Zlecone usługi księgowe. Przeniesienie księgowości na outsourcing: na co zwrócić uwagę Liczba stałych klientów
Dlaczego zamiast kupować własne? wagon towarowy, wynająć kierowcę, spedytora, programistę, bez cienia wątpliwości i bez wahania zawieramy umowy z wyspecjalizowanymi firmami transportowymi, logistycznymi i IT? Czy to przeniesienie części funkcji naszej firmy na outsourcing?!Svetlana MEZHAKOVA, ACCA, zastępca CEO
I ten gatunek Outsourcing jest praktykowany w naszym kraju od czasów socjalizmu. Dopiero sama nazwa „outsourcing” przyszła do nas stosunkowo niedawno z „postępowego Zachodu”.
Dlaczego jednocześnie kategorycznie mówimy „nie” outsourcingowi księgowości? Próbowaliśmy znaleźć odpowiedź na to pytanie w procesie komunikowania się z właścicielami i menedżerami małych i dużych firm w naszej ogromnej sile biznesowej. W rezultacie powstała lista Strachów, które nas nawiedzają, Niebezpieczeństw, które czyhają na nas przy najmniejszej wzmiance lub gdy pojawiają się myśli o tak strasznym zjawisku. nowoczesny biznes jako „outsourcing księgowy”.
Jak wiesz, strach nie powstaje bez powodu, a jeśli wyeliminujesz ten powód, może strach zniknie. Spróbujmy …
Na początek proponujemy cofnąć się 15-25 lat temu. Uważamy, że wszyscy pamiętają istniejący wówczas system mieszkalnictwa miejskiego i usług komunalnych (HCS). System był rozległą siecią REU (jeśli ktoś zapomniał, to jest to punkt napraw i konserwacji, vel ZhEK, vel ZhEU itp.) kierowany przez główny wydział mieszkalnictwa i usług komunalnych miasta. Każdy REU miał własną służbę księgową. Jednak już wtedy część funkcji działów księgowych PRUE została zlecona na zewnątrz. Tak, tak, to na outsourcing, tylko pod inną nazwą. Chodzi o kalkulację. wynagrodzenie. W systemie mieszkaniowym i usług komunalnych istniało Centrum Informatyczne, w którym księgowi REU przekazywali podstawowe dokumenty (arkusze sprawozdawcze, zamówienia, zwolnienia lekarskie itp., ogólnie wszystko, co jest niezbędne, aby pracownik otrzymał „swoje uczciwie zarobione pieniądze”), a centrum obliczeniowe, po pomyślnym przetworzeniu na swoich komputerach, zwrócił księgowym gotowe odcinki wypłat, wyciągi i kody. Zauważ, że istnieje wiele przykładów takich jak ten powyżej. Ale nie możesz nas oszukać...
Wiemy, że w tamtych czasach pensję większości obywateli obliczano w oparciu o jedno państwo”. skala taryfowa pensje (nie zagłębimy się współczynniki okręgowe, północna itp.). Dlatego nawet nie chcąc tego, mogliśmy bardzo szybko „policzyć cudze pieniądze”, czyli dowiedzieć się, ile otrzymuje nasz kolega, poza tym przy otrzymywaniu pensji wszyscy podpisywali się na tym samym arkuszu. W tamtych czasach nie było mowy o jakiejkolwiek poufności. Dlatego oddali na bok funkcję osadniczą.
Teraz to zupełnie inna sprawa... Nasze zarobki to wielka tajemnica dla reszty!!!
Tutaj jest Strach #1"outsourcing księgowości" - " Oni (Firmy Rachunkowe) na pewno,opowie wszystkim o dochodach naszych pracowników”.
Wiemy o tym absolutnie dokładnie i charakterystycznie z góry. Jednocześnie nie mamy nawet myśli, że inspektor Służby Podatkowej (lub Funduszu Emerytalnego), któremu corocznie składamy raporty o naszych dochodach osobistych i dochodach naszych pracowników, jest już właścicielem „ informacji tajnych” i może je wykorzystać w dowolnym celu. Nie martwi nas fakt, że księgowa pracująca w naszej firmie, „z przyjaźni”, „na złość” lub „musimy o czymś porozmawiać”, może powiedzieć komuś zarówno w firmie, jak i za nią o dochodach kolegi. Wierzymy, że nasz księgowy jest wiarygodny tylko dlatego, że jest „NASZY”. A to tylko złudzenie, bo o rzetelności decyduje nie słowo „NASZE”, ale konkretna osoba, jego przyzwoitość i sumienie.
Jakie jest prawdopodobieństwo, że księgowy firmy rachunkowej pozostaje w przyjaznych (wrogich) stosunkach z jednym z naszych pracowników i wyjawi mu „tajemnice zarobków” innego z naszych pracowników lub przekaże dane komuś ze strony ? Oczywiście – prawdopodobieństwo jest bardzo małe i takie działania nie mają sensu. Dodatkowo, jeżeli umowa z Firmą Rachunkową szczegółowo reguluje tryb pracy z informacjami poufnymi i przewiduje odpowiedzialność za ich ujawnienie, a pracownicy Firmy Rachunkowej są odpowiednio przeszkoleni i zaznajomieni z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji (przy okazji, taki obowiązek Firmy Rachunkowej może być również określony w umowie), wtedy nasze ryzyka są minimalizowane. I nie ma ryzyka - nie ma powodów do Strachu.
p.s. Nawiasem mówiąc, wszystko to dotyczy nie tylko pojęcia „wynagrodzenia”, ale także wszelkich innych informacji finansowych, które stanowią tajemnicę handlową każdej firmy.
Teraz, gdy Ty i ja przyznajemy, że jest mało prawdopodobne, aby dane zostały celowo ujawnione przez firmę rachunkową, czas zająć się kolejnym niebezpieczeństwem, które również wiąże się z poufnością. Jak wiesz, najszybszym i najwygodniejszym sposobem przesyłania danych jest dzisiaj E-mail. A tam, gdzie jest poczta e-mail, tam jest Internet, są hakerzy, wirusy i tak dalej. Więc, Obawa nr 2 – „Podczas wysyłania danych pocztą elektroniczną dane mogą być swobodnie dostępne w Internecie lub mogą zostać zaatakowane przez hakerów”.
Co z tym zrobić? Zacznijmy trochę dalej. Z pewnością każdy z nas przynajmniej raz zapłacił za towary lub usługi kartą bankową przez Internet. A jeśli nie zapłacił, to najprawdopodobniej zna systemy Bank-Klient, za pomocą których księgowy wysyła płatności do banku, ponownie przez Internet. Nie boimy się, bo wiemy, że te operacje są całkiem bezpieczne, bo. istnieje system bezpieczeństwa informacji, tj. specjalne klucze elektroniczne, a także bezpieczne elektroniczne zarządzanie dokumentami, co pozwala na szyfrowanie wiadomości przychodzących i wychodzących. Z systemów tych korzystają już nie tylko banki, ale także wiele innych firm przy pracy z pocztą e-mail, w tym księgową. Dlaczego nie dołączymy do ich szeregów?!
Wydaje się, że tutaj uporaliśmy się z obawami związanymi z poufnością. Teraz czas pomyśleć o jakości usług świadczonych przez firmy księgowe.
Dla każdej matki, każdego ojca jest to ich dziecko – najmądrzejsze, najbardziej utalentowane, najpiękniejsze. Ogólnie rzecz biorąc, najlepsi ... I nikt nie może i nie ma prawa ich o tym przekonać. Również każdy lider czy właściciel nie bez powodu uważa swoją firmę i jej działalność za wyjątkową. I w związku z tym, podobnie jak rodzice, chcą, aby inni właściwie traktowali tę wyjątkowość. Dlatego przy wyborze księgowego w opisie stanowiska musi znaleźć się fraza, która skupia się na stażu pracy w określonej dziedzinie działalności, na przykład w sprzedaży hurtowej lub sprzedaż, w budownictwie, w towarzystwie ubezpieczeniowym, w sektorze ropy i gazu itp. Z jakiegoś powodu uważa się, że księgowy, który pracował na przykład w sektorze usług, nie może prowadzić ewidencji w produkcji. Czy to naprawdę?!
Gdzie Prezent Strach nr 3 – „W mojej firmie jest konkretna działalność, ale czy mają specjalistów, którzy potrafią poprawnie tę specyfikę uwzględnić?”
Przede wszystkim chcę powiedzieć, że ten strach jest do pewnego stopnia uzasadniony. Nie chodzi tu jednak raczej o brak doświadczenia w danej dziedzinie, ale o nastawienie księgowego do zmiany kierunku, opanowania czegoś nowego. Na przykład nasza firma zdecydowała się, oprócz handlu, rozpocząć budowę własnego kompleksu handlowego. Jest mało prawdopodobne, abyśmy od razu wpadli na pomysł, aby głównego księgowego zastąpić ktoś, kto zna się na rachunkowości w budownictwie. Jeśli nasz księgowy jest profesjonalistą z wielką literą, najprawdopodobniej albo samodzielnie przestudiuje wszystkie niuanse rachunkowości w budownictwie, albo weźmie udział w specjalistycznych kursach księgowych w tej dziedzinie. Cóż, jeśli zdecyduje się odejść, to nie ma potrzeby go zatrzymywać - to nie jest specjalista, którego potrzebujemy, aby rozwijać Twój biznes.
Firmy księgowe zazwyczaj zatrudniają bardzo mobilnych specjalistów w zakresie opanowania czegoś nowego. A to przede wszystkim dlatego, że firmy księgowe obsługują wiele firm, z których każda jest wyjątkowa w swojej działalności, w swojej specyfice. Zawsze są gromadzone w procesie pracy materiały dydaktyczne regulowanie rachunkowości większości typów działalność gospodarcza, ponieważ firmy księgowe są również wyjątkowe w swojej specyfice, a mianowicie księgowość. Ponadto specjaliści zgromadzeni w jednym miejscu zawsze mogą wymieniać się opiniami, wiedzą i doświadczeniem. A umysł zbiorowy, jak wiecie, jest zawsze lepszy niż umysł indywidualny.
Dlatego, podczas gdy nasz księgowy poświęci czas na samodzielną naukę lub znalezienie i uczestnictwo w odpowiednim seminarium, a my wydamy pieniądze na opłacenie tego seminarium, o tyle specjaliści Biura Rachunkowego zaczną już prowadzić ewidencję działalności naszej firmy. A wszystko dlatego, że zostały już dobrane niezbędne materiały metodyczne, zidentyfikowano i rozwiązano problematyczne kwestie, które już pojawiły się w firmach o podobnej specyfice, a jeden ze specjalistów Firmy Rachunkowej uczestniczył już w specjalistycznych seminariach i dzielił się wiedzą z kolegami. Czy to przerażające? Wręcz przeciwnie, jest cudownie.
Ale dlaczego zawsze mówimy Firmy księgowe, specjaliści firm księgowych? W końcu to wszystko jest trochę bezosobowe. W końcu jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że księgowość naszej firmy prowadzi konkretna osoba, którą znamy o konkretnym imieniu i nazwisku. A oto tylko nazwa firmy rachunkowej. Tutaj jest, Strach nr 4 - „Nie wiadomo, kto będzie prowadził ewidencję, ale znam Maryę Iwanownę”.
Kiedy kupujemy produkt, taki jak telewizor, jakie czynniki wpływają na naszą decyzję o zakupie tego konkretnego produktu? Być może jest to marka produktu, renoma producenta, jakość produktu, jego cena lub serwis gwarancyjny. Czy naprawdę zastanawiamy się, kto specjalnie stworzył ten telewizor - Petya Ivanov czy Vasya Smirnov. Oczywiście nie. Spójrzmy na księgowość jako na towar. Jeśli raporty naszej firmy są terminowo składane do urzędu skarbowego, jeśli nie ma błędów w księgowości, jeśli organy regulacyjne nie mają wobec nas żadnych roszczeń, jeśli nasi kontrahenci nie narzekają na opóźnienia w płatnościach z naszej strony, to czy ma znaczenie kto dokładnie za tym wszystkim stoi: Marya Ivanovna czy firma księgowa? To chyba nie jest już takie ważne. Najważniejsze, że jesteśmy spokojni, ponieważ nie martwimy się już takimi problemami, jak: co się stanie, jeśli Marya Iwanowna zachoruje, a jeśli jedzie na wakacje i nagle zdecyduje się rzucić? Choroby, urlopy czy zwolnienia specjalistów firmy rachunkowej nie dotyczą nas, ponieważ usługi świadczy nam firma, a firma odpowiada również za jakość tych usług, bo to z nimi zawarliśmy umowę porozumienie, a nie z konkretną Maryą Iwanowną.
Cóż, jeśli nadal chcemy zapoznać się z konkretnym specjalistą, zawsze możemy to zrobić po prostu jadąc do biura firmy rachunkowej. Ponadto, teraz na stronach większości firm księgowych znajduje się sekcja ze zdjęciami i życiorysami, zarówno kadry zarządzającej, jak i księgowych. I jeszcze jeden niuans: jeśli nagle pokłócimy się z Maryą Iwanowną, nie będzie tak łatwo zastąpić ją nową księgową, a nawet osiągnąć od niej wysokiej jakości transfer spraw. Firmie księgowej znacznie łatwiej jest zastąpić współpracującego z nami specjalisty, ponieważ zadowolenie klienta jest prawem każdej firmy, która chce zachować swoją reputację i odpowiada za jakość swojego produktu.
Cóż, wydaje się, że poznaliśmy osobowości, ale musimy jakoś zbudować naszą komunikację z Biurem Rachunkowym. A my nie rozumiemy, jak to zrobić, jak przezwyciężyć Strach #5 - „JaNie wiem, jak z nimi współdziałać. Tutaj - wezwał osobę do siebie, dał zadanie, ale tam nie jest jasne, kto i co zrobi.
Każde dobre przedsięwzięcie można łatwo unieważnić, jeśli początkowo nie podejdziesz do niego z całą powagą. Powiedzmy, że decydujemy się wyprodukować produkt. Najpierw dowiemy się jakich surowców potrzebujemy i wspólnie z dostawcą opracujemy harmonogram dostaw tych surowców. Następnie ustalimy cykl produkcyjny wewnątrz naszej firmy, np. przeniesienie półfabrykatów z warsztatu nr 1 do warsztatu nr 2, znajdziemy nabywców i ustalimy czas, w którym produkt zostanie dostarczony do kupującego, a także miejsce dostawy dogodne dla kupującego.
W ten sam sposób budując relacje z firmą księgową musimy przemyśleć wszystkie niuanse naszej komunikacji, aby ostatecznie otrzymać produkt, czyli usługę księgową, najwyższa jakość. I trzeba to zrobić na etapie zawierania umowy. Przede wszystkim musimy określić, jakie konkretnie usługi chcemy otrzymać, czy jest to pełna księgowość, płace czy rozliczenia. Im bardziej szczegółowo zostanie ustalone w umowie, jakie konkretnie czynności (utworzone dokumenty) obejmuje świadczona usługa, tym łatwiej będzie nam i Firmie Rachunkowej.
Następnie wspólnie z Firmą Rachunkową możemy opracować harmonogram przepływu pracy, który zarejestruje coś takiego jak:
- informacje i dokumenty, które musimy przekazać Firmie Księgowej, a także termin ich dostarczenia;
- informacje i dokumenty, które otrzymamy od firmy rachunkowej, a zatem termin ich otrzymania;
- informacje i dokumenty, które Firma Rachunkowa przekaże organom regulacyjnym itp.
Po wykonaniu powyższych czynności otrzymamy tym samym lekarstwo na strach, a mianowicie uregulowanie relacji z Firmą Rachunkową, z której zawsze można zrozumieć kto, co i kiedy powinien to zrobić.
Nawiasem mówiąc, powyższe regulacje, które zawierają harmonogram pracy oraz listę osób odpowiedzialnych, zapewnią nam nieocenioną pomoc w walce z Strach nr 6 – „Jak będę kontrolować, co się dzieje, a co nie?” W końcu możesz zrozumieć, co zostało zrobione, tylko wtedy, gdy dokładnie wiesz, co powinno zostać zrobione.
Mamy więc już jedno narzędzie kontrolne. Drugim narzędziem może być raport firmy księgowej z wykonanej pracy. Możemy przewidzieć obowiązek jej dostarczenia wraz z protokołem odbioru usług świadczonych w umowie. Raport musi zawierać informacje o wszystkich czynnościach Firmy Rachunkowej wykonywanych w procesie świadczenia usług na rzecz naszej firmy, na przykład liczba faktur wystawionych dla naszych klientów, przetworzonych faktur otrzymanych od naszych dostawców, utworzone dokumenty kasowe odzwierciedlające ruch nasza gotówka Przepływy środków pieniężnych itp. Po otrzymaniu takiego raportu i porównaniu go z harmonogramem workflow nie tylko będziemy mogli kontrolować realizację wszystkich niezbędnych działań, ale także zrozumieć za co płacimy.
Firmy, które podlegają obowiązkowemu audytowi (lub przeprowadzają audyt dobrowolny) otrzymują kolejne narzędzie kontrolne – wniosek firmy audytorskiej.
Zgadzam się, że kwestia kontroli okazała się nie taka straszna, bo nawet nie wchodząc w to specjalnie, znaleźliśmy trzy z wielu opcje odpowiedzieć na to.
Jednocześnie analizowaliśmy tylko jedną stronę kontroli – że tak powiem, ilościową, ale co zrobić z jakością. Tak, nasza deklaracja VAT została złożona w terminie, ale czy podatek został obliczony prawidłowo? to Strach nr 7 - „Będą popełniać błędy, ale kto odpowie, ja?!”
Jak mówią, nikt nie jest odporny na błędy. Kto nie pracuje, nie myli się. Ale to nie ułatwia nam sprawy. Ktokolwiek zajmuje się księgowością w naszej firmie, czy to nasz Główny księgowy lub firma księgowa, odpowiedzialność nadal spoczywa na menedżerze, a ostatecznie odbija się na właścicielu firmy, ponieważ błędy prowadzą głównie do strat. Dlatego musimy, jeśli nie całkowicie wyeliminować ryzyko błędów księgowych, to przynajmniej starać się minimalizować straty z nimi związane. Załóżmy, że inspekcja skarbowa przeprowadziła audyt i przedstawiła naszej firmie dodatkowe podatki, a także kary i grzywny, a wszystko dlatego, że nasz księgowy popełnił błąd w obliczeniach. Oczywiście możemy domagać się odszkodowania od naszego księgowego, ale tylko w ramach Kodeksu Pracy, ponieważ działamy zgodnie z prawem. Ale co, jeśli kwoty podatków, kar i grzywien znacznie przekroczą granice ustalone przez prawo pracy lub księgowy nagle zrezygnuje?! Okazuje się więc, że wszystkie straty spadają na lidera. Rozważmy tę samą sytuację, ale zmieńmy jeden warunek: błędy popełniła firma księgowa. Czy w takim przypadku możemy wypłacić odszkodowanie? Nie tylko możemy, ale zwrócimy koszty. Jednak w tym celu ponownie musimy poważnie podejść do zawarcia umowy o usługi księgowe, przewidzieć odpowiedzialność Firmy Rachunkowej za nieodpowiednią jakość świadczonych usług, a także obowiązek naprawienia nam szkody, którą ponieść z powodu tej nieodpowiedniej jakości. A jeśli oprócz tego odpowiedzialność firmy księgowej jest ubezpieczona przez rzetelną firmę ubezpieczeniową, to ryzyko naszych strat znacznie się zmniejszy, co oznacza, że zniknie jeszcze jedna obawa.
Na przekąskę zostawiliśmy coś, co raczej nie pozostawi nikogo obojętnym, a mianowicie Strach numer 8 - „To jest drogie! Będę musiał zapłacić nie tylko księgowemu, ale także „zysk” firmy outsourcingowej”.
Oczywiście celem każdego przedsięwzięcia komercyjnego jest osiągnięcie zysku. A żeby go otrzymać, musimy przede wszystkim zminimalizować koszty. Zobaczmy, ile kosztuje nas utrzymanie jednego księgowego. Oprócz wynagrodzeń wydajemy pieniądze na:
- podatki od wynagrodzenia księgowego;
- urlopy i zwolnienia lekarskie dla księgowych (tj. czas, w którym praca nie jest faktycznie wykonywana);
- usługi rekrutacyjne (przy zatrudnianiu księgowego);
- ubezpieczenie medyczne
- wynajem biura;
- komputer, artykuły papiernicze, program księgowy, seminaria, literatura specjalna itp.
Nie zapominaj również, że nakład pracy księgowego całkowicie zależy od działalności firmy. Ale co, jeśli działalność firmy ma charakter sezonowy. Nasze przychody spadają w niektórych miesiącach, ale wynagrodzenie księgowego i koszty utrzymania pozostają na tym samym poziomie. A my możemy łatwo ponieść stratę. Czy nie byłoby więc lepiej zawrzeć umowę z firmą księgową, a pod warunkiem, że płatność jest dokonywana tylko za ilość wykonanej pracy, np. za ilość przetworzonych transakcji, dokumentów itp.?!
I ostatnia rzecz, którą chciałbym powiedzieć.
Autorowi tego artykułu w żaden sposób nie chciało się kwestionować profesjonalizmu, rzetelności i zaangażowania księgowych pracujących w jakiejkolwiek firmie produkcyjnej, handlowej, budowlanej i wszelkich innych niż te, które specjalizują się wyłącznie w świadczeniu usług księgowych.
Pisząc artykuł chciałem tylko jedno – obalić obawy przed outsourcingiem księgowości. W jakim stopniu zostało to osiągnięte, zależy od Was, drodzy czytelnicy.
Outsourcing księgowości – umiejętność organizowania działalność finansowa firmy najefektywniej, nie przepłacając personelu szeregowych pracowników, których wydajność pracy nie zawsze jest wysoka. O specyfice rynku usługi finansowe w Rosji o cechach rozwoju biznesu, systemie zarządzania i niuansach pracy z klientami firmy outsourcingowej Zhazde opowiedziała szefowa projektu B-Consulting Maya Zinovieva.
Rozpoczęcie inwestycji i dynamika rozwoju
Pomysł stworzenia firmy przyszedł do Mayi jeszcze w latach 90-tych, kiedy zaczęła pracować w dziedzinie księgowości. W 1991 roku, po specjalistycznym trzymiesięcznym kursie, przyszły szef projektu B-Consulting objął stanowisko głównego księgowego w małym przedsiębiorstwie. Podczas moich studiów stało się jasne, że księgowość może być bardzo ciekawym biznesem i warto to robić dalej.
Kariera zaczęła się bardzo intensywnie działalność zawodowa. Po 6 miesiącach pracy znalazła dla siebie inną pracę, a pod koniec pierwszego roku pracy jako księgowa świadczyła swoje usługi 5 różne firmy. Wszystko to jednak nie do końca odpowiadało interesom i priorytetom młodej ambitnej kobiety - dążyła do realizacji nowych pomysłów i projektów.
W tym czasie zaczęła się już pojawiać idea stworzenia firmy księgowej, która działa jednocześnie dla kilku organizacji i jest samodzielnym przedsiębiorstwem. Wraz z doświadczeniem pojawiła się strategiczna wizja rozwoju biznesu – rozważono możliwości podziału obowiązków przyszłych pracowników i organizacji pracy firmy. Tak więc pomysł stopniowo nabrał kształtu w konkretnym biznesplanie.
Jednak w tym czasie nie było możliwości otwarcia własnej firmy. Na różnych etapach swojego życia przyszły przedsiębiorca zajmował stanowiska głównego księgowego oraz dyrektor finansowy w gospodarstwie spożywczym. W 2000 roku możliwości i pragnienia w końcu się zbiegły i powstała własna firma księgowa.
Działalność związana ze świadczeniem usług nie jest kapitałochłonna, więc kapitał początkowy wynosił nieco ponad 50 tysięcy rubli. Już wtedy ta kwota była dość przystępna. Ale przez dość długi czas zyski firmy trzeba było inwestować w rozwój - przejmowanie programów, systemy informacyjne, systemy bezpieczeństwa, technologie komputerowe i serwerowe.
Maya Zinovieva: „Pierwsi klienci byli bardzo słabo zorientowani w zasadach pozyskiwania firmy outsourcingowej, wiele rzeczy musiało zostać wyjaśnionych punkt po punkcie, coś trzeba było poprawić w trakcie. Ale biznes to biznes – jeśli chcesz być skuteczny, musisz uczyć się i uczyć innych. Początkowo pracowałem jako indywidualny przedsiębiorca, potem stała się możliwa rejestracja osoba prawna. Przy projekcie pracował ze mną mój brat Dmitry. Tak pojawiła się Bi-Consulting LLC - nasz wspólny pomysł, można powiedzieć, firma rodzinna.
W tamtym czasie nikt nie wiedział, jak prowadzić biznes outsourcingowy, w rzeczywistości Maya stworzyła własny system świadczenia usług metodą prób i błędów. I nikt nie jest odporny na błędy na początku podróży.
Maya Zinovieva: „Była taka lub inna sytuacja z klientem - i znalazło to odzwierciedlenie w następnej umowie, w wewnętrznych zasadach dla pracowników. Tak więc przez kilka lat każdy nasz błąd w komunikacji z klientami i w pracy zmieniał umowę. W efekcie stworzyliśmy 22-stronicową umowę, która odpowiada na niemal wszystkie możliwe pytania klienta. Dokument nie był zmieniany od 4 lat.
Rentowność i efektywność finansowa
Jeśli biznes outsourcingu księgowości jest prawidłowo zbudowany, zwrot można osiągnąć dość szybko: w około sześć miesięcy. Okresy zwrotu z takich projektów są jeszcze krótsze niż w innych rodzajach działalności, ponieważ praca z klientami ma regularną podstawę. Na przykład wielu klientów współpracuje z Bi-Consulting od ponad 15 lat, prawie od momentu otwarcia.
Maya Zinovieva: „Na początku podróży niewiele wiedzieliśmy, popełnialiśmy błędy. Nie w samej księgowości, ale w relacjach z klientami – nie potrafili szybko reagować na prośby, nie zgadzali się, że tak powiem, „na brzegu” o wiele szczegółów pracy. W efekcie stracili takich klientów, a co za tym idzie zysk. Do 2005 roku zbudowaliśmy bazę lojalnych klientów, która zapewniała rentowną ciągłość biznesową bez zaległości płacowych, zadłużenia dostawców i stałych zysków”.
Obecnie firma „B-Consulting” ma 140 stałych klientów. W okresach sprawozdawczych są też tacy, którzy ubiegają się tylko o sprawozdawczość lub inne jednorazowe usługi. Średnia kontrola to 7-8 tysięcy rubli.
Budowanie zespołu
Specjaliści pracujący w firmie „B-Consulting” - cenny zasób wiedzy i doświadczenia zawodowego. Jednakże Polityka korporacyjna Firma koncentruje się na budowaniu zespołu. Tylko w nim można osiągnąć to, czego nigdy nie osiągnie pojedynczy specjalista. Jest to połączona wiedza i wzajemne wsparcie oraz wspólne rozwiązywanie złożonych problemów. I oczywiście bardzo ważnym czynnikiem jest aktywność szefa jako menedżera i swoista oś, wokół której budowana jest struktura firmy.
Maya Zinovieva: „Na samym początku byłam jedyną specjalistką. Sama prowadziła pierwsze firmy. Zatrudniała tylko asystentów, którzy w najlepszym razie mogli wprowadzać dokumenty do programu. I w większości były potrzebne tylko do udania się do organów podatkowych, banków, odebrania i noszenia dokumentów. Teraz te procedury są zdigitalizowane, prawie nigdy nie widzimy klientów, nawet jeśli nie są daleko. Klient-bank, operatorzy raportowanie elektroniczne, skany, programy w chmurze – o tym mogliśmy tylko pomarzyć na początku działalności.”
Stopniowo zwiększała się liczba klientów, firma zaczęła rekrutować już wykwalifikowanych księgowych. Ale branie gotowych specjalistów okazało się złym pomysłem.
Maya Zinovieva: „Jest wiele ambicji, wielkich wymagań, a praca pozostawia wiele do życzenia. Wolę uczyć pracy głównej księgowej dziewczyny, które przychodziły do nas po studiach lub instytutach bez doświadczenia zawodowego. Od nich wyszli najlepsi specjaliści. Nadal pracują w naszym przyjaznym zespole.”
System zarządzania: metody, techniki, techniki
W procesie rozwoju finansowego i strukturyzacji firmy „B-Consulting” powstał specjalny, unikalny system wewnętrznych zasad i standardów, który pozwala na pracę bez awarii i błędów, bez zwolnień lekarskich i urlopów.
W trakcie pracy firmy wszyscy dostępne fundusze komunikacja - e-mail, komunikatory, telefony - w celu szybkiej komunikacji z klientami. Zadaniem firmy jest zadbanie o to, aby klient nie odczuwał dyskomfortu, ponieważ księgowy pracuje zdalnie.
„B-Consulting” aktywnie wdraża wszystkie dostępne w nowoczesny świat środki techniczne: program i dokumenty w rozwiązaniach chmurowych, praca zdalna z bankami, automatyczne raportowanie.
Branża księgowa stała się branżą high-tech. I oczywiście wymaga to od menedżera umiejętności i wiedzy z zakresu automatyzacji. Ciągle zmieniające się przepisy wymuszają bycie na bieżąco - nie można przegapić miesiąca bez śledzenia zmian w dokumentach na różnych poziomach. Więc szef firmy księgowej musi być po prostu księgowym, specjalistą podatkowym, prawnikiem, programistą, informatykiem i pracownikiem wiedzy. I oczywiście ważny jest dobór specjalnych technik i metod zarządzania, poszukiwanie własnego optymalnego sposobu interakcji z zespołem pracowników.
Maya Zinovieva: „Wydaje mi się, że mam jeden chip - aby wziąć pod uwagę umiejętności i potrzeby każdego pracownika. Stwarza to atmosferę zaufania w organizacji i możliwości dla każdego pracownika do realizacji w firmie. I oczywiście wsparcie kolegów. Praca powinna być przyjemna i łatwa, musisz widzieć efekty swoich działań, rozumieć, co robisz i jaki ma to związek z pracą innych. Wtedy wydajność wzrośnie.”
Cechy otoczenia konkurencyjnego i pracy z klientami
Kiedy „B-Consulting” zaczynało działać jako firma świadcząca usługi outsourcingu księgowości, praktycznie nie było konkurentów w tym obszarze. A praca w środowisku, w którym nie ma podaży, a co za tym idzie popytu, była niezwykle trudnym zadaniem. Teraz rynek ma odwrotny problem – firm jest za dużo i nie wszystkie z nich świadczą usługi wysokiej jakości. W efekcie powstaje zła reputacja w zasadzie outsourcingu księgowości. Teraz jedno z głównych zadań promocja marketingowa- nie wyjaśniać, czym jest firma księgowa, ale udowodnić, że usługi „B-Consulting” zasadniczo różnią się od pozostałych.
Outsourcing to szczególny system pracy. Zwykłe zatrudnienie głównego księgowego z doświadczeniem, zabranie dokumentów do biura w celu wprowadzenia do bazy nie oznacza świadczenia usługi księgowej. Praca firmy „B-Consulting” polega na całkowitym zastąpieniu całego procesu biznesowego ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami: odpowiedzialnością, organizacją pracy zdalnej, decyzją trudne sytuacje z indywidualnym podejściem, ale także z przestrzeganiem prawa. Główną cechą pracy firmy jest zarządzanie zasobami wiedzy. Bo najcenniejsza jest wiedza specjalistów i wiedza zdobyta w wyniku bogatego doświadczenia w pracy z różnymi firmami.
Specyfika sytuacji rynkowej w branży dyktuje konieczność modernizacji i ciągłego rozwoju. Jednocześnie głównym czynnikiem jest kształtowanie odpowiednich kompetencji i gromadzenie doświadczeń biznesowych.
Branża rozwija się powoli, rynek jest ten moment dosłownie zalane małymi firmami, które po prostu nie są w stanie zapewnić wysokiej jakości usług. Częściowo z powodu ograniczonych zasobów, ale przede wszystkim z powodu braku zrozumienia zasad działania outsourcingu. W związku z tym pojawia się duża liczba klientów niezadowolonych z usług outsourcerów i zmuszona do powrotu do wynajętych już księgowych. A jeśli duże firmy wciąż mogą sobie pozwolić na znalezienie przyzwoitego specjalisty, to outsourcing dla małych i średnich firm jest jedynym cywilizowanym rozwiązaniem organizacji księgowości.
Na tym jednak nie kończą się problemy rozwoju firmy księgowej. Wraz z trudnościami branży i dużą konkurencją, jednym z głównych priorytetów rozwoju jest pozyskiwanie nowych klientów. To jest problem złożoności przejścia na outsourcing.
Klient może ocenić jakość usług księgowych tylko w czasie, ponieważ produkt jest zaprojektowany długoterminowo. Ponadto reprezentowane jest przejście do obsługi w firmie potencjalny klient skomplikowana procedura, chociaż B-Consulting skróciła ją do kilku godzin.
Kolejnym niuansem pracy z firmą outsourcingową jest to, że klientom dość trudno jest kontrolować jakość otrzymywanych usług w procesie ich świadczenia. Możesz skupić się tylko na efekcie końcowym.
Maya Zinovieva: „Skąd wiesz, że usługa jest złej jakości? Firma może się o tym dowiedzieć po sześciu miesiącach lub roku. A nawet wtedy, jeśli znajdą grzywnę lub zablokują konto. Możesz kontrolować pracę księgowego tylko wtedy, gdy sam to rozumiesz. Ale jeśli rozumiesz, to dlaczego potrzebujesz outsourcera? Okazuje się więc, że wystarczy zaufać słowom szefa firmy outsourcingowej.
Osiągnięcia, wyniki, plany rozwoju
Głównym osiągnięciem firmy jest stworzenie własnej skuteczny system organizacja pracy. W 2005 roku „B-Consulting” zatrudniało 25 osób. Byli to księgowi i kurierzy oraz informatycy. Obsługiwali około 40 firm. Obecnie kadra liczy 9 osób, w tym kadra kierownicza, a 140 firm działa. „B-Consulting” działa bez pośpiechu i „nocnych spotkań”, w spokojnym i regularnym trybie.
Jednak firma nie planuje na tym poprzestać. W planach jest dalsze rozszerzenie geografii działalności. Teraz geografia projektu nie ogranicza się do Moskwy i Tuły, gdzie znajdują się biura firmy. "B-Consulting" współpracuje z firmami w różnych regionach - wśród klientów są Kaliningrad, Iżewsk i wiele innych.
Wydajny i wygodny praca na odległość pozwala firmie na efektywną pracę na każdą odległość – cała praca odbywa się przez Internet. Ekspansję geografii utrudnia raczej psychologiczna bariera samych biznesmenów. Wydaje im się, że do firmy księgowej powinno być na piechotę, niektórzy boją się znacznych odległości.
Kryzys nieco spowolnił rozwój gospodarczy firmy. Część klientów ograniczyła działalność, część została całkowicie zlikwidowana. Ale „w ostatecznym rozrachunku” (przybycie nowych klientów minus wysypiska) każdego roku „B-Consulting” pozyskuje nowych klientów i zwiększa obroty.
Maya Zinovieva: „Właściwie myślę, że nasz rozwój jest możliwy nie tylko dzięki ekspansji regionalnej. Nawet w Moskwie nie wszystkie firmy współpracują z outsourcerami, a tym bardziej nie otrzymują usług tak wysokiej jakości jak nasza. Jeśli chodzi o nie Rynek rosyjski- to chyba jeszcze nie dla nas. Po pierwsze, specjalizujemy się w prawodawstwie rosyjskim. W związku z tym bardziej prawdopodobne jest, że wśród naszych klientów zobaczymy firmy zagraniczne działające w Rosji, niż wejdziemy na rynki innych krajów. Po drugie, bez względu na to, jak żałośnie to zabrzmi, naszą misją jest organizowanie cywilizowanej księgowości Rosyjskie firmy. Chcę, aby biznes w Rosji stał się biznesem światowej klasy”.
Firma "B-Consulting" w faktach i liczbach
Rok Fundacji
Początkowy kapitał
50 tysięcy rubli.
Okres zwrotu
6 miesięcy.
Dotychczasowe obroty
12 milionów rubli
Rentowność
Liczba stałych klientów
140 firm.
Średnia kontrola
Zdalna księgowość to jedna z najbardziej poszukiwanych usług wśród małych i średnich firm. Jego popularność wynika z wielu czynników:
- oszczędności na utrzymaniu księgowych;
- wysokiej jakości i szybkie rozwiązywanie wszystkich problemów, z uwzględnieniem zmian w ramach regulacyjnych;
- gwarancja rekompensaty za straty w przypadku błędów w sprawozdawczości;
- praca stała, bez urlopów, zwolnień chorobowych, dekretów, czasu wolnego itp.
Kontrola transakcji finansowych, przygotowanie i złożenie dokumentacji sprawozdawczej, wsparcie personalne – wszystkie te procesy zabierają uwagę i czas menedżerom, jeśli są obsługiwane przez pracowników etatowych. Powierzając obsługę księgową odpowiedzialnej organizacji zewnętrznej, możesz zwiększyć efektywność pracy w firmie, znacznie oszczędzając. Jednocześnie otrzymujesz gwarancję wysokiej jakości i poufnej obsługi.
Dlaczego wybrać Finabi?
Nasza firma działa na rynku usług księgowych od ponad 15 lat obsługując organizacje w Moskwie. Zatrudniamy wyłącznie doświadczonych specjalistów, do których kwalifikacji mamy pełne zaufanie. Możesz skontaktować się z nami w sprawie księgowości podatkowej, kadrowej i finansowej. Powierzając te biurokratyczne zadania naszym specjalistom, będziesz mógł poświęcić więcej czasu na rozwój swojego biznesu jako całości.
Usługi księgowe w Moskwie od Finabi są przede wszystkim niezawodne. Cieszymy się wysoką reputacją w naszej branży i cenimy zasłużone zaufanie.
Ryzyko finansowe naszych klientów jest zminimalizowane dzięki „potrójnej kontroli jakości”. Praca każdego księgowego jest kontrolowana przez głównego księgowego, a wszystko jest zabezpieczone ubezpieczeniem naszej działalności z gwarancją zwrotu kar pieniężnych, gdyby nagle zostały one ustanowione przez organy regulacyjne z naszej winy. Możesz być pewien swojego bezpieczeństwa prawnego i finansowego.
Kontaktując się z nami, oszczędzasz na poszukiwaniach księgowego i ograniczasz do zera ryzyko wynikające z nieprofesjonalnych działań słabo wyszkolonego specjalisty.
Co obejmuje usługa księgowa?
Nasi pracownicy specjalizują się w rachunkowości. usługi w różnych obszarach działalności (handel, budownictwo, usługi mieszkaniowe i komunalne, przewóz ładunków, stacje benzynowe itp.). Oznacza to, że są świadomi specyfiki rachunkowości w wielu obszarach i skutecznie wykorzystują swoją wiedzę w praktyce.
Profesjonalne wsparcie księgowe obejmuje:
- tworzenie pierwotnej dokumentacji;
- sporządzanie ksiąg rachunkowych i podatkowych;
- rachunkowość podatkowa;
- prowadzenie raportów i ich terminowe dostarczanie;
- wsparcie personelu;
- usystematyzowanie obiegu dokumentów;
- doradztwo podatkowe, księgowe itp.
Pełna lista usług zależy od formy własności, systemu podatkowego, rodzaju działalności i innych cech pracy organizacji klienta. W razie potrzeby nasi specjaliści są gotowi zająć się wstępnym przywróceniem księgowości.
Współpraca z „Finabi” to całkowity brak ukrytych i niezrozumiałych płatności. Nasze stawki są proste i przejrzyste. Muszą być uzgodnione z klientem, a Ty rozumiesz za co płacisz.
Na podstawie aktualnych i dobrze napisanych raportów menedżer będzie w stanie podejmować świadome decyzje, unikać ryzyka handlowego i niebezpieczeństw związanych z negatywnymi trendami rozwoju swojej firmy w czasie.
Jak wygląda obsługa księgowa
Chcesz zamówić usługi księgowe od profesjonalistów Finabi? Zostaw prośbę lub zadzwoń do nas.
- Omówimy usługi, których potrzebujesz i wybierzemy dla Ciebie najlepszy pakiet.
- Uzgodnimy warunki wsparcia i udokumentujemy to w umowie.
- Pozwól nam zająć się dokumentacją Twojej firmy.
Profesjonalne usługi księgowe pozwolą zapomnieć o karach za spóźnione lub nieprawidłowe raportowanie. Po zawarciu umowy księgowość nigdy się nie kończy. Oznacza to, że nasi specjaliści nie zachorują w najbardziej nieodpowiednim momencie, nie zrezygnują ani nie wybiorą się na urlop. Możesz się z nim skontaktować w każdej chwili, nawet jeśli czek przyszedł niespodziewanie. A jeśli nagle nie będziesz dobrze współpracować z osobistym księgowym, zastąpimy go innym.
Specjaliści naszej firmy doradzą Państwu we wszelkich kwestiach prawnych, księgowych i podatkowych, które często pojawiają się w związku ze stale zmieniającymi się przepisami prawa. Już na etapie wstępnych negocjacji ustalamy cechy organizacji klienta, dokładnie analizujemy wymagania i prośby klienta. Dodatkowo możesz zamówić optymalizację opodatkowania i planowanie podatkowe. Proponowany schemat będzie naprawdę optymalny i wydajny.
Każdy, kto to robi działalność przedsiębiorcza wie, że sporządzanie sprawozdań finansowych jest ważnym elementem działalności. Nie ma to wpływu na formę własności przedsiębiorstwa. W dzisiejszych czasach pojawiła się ogromna liczba firm, których główną działalnością jest świadczenie usług księgowych. Ich pojawienie się na rynku było spowodowane zwiększonym zapotrzebowaniem na zdalne prowadzenie dokumentacji księgowej.
Przeniesienie funkcji księgowych na firmy zewnętrzne wywołało ostatnio wiele dezorientacji i nieufności. Jak powierzyć prowadzenie prawie całej dokumentacji finansowej osobom spoza kadry firmy? Ale nasz czas dyktuje przejrzyste prowadzenie biznesu, dlatego nie ma nic do ukrycia Twojego wskaźniki finansowe, zwłaszcza jeśli są to organy podatkowe. Outsourcing księgowy to sytuacja, w której firma „przesuwa” zadania i codzienne funkcje własnego działu księgowości do zewnętrznej firmy księgowej.
Outsourcing księgowy to nie tylko zgłoszenie się za kogoś do urzędu skarbowego. To jest jego pełna ochrona i wsparcie prawne w organach skarbowych. Szef firmy i założyciele nie muszą martwić się o papierkową robotę, mogą skupić się na prowadzeniu podstawowej działalności. Ale co najważniejsze, są to korzyści ekonomiczne z zamówienia takich usług. Chodzi o to, że nowoczesny sprawozdania finansowe ciągle się zmienia, a różne organy skarbowe systematycznie dokonują zmian i uzupełnień.
Aby uniknąć jakichkolwiek sankcji za najmniejsze rozbieżności, konieczne jest utrzymanie całego zespołu księgowych, prawników i analityków finansowych. W tym przypadku przygotowanie sprawozdań finansowych staje się kwartalną pracą owalną, w którą koniecznie zaangażowany jest szef firmy. Przenosząc księgowość do wyspecjalizowanych firm, firma natychmiast optymalizuje koszty. Przecież redukcja tak ogromnego aparatu natychmiast odbija się na funduszu płac.
Jednocześnie uwalnia się dość kolosalne pomieszczenie, które można wykorzystać bardziej opłacalnie. No i w związku z tym nie ma kosztów za obowiązkowe wyposażenie biura i oprogramowanie. Po pierwszym raporcie kwartalnym możliwe jest obliczenie korzyści pośrednich z takich usług. Rzeczywiście, w tym przypadku koszty księgowości są przenoszone na koszty produkcji, jako zapłata za usługi organizacji zewnętrznej.
Firma otrzymuje nie tylko księgowość, ale cały sztab wykwalifikowanych specjalistów, którzy oprócz księgowości mogą świadczyć usługi w zakresie kontroli przepływu materiałów i zasoby finansowe, pełnią funkcje działu personalnego i wiele więcej. Nie ma znaczenia, kiedy nastąpi takie przejście do usług księgowych. Nawet jeśli firma działała wystarczająco długo, dokumenty podstawowe firmy zostaną wniesione zgodnie z normami prawa, aż do dokumentów rejestrowych.
Można oczywiście zamówić usługę jednorazową, ale tylko pełna usługa abonamentowa gwarantuje stabilność i możliwość rozwoju firmy. W tym koszt usług księgowych będzie odzwierciedlał cały zakres pomocy świadczonej przedsiębiorstwu. W kadrze wyspecjalizowanych firm zawsze znajdują się analitycy finansowi i specjaliści ds. audytu. Bardziej zaawansowane funkcje przekazane pod jurysdykcję takich firm umożliwiają otrzymywanie nie tylko raportów kwartalnych, ale także informacji operacyjnych o charakterze miesięcznym, a nawet tygodniowym. Jednocześnie towarzyszyć mu będą notatki analityczne charakteryzujące rzeczywistą pozycję firmy w danym okresie, ocena jej krótkoterminowych perspektyw rozwoju, a także analiza możliwych planów na dłuższy okres.
1. Outsourcing w Rosji.
Outsourcing księgowy jako usługa pojawił się w Rosji stosunkowo niedawno. Outsourcing księgowy to sytuacja, w której firma „przesuwa” zadania i codzienne funkcje własnego działu księgowości do zewnętrznej firmy księgowej. Należy zauważyć, że współpraca z firmą świadczącą usługi w zakresie outsourcingu ma szereg niezaprzeczalnych zalet w stosunku do etatowego księgowego. Według agencji DISCOVERY Research Group (www.drgroup.ru), eksperckie szacunki dotyczące jej wielkości wahają się od 50 do 100 milionów dolarów, oceniając całkowitą wielkość rynku. Duzi gracze, którzy weszli na rynek stosunkowo niedawno, nie zdołali jeszcze zdobyć znaczącego udziału. Jednak według prognoz uczestników rynku w przyszłości powinna nastąpić redystrybucja udziałów rynkowych na korzyść dużych firm.
Według szacunków wielu ekspertów około 5% wszystkich rosyjskich firm korzysta dziś z usług outsourcerów (z wyłączeniem indywidualni przedsiębiorcy lub bardzo małe firmy, które korzystają z usług indywidualnych księgowych).
Rynek dopiero zaczyna się kształtować i wciąż daleki jest od nasycenia, roczny wzrost sięga 50-60%. Na przykład liczba klientów chcących skorzystać z usług płacowych wzrasta o 70% rocznie.
W Rosji, według Unistaff Payroll Services, w 2007 r. około 250-500 tys. pracowników otrzymało wynagrodzenia wyliczone przez firmy outsourcingowe. Specjaliści zakładają, że rozwój rynku w ciągu najbliższych 2-3 lat będzie jak lawina, liczba „obliczonych” pracowników wzrośnie do 1-1,5 mln osób. Rynek moskiewski jest największy w Rosji: według szacunków uczestników rynku usług księgowych w Moskwie działa ponad 100 firm specjalizujących się w tego typu usługach, podczas gdy tylko w niektórych największych ośrodkach regionalnych ich liczba może sięgać 30-40 .
Według ekspertów, największych firm Firmy działające na rynku outsourcingu usług księgowych to: Intercomp, Unistaff, UCMS Group oraz BDO UBS - duże i średnie firmy zachodnie i rosyjskie uważają je za głównych dostawców usług outsourcingowych.
Przede wszystkim outsourcing ma znaczenie wtedy, gdy rotacja wciąż nie wystarcza do utrzymania pełnego personelu, gdy ilość pracy zapewnia jedynie zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin. Dla spółek operacyjnych jest to okres przejściowy lub kryzysowy, kiedy zmiany w obecnej strukturze są niezbędne do kontynuowania działalności.
Dodatkowym bodźcem może być rozwój biznesu, który znacząco zwiększa obciążenie i koszty procesów niezwiązanych z podstawową działalnością, a także trudności rekrutacyjne. profesjonalny personel. Decydując się na przejście na outsourcing, należy rozumieć, że przejście jest skuteczne, gdy ogólny pozytywny efekt innowacji przewyższa koszty jej powstania.
2. Nowoczesne tendencje korzystanie z outsourcingu księgowego.
W ostatnie czasy za granicą i w Rosji outsourcing księgowy staje się coraz bardziej popularny. Przekazanie księgowości i rachunkowości podatkowej wyspecjalizowanej firmie w celu zarządzania następuje zarówno w całości, jak i w części, w zależności od wielu czynników. Głównym punktem outsourcingu jest przeniesienie rutynowych i niepodstawowych procesów do organizacji zewnętrznej, co pozwala na zaoszczędzenie własnych zasoby pracy do ważniejszych zadań biznesowych. Do niedawna koncepcja ta była stosowana tylko do procesy produkcji. Najwięksi zachodni producenci maszyn, odzieży i innych towarów przenieśli swoje linie produkcyjne do krajów o taniej sile roboczej, skupiając swoją uwagę na rozwiązywaniu strategicznych i innowacyjnych zadań. W ostatnim czasie nie tylko za granicą, ale także w Rosji, taki rodzaj outsourcingu jak księgowość staje się coraz bardziej popularny. Przekazanie księgowości i rachunkowości podatkowej wyspecjalizowanej firmie w celu zarządzania następuje zarówno w całości, jak i w części, w zależności od specyfiki działalności firmy, zadań, ilości i jakości specjalistów oraz budżetu.
Stając się konsumentem usług outsourcingowych, organizacja klienta zyskuje możliwość skupienia się na podstawowej działalności, ponieważ umowa outsourcingowa zawierana jest specjalnie na działalność niezwiązaną z podstawową działalnością organizacji. Przekazanie części pracy na outsourcing pozwala na obniżenie kosztów, gdyż często usługi outsourcera są znacznie tańsze niż utrzymanie własnego personelu. Przeważnie zlecona księgowość organizacje zagraniczne działających w Rosji, a także wspólne przedsięwzięcia. Jest to raczej wymuszony środek: w końcu zagraniczni biznesmeni nie zawsze są dobrze zorientowani we wszystkich zawiłościach rosyjskiego ustawodawstwa. Jednak teraz coraz więcej Rosyjscy biznesmeni korzystamy z outsourcingu księgowego, który oferuje usługi restauracyjne, księgowe i podatkowe, optymalizację płatności podatkowych, sporządzanie raportów okresowych i rocznych, a także kontakt z organami podatkowymi.
Korzyści płynące z przeniesienia funkcji transformacji raportowania do organizacji zewnętrznej lub wsparcia księgowego przez profesjonalistów są oczywiste. W wyniku tego rodzaju outsourcingu finansowego firma może:
- zwiększyć atrakcyjność inwestycyjną firmy poprzez zwiększenie transparentności
- przekształcić działy księgowe spółek grupy w jeden, sprawnie działający mechanizm
- pozbądź się indywidualnych pracochłonnych procesów księgowych i poświęć swój czas biznesowi
- zapewnić poufność w naliczaniu wynagrodzeń
- zasięgnij porady w zakresie konsekwencji podatkowych transakcji i ich realizacji
- uzyskać wsparcie prawne w sporze podatkowym
- nie martw się o prywatną zmianę księgowych w firmie
Łatwo jest przejść na księgowość na własną rękę, po otrzymaniu metodyki i pomoc techniczna zleceniodawca
Koszt usługi jest porównywalny z kosztem opłacenia głównego księgowego lub małego działu księgowości. Jednocześnie organizacja księgowości w przedsiębiorstwie przy zaangażowaniu wyspecjalizowanej firmy ma szereg zalet.
Klient nie wydaje na utrzymanie miejsc pracy księgowych (sprzęt biurowy, dokumentacja, materiały zużywalne, literatura specjalna, seminaria itp.);
Klient nie będzie miał problemu, gdy jego jedyny księgowy nie będzie na miejscu we właściwym czasie, ponieważ w organizacji księgowej nie ma do czynienia z jednym księgowym, ale z zespołem - działem księgowości kierowanym przez starszego księgowego;
Klient ma dostęp do profesjonalni prawnicy oraz audytorów, z którymi może konsultować się w kwestii optymalności transakcji z punktu widzenia podatkowego, prawo cywilne itp.;
Klient nie martwi się o dostarczenie niezbędnych dokumentów (to zadanie kurierów outsourcera);
Outsourcer jest odpowiedzialny za spóźnione złożenie raportów (jeśli klient dostarczył wszystkie Wymagane dokumenty do jego przygotowania);
Klient może odliczyć podatek VAT od usług firmy księgowej;
Klient nie przejmuje się kwestiami rotacji i obciążenia pracą personelu księgowego.
W przeciwieństwie do usług księgowych świadczonych przez zewnętrznych kontrahentów outsourcing księgowy jest formą interakcji, w której firma zewnętrzna zostaje włączona w procesy biznesowe firmy klienta jako integralna jednostka funkcjonalna, pozostając jednocześnie niezależną organizacyjnie i prawnie. Zagraniczni eksperci w dziedzinie outsourcingu zwracają uwagę, że wraz z przeniesieniem niektórych funkcji finansowych, które często na co dzień wykonuje outsourcer, zwykle przekazywane jest również zarządzanie tymi funkcjami i procesami.
Według ekspertów z Outsourcing Institute (USA) outsourcing, jako niezwykle dynamicznie rozwijający się rodzaj optymalizacji biznesowej, wykazuje największy wzrost w outsourcingu procesów biznesowych w obszarze finansów i księgowości. Przeprowadzone przez American Management Association badanie 600 firm wykazało, że już do tego czasu 1/5 badanych firm zlecała na zewnątrz przynajmniej część operacji finansowo-księgowych, a 4/5 firm część funkcji administracyjnych.
Wniosek
W przeciwieństwie do usług księgowych, które częściej mają charakter epizodyczny, outsourcing księgowy jest strategią długoterminową, która wiąże się z poważną restrukturyzacją procesów biznesowych w firmie. Eksperci z różnych firm nie są zgodni, jak poważna może być taka restrukturyzacja procesów biznesowych. Jednak większość z nich zgadza się, że dostosowanie interakcji i procesów przepływu pracy jest ważnym elementem sukcesu outsourcingu w przedsiębiorstwie. Outsourcing księgowy nie powinien być klasyfikowany jako usługa. Każde przedsiębiorstwo może mieć setki dostawców, ale outsourcer może mieć tylko jednego dla każdej przekazywanej funkcji.
Inną powszechną formą wsparcia księgowego w przedsiębiorstwie – zaangażowanie niezależnego księgowego, nie można przypisać outsourcingowi księgowości, gdyż usługodawcą w tym przypadku jest indywidualny i obiektywnie nie może posiadać własnej infrastruktury niezbędnej do zapewnienia i wsparcia procesów biznesowych interakcji, a także jest pozbawiona szeregu innych możliwości wyspecjalizowanej firmy. Nawet przy równym nakładzie pracy i porównywalnej jakości pracy wyspecjalizowane firmy mają przewagę nad indywidualnymi profesjonalistami. Ze względu na wymienione powyżej zalety outsourcingu księgowości można stwierdzić, że outsourcing jest bardzo trafnym rozwiązaniem problemów, z jakimi może się zmierzyć przedsiębiorca.
- Ten artykuł jest tak wyjątkowy, że nie mogliśmy znaleźć żadnych usług z nim związanych!
