Co musisz wiedzieć, aby zostać sekretarką. Co sekretarka powinna wiedzieć i umieć

Pojęcie etykiety jest ustaloną procedurą przestrzegania pewnych norm zachowania. Najważniejszym aspektem profesjonalnego postępowania są zasady etykiety biznesowej. Cechy etykiety werbalnej, kultura mowy i zasady negocjacji. Etykieta telefoniczna.

Tiumeń Uniwersytet stanowy STRESZCZENIE na temat: Styl i projekt dokumentów biurowych Wypełniony przez Tiumeń-1998 Spis treści. Zawartość. 2 Korzystanie z pieczątek 3

Moralne podstawy służby w organach spraw wewnętrznych, ochrona człowieka, jego życia i zdrowia, honor i godność osobista, niezbywalne prawa i wolności. Działalność służbowa policjanta, cele moralne mające na celu ochronę interesów obywateli.

Podstawowe zasady negocjacji telefonicznych, sposoby racjonalizacji komunikacji telefonicznej. Zalecenia dotyczące skutecznej komunikacji biznesowej i rozmowy. Piętnaście regulaminów i zasad prowadzenia rozmów telefonicznych, specyfika administracji biznesowej.

Etyka i cechy behawioralne kierownika podczas zatrudniania pracowników i kiedy są zwalniani. Wywiad jako jedna z najczęstszych metod doboru personelu, jego różnorodność. Główne pytania, które są rozwiązywane podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Znajomość koncepcji wizerunku i designu biura, etyki współczesnego człowieka biznesu. Nowoczesny biznes... Wzorce zachowań w pracy iw życiu codziennym. Główną troską biznesmena jest dekoracja biura. Pokój specjalny przyjmować gości.

Działania systemu Kodeksów Etyki zawodowych księgowych i audytorzy. Kodeks postępowania dla księgowych. Zawód księgowego i etyka zawodowa... Przestrzeganie standardów etycznych postępowania zawodowego. Obiektywizm audytora.

Zasady budowania rozmowy biznesowej. Pisemne opinie komunikacja biznesowa... Klasyfikacja, planowanie spotkań. Abstrakcyjne typy rozmówców. Etapy i fazy komunikacji biznesowej. Technika rozmowy telefonicznej. Etyczne standardy rozmowy telefonicznej.

Etykieta komunikacji werbalnej. Główna zasada etyczna komunikacji werbalnej. Etyka wypowiedzi biznesowych i administracyjnych. Środki wyrazu mowy biznesowej. Główne funkcje podstylu administracyjnego: informacyjno-treściowa i organizacyjno-regulacyjna.

Klasyfikacja środki techniczne... Środki techniczne stosowane w pracy zarządczej i biurowej. Środki do sporządzania dokumentów. Przenośne, kompaktowe i stacjonarne maszyny do pisania, dyktafon, elektroniczne maszyny do pisania.

Poznanie zasad zachowania przedsiębiorcy: na ulicy, przy wejściu do Tylko obsługa, przy windzie iw windzie, w recepcji oraz w gabinecie szefa. Stosunek pracy typu „kierownik-sekretarka”. Zasady spotkań, etyka rozmów telefonicznych.

Cechy technik protokolarnych w relacjach biznesowych. Cechy charakterystyczne przyjęcia w ciągu dnia, wieczorem, koktajle i bufety. Wizytówki i zasady ich używania. Oficjalna etykieta korespondencyjna. Prowadzenie negocjacji z wykorzystaniem komunikacji.

Umiejętności telefoniczne jako jeden z najważniejszych aspektów tworzenia pozytywny wizerunek firm. Biznesowa etykieta telefoniczna w pracy. Instalacja systemów skomputeryzowanych - "sekretarki elektroniczne". Zasady komunikacji telefonicznej i chuligaństwo telefoniczne.

Cechy portretu głowy. Co musisz wiedzieć, jak zostać liderem w zarządzaniu. Planowanie personelu: czynnik zwolnienia. Typologia decyzji zarządczych. Rozwiązanie do zarządzania jest wybór alternatywy.

Aby jasno określić oficjalne obowiązki sekretarza, trzeba wiedzieć, o kogo chodzi. W końcu można go oglądać pod kilkoma kątami. Znany np. sekretarz-asystent jako pracownik biurowy, sekretarz generalny jako szef (szef) pewnej organizacji, sekretarz stanu jako urzędnik państwowy, sekretarz jako osoba dyplomatyczna, sekretarz szefa jako pracownika i inne opcje. Najczęściej, odnosząc się do tego stanowiska, mają na myśli pracownika, który wykonuje zadania (zadania) zarówno dyrektora przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych jego kierowników. jednostki strukturalne... Okazuje się, że obowiązki sekretarza w tym przypadku sprowadzają się do realizacji jednorazowych zadań do rozwiązania kwestii organizacyjnych i technicznych.

Co sekretarka musi wiedzieć i co musi zrobić?

Sekretarz musi na co dzień wykonywać następujące funkcje:

1. Przyjmij informacje od podwładnych, aby przekazać je kierownikowi.
2. Zorganizuj komunikację telefoniczną dla głowy. W przypadku jego nieobecności zaakceptuj informacje, a następnie zwróć na to uwagę dyrektora.
3. Odbieraj i przechowuj ewidencję wiadomości telefonicznych.
4. Stwórz warunki do normalnej pracy kierownika: monitoruj zapotrzebowanie na artykuły papiernicze i sprzęt biurowy.
5. Zapewniamy pomoc w organizacji spotkań i zebrań produkcyjnych. Powiadom uczestników o dacie, miejscu i godzinie wydarzenia. Zbierz potrzebne materiały, zapewnij obecność obecnych i sporządź protokół ze spotkania.
6. Prowadzić prace biurowe w przedsiębiorstwie. Aby to zrobić, sekretarz musi odebrać, usystematyzować przychodzącą korespondencję i przekazać ją kierownictwu. Następnie na podstawie nałożonej wizy przekaż dokumenty wykonawcom za podpisem. Sekretarz obejmuje również kontrolę nad przebiegiem, terminem i wynikiem ich realizacji.
7. Wykonuj prace związane z drukowaniem i powielaniem dokumentów.
8. Zorganizuj przyjęcie gości do szefa firmy i, jeśli to możliwe, stwórz warunki do szybkiego rozwiązania problemów.

Aby spełnić te pozornie proste obowiązki sekretarki, pracownik musi wiedzieć:

• cały skład kierownictwa przedsiębiorstwa i jego podziałów strukturalnych;
• statut, kadra i struktura przedsiębiorstwa, jego profil, perspektywy rozwoju i specjalizacja;
• dokumenty regulacyjne dotyczące prawidłowego prowadzenia pracy biurowej;
• zasady korzystania ze sprzętu biurowego i komunikacji;
• zasady HTR, ochrony pracy, bezpieczeństwa przeciwpożarowego i higieny przemysłowej;
• zasady organizacji pracy w miejscu pracy;
• regulacyjne i akty prawne, rozkazy, decyzje, rozkazy dotyczące planowania, rozliczania i zarządzania jakością wykonywanych prac.

Specyfika urzędnika

Jeśli mówimy o bardziej konkretnej, wąskiej specjalizacji, sytuacja jest nieco inna. Weźmy na przykład sama nazwa stanowiska jasno określa aspekt wykonywanej pracy. Zazwyczaj każde przedsiębiorstwo posiada już opis stanowiska pracy, który wskazuje obszary działania specjalisty-celnika. Jeśli nie ma takiej instrukcji, lepiej ją stworzyć. Aby to zrobić, powinieneś użyć podręcznik kwalifikacji który zawiera przybliżone próbki. Następnie wersja standardowa musi zostać sfinalizowana dla konkretnej organizacji, z uwzględnieniem specyfiki i cech wewnętrznych. Ogólnie w obowiązkach sekretarza-urzędnika należy wyraźnie prześledzić 3 główne kierunki:

1. Praca z korespondencją. Odbiór, przetwarzanie jej w nowoczesny sposób i terminową wysyłkę.
2. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji wewnętrznej.
3. Rejestracja, ścisła księgowość i przekazywanie dokumentów do archiwum w celu przechowywania.

Cechy pracy asystenta

Niektóre przedsiębiorstwa wprowadzają takie stanowisko w kadrze, które obejmuje szeroki zakres obowiązków: od „punktu informacyjnego” do „asystenta dyrektora”. Taki specjalista powinien posiadać wszechstronną wiedzę i dobrą znajomość otoczenia. Odpowiedzialność zawodowa sekretarz-referent nieco rozszerzony ze względu na zwiększone uprawnienia. Generalnie jest to zwykła praca sekretarki, ale słowo „referent” wprowadza pewne dodatki do standardowej listy. W szczególności sekretarz-asystent może samodzielnie przyjmować gości w niektórych sprawach. Posiadając określone informacje, potrafi samodzielnie podejmować decyzje. Ponadto asystent wykonuje odpowiedzialne polecenia kierownika dotyczące działalność gospodarcza organizacje (przedsiębiorstwa). Niekiedy sekretarka-asystentka jest obarczona obowiązkami, dzieje się tak tylko wtedy, gdy sumaryczny nakład pracy pozwala na wykonywanie dodatkowych obowiązków.

Sekretarka jest proaktywnym pracownikiem biurowym, któremu powierzono szeroki zakres obowiązków: odbieranie telefonów, rejestrowanie korespondencji, organizowanie spotkań i prowadzenie pracy biurowej, a także wypełnianie wszelkich poleceń kierownika i podejmowanie samodzielnych decyzji w zakresie jego kompetencji.

Celem pracy sekretarza jest zapewnienie efektywnego zarządzania i działalność administracyjna przedsiębiorstw.

Odmiany zawodu

Pod pojęciem „sekretarki” kryją się ludzie różnych zawodów:

• Recepcjonista- przyjmuje i dystrybuuje rozmowy telefoniczne, spotyka się z gośćmi i realizuje drobne zamówienia od kierownika. Stanowisko nie wymaga specjalnego wykształcenia. Czasami taki pracownik zostaje oskarżony o zakup wody lub materiałów biurowych. Prestiżem to miejsce znajduje się na najniższym szczeblu drabiny kariery.
• Sekretarz-asystent- To dość odpowiedzialne stanowisko i pod wieloma względami przypomina pracę kierownika biura. Wymagane jest przygotowywanie rozwiązań projektowych, redagowanie dokumentów, komponowanie tekstów do wystąpienia szefa na wszelkiego rodzaju imprezach. Kontrolę nad pracą pozostałych pracowników sprawuje również sekretarz-sędzia. Zawód można uzyskać po studiach w specjalistycznej szkole, ośrodku szkoleniowym lub po ukończeniu średniej specjalistycznej placówki oświatowej.
• Asystent szefa - bycie asystentem uważane jest za zaszczyt. Urzędnik musi nie tylko nawiązać z menedżerem relację zaufania, ale także wykazywać tolerancję na stres i pewność siebie. Specjalista tego poziomu musi rozwiązywać problemy organizacyjne i administracyjne, organizować pracę personelu.

Oprócz głównych obszarów wymienionych powyżej aktywność zawodowa sekretarz, rozróżnij dodatkowe nazwy tego zawodu, które mają pewne osobliwości.

• Więc, sekretarz techniczny musisz być w stanie wpisać 145 znaków na minutę bez patrzenia na klawiaturę, używając wszystkich dziesięciu palców jednocześnie. Taka osoba powinna zautomatyzować pracę ze sprzętem biurowym i zaangażować się w obsługę telefoniczną.
• Do sekretarka-tłumacza oprócz podstawowych funkcji ważne jest profesjonalne posiadanie język obcy udział w negocjacjach z zagranicznymi partnerami biznesowymi.
• W obowiązkach urzędnik obejmuje usystematyzowanie dokumentacji instytucji, a także pracę z archiwum, rejestrację korespondencji, wystawianie faktur.
• Kwestie administracyjne i ekonomiczne spadają na barki sekretariat... Oprócz utrzymania korespondencja biznesowa, należy rezerwować bilety i hotele, spotykać się z gośćmi i partnerami, postępować zgodnie z poleceniami szefa.
• Stanowisko o nieco nietypowej specyfice pracy dla tego zawodu - urzędnik sądowy... Miejscem pracy takiego specjalisty jest sąd. Pracownik sprawdza obecność osób wezwanych na rozprawę, prowadzi protokół z rozprawy, drukuje akty sądowe, stosuje się do wszystkich poleceń sędziego.

Historia zawodu sekretarza

Jeśli otworzysz kurtynę historii i udasz się w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie: skąd wziął się zawód „sekretarki”, to najprawdopodobniej droga zaprowadzi nas do skrybów i kronikarzy. Ludzie ci zajmowali się korespondencją, prowadzili ewidencję rozkazów i dekretów króla, zapisywali wydarzenia w porządku chronologicznym.

Mężom stanu i politykom trudno było też obejść się bez asystenta. . W Rosji stanowisko sekretarza wprowadził Piotr I w 1720 r., stawiając wysokie wymagania zawodowi. Pracę sekretarza powierzono osobom ze znajomością prawa, obecnością wykształcenia i posiadającymi wszystkie zawiłości zawodu.

Od 1840 r. szefowie wielu przedsiębiorstw zaczęli wyznaczać swoim asystentom osobistego sekretarza. Nie zatrudniano jednak na to stanowisko osób bez specjalnych umiejętności. Zaczęły się więc otwierać kursy dla sekretarek. Co ciekawe, początkowo pojawiły się w Charkowie, a w USA dopiero jedenaście lat później.

Postęp naukowy i technologiczny rozwijał się szybko: kopie węglowe i maszyny do pisania pozostał w przeszłości, obdarzając teraźniejszość Miejsce pracy sekretarka z nowoczesnymi komputerami, faksem i innym sprzętem biurowym.

Święto zawodowe „sekretarki” zwyczajowo obchodzi się w ostatnią środę pełnego tygodnia kwietnia.

Plusy i minusy

Zawód niewątpliwie przeważa nad zaletami:

• możliwość w niektórych przypadkach łączenia nauki z pracą;
• brak aktywności fizycznej;
• komfortowe warunki pracy w ciepłym pomieszczeniu;
• przydatne umiejętności komunikacyjne i nabywanie korzystnych relacji;
• zawsze możesz używać kserokopiarki do celów osobistych.

Wady:

• potrzeba jest stale widoczna dla szefa;
• na co dzień trzeba wyglądać perfekcyjnie, ponieważ solidność firmy często ocenia się po wyglądzie pracowników;
• jednolitość i rutyna pracy (w małych instytucjach);
• w niektórych firmach trudno jest dokonać samorealizacji;
• nieregularny harmonogram pracy.

Wymagania dotyczące zawodu sekretarza

Kandydat do tego zawodu musi przede wszystkim:

• mieć wykształcenie średnie lub wyższe;
• posiadać komputer osobisty i móc pracować z pakietem oprogramowania Microsoft Office;
• znać podstawy pracy biurowej;
• posiadać podstawową wiedzę z zakresu działalności sekretarza;
• znać standardowe procedury biurowe;
• w razie potrzeby mów po angielsku.

Obowiązki sekretarza

Liderzy małe firmy sekretarz:

• przejrzał korespondencję;
• sortowana i rejestrowana poczta przychodząca i wychodząca;
• odebrane telefony;
• zapewnił życie biura (zamawianie wody);
• komunikuje się z klientami;
• nadzorował realizację różnych zadań.

W bardziej ugruntowanych firmach obowiązki sekretarza mogą być znacznie szersze. Urzędnik jest proszony:

• zorganizować przyjęcie lub spotkanie;
• zaplanować coś czas pracy głowa;
• kupować artykuły papiernicze i inne rzeczy;
• zamówić bilety hotelowe lub lotnicze dla szefa lub pracowników;
• prowadzić protokół ze spotkania;
• przygotowujemy negocjacje z partnerami biznesowymi.

Sekretarz jest zobowiązany do zajmowania się pracą biurową.

Odpowiedzialność sekretarza

W niektórych firmach stanowisko sekretarza nie musi za nic odpowiadać, w innych obarczona jest odpowiedzialnością materialną i dyscyplinarną, a także przeciążeniem obowiązkami służbowymi.

Jeśli sekretarz zgubi jakieś ważne dokumenty, to nie specjalista zostanie pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej, ale podmiot, tj. Spółka.

Sekretarz może być osobą odpowiedzialną finansowo i monitorować dostępność podstawowych zasobów materialnych znajdujących się w biurze na jego koncie: mebli, sprzętu biurowego i innych.

Uprawnienia sekretarza

Kierownik jest zobowiązany do udzielenia wszelkich niezbędnych informacji, aby sekretarz poradził sobie z powierzonym zadaniem. Dotyczy to również danych poufnych.

Sekretarz może przedyskutować z liderem pytania dotyczące jego wizji, jak możesz usprawnić swoją pracę i pracę organizacji.

Ma prawo:

• zażądać od pracowników firmy niezbędnej dokumentacji w celu dostosowania się do punktów ich opisu stanowiska;
• wymagać od kierownika podjęcia działań w celu zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji i wartości materialnych;
• rozwiązywać problemy produkcyjne w ramach swoich kompetencji.

Cechy zawodu

Stanowisko sekretarki to przywilej kobiet. To ich liderzy chcą być ich pomocnikami. Wynika to z kobiecej zdolności do wykazywania się elastycznością, zapobiegania agresji szefa, wyłapywania jego nastroju i cech charakteru. Targowa połowa będzie mogła sprawić, że biuro biznesowe będzie wygodne i zaimponuje partnerom.

Jednak mężczyzna może ubiegać się o stanowisko zastępcy kierownika, zdobywając pracę w dużej firmie.

Umiejętności zawodowe i zdolności sekretarki

Aby pracować jako sekretarka, ważne jest:

• znać komputer osobisty;
• mieć kulturę komunikacji;
• umieć znaleźć podejście do zwiedzających;
• być dokładnym i punktualnym.

Niektóre firmy postrzegają jako sekretarkę osobę znającą języki obce.

Osobiste cechy sekretarza

Jeśli zadasz szefom różnych przedsiębiorstw pytanie o to, jakie cechy charakteru powinien posiadać jego osobisty sekretarz, to możemy założyć, że ich odpowiedź będzie jednoznaczna:

• umiejętności komunikacyjne i odpowiedzialność,
• punktualność i organizacja,
• tolerancja i odporność na stres.

Ponadto zwracają uwagę na reprezentacyjny wygląd, piękną mowę, dobrą pamięć.

Po rozmowie z sekretarzem firmy gość powinien mieć pewność, że w tym miejscu pomoże mu rozwiązać swój problem.

Przechylać

Stanowisko sekretarki owiane jest mitami o trudnościach związanych z wspinaniem się po szczeblach kariery. To częściowo prawda. Ale to tylko częściowo - wszystko zależy od każdej osoby osobiście.

Ktoś już za 1-2 lata pokazuje się z najlepszej strony i pewnie idzie do przodu w kierunku wielu perspektyw, podczas gdy ktoś ma wiele stanowisk sekretarskich.

Inteligentni i proaktywni pracownicy mogą znaleźć dla siebie bardziej imponujące miejsce w tej samej firmie, na przykład zostać asystentem menedżera, a następnie menedżerem lub nawet dyrektorem.

Gdzie pracować jako sekretarka

Sekretarki są potrzebne:

• różne organizacje i firmy;
• sądy, prawnicy i notariusze.

Sekretarka jest wymagana, jak w duża firma jak również w małym przedsiębiorstwie.

Ile zarabia sekretarz

Nie ma ustalonej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia osób zajmujących stanowisko sekretarza.

Agencje rządowe nie rozpieszczają swoich urzędników wysokimi pensjami i płacą im około 300 dolarów. Ale jeśli pójdziesz do pracy w dużej zagranicznej firmie, możesz zwiększyć swoje dochody do 1000 $.

Edukacja

Przy ubieganiu się o wakat za zastępcę kierownika uważa się osoby z wyższym wykształceniem lub świadectwem ukończenia specjalistycznego ośrodka szkolenia dla sekretarek. Czasami szkolenie można przeprowadzić w firmie, która chce Cię zatrudnić.

Możesz pracować jako sekretarka bez wyższa edukacja, ale renomowane firmy chcą widzieć w swoim zespole absolwentów posiadających wiedzę z zakresu pracy biurowej, etyki komunikacji biznesowej, psychologii, stenografii i szybkiego czytania, umiejętności pracy w 1C i mistrzowskiej obsługi sprzętu biurowego.

Aleksander Juriewicz

Dyrektor agencji rekrutacyjnej

Dokument: Co sekretarka powinna umieć robić

Co sekretarka powinna umieć robić

Żaden lider mniej lub bardziej poważnej firmy nie może obejść się bez sekretarki. Zbiegają się do niej najważniejsze strumienie informacji, a właściwie w nowoczesny świat Zwycięzcami konkursu są przede wszystkim te przedsiębiorstwa, które efektywniej zarządzają przepływem informacji. Tak więc ten skromny pracownik odgrywa znacznie ważniejszą rolę, niż się powszechnie sądzi, i być może w pewien sposób determinuje los całego przedsiębiorstwa.

Współczesna sekretarka to nie tylko „dziewczyna przy telefonie”, która okresowo podaje kawę szefowi kuchni, to prawdziwy dyspozytor całego przedsiębiorstwa. Musi zachowywać w pamięci wiele faktów i liczb, racjonalnie planować swój czas pracy – swój i kierownika (a często – jego zastępców), umiejętnie prowadzić pracę biurową. Plus umiejętność znalezienia odpowiedniego podejścia i właściwej intonacji w rozmowie z większością przez różnych ludzi- zaczynając od prostego pracowitego pracownika (którego słownictwo ogranicza się do kilkunastu słów, z których tylko połowę można wymówić w przyzwoitym społeczeństwie) a kończąc na wysoce inteligentnym profesorze z zaprzyjaźnionego instytutu badawczego.

A przy tym zawsze trzeba pozostać eleganckim, uroczym i życzliwym: w końcu sekretarka jest twarzą firmy.

Stanowisko sekretarza jest tradycyjnie kobiece, chociaż historia przyniosła nam informacje o wielu legendarnych sekretarzach płci męskiej (na przykład żaden z mężów stanu epoki stalinowskiej nie zignorował postaci Poskrebyszewa, osobistego sekretarza Stalina). To prawda, że ​​teraz mężczyźni coraz częściej znajdują się w tej pozycji, ale wciąż jest to dalekie od całkowitej „równości płci”. A kobiety, szczerze mówiąc, ze względu na specyfikę ich umysłu i charakteru, bardziej nadają się do pełnienia funkcji sekretarskich.

Co sekretarka powinna wiedzieć i umieć? To jednak drugie pytanie. Najpierw zastanów się, jakie cechy osobiste powinna mieć osoba ubiegająca się o tę pracę. Spróbujmy narysować sobie obraz idealnej sekretarki. Tak więc bardzo pożądane jest, aby on (ona) posiadał (posiadał) takie cechy, jak:

Dobra pamięć;

Możliwość szybkiej zmiany uwagi;

Umiejętność podejmowania samodzielnych decyzji;

Wysoki poziom odporności na stres;

Punktualność;

Umiejętność wykonywania monotonnej pracy;

Pracowitość;

Dokładność;

Umiejętność planowania czasu pracy i ustalania priorytetów biznesowych;

Życzliwość (wierz mi, to ważna cecha: nieszczery uśmiech jest „słyszany” nawet podczas rozmowy przez telefon);

Umiejętność komunikowania się z ludźmi z różnych grup społecznych;

Umiejętności psychologa, „uczucie szefa”.

Do tego oczywiście trzeba dodać kompetentną mowę ustną i pisemną w połączeniu z pełnomocnikiem wygląd zewnętrzny... Jeżeli firma jest aktywnie zaangażowana w: zagraniczna działalność gospodarcza, w liczbie niezbędne cechy Sekretarz musi również obejmować znajomość języka obcego (języków obcych) w zakresie określonym przez specyfikę przedsiębiorstwa.

Jak widać, znalezienie odpowiedniego kandydata na stanowisko sekretarza nie jest łatwym zadaniem. Praca sekretarska nie jest w gestii wszystkich: ktoś jest całkowicie zaniepokojony jakąkolwiek naganą nadzorczą, ktoś wyraźnie przecenił samoocenę i postrzega swoją pracę jako przysługę, a jest wielu takich kandydatów, którzy są głęboko przekonani, że wszystkie obowiązki sekretarskie schodzą aby okresowo służyć szefowi kuchni i „tworzyć komfortowe warunki”.

Oczywiście niezbędne kwalifikacje zdobywa się wraz z doświadczeniem, więc renomowane przedsiębiorstwa, ogłaszając wakat sekretarza, często ograniczają wiek kandydatów (na przykład co najmniej 30–35 lat). Ale tutaj pojawia się kolejne niebezpieczeństwo: może się okazać, że przekwalifikowanie nowego pracownika z dużym doświadczeniem jest trudniejsze niż przekwalifikowanie 20-letniej dziewczynki od podstaw.

Ale teraz znaleziono odpowiednią osobę, a teraz trzeba poświęcić ją zawiłościom pracy. Główne obowiązki sekretarza są zapisane w instrukcji pracy (próbka znajduje się poniżej). Określa również wymagania dotyczące kwalifikacji i umiejętności czysto technicznych (takich jak umiejętność pracy na komputerze, faksie i innym sprzęcie biurowym, szybkie pisanie pod dyktando itp.).

W pracy sekretarki jest jednak wiele cech, których nie da się zapisać w instrukcji pracy. Aby uniknąć wzajemnych skarg i niezasłużonych wyrzutów, wskazane jest natychmiastowe poinformowanie sekretarza o takich cechach. Na przykład przyda się jej dowiedzieć się:

1. Jak przedstawić się przez telefon? Zgodnie z etykietą zwyczajowo nazywa się firmę, a następnie się przywita, ale w praktyce wielu menedżerów nie pozwala na wymawianie nazwy firmy ze względów bezpieczeństwa.

2. Jaka jest formalna i de facto hierarchia pracowników w firmie? Czy musisz stosować się do poleceń innych pracowników, a jeśli tak, to w jakiej kolejności?

3. Jak „filtrować” rozmowy telefoniczne? Z kim łączyć się w dowolnym momencie, a z kim nigdy nie łączyć?

4. Jaka jest procedura przyjmowania gości? Kto jest dostępny dla menedżera w każdej chwili, bez umówionego spotkania i bez raportu?

5. Jaki jest „rytuał” podawania herbaty i kawy? Co i kiedy woli lider? Kiedy należy zaproponować gościom filiżankę herbaty lub kawy?

6. Jaki jest przybliżony harmonogram dzienny i tygodniowy dla kierownika?

7. Kiedy faktycznie kończy się praca sekretarki – o ściśle określonej godzinie czy po odejściu lidera?

W kolejnych numerach naszego tygodnika opowiemy bardziej szczegółowo o niektórych niuansach „technologii” pracy sekretarskiej. I teraz - Instrukcja pracy... Przypominamy, że jest to tylko próbka, którą możesz dowolnie modyfikować, dodając tam brakujące Twoim zdaniem punkty i usuwając niepotrzebne. I nie zapomnij zapoznać swojego sekretarza z tą instrukcją za pokwitowaniem.

Alena Myszkina,
prawnik

Siergiej Kowal,
prawnik

"Akceptuję" __________________ (_________________) (podpis) (pełne imię i nazwisko) Dyrektor _____________________________________ (nazwa przedsiębiorstwa, organizacji) „____” ____________ 200__

Instrukcja pracy sekretarza kierownika

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza instrukcja pracy określa: obowiązki funkcjonalne, prawa i obowiązki sekretarza kierownika (dalej - sekretarz).

2. Sekretarz jest zatrudniany i zwalniany na polecenie kierownika przedsiębiorstwa zgodnie z wymogami Kodeksu pracy Ukrainy i obowiązującym prawem pracy.

3. Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi przedsiębiorstwa.

II. Wymagane kompetencje

Sekretarz powinien wiedzieć:

1. Zarządzanie przedsiębiorstwem i jego oddziałami.

2. Organizacja i treść dyrektora przedsiębiorstwa.

3. Uchwały, zarządzenia, zarządzenia, regulaminy, instrukcje i inne materiały do ​​prowadzenia prac biurowych.

4. Zasady rejestracji listy biznesowe za pomocą standardowych formularzy.

5. Zasady przetwarzania informacji ustnych i pisemnych (dokumentalnych).

6. Zasady eksploatacji sprzętu komputerowego i systemów łączności.

7. Procesy technologiczne przetwarzanie informacji, instrukcje pracy, programy, układy, przepisy i materiały metodologiczne o technice i kolejności operacji w systemach komputerowych (sieciach).

8. Wymagania techniczne dla dysków magnetycznych i laserowych, innych używanych nośników danych, papieru, materiały eksploatacyjne do drukarki i faksu.

9. Zasady pisowni i interpunkcji (dla języka rosyjskiego i języki ukraińskie), posiadają umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze.

10. Angielski * język w zakresie niezbędnym do pracy.

11. Przemówienie biznesowe i etyka usług.

12. Wewnętrzne przepisy pracy.

13. Podstawy prawa pracy, organizacja pracy.

14. Zasady i normy ochrony pracy.

III. Zadania i odpowiedzialności

Sekretarz jest zobowiązany:

1. Pełnić funkcje techniczne w celu zapewnienia i utrzymania pracy kierownika przedsiębiorstwa.

2. Praca z informacjami i dokumentami niezbędnymi do kierowania, zarządzania i współdziałania jednostek strukturalnych.

3. Otrzymywanie od działów lub wykonawców informacji niezbędnych kierownikowi, dzwonienie do pracowników w jego imieniu.

4. Zapewnij miejsce pracy menedżera w materiały biurowe, stwórz korzystne warunki dla jego produktywnej pracy.

5. Wysyłaj i odbieraj informacje faksem, e-mail itp.

6. Organizuj rozmowy telefoniczne kierować, odbierać i przesyłać wiadomości telefoniczne, nagrywać otrzymane wiadomości podczas nieobecności kierownika i zwracać mu uwagę na ich treść.

7. Organizować przygotowanie spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (zbierać niezbędne materiały, informować uczestników o terminie, miejscu i programie spotkania lub spotkania, prowadzić rejestrację itp.), sporządzać protokoły.

8. Prowadzić pracę biurową, odbierać korespondencję kierowaną do kierownika, usystematyzować zgodnie z przyjętą w przedsiębiorstwie procedurą i przekazywać, po jej rozpatrzeniu przez kierownika, wydziałom lub konkretnym wykonawcom.

9. Śledź postęp realizacji zleceń objętych kontrolą, określaj przyczyny ich nieterminowej realizacji, na bieżąco informuj o tym kierownika.

10. Poznaj lokalizację organu zarządzającego urzędnicy przedsiębiorstwa i inni kluczowi pracownicy (wg wykazu).

11. Zgodnie z instrukcjami kierownika zorganizuj pracę pojazdów służbowych, w razie potrzeby zamów transport osób trzecich, a także zapewnij zamawianie biletów na pociągi, samoloty itp. dla kierownictwa przedsiębiorstwa w przypadku podróży służbowej.

12. Zaakceptuj dokumenty do podpisu przez kierownika i oświadczenia osobiste pracownicy.

13. Organizuj przyjmowanie gości, ułatwiaj sprawne rozpatrywanie wniosków i propozycji pracowników.

14. Aby tworzyć sprawy, należy zapewnić ich terminowe przechowywanie i dostarczanie do archiwum.

15. Przestrzegaj niezbędnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa komputera. Aktualizuj na czas antywirusowe bazy danych, sprawdzaj wszystkie przychodzące pliki pod kątem wirusów w trakcie pracy, nie zezwalaj na pracę w Internecie lub lokalnej sieci komputerowej bez włączonego programu antywirusowego.

16. Zapobiegaj instalacji nielicencjonowanych oprogramowanie oraz wszelkie programy niezwiązane z bezpośrednim wykonaniem obowiązki służbowe... Instalacja dowolnego programu musi być autoryzowana przez kierownika przedsiębiorstwa lub administratora systemu sieci komputerowej.

17. Zgłoś odpowiedzialnemu pracownikowi wszystkie wykryte odchylenia w działaniu sprzętu komputerowego, wykryte wirusy, a także programy nieautoryzowane zainstalowane na komputerze pod nieobecność sekretarki.

18. Przestrzegaj tajemnic handlowych i podejmuj działania w celu ich ochrony:

18.1. Nie pozostawiaj bez nadzoru żadnych dokumentów, w tym na nośnikach magnetycznych i laserowych, nie wynoś ich z przedsiębiorstwa bez zgody kierownika, nie przekaż innym osobom, nie rób kopii bez ich potrzeby.

18.2. Nie udostępniaj współpracownikom w pracy informacji, które nie są bezpośrednio związane z ich obowiązkami.

18.3. Nieujawniania informacji dotyczących technicznych sposobów przetwarzania i przechowywania informacji, w tym komputerów (hasła, kody, nazwy i lokalizacje plików i katalogów, ich zawartości) oraz uniemożliwienia dostępu do nich osobom nieuprawnionym i osobom postronnym.

19. Stale doskonalić umiejętności i zdolności pracy.

20. Wykonywanie oddzielnych oficjalnych zadań kierownika.

Sekretarz ma prawo:

1. Zapoznanie się z projektami decyzji kierownika przedsiębiorstwa dotyczących jego działalności.

2. Przedstawiać kierownictwu przedsiębiorstwa propozycje usprawnienia pracy związanej z jego obowiązkami.

3. Poinformować kierownika przedsiębiorstwa o wszystkich stwierdzonych uchybieniach w działalności przedsiębiorstwa i przedstawić propozycje ich usunięcia.

4. Żądaj i otrzymuj, osobiście lub w imieniu dyrektora przedsiębiorstwa, niezbędne informacje i dokumenty od kierowników działów strukturalnych i specjalistów.

5. Wymagają od kierownictwa przedsiębiorstwa pomocy w wykonywaniu ich obowiązków.

V. Odpowiedzialność

Sekretarz odpowiada za:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszej instrukcji - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy Ukrainy.

2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące prawo cywilne, administracyjne i karne Ukrainy.

3. Za wyrządzenie szkód materialnych przedsiębiorstwu - w granicach ustalonych przez obowiązujące prawo cywilne i prawo pracy Ukrainy.

4. Za ujawnienie tajemnicy handlowej - odpowiedzialność karna na podstawie art. 232 Kodeksu Karnego Ukrainy.

Vi. Relacja

1. W czasie nieobecności sekretarza jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona w ustalonym trybie. Osoba ta nabywa odpowiednie uprawnienia i odpowiada za nienależyte wykonanie powierzonych jej obowiązków.

2. W celu wykonywania obowiązków i wykonywania uprawnień sekretarz współdziała:

2.1. Od _____________________ na pytania: ______________________

2.2. Od _____________________ na pytania: ______________________

Kierownik jednostki strukturalnej.