarze zarządu, sekretarze naukowi rad naukowych itp. Każdy sekretarz zawsze, w oparciu o zakres i specyfikę działalności organizacji, wymagania kierownika i jego zaufanie do sekretarza, wypracowuje własny zakres obowiązków i uprawnień , różne kombinacje kreatywne, logiczne i typy techniczne Pracuje. Jednocześnie istnieje typowy zestaw czynności zarządczych dla usług dokumentalnych i nie dokumentalnych, które wykonują wszystkie sekretarki. Ponadto specyfika i złożoność sporządzania opisu stanowiska sekretarza wynika z wszechstronności jego działań. Dlatego nie można mówić o jakimkolwiek pojedynczym standardzie opisu stanowiska sekretarza (sekretarza-referenta).
Jednak, jak w przypadku każdego opisu stanowiska, podlega: Ogólne wymagania. Przede wszystkim ma już ustaloną jednolitą strukturę tekstu, a mianowicie sekcje:
1. Postanowienia ogólne;
2) funkcje;
3) obowiązki służbowe;
5) odpowiedzialność;
6) relacje;
7) komunikacja według stanowiska.
Można dodać sekcję „Ocena pracy”, aw ostatnich latach wzrosła liczba sekcji „Organizacja pracy (harmonogram dzienny)”.
Rozdział " Postanowienia ogólne» zawiera dokładny tytuł stanowiska zgodnie z listą pracowników, miejsce w systemie zarządzania, czyli tytuł jednostka strukturalna i podporządkowania, tryb powoływania i odwoływania oraz tryb zastępowania. W dużych organizacjach, które mają służbę DOW, sekretarz podlega podwójnemu podporządkowaniu – bezpośrednio swojemu szefowi i szefowi służby DOW. Sekretarze są powoływani i odwoływani na polecenie szefa (w dużej organizacji - na wniosek szefa służby DOW). Ta sekcja określa wymagania dla szkolenie zawodowe i doświadczenie zawodowe. Dziś stosunek do sekretarza i wymagania wobec niego zmieniły się diametralnie. Firmy poszukują sekretarki z wyższym lub średnim wykształceniem specjalistycznym, która zna język obcy i biegle posługuje się komputerem. Coraz częściej od sekretarza, podobnie jak za granicą, wymaga się znajomości nie jednego, ale dwóch lub więcej języków obcych, ponieważ firmy mają liczne kontakty z partnerami zagranicznymi, a sekretarz komunikuje się z nimi. Zawiera również wskazania głównych dokumentów legislacyjnych, regulacyjnych, regulacyjnych, metodologicznych, organizacyjnych, administracyjnych, którymi sekretarz kieruje się w swojej pracy.
W dziale „Funkcje” wymieniono główne czynności sekretarza (sekretarza-referenta), np.: obsługa informacyjna i dokumentacyjna kierownika, obsługa organizacyjna pracy kierownika, udział w przygotowaniu wystaw i prezentacji itp.
Sekcja „Obowiązki” zawiera wykaz wszystkich rodzajów prac, operacji i technologii stosowanych przy ich realizacji. Wymienia w logicznej kolejności pracę wykonywaną przez sekretarza. Wszystkie rodzaje prac są podzielone na operacje ze wskazaniem technologii wykonania. Na przykład funkcja „obsługa informacyjno-dokumentacyjna” podzielona jest na dwie części: dokumentację i pracę z dokumentami. Dokumentacja z kolei obejmuje przygotowywanie pism (zaproszenia, upomnienia itp.), telegramów itp. na polecenie kierownika projektu; drukowanie dokumentów głowy na komputerze; weryfikacja poprawności wykonania dokumentów przedłożonych do podpisu kierownikowi (wizy, dostępność i poprawność szczegółów zgodnie z wymaganiami normy itp.); sporządzanie i poświadczanie kopii dokumentów itp. Praca z dokumentami obejmuje odbieranie dokumentów przychodzących (wskazane są godziny np.: o godzinie 09 i 16), odbieranie faksów i E-mail(w ciągu dnia); pierwotne przetwarzanie otrzymanych dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji pracy biurowej; podgląd dokumentów (jeśli jest powierzony sekretarzowi); rejestracja dokumentów zgodnie z zasadami ustalonymi przez organizację; raport dokumentów do kierownika itp.
Sekcja „Prawa” jest chyba najważniejsza. Podkreśla miejsce sekretarza w systemie zarządzania, jego znaczenie, pozycję w organizacji. To właśnie poprzez uprawnienia widoczne są uprawnienia delegowane przez szefa sekretarzowi i stopień jego samodzielności. Ta sekcja pozwala sekretarzowi uwolnić czas menedżera na rozwiązywanie głównych zadań strategicznych i taktycznych.
To właśnie ta część opisu stanowiska nadaje sekretarzowi (sekretarzowi-referentowi) większe lub mniejsze uprawnienia i określa stopień jego możliwości.
Sekcja „Odpowiedzialność” została opracowana w ścisłej zgodności z prawem.
Sekcja „Relacje (powiązania według stanowiska)” jest również bardzo ważna dla organizacji pracy dowolnego pracownika aparatu administracyjnego, a przede wszystkim wynika to z aktywnego wprowadzania zautomatyzowanych systemów, które wymagają szczegółowego wskazania, jakie informacje, w w jakiej formie, komu jest przekazywana i od kogo pochodzi.
W ostatnich latach w opisach stanowisk często pojawiała się sekcja dotycząca oceny pracy. Zazwyczaj wskazuje kryteria terminowości prac i ich jakości, na przykład: brak skarg, roszczeń i reklamacji; brak błędów w dokumentach; przestrzeganie terminów wykonania poleceń kierownictwa itp.
Z reguły opis stanowiska kończy się wskazaniem procedury jego rewizji. Warunkiem zrewidowania opisu stanowiska mogą być zmiany w strukturze organizacji, które pociągały za sobą redystrybucję obowiązków pracowników, zmiana rodzaju pracy wykonywanej przez sekretarkę, wprowadzenie technologia komputerowa. Ale znacznie częściej wskazuje się okres obowiązkowej rewizji lub ponownego zatwierdzenia instrukcji (3 lata lub 5 lat).
Sekcja opcjonalna to „Organizacja pracy”, ale w ostatnie czasy jest bardzo popularny i coraz bardziej powszechny. Podaje przybliżony rozkład dnia pracy sekretarki. To może wyglądać tak.
PIERWSZA POŁOWA DNIA ROBOCZEGO:
1) przyjść do pracy na 10 minut przed kierownikiem, aby sprawdzić stan miejsca pracy (swojego i kierownika), uporządkować się, sporządzić lub doprecyzować plan na nadchodzący dzień;
2) odebrać zgodnie z planem wymagane dokumenty i czyny;
3) odbierać korespondencję, zapoznawać się z treścią, odkładać dokumenty wymagające priorytetowej decyzji kierownika;
4) telegramy, pilne faksy i wiadomości telefoniczne do natychmiastowego przekazania kierownikowi;
5) przygotować opcje ewentualnych odpowiedzi lub uchwał dla pozostałych dokumentów, rozdysponować wykonawcom;
6) opiniowanie otrzymanych recenzji, raportów, zaproszeń itp.; Zapisz daty i godziny wszystkich wydarzeń w swoim kalendarzu pamiętnika;
7) przechowywać dokumenty niezbędne do bieżącej informacji i pracy referencyjnej;
8) zgłosić kierownikowi otrzymanej korespondencji;
9) doprecyzować wraz z kierownikiem treść planowanych czynności na bieżący dzień;
10) przekazywanie telefonicznie i osobiście poleceń kierownika właściwym wykonawcom oraz przypominanie o upływających terminach wykonania dokumentów.
WIECZÓR:
1) odebranie i przygotowanie do podpisania podpisanych dokumentów;
2) zgłosić kierownikowi o wykonanych dokumentach, odebrać od kierownika dokumenty przez niego przetwarzane;
3) przetwarzać i przesyłać dokumenty wychodzące;
4) zaplanować zajęcia na następny dzień.
Przez cały dzień roboczy są:
a) praca z gośćmi, rozmowy telefoniczne;
b) składanie podpisanych dokumentów w sprawach;
c) wykonywanie pracy na komputerze;
d) zorganizowanie kopiowania dokumentów zgodnie z instrukcjami kierownika.
KONIEC DNIA ROBOCZEGO:
1) przejrzyj swój dziennik i poinformuj odpowiednie działy o konieczności przygotowania się do określonych czynności;
2) jeżeli kierownik pozostaje w pracy po zakończeniu dnia pracy, należy udzielić mu wszelkich niezbędnych informacji, materiałów;
3) posprzątaj miejsce pracy, usuń dokumenty, zamknij na klucz sejf i wszystkie szafki na akta, wyłącz urządzenia elektroniczne i techniczne z sieci.
Opis stanowiska to część integralna cały pakiet dokumentów niezbędnych do organizacji pracy aparatu administracyjnego.
RADA. Zorganizuj swój dzień pracy w taki sposób, abyś mógł zrobić wszystko i być użytecznym dla wszystkich. Oddaj się swojej pracy, ale nie zapominaj, że są sprawy, które nie leżą w twoich kompetencjach. Dlatego rób tylko to, co musisz.
Podsumowując: należy jeszcze raz zauważyć, że opis stanowiska dla sekretarza jest dokumentem indywidualnym, ponieważ stanowisko sekretarza ma wiele stopniowań. Każdy sekretarz, w oparciu o wielkość i specyfikę działalności organizacji, wymagania kierownika i jego zaufanie do sekretarza, ma własny zakres obowiązków i uprawnień, różne kombinacje twórczych, logicznych i technicznych rodzajów pracy.
Naczelnego inżyniera przedsiębiorstwa uważa się zwykle za prawą rękę dyrektora, a zastępcę handlowego za lewą, ale gdy nie ma sekretarza, dyrektor jest zupełnie bez rąk.
24 kwietnia to Międzynarodowy Dzień Sekretarza. Po raz pierwszy święto to zaczęto obchodzić w Stanach Zjednoczonych w 1952 roku dzięki staraniom nowojorskiego publicysty Harry'ego Clemfussa. W szerszej wersji jest to święto wszystkich pracowników administracyjnych – kierowników biur, stenografów, asystentów dyrektora itp. Według statystyk sekretarki należą do pięciu najbardziej poszukiwanych i popularne zawody na świecie.
Ludzie nazywają sekretarki „filtrami”, co odzwierciedla istotę ich pracy. Klasyczne obowiązki sekretarki to odbieranie telefonów, spotykanie się z gośćmi, praca z dokumentami, herbata i kawa. W zależności od tego, kto to jest sekretarz, filtruje i redystrybuuje odpowiedni przepływ (osoby, listy, połączenia itp.).
Rodzaje sekretarek
Sekretarka jest zawsze dodatkowym łączem do biura, działu lub szefa. Dlatego jest ich wiele różnego rodzaju sekretarze w zależności od obszaru ich działania. Często funkcje poszczególnych sekretarek są tak pomieszane, że trudno jest odróżnić typ, do którego należy ten pracownik. Ale w rzeczywistości istnieją dwa główne obszary tej pracy: sekretarka-recepcjonistka i sekretarka-referentka. Reszta to tylko ich pochodne.
Recepcjonista (recepcja) jest pracownikiem administracyjnym urzędu. Spotyka odwiedzających, częstuje ich herbatą / kawą (jeśli jest akceptowana w firmie), odpowiada za połączenia odebrane na telefon ogólny organizacji, współpracuje z kurierami, dystrybuuje korespondencję. Teraz część funkcji sekretarki w telefonie przejęły automatyczne roboty odpowiadające, które kierują połączenie klienta do odpowiedniego specjalisty, wybierając go w menu telefonu. Recepcjonistka to osoba, która jako pierwsza wita Cię, gdy wchodzisz do biura. W niektórych firmach recepcjonista może mieć dodatkowe obowiązki w postaci zapewnienia życia biura (zamawianie wody, artykułów piśmiennych), zamawiania biletów i wydawania wiz dla pracowników.
Asystent Sekretarza jest sekretarką kierownika. Ostatnio na rynku pracy stanowisko to coraz częściej nazywane jest „asystentem głowy” lub „asystentem głowy”. Jeśli sekretarka-recepcjonistka wykonuje prace administracyjne dla całego biura, to sekretarz-referent pomaga tylko swojemu kierownikowi. Do jego obowiązków należy spotykanie się z gośćmi w poczekalni szefa, przygotowywanie herbaty i kawy, praca z korespondencją i odbieranie telefonów. Sekretarz-referent jest właścicielem harmonogramu szefa. W zależności od wielkości i struktury organizacji obowiązki sekretarza mogą obejmować od prostego filtrowania przez wejście do recepcji po bycie osobistym asystentem dyrektora. W każdym razie miara odpowiedzialności asystenta sekretarza jest znacznie wyższa niż recepcjonistki. Ponadto, ze względu na charakter swojej pracy, referent często posiada poufna informacja. Czasami zastępca kierownika zajmuje się także sprawami związanymi z relacjami rodzinnymi i osobistymi szefa.
Specyfika zawodu
Z zawodem sekretarki zwyczajowo kojarzy się z uśmiechem osoby, które Cię spotykają. Rzeczywiście, zdecydowaną większość tego stanowiska zajmują kobiety, ze względu na ich zdolność do wytrzymywania monotonnej pracy, bycia uprzejmymi i pomocnymi. Ponadto praca sekretarki zawsze gra na uboczu, co jest nie do przyjęcia dla większości mężczyzn. Człowiek musi zrozumieć, że zawsze będzie w cieniu, a laury trafią do lidera. Jednak coraz częściej w roli osobistych asystentów menedżerowie chcą widzieć mężczyzn, którzy mogą stać się doskonałymi partnerami biznesowymi i rzetelnymi współpracownikami.
Sekretarka jest twarzą biura, a wiele firm chce, aby ta twarz była ładna. Dlatego dane zewnętrzne i młody wiek są ważnymi cechami pracy. Zdarza się, że jako sekretarki pracują panie w szacownych latach, słynące z cech biznesowych. Ale to są przypadki szczególne, typowe głównie dla szefa i sekretarki, które współpracują ze sobą od dłuższego czasu. Praca wymaga również towarzyskości, otwartości, życzliwości, delikatności i kultury komunikacji. Sekretarka musi zachowywać się w taki sposób, aby klient miał poczucie, że firma zrobi wszystko, aby rozwiązać jego problem. Z zawodu sekretarka komunikuje się najczęściej różni ludzie i musi być uprzejmy w każdej sytuacji. Jeśli jesteś nieśmiały, trudno Ci nawiązać kontakt, uśmiechać się do nieznajomych, to ta praca zdecydowanie nie jest dla Ciebie. Sekretarka musi mieć między innymi samokontrolę i stabilność emocjonalną, umiejętność zachowania spokoju i opanowania. Z cech biznesowych ważna jest organizacja, uważność, dyscyplina, dobra pamięć i słuch, wyraźna dykcja, umiejętność czytania i pisania, a czasem znajomość języków obcych.
Zbierając się, bądź przygotowany na nieregularny dzień pracy, częste nadgodziny. Jeśli jesteś sekretarką biurową (recepcjonistką), przyjeżdżasz przed wszystkimi i wychodzisz ostatni. Jeśli jesteś zastępcą kierownika, twój harmonogram jest całkowicie zależny od harmonogramu szefa i często wykracza poza normalny dzień pracy.
Sekretariat Edukacja
Aby pracować jako sekretarka, w większości przypadków nie trzeba mieć wyższego wykształcenia, wystarczy ukończyć specjalistyczne kursy. Wielu pracodawców oferuje szkolenia na miejscu. Ale stopień uniwersytecki da ci dobrą przewagę przy ubieganiu się o pracę. Dobrze jest też zrozumieć obszar, w którym działa firma.
Sekretarka musi umieć pewnie posługiwać się komputerem i sprzętem biurowym, umieć pracować z dokumentami, prowadzić protokoły spotkań. Wśród niezbędnych cech można wymienić umiejętność czytania i pisania, dobrą mowę ustną i pisemną, znajomość etykiety oraz wysoki ogólny poziom kulturowy.
Gdzie pracować
Każda firma ma sekretarza w takiej czy innej formie. Rynek pracy w tym kierunku jest pełen ofert. Przygotuj się na małe firmy Ach, funkcje sekretarza będą pomieszane z inną pracą i będziesz musiał połączyć wszystkie te czynności. W dużych organizacjach obowiązki sekretarza są z reguły jasno określone.
wynagrodzenie sekretarki
Ponieważ działalność sekretarska nie wymaga specjalnej wiedzy i umiejętności, nie można tu liczyć na wysokie wynagrodzenie. Średnie zarobki sekretarz w recepcji w Moskwie wynosi 29 000 rubli, w regionie - 24 000 rubli. Sekretarz-referent ma wyższy stopień odpowiedzialności i w związku z tym otrzymuje więcej. Średnie liczby dla Moskwy to 37 000 rubli, dla regionu moskiewskiego - 31 000 rubli. Dla porównania, na przykład w Samarze 21 000 rubli (recepcjonistka) i 20 000 rubli (recepcjonistka), w Jekaterynburgu odpowiednio 19 000 i 22 000 rubli.
kariera sekretarza
W karierze sekretarza nie ma tak wielu perspektyw. Możesz rozwijać się w sposób odpowiadający dwóm typom tych pracowników. Recepcjonista może wyrosnąć na kierownika biura, rozszerzając swoje funkcje administracyjne w biurze. Sekretarz-referent może zostać osobisty asystent lider. Zdarza się, że asystent menedżera ma określone ambicje i cele na miejsce swojego szefa. Tak czy inaczej, nie powinieneś mówić o swoich planach i jasno dać wszystkim do zrozumienia, że nie zostaniesz tu na długo. Jeśli nie możesz pogodzić się z faktem, że Twoja osobowość pozostaje w cieniu, lepiej nie brać na siebie pracy sekretarki, ale poszukać pracy, która Ci odpowiada.
Kariera sekretarza zwykle nie jest celem. profesjonaly rozwój osoby i służy jako tymczasowe schronienie w określonym obszarze lub firmie. Tak czy inaczej sekretarz musi zagłębić się w niuanse firmy, więc wybierz obszary, którymi będziesz zainteresowany.
W wyniku pracy sekretarskiej można nabyć zarówno umiejętności, jak i wiedzę z zakresu pracy firmy. Może to być dobry początek kariery specjalisty lub menedżera, ponieważ sekretarka, jak nikt inny, doskonale zna całą wewnętrzną specyfikę swojej firmy.
Sekretarka jest pracownikiem inicjatywnym urzędu, któremu powierza się szeroki zakres obowiązków: odbieranie telefonów, rejestrowanie korespondencji, organizowanie spotkań i prowadzenie prac biurowych, a także wypełnianie wszystkich poleceń kierownika i samodzielność decyzji w zakresie jego kompetencji.
Celem pracy sekretarza jest zapewnienie efektywnego zarządzania i działalność administracyjna przedsiębiorstw.
Odmiany zawodu
Pod pojęciem „sekretarka” kryją się ludzie różnych zawodów:
- Recepcjonista- odbiera i rozsyła rozmowy telefoniczne, spotyka się z gośćmi i wykonuje drobne zadania kierownika. Stanowisko nie wymaga specjalnego wykształcenia. Czasami taki pracownik jest obciążany zakupem wody lub artykułów piśmiennych. Prestiżem podane miejsce znajduje się na najniższym szczeblu drabiny kariery.
- Asystent Sekretarza- To dość odpowiedzialne stanowisko i pod wieloma względami przypomina pracę kierownika biura. Wymagane jest przygotowywanie rozwiązań projektowych, redagowanie dokumentów, komponowanie tekstów do wystąpienia szefa na różnych imprezach. Kontrolę nad pracą pozostałych pracowników sprawuje również asystent sekretarza. Zawód można uzyskać po studiach w specjalistycznej szkole, ośrodku szkoleniowym lub po ukończeniu średniej specjalistycznej placówki oświatowej.
- Asystent menadżera - zastąpienie asystenta uważane jest za honorowe. Urzędnik musi nie tylko nawiązać z kierownikiem relację opartą na zaufaniu, ale także mieć odporność na stres i pewność siebie. Specjalista tego poziomu musi rozwiązywać problemy organizacyjne i administracyjne, organizować pracę personelu.
Poza wymienionymi powyżej głównymi obszarami pracy sekretarza istnieją dodatkowe nazwy tego zawodu, które mają pewne cechy.
- Więc, sekretarz techniczny musisz być w stanie wpisać 145 znaków na minutę bez patrzenia na klawiaturę, używając wszystkich dziesięciu palców jednocześnie. Taka osoba powinna zautomatyzować pracę ze sprzętem biurowym i zaangażować się w obsługę telefoniczną.
- Do sekretarka-tłumacz oprócz podstawowych funkcji ważna jest biegłość w język obcy udział w negocjacjach z zagranicznymi partnerami biznesowymi.
- Odpowiedzialny urzędnik obejmuje usystematyzowanie dokumentacji instytucji, a także pracę z archiwum, rejestrację korespondencji oraz wystawianie faktur.
- Kwestie administracyjne i ekonomiczne spadają na barki sekretarka. Oprócz prowadzenia korespondencji biznesowej konieczna jest rezerwacja biletów i hoteli, spotykanie się z gośćmi i partnerami oraz wykonywanie poleceń szefa.
- Stanowisko o nieco nietypowej specyfice pracy dla tego zawodu - urzędnik sądowy. Miejscem pracy takiego specjalisty jest sąd. Pracownik sprawdza obecność osób wezwanych na rozprawę, sporządza protokoły z rozpraw sądowych, drukuje akty sądowe, stosuje się do wszystkich poleceń sędziego.
Historia zawodu sekretarza
Jeśli otworzymy kurtynę historii i udamy się w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie: skąd wziął się zawód „sekretarza”, to najprawdopodobniej droga zaprowadzi nas do skrybów i kronikarzy. Ludzie ci zajmowali się korespondencją, prowadzili ewidencję rozkazów i dekretów króla, zapisywali wydarzenia w porządku chronologicznym.
Mężom stanu i politykom też trudno było obejść się bez asystenta . W Rosji stanowisko sekretarza wprowadził Piotr I w 1720 r., stawiając wysokie wymagania zawodowi. Pracę sekretarza powierzono osobom ze znajomością prawa, wykształceniem i znajomością wszelkich zawiłości zawodu.
Od 1840 r. szefowie wielu przedsiębiorstw zaczęli mianować asystentów swoich osobistych sekretarzy. Nie zabierano jednak na to stanowisko osób bez specjalnych umiejętności. Zaczęły się więc otwierać kursy dla sekretarek. Co ciekawe, początkowo pojawiły się w Charkowie, a w USA dopiero po jedenastu latach.
Postęp naukowy i technologiczny rozwijał się szybko: kalka i maszyny do pisania pozostał w przeszłości, wyposażając dzisiejsze miejsce pracy sekretarki w nowoczesne komputery, faksy i inny sprzęt biurowy.
Święto zawodowe „sekretarki” obchodzone jest zwykle w ostatnią środę pełnego tygodnia kwietnia.
Plusy i minusy
Zawód niewątpliwie ma przewagę w zaletach:
- możliwość w niektórych przypadkach łączenia nauki z pracą;
- brak aktywności fizycznej;
- komfortowe warunki pracy w ciepłym pomieszczeniu;
- przydatne umiejętności komunikacyjne i zdobywanie korzystnych połączeń;
- Zawsze możesz użyć kserokopiarki do celów osobistych.
Wady:
- potrzeba jest stale widoczna dla szefa;
- musisz wyglądać perfekcyjnie na co dzień, bo solidność firmy często oceniana jest przez wygląd zewnętrzny pracownicy;
- jednolitość i rutyna pracy (w małych instytucjach);
- w niektórych firmach trudno się spełnić;
- nieregularny harmonogram pracy.
Wymagania pracy dla sekretarki
Kandydat do tego zawodu musi przede wszystkim:
- mieć wykształcenie średnie lub wyższe;
- umieć korzystać z komputera osobistego i pracować z pakietem oprogramowania Microsoft Office;
- znać podstawy pracy biurowej;
- posiadać podstawową wiedzę z zakresu działalności sekretarza;
- znać standardowe procedury biurowe;
- w razie potrzeby mów po angielsku.
Obowiązki sekretarza
Szefowie małych firm chcą, aby sekretarz:
- przejrzał korespondencję;
- sortowana i rejestrowana poczta przychodząca i wychodząca;
- odebrane telefony;
- zapewnił życie biura (zamawianie wody);
- komunikuje się z klientami;
- nadzorował realizację różnych zadań.
W bardziej renomowanych firmach obowiązki sekretarza mogą być znacznie szersze. Urzędnik proszony jest o:
- zorganizować przyjęcie lub spotkanie;
- zaplanować coś czas pracy lider;
- kupować artykuły papiernicze i inne rzeczy;
- zamówić bilety hotelowe lub lotnicze dla szefa lub pracowników;
- prowadzić protokół ze spotkania;
- przygotowujemy negocjacje z partnerami biznesowymi.
Sekretarz jest zobowiązany do zajmowania się pracą biurową.
Odpowiedzialność sekretarza
W niektórych firmach stanowisko sekretarza nie musi za nic odpowiadać, w innych obarczona jest odpowiedzialnością materialną i dyscyplinarną, a także zajętym obowiązkami służbowymi.
W przypadku zgubienia przez sekretarza jakichkolwiek ważnych dokumentów, nie specjalista będzie pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej, ale podmiot, tj. firma.
Sekretarz może być osobą odpowiedzialną finansowo i monitorować na swoim koncie dostępność podstawowych zasobów materialnych znajdujących się w biurze: mebli, sprzętu biurowego i innych.
Uprawnienia sekretarza
Kierownik ma obowiązek udzielić wszelkich niezbędnych informacji, aby sekretarz poradził sobie z zadaniem. Dotyczy to również danych poufnych.
Sekretarz może przedyskutować z menedżerem pytania dotyczące jego wizji, jak usprawnić swoją pracę i pracę organizacji.
Ma prawo:
- zażądać od pracowników firmy niezbędnej dokumentacji w celu spełnienia punktów ich opisu stanowiska;
- wymagać od kierownika podjęcia działań w celu zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji i aktywów materialnych;
- rozwiązywać problemy produkcyjne w ramach swoich kompetencji.
Cechy zawodu
Stanowisko sekretarza to przywilej kobiet. To ich liderzy chcą widzieć swoich asystentów. Wynika to z kobiecej zdolności do wykazywania się elastycznością, zapobiegania agresji szefa, wyłapywania jego nastroju i cech charakteru. Piękna połówka sprawi, że biuro biznesowe stanie się wygodne i zaimponuje partnerom.
Jednak mężczyzna może ubiegać się o stanowisko zastępcy kierownika, zdobywając pracę w dużej firmie.
Umiejętności zawodowe i zdolności sekretarki
Aby pracować jako sekretarka, ważne jest:
- być na „ciebie” z komputerem osobistym;
- mieć kulturę komunikacji;
- umieć znaleźć podejście do zwiedzających;
- bądź skrupulatny i punktualny.
Niektóre firmy widzą na stanowisku sekretarza osobę znającą języki obce.
Osobiste cechy sekretarza
Jeśli zadasz szefom różnych przedsiębiorstw pytanie o to, jakie cechy charakteru powinien posiadać jego osobisty sekretarz, to możemy założyć, że ich odpowiedź będzie jednoznaczna:
- komunikacja i odpowiedzialność
- punktualność i organizacja
- tolerancja i tolerancja na stres.
Ponadto zwracają uwagę na reprezentacyjny wygląd, piękną mowę, dobrą pamięć.
Po rozmowie z sekretarzem firmy, odwiedzający powinien mieć pewność, że tutaj uzyska pomoc w rozwiązaniu swojego problemu.
Kariera
Stanowisko sekretarki owiane jest mitami o trudnościach związanych z wspinaniem się po szczeblach kariery. Po części to prawda. Ale to tylko częściowo - wszystko zależy od każdej osoby osobiście.
Ktoś już za 1-2 lata pokazuje się z najlepszej strony i pewnie idzie naprzód w kierunku wielu perspektyw, a ktoś ma wiele stanowisk sekretarskich.
Inteligentni i przedsiębiorczy pracownicy mogą znaleźć sobie bardziej imponujące miejsce w tej samej firmie, stając się na przykład zastępcą kierownika, a następnie kierownikiem, a nawet dyrektorem.
Gdzie pracować jako sekretarka
Potrzebni są sekretarze:
- różne organizacje i firmy;
- sądy, prawnicy i notariusze.
Sekretarz jest wymagany duża firma jak również w małych firmach.
Ile zarabia sekretarka
Nie sposób wymienić żadnej stałej kwoty, jeśli mówimy o przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu osób pełniących funkcję sekretarza.
Instytucje państwowe nie rozpieszczają swoich urzędników wysokimi pensjami i płacą im około 300 dolarów. Ale jeśli pójdziesz do pracy w dużej zagranicznej firmie, możesz zwiększyć swoje dochody do 1000 dolarów.
Edukacja
Przy ubieganiu się o stanowisko asystenta kierownika brane są pod uwagę osoby z wyższym wykształceniem lub świadectwem ukończenia specjalistycznego ośrodka szkolenia dla sekretarek. Czasami szkolenie można przeprowadzić w firmie, która zgodzi się Cię zatrudnić.
Możesz pracować jako sekretarka bez wyższa edukacja, ale renomowane firmy chcą widzieć w swoim zespole absolwentów posiadających wiedzę z zakresu pracy biurowej, etyki komunikacji biznesowej, psychologii, stenografii i szybkiego czytania, umiejętności pracy w 1C i mistrzowskiego zarządzania sprzętem biurowym.
Aleksander Juriewicz
Dyrektor agencji rekrutacyjnej
